Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych

Od 14 czerwca 2025 r. weszły w życie zmiany w zakresie minimalnej wysokości wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wyższe wynagrodzenia przysługują tym pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Obecnie trwa proces legislacyjny nowelizacji rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych wprowadzającej podwyżki maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania. Projektowana nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia i przewiduje wyrównanie wynagrodzeń dla tej grupy pracowników od 1 lipca 2025 r.

1. Podwyżki dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę

Podstawą do ustalenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego jest zajmowane przez pracownika samorządowego stanowisko oraz posiadane kwalifikacje zawodowe. W rozporządzeniu Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: rozporządzenie płacowe) został określony minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na poszczególnych stanowiskach pracy dla tej grupy zatrudnionych, z którymi stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy o pracę. Natomiast w regulaminach wynagradzania pracodawca powinien określić szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, poprzez wskazanie najwyższej kategorii zaszeregowania na danym stanowisku pracy.

Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p.). W przypadku gdy w regulaminie wynagrodzeń określono widełki płacowe ze wskazaniem minimalnego wynagrodzenia obowiązującego dla danej kategorii zaszeregowania, po wejściu w życie zmian konieczna będzie zmiana regulaminu. Postanowienia regulaminu, które są dla pracownika mniej korzystne niż przepisy rozporządzenia płacowego, nie będą obowiązywały, nawet gdyby pracodawca nie zmienił regulaminu.

Konkretna wysokość wynagrodzenia zasadniczego mieszcząca się w tak ustalonych widełkach określana jest natomiast w umowie o pracę pracownika samorządowego. Zatem po wejściu w życie zmian w regulaminie wynagradzania pracodawcy będą zobowiązani dokonać odpowiednich modyfikacji w postanowieniach umów o pracę określających wysokość wynagrodzenia zasadniczego. Co do zasady podwyżka wynagrodzenia jest zmianą warunków pracy korzystną dla pracownika. Nie wymaga zatem wprowadzenia w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Do wprowadzenia regulaminu wynagradzania zobowiązany jest każdy pracodawca samorządowy, bez względu na stan zatrudnienia. Regulacje zawarte w tym regulaminie obejmują pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2 k.p., tj. głównych księgowych, dyrektorów, kierowników urzędów i jednostek samorządowych (art. 241²⁶ § 2 w zw. z art. 77² § 5 k.p.).

2. Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego

Nowelizacja rozporządzenia płacowego, która weszła w życie 14 czerwca 2025 r., określiła kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w wysokości 4666 zł, czyli równej kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę, jakie obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. (co oznacza 16,65% podwyżki, tj. 666 zł). Od XII kategorii, która dotychczas była ustalona w kwocie 4700 zł, tj. powyżej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę – wzrost kwoty minimalnego wynagrodzenia zasadniczego wynosi ok. 5%, czyli tyle, ile wynosi średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej (105%) w 2025 r.

Tabela 1. Stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego przed zmianą i po zmianie przepisów

Należy podkreślić, że zmiana rozporządzenia płacowego nie skutkuje obowiązkowymi podwyżkami wynagrodzeń zasadniczych dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Podwyżki te są obligatoryjne jedynie dla tych pracowników, których wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie o pracę jest niższe od minimalnego wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w wyniku nowelizacji przepisów dla danej kategorii zaszeregowania. W przypadku pracowników, których wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie o pracę jest równe lub wyższe od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego po zmianie dla ich kategorii zaszeregowania, decyzja o ewentualnym podwyższeniu tego wynagrodzenia zależy od możliwości pracodawcy.

W wyroku z 13 sierpnia 2015 r. (sygn. akt II PK 234/14, OSNP 2017/7/79) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

SN

(...) nowelizacja rozporządzenia określającego warunki wynagradzania pracowników sfery budżetowej prowadzi do zmiany wysokości wynagrodzenia pracownika z mocy prawa bez konieczności dokonania wypowiedzenia zmieniającego (art. 77³ § 1 w związku z art. 42 k.p.).

Zatem jeżeli pracodawca pomimo zmiany stawek wynagrodzenia nie dokona odpowiednich zmian w umowach o pracę, to pracownikom, których wynagrodzenie będzie niższe od minimalnego przewidzianego dla danego stanowiska, przysługuje wynagrodzenie wynikające wprost z rozporządzenia płacowego.

Należy pamiętać, że podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego pracownika wymaga też ponownego ustalenia wysokości dodatku za wieloletnią pracę, ponieważ stanowi on określony w przepisach procent tego wynagrodzenia (od 5% do 20%).

3. Wyrównanie wypłaconych wynagrodzeń

Zgodnie z nowelizacją rozporządzenia płacowego nowe stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od 1 marca 2025 r. W konsekwencji oznacza to obowiązek wyrównania wynagrodzeń wypłaconych pracownikom za marzec, kwiecień i maj 2025 r. Wyrównanie to powinno nastąpić w terminie wypłaty pierwszego wynagrodzenia przysługującego pracownikom po dniu wejścia w życie nowelizacji przepisów.

Wyrównanie wynagrodzenia z mocy prawa przysługuje jedynie tym pracownikom, dla których podwyżki wynagrodzenia zasadniczego są obowiązkowe. W przypadku podwyżek przyznanych przez pracodawcę pracownikom, których wynagrodzenia zasadnicze były równe lub wyższe od minimalnych stawek określonych w nowelizacji rozporządzenia płacowego, nie ma obowiązku ich przyznawania z mocą wsteczną.

Dokonując wyrównania pracodawca powinien pamiętać, że przysługuje ono również osobom, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia płacowego.

Jeżeli pracownikowi, któremu przysługuje wyrównanie wynagrodzenia, w okresie od 1 marca do 14 czerwca 2025 r. została wypłacona nagroda jubileuszowa, jej wysokość również powinna zostać ponownie ustalona i pracownik powinien otrzymać wyrównanie.

Podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie miesięczne (zasadnicze wraz ze wszystkimi dodatkami) przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze – wynagrodzenie miesięczne przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Wynagrodzenie miesięczne stanowiące podstawę ustalenia wysokości nagrody jest obliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Ponownemu przeliczeniu będą podlegały także odprawy emerytalne wypłacone począwszy od 1 marca 2025 r. pracownikom, którym następnie wypłacono wyrównanie wynagrodzenia.

4. Podwyżki dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania

Pierwotnie nowelizacja rozporządzenia płacowego, która weszła w życie 14 czerwca 2025 r., przewidywała podwyżki również dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania. Przepisy w tym zakresie zostały jednak w trakcie prac legislacyjnych nad nowelizacją wykreślone z projektu rozporządzenia. Obecnie procedowany jest odrębny projekt rozporządzenia Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych wprowadzający podwyższenie wynagrodzeń dla tej grupy pracowników samorządowych. Nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia i przewiduje, że określone w niej maksymalne stawki wynagrodzenia będą obowiązywały od 1 lipca 2025 r.

Projekt rozporządzenia płacowego przewiduje podwyższenie kwot maksymalnego poziomu wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie wyboru. Powyższe kwoty zostały ustalone w taki sposób, aby łącznie z dodatkiem specjalnym nie przekroczyły wysokości 21 043,57 zł, tj. 11,2-krotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (art. 37 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). W 2025 r. kwotę bazową stanowi 1878,89 zł.

Maksymalne wynagrodzenie na danym stanowisku stanowi suma maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego oraz maksymalnego poziomu dodatku funkcyjnego, a w przypadku wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty oraz marszałka województwa także kwoty dodatku specjalnego. Maksymalne wynagrodzenie nie obejmuje dodatku za wieloletnią pracę.

Projekt rozporządzenia płacowego zakłada wzrost łącznie maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego i maksymalnego poziomu dodatku funkcyjnego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, w relacji do obowiązujących kwot, co do zasady o ok. 5%.

Omawiany projekt przewiduje także podwyższenie kwot maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie powołania. Określone w projekcie rozporządzenia maksymalne poziomy wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego pracowników zatrudnionych na podstawie powołania są ustalone odpowiednio w relacji do maksymalnych poziomów wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i łączny wzrost ww. wynagrodzenia wraz z dodatkiem funkcyjnym także wynosi co do zasady ok. 5%.

Tabela 2. Projektowana wysokość wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru

Tabela 3. Projektowana wysokość wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie powołania

W projekcie rozporządzenia płacowego wyodrębniono nową podgrupę w ramach stanowiska marszałka województwa – marszałka województwa w województwie powyżej 3 mln mieszkańców. W związku z tym wydzielono także wicemarszałka w województwie powyżej 3 mln, pozostałych członków zarządu województwa w województwie powyżej 3 mln oraz skarbnika województwa w województwie powyżej 3 mln mieszkańców. Odpowiednio określono przy tym stanowiska:

• marszałka województwa w województwie powyżej 2 mln do 3 mln mieszkańców,
• wicemarszałka w województwie powyżej 2 mln do 3 mln mieszkańców,
• pozostałych członków zarządu województwa w województwie powyżej 2 mln do 3 mln mieszkańców,
• skarbnika województwa w województwie powyżej 2 mln do 3 mln mieszkańców.

Projektowane rozporządzenie płacowe przewiduje, że wyższe kwoty maksymalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego oraz maksymalnego poziomu dodatku funkcyjnego będą miały zastosowanie do wynagrodzeń oraz dodatków należnych od 1 lipca 2025 r.

Jeżeli więc projektowane regulacje wejdą w życie w obecnym brzmieniu, pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie wyboru i powołania będą mogli otrzymać wyższe wynagrodzenia z wyrównaniem od ww. daty.

Maksymalne wynagrodzenie pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru nie może przekroczyć w okresie miesiąca 11,2-krotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. Natomiast minimalne wynagrodzenie tych osób nie może być niższe niż 80% maksymalnego wynagrodzenia określonego dla poszczególnych stanowisk w przepisach rozporządzenia płacowego.

Wejście w życie projektowanej zmiany będzie skutkowało obowiązkowymi podwyżkami dla tych pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru, których wynagrodzenie (suma wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, a w przypadku burmistrza, prezydenta miasta, starosty oraz marszałka województwa również dodatku specjalnego) jest niższe niż 80% stawki maksymalnej określonej dla tego stanowiska w nowelizacji rozporządzenia płacowego. W przypadku pozostałych pracowników podwyżki będą miały charakter uznaniowy. Jednak przyznanie zarówno podwyżek obligatoryjnych, jak i uznaniowych będzie wymagało ustalenia nowej wysokości tych wynagrodzeń przez właściwe organy.

Należy przypomnieć, że wysokość wynagrodzenia miesięcznego osób zatrudnionych na podstawie wyboru ustala:

• rada gminy w drodze uchwały – dla wójta (burmistrza, prezydenta),
• rada powiatu w drodze uchwały – dla starosty,
• sejmik województwa w drodze uchwały – dla marszałka województwa,
• Prezydent m.st. Warszawy – dla burmistrza dzielnicy m.st. Warszawy, zastępcy/zastępców burmistrza i pozostałych członków zarządu dzielnicy m.st. Warszawy,
• w zależności od tego, jak stanowi statut związku, przy czym zwykle jest to zgromadzenie związku – dla przewodniczącego zarządu związku,
• organ wskazany w statucie związku – dla pozostałych członków zarządu związku,
• starosta powiatu – dla wicestarosty i pozostałych członków zarządu powiatu,
• marszałek województwa – dla wicemarszałka i pozostałych członków zarządu województwa.

Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki