Zwolnienie lekarskie. Kiedy kontroluje ZUS, a kiedy pracodawca?

W pierwszym półroczu 2025 roku ZUS przeprowadził ponad 227 tys. kontroli, w wyniku których do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wróciło 150,5 mln zł. ZUS weryfikuje zarówno zasadność wystawienia zwolnień, jak i sposób ich wykorzystywania przez ubezpieczonych. Uprawnienia kontrolne mają również pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.

W całej Polsce w I półroczu 2025 r. ZUS zweryfikował 227 tys. zwolnień lekarskich. Na tej podstawie Zakład wstrzymał wypłatę świadczeń chorobowych lub oczekuje ich zwrotu od 14,8 tys. ubezpieczonych, na łączną kwotę 22,2 mln zł. Ponadto ZUS obniżył świadczenia po ustaniu zatrudnienia o 128,3 mln zł. Stąd łącznie do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wróciło 150,5 mln zł.

Część kontroli dotyczyła bezpośrednio ubezpieczonych i polegała na weryfikacji prawidłowości korzystania ze zwolnień wystawionych przez lekarzy. Takich kontroli było w całym kraju 69,1 tys. Wykazały, że 8,1 tys. osób nie stosowało się do zaleceń, dlatego ZUS zakwestionował wypłatę zasiłków chorobowych na kwotę 16,6 mln zł.

Inny rodzaj kontroli, polegający na weryfikacji prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zwolnień lekarskich, przyniósł oszczędności, które ZUS oszacował na 5,6 mln zł. W okresie od stycznia do czerwca 2025 r. lekarze orzecznicy ZUS sprawdzili w kraju 157,9 tys. zaświadczeń lekarskich, z czego 6,7 tys. spraw zakończyło się wystawieniem zaświadczenia korygującego.

Zwolnienie traktowane jako czas wolny

Wbrew powszechnej opinii, okres zwolnienia lekarskiego nie jest czasem, którym ubezpieczony może swobodnie dysponować, tak jak np. urlopem wypoczynkowym. Zwolnienie chorobowe to inaczej orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy, więc ten okres powinien być wykorzystany na dojście do takiego stanu fizycznego, psychicznego i emocjonalnego, by wrócić do pracy. Niestety dla części ubezpieczonych zwolnienie to „wytrych”, dzięki któremu podejmują pracę poza miejscem zatrudnienia lub wyjeżdżają na wakacje.

Przy ocenie nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy ZUS bierze pod uwagę cel samego zwolnienia, którym jest odzyskanie przez ubezpieczonego pełnej zdolności do pracy oraz regeneracja organizmu poprzez odpoczynek i ewentualną rehabilitację. Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby może podejmować jedynie zwykłe czynności życia codziennego oraz te, które są związane z jej stanem zdrowia, np. może pójść na wizytę do lekarza, udać się do apteki czy po podstawowe zakupy spożywcze.

Dwa rodzaje kontroli ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi dwa rodzaje kontroli. Pierwsza z nich to weryfikacja prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zwolnień lekarskich. Przeprowadza ją lekarz orzecznik ZUS. Weryfikuje medyczne przesłanki wystawienia zaświadczenia lekarskiego, tj. czy stan zdrowia uzasadniał ustalenie czasowej niezdolności do pracy na dany okres, z uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy. Lekarz orzecznik ZUS może przeprowadzić badanie ubezpieczonego, skierować ubezpieczonego na badanie specjalistyczne do lekarza konsultanta ZUS, zażądać od lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wydania zaświadczenia lekarskiego oraz udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie. Ponadto, może zlecić wykonanie badań pomocniczych w wyznaczonym terminie.

Decyzję o sposobie przeprowadzenia kontroli, tj. czy będzie to analiza dokumentacji medycznej, czy badanie osoby, która otrzymała zaświadczenie lekarskie, lekarz orzecznik ZUS podejmuje indywidualnie w każdej sprawie. Jeżeli po bezpośrednim badaniu lekarz orzecznik ZUS ustali wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w kontrolowanym zaświadczeniu lekarskim, wystawia zaświadczenie korygujące, które jest traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydanym w myśl art. 229 Kodeksu pracy. Pierwotne zaświadczenie lekarskie traci ważność za okres od daty wskazanej w zaświadczeniu wystawionym przez lekarza orzecznika ZUS i ZUS wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku (za ten okres).

Drugi rodzaj kontroli polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem. Tzn., czy na przykład nie pracuje lub nie wykonuje innych czynności, które są niezgodne z zaleceniami lekarza i mogą utrudnić powrót do zdrowia. Jeśli ubezpieczony nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, ZUS wstrzymuje wypłatę świadczenia. A jeżeli świadczenie zostało już wypłacone, ubezpieczony musi je zwrócić. Taką kontrolę wykonują pracownicy ZUS, ale także płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Kiedy kontroluje pracodawca

Do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy uprawniony jest pracodawca, który:

• wypłaca wynagrodzenie chorobowe (kontrola może obejmować okres, za który przysługuje wynagrodzenie),

• ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłaca je ubezpieczonym, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (kontrola może obejmować zwolnienia lekarskie od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom lub innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom, zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne).

Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, na podstawie których przysługują zasiłki, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom. Nie dotyczy to jedynie okresu, za który jest pobierane wynagrodzenie chorobowe.

Źródło: ZUS/INFORLEX

Oprac. Katarzyna Bogucka

Przeczytaj również: Zwolnienie lekarskie. Do kiedy trzeba poinformować pracodawcę? »