Jak rozliczać płatności dokonywane za pomocą firmowych kart kredytowych pracowników po wprowadzeniu KSeF

Pytanie dotyczy rozliczeń płatności za pomocą firmowych kart kredytowych przekazanych pracownikom. Obecnie nasi pracownicy dokonują rozliczeń płatności firmową kartą kredytową za pomocą systemu Concur. Po otrzymaniu faktur w formie papierowej lub PDF załączają je do danego rozliczenia w dedykowanym systemie, co umożliwia ich księgowanie i rozliczenie ich w naszym systemie księgowym. Jednak od 1 lutego 2026 r. nie będzie już obowiązku przekazywania faktur w formie papierowej lub PDF. Jesteśmy świadomi, że początkowo będzie obowiązywał okres przejściowy, ale nie mamy pewności, czy wszyscy pracownicy zawsze będą otrzymywać faktury w tych formatach w tym okresie, bowiem będzie to dobrowolna czynność wystawcy faktury. Wiemy, że faktury będą pojawiać się w KSeF i wewnętrzne ustawienia systemu automatycznie pobiorą te faktury do naszego systemu księgowego. Z uwagi na dużą liczbę naszych pracowników ręczne przeglądanie wszystkich faktur, nawet jeśli będą zaznaczone jako zapłacone i łączenie ich z płatnościami jest dla nas niemożliwe, ponieważ nasze wyciągi z kart nie zawierają tak szczegółowych danych. Obawiamy się również, że automatyczne pobieranie faktur z platformy KSeF do systemu księgowego może prowadzić do podwójnego zapłacenia faktur oraz błędnego podwójnego ujęcia kosztów zwłaszcza w okresie przejściowym, gdy część faktur będzie nadal otrzymywana w formie papierowej lub PDF. Dlatego zwracamy się z prośbą o wsparcie i podpowiedź bazując na Państwa wiedzy i doświadczeniu, jak najlepiej radzić sobie z tym wyzwaniem. Czy mogliby Państwo zasugerować rozwiązania, które pomogą nam uniknąć potencjalnych problemów i usprawnią nasz proces rozliczeń?