Czy odsetki od nieterminowej płatności zawsze muszą być wykazywane w ewidencji księgowej

Z podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że problem dotyczy braku terminowego realizacji zobowiązań przez jednostkę Policji w stosunku do kontrahentów. Jak bowiem podano, konsekwencją tego jest płacenie odsetek.

Dokonując analizy poruszonej problematyki, należy wstępnie zauważyć, że chodzi o należności o charakterze cywilnoprawnym, bowiem związane są zapewne z dostarczaniem towarów lub usług. Niewątpliwie z punktu widzenia prawa cywilnego, kontrahentom przysługują odsetki, ponieważ jednostka Policji nie wykonywała należycie zobowiązań. Można tutaj wspomnieć również o przepisach ustawy z 16 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Z art. 354 k.c. wynika, że dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje – także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. W taki sam sposób powinien współdziałać wierzyciel przy wykonaniu zobowiązania.

Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.

Należy również odnotować przepisy finansowe dotyczące jednostek sektora finansów publicznych, w tym art. 44 ust. 3 uofp, z którego wynika, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
2. 1. 1. uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
      2. optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W tym miejscu należy wskazać, że sam fakt uregulowania przez jednostkę Policji odsetek jest jak najbardziej operacją zasadną, skoro doszło do opóźnienia w płatnościach. Problem jednak w tym, że jednostka musi również w należyty sposób odzwierciedlić te operacje w ewidencji księgowej. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na istotne przepisy ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont.

Szczególne znaczenie ma art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, gdzie postanowiono, że plany kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej powinny uwzględniać fakt, że odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału.

Z kolei w rozporządzeniu w sprawie rachunkowości oraz planów należy odnotować § 11, gdzie podano, że odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Na kanwie przedstawionego stanu prawnego i faktycznego szczególnie użyteczne będą ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym NIK (Delegatura w Poznaniu) z 22 kwietnia 2024 r. (znak LPO.410.001.05.2024) dotyczącym wykonania planu finansowego komendy Policji. W ramach wystąpienia pokontrolnego stwierdzono nieprawidłowość w następującym zakresie:

Nieterminowo uregulowano zobowiązania na kwotę 30 165,9 tys. zł z tytułu dostaw i usług, co skutkowało naliczeniem odsetek i koniecznością zapłaty odsetek w łącznej kwocie 33,1 tys. zł.

W Komendzie, wbrew przepisom art. 40 ust. 2 pkt 3 ufp oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej nie naliczano i nie ujmowano w księgach rachunkowych w poszczególnych kwartałach 2023 r. niezapłaconych odsetek od zobowiązań uregulowanych po terminie i zobowiązań wymagalnych wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Wystąpiły również przypadki, gdy pomimo otrzymania od kontrahentów not odsetkowych na łączną kwotę 22,3 tys. zł nie ujawniono ich jako zobowiązań w ewidencji księgowej.

Natomiast w ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby:

• wyeliminować praktyki nieujmowania w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału zobowiązań z tytułu naliczonych, a niezapłaconych odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań,
• zapewnić ujmowanie w ewidencji księgowej oraz w sprawozdawczości budżetowej wszystkich bezspornych zobowiązań, w tym wymagalnych.

W kontekście sygnalizowanej problematyki znaczenie mają również przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości związane z metodyką prowadzenia ksiąg rachunkowych. W art. 24 uor postanowiono, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

• rzetelnie – dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;
• bezbłędnie – wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• sprawdzalnie;
• bieżąco – jeżeli:

• pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym,
• ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

©®

MARCIN NAGÓREK

radca prawny, były pracownik banku państwowego, obecnie pracownik jednostki budżetowej