Interpretacja indywidualna z dnia 3 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.699.2025.2.AA

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych:

-w odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na pracowników – jest prawidłowe,

-w odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na kontrahentów i potencjalnych klientów – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 29 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 29 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 29 września 2025 r. (wpływ 30 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie handlu. W związku z planowanym otwarciem nowej lokalizacji sklepu (…), zorganizowana została impreza biznesowo-integracyjna, która miała na celu zarówno promocję firmy i nowej placówki, jak i budowanie relacji z partnerami biznesowymi oraz integrację zespołu pracowniczego.

W ramach organizacji wydarzenia poniesione zostały następujące wydatki:

Usługa gastronomiczna – catering, napoje (bez alkoholu), obsługa – (…) brutto.

PhotoBox wraz z personalizacją (m.in. logo firmy) – (…) zł brutto.

Oprawa muzyczna imprezy-DJ'a i występ artystyczny „(…)” w wykonaniu (…) – (…) zł brutto.

Uczestnikami wydarzenia byli kontrahenci firmy, potencjalni klienci, a także pracownicy firmy.

Wydarzenie miało charakter oficjalny, odbyło się w wynajętej przestrzeni i zostało udokumentowane materiałami foto/video, umowami oraz fakturami. Podczas wydarzenia zaprezentowano nową lokalizację sklepu, przedstawiono strategię działania i plany rozwoju.

Uzupełnienie wniosku

Jaka jest forma opodatkowania Pana działalności gospodarczej w okresie, którego dotyczy wniosek?

Podatek liniowy 19%.

Czy i w jaki sposób organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej przyczyniła się do osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z Pana działalności gospodarczej – proszę to wskazać i ustosunkować się do związku przyczynowo-skutkowego między organizacją imprezy a osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów z Pana działalności gospodarczej odrębnie w odniesieniu do uczestniczących w tej imprezie:

-kontrahentów firmy,

-potencjalnych klientów,

-pracowników firmy?

Związek organizacji imprezy biznesowo-integracyjnej z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów:

Organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej była przedsięwzięciem ściśle powiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ odpowiadała na realne potrzeby firmy: promocję nowej lokalizacji, umocnienie relacji z kontrahentami, pozyskiwanie nowych klientów oraz integrację pracowników.

Działania te wpisują się w treść art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, muszą być spełnione trzy przesłanki:

1.celowość – wydatek został poniesiony w związku z działalnością gospodarczą i stanowił element planu biznesowego,

2.związek z przychodem – wydatek realnie lub potencjalnie prowadził do uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów,

3.brak charakteru reprezentacji – wydatek nie miał na celu wyłącznie kreowania wizerunku firmy, lecz służył celom gospodarczym.

Wydatki na imprezę spełniają te warunki:

Wobec kontrahentów – wydarzenie umożliwiło przedstawienie nowej strategii, zaprezentowanie lokalizacji i omówienie bieżącej współpracy. Pozwoliło zacieśnić relacje biznesowe i umocnić zaufanie, co bezpośrednio przełożyło się na utrzymanie dotychczasowych kontraktów i zabezpieczenie ich kontynuacji w przyszłości.

Wobec potencjalnych klientów – udział w imprezie pozwolił zaprezentować ofertę w atrakcyjnej formie i wzbudzić zainteresowanie nową placówką. Wydarzenie stworzyło realne podstawy do pozyskania nowych kontraktów i dodatkowych przychodów.

Wobec pracowników – impreza pełniła funkcję integracyjną, podniosła motywację i poprawiła atmosferę pracy. Stabilny i zaangażowany zespół to bezpośrednie zabezpieczenie źródła przychodów poprzez zapewnienie ciągłości działalności i wysokiej jakości obsługi.

Brak charakteru reprezentacji

Wydatki poniesione na imprezę nie miały charakteru reprezentacyjnego. Celem wydarzenia nie była kreacja prestiżu czy wizerunku, lecz realizacja zadań gospodarczych: promocja nowej placówki, utrwalenie relacji handlowych i integracja zespołu.

Interpretacja ogólna MF z 25 listopada 2013 r. (Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521) jednoznacznie wskazuje, że wydatki na poczęstunki, napoje czy posiłki poniesione w trakcie spotkań biznesowych i rozmów związanych z działalnością gospodarczą nie są automatycznie uznawane za reprezentację. Wyłączone są jedynie te koszty, których jedynym celem jest stworzenie określonego wizerunku podatnika.

Z kolei NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11) podkreślił, że „wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku”, a „kwestia wystawności, okazałości czy ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia”.

Warto również zaznaczyć, że w orzecznictwie akcentuje się, iż dla uznania wydatku za koszt wystarczający jest nawet pośredni związek przyczynowo-skutkowy z przychodami (NSA, wyrok z 4 sierpnia 2016 r., sygn. II FSK 1764/14). W omawianej sprawie związek ten niewątpliwie zachodzi, gdyż impreza przyczyniła się do pozyskania klientów, utrzymania kontrahentów i zwiększenia efektywności pracowników.

Zatem organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej:

-była racjonalnie i gospodarczo uzasadniona,

-pozostawała w bezpośrednim lub pośrednim związku z osiąganiem, zachowaniem i zabezpieczeniem przychodów,

-nie stanowiła kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT,

-doprowadziła do: osiągnięcia przychodów (pozyskanie nowych klientów, zwiększenie rozpoznawalności), zachowania przychodów (utrzymanie kontrahentów i stabilnych kontraktów), zabezpieczenia źródła przychodów (stabilny, zmotywowany zespół pracowników).

W konsekwencji należy uznać, że wydatki poniesione na organizację imprezy biznesowo- integracyjnej spełniają warunki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i stanowią koszty uzyskania przychodów.

Czy wydatki na:

-zakup usługi gastronomicznej (catering, napoje bez alkoholu, obsługa),

-PhotoBox wraz z personalizacją,

-oprawę muzyczną imprezy i występ artystyczny

zostały poniesione w celu zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów z Pana działalności gospodarczej lub osiągania przychodów z tego źródła; proszę to wyjaśnić i ustosunkować się odrębnie do każdej ww. grupy wydatków?

Charakter wydatków i ich cel gospodarczy:

1)Zakup usługi gastronomicznej (catering, napoje bezalkoholowe, obsługa)

Wydatki te zostały poniesione w celu zapewnienia odpowiednich warunków do przeprowadzenia spotkania z kontrahentami, potencjalnymi klientami i pracownikami.

Catering miał charakter organizacyjny i praktyczny – umożliwiał sprawny przebieg kilkugodzinnej imprezy oraz stwarzał atmosferę sprzyjającą prowadzeniu rozmów biznesowych i prezentacji oferty.

Nie były to koszty wystawne czy zbyteczne, mające jedynie wywołać efekt prestiżu, lecz racjonalne wydatki, ściśle powiązane z celami gospodarczymi. Interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r. (Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521) wskazuje jednoznacznie, że wydatki na poczęstunki, napoje czy posiłki ponoszone podczas spotkań biznesowych lub integracyjnych, o ile ich celem nie jest wyłącznie kreowanie wizerunku, mogą stanowić koszty podatkowe. W tym przypadku ich celem było osiągnięcie i zachowanie przychodów, co spełnia przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

2)PhotoBox wraz z personalizacją

Fotobudka była elementem promocyjno-marketingowym imprezy. Personalizowane wydruki ze zdjęciami zawierały logo firmy i stanowiły trwały nośnik reklamy – uczestnicy zabierali je ze sobą, a część materiałów trafiała także do przestrzeni internetowej (np. media społecznościowe). Dzięki temu wydatek na PhotoBox przełożył się na zwiększenie rozpoznawalności marki, budowę pozytywnych skojarzeń z firmą i promocję nowej lokalizacji sklepu. Wydatek ten nie miał charakteru reprezentacyjnego, gdyż jego głównym celem nie było kreowanie prestiżu czy zasobności przedsiębiorcy, ale działanie stricte reklamowe i pro-sprzedażowe. Z tego względu należy go zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

3)Oprawa muzyczna imprezy i występ artystyczny

Oprawa muzyczna i element artystyczny zwiększyły atrakcyjność wydarzenia i stworzyły odpowiednią atmosferę sprzyjającą rozmowom biznesowym, nawiązywaniu kontaktów oraz integracji zespołu. Wydarzenie dzięki temu zostało odebrane jako profesjonalnie przygotowane, co wzmocniło zaufanie kontrahentów, zachęciło potencjalnych klientów do współpracy oraz podniosło motywację pracowników.

Wydatki te nie miały charakteru reprezentacji w rozumieniu wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11), w którym wskazano, że reprezentacją są jedynie te koszty, których celem jest wykreowanie pozytywnego wizerunku podatnika. W omawianym przypadku celem było wsparcie działań gospodarczych – pozyskiwanie klientów, integracja zespołu i utrzymanie kontrahentów, a więc zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów.

Zatem każda z powyższych grup wydatków:

-była racjonalna i gospodarczo uzasadniona,

-pozostawała w związku przyczynowo-skutkowym z działalnością gospodarczą,

-służyła osiąganiu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów,

-nie miała charakteru reprezentacyjnego w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

W orzecznictwie (NSA, wyrok z 4.08.2016 r., II FSK 1764/14) podkreśla się, że dla uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczający jest nawet pośredni związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a przychodami. Ten warunek w pełni zachodzi w analizowanej sprawie. Wszystkie poniesione koszty były środkiem do osiągnięcia celów gospodarczych i spełniają przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją integracji dla swoich pracowników pokrył Pan ze środków własnych czy ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Wydatki poniesione w związku z organizacją integracji dla pracowników pokryte zostały w 100% ze środków własnych.

Czy spotkanie integracyjne, o którym mowa we wniosku, nie stanowi dla pracowników formy odpłatności za pracę lub składnika ich wynagrodzenia?

Spotkanie integracyjne nie stanowiło dla pracowników dodatkowego składnika wynagrodzenia ani innej formy odpłatności za pracę.

Czy i w jaki sposób organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej przełożyła/przełoży się na wzrost konkurencyjności Pana firmy na rynku – proszę opisać?

Wpływ organizacji imprezy biznesowo-integracyjnej na konkurencyjność firmy:

Konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku buduje się nie tylko poprzez cenę czy jakość oferowanych towarów i usług, ale również poprzez zdolność do wyróżnienia się i skutecznego dotarcia do odbiorców. Zorganizowana impreza biznesowo-integracyjna była elementem takiej strategii i pozwoliła na wzmocnienie pozycji rynkowej firmy na kilku płaszczyznach:

Budowanie rozpoznawalności marki – wydarzenie stanowiło okazję do zaprezentowania firmy w nowej lokalizacji oraz do pokazania jej możliwości organizacyjnych. Dzięki temu marka została zakorzeniona w świadomości obecnych i potencjalnych klientów. Im silniejsza rozpoznawalność, tym większa przewaga nad konkurencją.

Pokazanie stabilności i profesjonalizmu – samo zorganizowanie imprezy, z oprawą artystyczną, zapleczem gastronomicznym i elementami promocyjnymi, było dowodem, że firma jest dobrze zorganizowana, stabilna i myśli długofalowo. Takie sygnały rynkowe wzmacniają zaufanie kontrahentów i partnerów, co przekłada się na wybór właśnie tego przedsiębiorstwa, a nie konkurencji.

Wyróżnienie się na tle branży – w sektorach, w których klienci i kontrahenci mają szeroki wybór dostawców, ważne są nie tylko parametry samej usługi czy produktu, ale także całokształt współpracy. Impreza była narzędziem, które pozwoliło firmie wyróżnić się w sposób trwały i stworzyła unikalne doświadczenie, które konkurenci nie zawsze są w stanie zaoferować.

Wzmocnienie kapitału społecznego – oprócz wymiernych efektów promocyjnych wydarzenie przyczyniło się do zwiększenia lojalności pracowników oraz do zbudowania sieci relacji biznesowych. Kapitał ten ma bezpośrednią wartość gospodarczą, ponieważ przekłada się na łatwiejsze pozyskiwanie nowych kontraktów i bardziej stabilne funkcjonowanie firmy w długim okresie.

Podsumowując, impreza nie była jedynie wydarzeniem okolicznościowym, ale świadomie zaplanowanym działaniem o charakterze biznesowym, które podniosło atrakcyjność firmy w oczach klientów, kontrahentów i pracowników.

W ten sposób przedsiębiorstwo uzyskało realną przewagę konkurencyjną na rynku, costanowi wypełnienie przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – wydatki były racjonalne, związane z działalnością gospodarczą i służyły jej rozwojowi.

Czy i w jaki sposób organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej wpłynęła/wpłynie na wizerunek Pana firmy, na sposób postrzegania Pana firmy przez potencjalnych klientów oraz kontrahentów firmy – proszę to opisać?

Wpływ organizacji imprezy biznesowo-integracyjnej na wizerunek firmy:

Organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej miała i będzie miała znaczący wpływ na postrzeganie firmy przez jej otoczenie biznesowe. Wizerunek przedsiębiorstwa w branży jest jednym z kluczowych czynników wpływających na zdolność pozyskiwania klientów i utrzymywania współpracy z kontrahentami.

Profesjonalizm i stabilność

Przygotowanie wydarzenia z uwzględnieniem wszystkich elementów organizacyjnych, od części gastronomicznej, przez program artystyczny, po działania promocyjne pokazało, że firma działa w sposób profesjonalny i potrafi zarządzać dużymi przedsięwzięciami. Taki obraz przedsiębiorstwa budzi zaufanie kontrahentów oraz klientów, którzy utożsamiają solidność organizacyjną z solidnością biznesową.

Transparentność i otwartość

Impreza była okazją do bezpośredniego zaprezentowania firmy, jej wartości i kierunków rozwoju. Klienci i kontrahenci mogli osobiście zweryfikować, jak przedsiębiorstwo funkcjonuje i jakie standardy stosuje. Tego rodzaju otwartość buduje reputację wiarygodnego partnera i zmniejsza ryzyko biznesowe postrzegane przez potencjalnych kontrahentów.

Innowacyjność i nowoczesność

Wykorzystanie elementów takich jak PhotoBox z personalizacją czy atrakcyjna oprawa artystyczna pokazuje, że firma idzie z duchem czasu i stosuje nowoczesne narzędzia komunikacji marketingowej. Takie działania wzmacniają wizerunek podmiotu innowacyjnego i elastycznego, co jest szczególnie cenione przez klientów poszukujących długoterminowych i perspektywicznych partnerów.

Odpowiedzialność biznesowa

Dzięki zaangażowaniu pracowników, kontrahentów i klientów w jedno wydarzenie firma została odebrana jako organizacja, która dba o całe swoje otoczenie gospodarcze, a nie tylko o sprzedaż, lecz także o relacje i rozwój współpracy. To podnosi jej reputację jako partnera odpowiedzialnego i godnego zaufania.

Podsumowując, impreza przyczyniła się do tego, że firma jest postrzegana jako profesjonalna, stabilna, nowoczesna i odpowiedzialna. Tak ukształtowany wizerunek ułatwia zdobywanie nowych kontrahentów i klientów oraz wzmacnia lojalność dotychczasowych. Wydatki na organizację wydarzenia nie miały charakteru reprezentacyjnego, lecz były elementem budowania wiarygodności rynkowej i przewagi konkurencyjnej. Oznacza to, że pozostają w bezpośrednim związku z osiąganiem i zabezpieczeniem przychodów, co wypełnia przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Wszystkie wydatki zostały poniesione w ramach racjonalnej polityki gospodarczej, wprost ukierunkowanej na przychody i bezpieczeństwo źródła przychodów. Nie mają one charakteru konsumpcyjnego ani osobistego, a ich cel wykracza poza samo kreowanie wizerunku, co potwierdza zarówno interpretacja ogólna MF, jaki utrwalona linia orzecznicza NSA.

Czy udział uczestników w imprezie opisanej we wniosku miał charakter odpłatny; jeśli tak, to dla kogo; czy uczestnicy byli zobowiązani do zwrotu kosztów udziału w imprezie?

Udział wszystkich uczestników imprezy miał charakter bezpłatny.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją opisanej we wniosku imprezy biznesowo-integracyjnej zostały Panu w jakiejkolwiek formie zwrócone?

Wydatki na organizację opisanej we wniosku imprezy biznesowo-integracyjnej nie zostały w żadnej formie zwrócone.

Pytanie

Czy wydatki poniesione na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej (usługa gastronomiczna, PhotoBox, występ artystyczny, DJ) związanej z otwarciem nowej lokalizacji sklepu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie, poniesione wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, gdyż pozostają w pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Wydatki na organizację wydarzenia: miały charakter promocyjny – zwiększając rozpoznawalność marki i wspierając sprzedaż w nowej lokalizacji, wspierały budowę i podtrzymanie relacji z partnerami biznesowymi, służyły motywacji i integracji zespołu pracowniczego, co ma bezpośredni wpływ na efektywność pracy.

Nie były to wydatki o charakterze reprezentacyjnym (czyli nastawione na okazałość, wizerunkowy luksus), lecz element działań biznesowych i promocyjnych. Koszty te zostały należycie udokumentowane (faktury, umowy, dokumentacja zdjęciowa), a ich poniesienie było racjonalne z punktu widzenia prowadzonej działalności.

Wydatki nie są wymienione w art. 23 ust. 1 jako wyłączone z kosztów, a w szczególności nie mają cech reprezentacji w rozumieniu przyjętym w interpretacjach i orzecznictwie (np. wyrok NSA II FSK 702/11, interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26.08.2021 r. sygn. 0115- KDIT3.4011.434.2021.1.AD).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:

-w odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na pracowników – jest prawidłowe,

-w odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na kontrahentów i potencjalnych klientów – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów nie tyle co z działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·być właściwie udokumentowany.

Dokonując powyższej kwalifikacji, należy mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Oceniając, czy dane koszty ponoszone przez podatnika mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie zauważam, że wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja” ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

W piśmiennictwie powoływana jest zazwyczaj definicja słownikowa. Wskazuję jednak, że w przeciwieństwie do definicji ustawowej, zamieszczonej w danym akcie prawnym, nie ma jednej i powszechnie obowiązującej definicji słownikowej określonego pojęcia, a pomiędzy poszczególnymi z nich mogą zachodzić różnice w sposobie opisu wyjaśnianego terminu oraz niezbędnych cechach i elementach, które składają się na opis wyjaśniający znaczenie danego pojęcia. O ile w przypadku definicji ustawowej brak zaistnienia jakiegokolwiek jej elementu czy też spełnienia wynikającego z niej warunku powoduje, że nie jest możliwe przyporządkowanie danego stanu faktycznego do normy prawnej, w której pojęcie to występuje, to skutek ten nie może być automatycznie stosowany w przypadku posłużenia się definicją słownikową.

Dlatego też w zasadnym jest odwołanie się do etymologii terminu „reprezentacja”, gdzie „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

W świetle powyższego „reprezentacja” w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2013 r. sygn. akt II FSK 2442/13). Podobny pogląd prezentuje też Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku siedmioosobowego składu z 16 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11.

Innymi słowy, reprezentacja w odniesieniu do działalności gospodarczej podatnika, to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek natomiast to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na zawarcie umowy, nabywanie jego produktów lub usług.

Podobnie jak w przypadku reprezentacji, tak również w odniesieniu do reklamy i promocji brak jest w przepisach podatkowych legalnej definicji tego pojęcia.

Według Słownika języka polskiego pod red. M. Szymczaka (wyd. PWN z 1996 r., tom III, s. 37) reklamą jest „rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie czegoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio telewizję; środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”. Chodzi więc o zachwalanie produktów, usług czy towarów danego producenta lub sprzedawcy, skłonienie ludzi do ich nabywania.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, przez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego.

Innymi słowy reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, przez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót, jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Do reklamy można zatem zaliczyć te działania, które mają na celu przekazanie wiedzy o zaletach i wartości reklamowej firmy (reklama firmy), realizowane przez rozpowszechnianie jej logo.

Z kolei promocja oznacza działania zmierzające do zwiększenia popularności jakiegoś produktu (usługi) lub przedsięwzięcia. Pod pojęciem promocji kryje się więc ogół czynności związanych z oddziaływaniem na klientów i potencjalnych nabywców polegających na dostarczaniu informacji, argumentacji i obietnic. Promocja stanowi także formę zachęty, skłaniającą do nabywania oferowanych produktów i usług, jak również wytwarzającą przychylną opinię o firmie.

Konkludując, reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama (promocja) dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy przez stworzenie dobrego wizerunku firmy.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie handlu. W związku z planowanym otwarciem nowej lokalizacji sklepu została zorganizowana impreza biznesowo-integracyjna, która miała na celu zarówno promocję firmy i nowej placówki, jak i budowanie relacji z partnerami biznesowymi oraz integrację zespołu pracowniczego. Organizacja imprezy biznesowo-integracyjnej przyczyniła się do osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów w Pana działalności gospodarczej:

-wobec kontrahentów firmy, ponieważ wydarzenie umożliwiało przedstawienie nowej strategii, zaprezentowanie lokalizacji, omówienie bieżącej współpracy; pozwoliło zacieśnić relacje biznesowe i umocnić zaufanie, co bezpośrednio przełożyło się na utrzymanie dotychczasowych kontraktów i zabezpieczenie ich kontynuacji w przyszłości,

-wobec potencjalnych klientów, ponieważ udział w imprezie pozwolił zaprezentować ofertę w atrakcyjnej formie i wzbudzić zainteresowanie nową placówką; wydarzenie stworzyło realne podstawy do pozyskania nowych kontraktów i dodatkowych przychodów,

-wobec pracowników, ponieważ impreza pełniła funkcję integracyjną, podniosła motywację i poprawiła atmosferę pracy; stabilny i zaangażowany zespół to bezpośrednie zabezpieczenie źródła przychodów przez zapewnienie ciągłości działalności i wysokiej jakości obsługi.

Jak wyjaśnił Pan w uzupełnieniu wniosku, wydatki na zakup usługi gastronomicznej (catering, napoje bezalkoholowe, obsługa) zostały poniesione w celu zapewnienia odpowiednich warunków do przeprowadzenia spotkania z kontrahentami, potencjalnymi klientami i pracownikami. Z kolei fotobudka była elementem promocyjno-marketingowym imprezy. Natomiast oprawa muzyczna imprezy i występ artystyczny zwiększały atrakcyjność wydarzenia i stworzyły odpowiednią atmosferę sprzyjającą rozmowom biznesowym, nawiązywaniu kontaktów oraz integracji zespołu. Dodatkowo wyjaśnił Pan, że wydatki ponoszone w związku z organizacją integracji dla swoich pracowników pokrył Pan w 100% ze swoich środków własnych. Spotkanie integracyjne nie stanowiło dla pracowników dodatkowego składnika wynagrodzenia ani innej formy odpłatności za pracę. Udział uczestników imprezy miał charakter bezpłatny. Wydatki na organizację imprezy opisanej we wniosku nie zostały Panu w żadnej formie zwrócone.

Pana wątpliwość dotyczy kwestii, czy wskazane wydatki na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej (usługa gastronomiczna, PhotoBox, występ artystyczny, DJ) można uznać za koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

W odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na pracowników stwierdzam, co następuje.

Podatnik, kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym kosztem a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodów, ponieważ to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (albo na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów). Ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów (zachowanie, zabezpieczenie źródła przychodów).

W ramach tych wydatków mieszczą się tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, diety, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników itp. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizowania imprez integracyjnych. Co do zasady bowiem imprezy te związane są z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy, zacieśnianie więzi wśród pracowników i zintegrowanie pracowników z pracodawcą. To w konsekwencji powinno przełożyć się na lepszą pracę oraz zwiększenie efektywności pracy, a tym samym ma to wpływ na wyniki pracy, tj. osiągane przychody. Z tego względu są to wydatki związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Odnosząc powyższe uwarunkowania prawne do przedstawionego przez Pana opisu sprawy stwierdzam, że wydatki na organizację imprezy opisanej we wniosku przypadające na pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż, jak Pan wyjaśnił, impreza ta pełni w odniesieniu do pracowników funkcję integracyjną, podnosi ich motywację i poprawia atmosferę pracy. Spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych niewątpliwie sprzyjają polepszeniu komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz mają wpływ na integrację zespołu.

W odniesieniu natomiast do wydatków związanych z organizacją imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na kontrahentów firmy oraz potencjalnych klientów, wskazuję, co następuje.

Rozpatrując zasadność ich poniesienia, należy wziąć pod uwagę całościowy charakter imprezy. Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą.

Konieczne jest zatem zbadanie, czy koszty imprezy w części, o której mowa powyżej, mają na celu dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców (kontrahentów i potencjalnych klientów) z przekazem dotyczącym swojej działalności i oferowanych usług, czy też służyć przede wszystkim budowaniu relacji z ww. podmiotami i wywołaniu u nich jak najlepszego wrażenia. Oceniając bowiem, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

W mojej ocenie, impreza biznesowo-integracyjna w zakresie, w jakim dotyczy przedstawicieli podmiotów współpracujących z Pana firmą (kontrahentów i potencjalnych klientów), ma charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych, które związane jest z kreowaniem określonego wizerunku Pana firmy na zewnątrz. Jak wynika z opisu sprawy, impreza nie była jedynie wydarzeniem okolicznościowym, ale świadomie zaplanowanym działaniem o charakterze biznesowym, które podnosiło atrakcyjność firmy w oczach klientów, kontrahentów i pracowników. Impreza była okazją do bezpośredniego zaprezentowania firmy, jej wartości i kierunków rozwoju. Klienci i kontrahenci mogli osobiście zweryfikować, jak przedsiębiorstwo funkcjonuje i jakie standardy stosuje. Przy czym – jak Pan zaznaczył – tego rodzaju otwartość buduje reputację wiarygodnego partnera i zmniejsza ryzyko biznesowe postrzegane przez potencjalnych kontrahentów. Wykorzystanie takich elementów jak PhotoBox czy atrakcyjna oprawa muzyczna wskazuje, że firma idzie z duchem czasu i stosuje nowoczesne narzędzia komunikacji marketingowej, co wzmacnia wizerunek firmy jako podmiotu innowacyjnego i elastycznego. Dzięki zorganizowanej imprezie biznesowo-integracyjnej firma została odebrana jako organizacja, która dba o całe swoje otoczenie, co podnosi jej reputację jako partnera odpowiedzialnego i godnego zaufania. Impreza przyczyniła się do tego, że firma jest postrzegana jakoprofesjonalna, stabilna, nowoczesna i odpowiedzialna.Tak ukształtowany wizerunek ułatwia zdobywanie nowych kontrahentów i klientów oraz wzmacnia lojalność dotychczasowych.

Zatem, jak wynika z powyższego, dominującym celem imprezy biznesowo-integracyjnej zorganizowanej przy wykorzystaniu bogatej oprawy muzycznej i występu artystycznego, PhotoBox oraz zakupionej usługi cateringowej – jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich.

Oznacza to, że zorganizowana przez Pana impreza przybrała charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych. Wydatki poniesione na organizację tej imprezy w części przypadającej na kontrahentów i potencjalnych klientów stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym i na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Trudno uznać, że zaproszenie na imprezę kontrahentów i klientów miało przede wszystkim na celu promowanie i przedstawienie oferty produktów Pana firmy. Podjęte przez Pana działania należy uznać za spełniające cechy charakterystyczne dla wydatków reprezentacyjnych, ponieważ miały na celu wykreowanie wizerunku Pana firmy. Przez te wydatki Pana firma kreowała swój własny wizerunek, tworzyła wśród ww. osób wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania – jednym słowem kształtowała prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w kontaktach zewnętrznych. Zatem dominującym celem było wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, a nie reklama jej usług.

Tym samym, ww. wydatki dotyczące organizacji imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na kontrahentów i potencjalnych klientów nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na mocy wyłączenia określonego w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: wydatki poniesione na organizację imprezy biznesowo-integracyjnej w części przypadającej na pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast wydatki poniesione na organizację ww. imprezy w części przypadającej na kontrahentów firmy oraz potencjalnych klientów, z uwagi na to, że spełniają cechy wydatków reprezentacyjnych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Powołana przez Pana interpretacja zapadła w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego tę interpretację.

Jednocześnie wskazuję, że powołane we wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości Pana kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, stwierdzam, że tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w tym postępowaniu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.