Krajowy System e-Faktur

W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł, i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, lecz także konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Na pytania dotyczące tych kwestii odpowiadają eksperci zespołu VAT MDDP, którzy na co dzień w ramach MDDP Platforma Wiedzy prowadzą praktyczne szkolenia i warsztaty na temat KSeF.

O co podatnicy pytają na szkoleniach

problem Nasza firma miała obroty za 2024 r. poniżej 200 mln zł, czyli KSeF obowiązuje nas od 1 kwietnia 2026 r. Jak po 1 lutego dowiemy się, że w KSeF pojawiła się dla nas faktura wystawiona przez dużego podatnika?

odpowiedź Wprowadzenie obowiązków związanych z KSeF (w terminach od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników) dotyczy wyłącznie wystawiania faktur sprzedażowych. Zgodnie z przepisami wszystkie podmioty będą zobowiązane do odbioru faktur z KSeF od 1 lutego 2026 r. Wystawca faktury, który w pierwszym terminie zostanie objęty KSeF, nie musi przesyłać kontrahentowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, choć zapewne niektóre podmioty wprowadzą takie rozwiązanie. Dostawca faktury nie musi również informować nabywcy o wystawionej dla niego fakturze.

Również KSeF nie wysyła powiadomień o fakturach wystawionych dla danego podatnika i przypisanych do jego numeru NIP.