Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej w KSeF – status prawny i ryzyko rozbieżności danych

Wizualizacja faktury nie jest i nie powinna być traktowana jako równoległa faktura wobec tej wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej jako KSeF lub system). Nie stanowi odrębnego dokumentu funkcjonującego samodzielnie w obrocie prawnym. Jednocześnie nie oznacza to pełnej dowolności w sposobie jej przygotowania. Kluczowe znaczenie ma zachowanie zgodności z danymi zapisanymi w KSeF, ponieważ to właśnie rozbieżności między fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją mogą stać się źródłem sporów, a nawet prowadzić do ryzyka uznania jednej z nich za pustą fakturę.

Wizualizacja faktury nie stanowi odrębnego dokumentu funkcjonującego samodzielnie w obrocie prawnym. Poza przypadkami wyraźnie wskazanymi przez ustawodawcę, jej sporządzenie lub przekazanie nie powinno wywoływać skutków prawnopodatkowych. Takiej nadinterpretacji nie mogą dokonywać ani wystawcy, ani odbiorcy faktur, a tym bardziej organy podatkowe. Mimo to praktyka pokazuje, że wizualizacjom wciąż przypisuje się zbyt duże znaczenie. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy obraz faktury przestaje jedynie odzwierciedlać dane zapisane w KSeF, a zaczyna kreować własną – nierzadko niezgodną z rzeczywistością podatkową – narrację.

1. Faktura ustrukturyzowana jako właściwy dokument podatkowy

Analizując zagadnienie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych, w pierwszej kolejności należy uporządkować pojęcia.

DEFINICJA

Faktura ustrukturyzowana – faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie (art. 2 pkt 32a z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT).

Zatem faktura ustrukturyzowana to ta znajdująca się w KSeF i to ona jest dokumentem w znaczeniu podatkowym. Taki dokument w postaci wirtualnej, oczywiście w modelu właściwym dla KSeF, jest nośnikiem danych wymaganych ustawą o VAT, uzyskuje numer KSeF i w relacjach objętych obowiązkiem fakturowania ustrukturyzowanego stanowi podstawę do rozliczenia.