Interpretacja indywidualna z dnia 17 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4018.21.2025.4.SR

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 3 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Uzupełnił go Pan pismem z 14 października 2025 r. (wpływ 15 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1.Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), opodatkowaną podatkiem liniowym 19% zgodnie z art. 30c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).

Działalność ma charakter rodzinny – w prowadzenie poszczególnych obszarów zaangażowane są również osoby z najbliższej rodziny.

Działalność obejmuje następujące obszary:

1)produkcja i sprzedaż (…),

2)produkcja (…),

3)produkcja (…),

4)sprzedaż (…):

-w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych (przychody w walutach obcych),

-w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla zagranicznych kontrahentów (przychody w walutach obcych).

W ramach JDG zatrudnia Pan (...) osób, w tym (...) na podstawie umów cywilnoprawnych.

2.Opis zdarzenia przyszłego (planowane zmiany)

W celu uporządkowania struktury organizacyjnej, uproszczenia rozliczeń podatkowych oraz przygotowania do planowanych inwestycji przewiduje się:

1)Utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) przez członków rodziny.

Do spółki zostanie przeniesiona działalność obejmująca obszary wskazane w punktach 1- 3 opisu stanu faktycznego, tj.:

-produkcja i sprzedaż (…),

-produkcja (…) (model B2B),

-produkcja (…) (model B2C).

Spółka przejmie również pracowników oraz część zleceniobiorców związanych z działalnością produkcyjną.

2)Zakończenie dotychczasowej JDG i rozpoczęcie nowej przez innego członka rodziny, obejmującej obszar wskazany w punkcie 4 opisu stanu faktycznego, tj. sprzedaż (…):

-w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych,

-w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla kontrahentów zagranicznych.

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan następujące informacje:

Na pytanie „Czy utworzy Pan wraz z członkami Pana rodziny spółkę z o.o., czy to wyłącznie członkowie Pana rodziny utworzą spółkę z o.o.?”, odpowiedział Pan, że „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstanie w wyniku przekształcenia dotychczas prowadzonej przez Wnioskodawcę JDG. Po przekształceniu planowane jest ewentualne wprowadzenie członków rodziny do struktury udziałowej w odrębnych czynnościach korporacyjnych.”

Na pytanie „Kiedy planuje Pan dokonać przeniesienia części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 1-3 do nowoutworzonej sp. z o.o. oraz pozostałej części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 4 do jednoosobowej działalności gospodarczej innego członka rodziny?”, wskazał Pan, że „Przeniesienie działalności z punktów 1-3 opisu stanu faktycznego do nowo utworzonej spółki z o.o. oraz działalności z punktu 4 do nowej JDG innego członka rodziny planowane w I kwartale 2026 r., po wpisie spółki do KRS i rozpoczęciu działalności nowej JDG.”

Na pytanie „Czy po dokonaniu przeniesienia części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 1-3 do nowoutworzonej sp. z o.o. oraz pozostałej części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 4 do jednoosobowej działalności gospodarczej innego członka rodziny, zaprzestanie Pan prowadzenia działalności gospodarczej?”, podał Pan, że „Tak – po dokonaniu przeniesienia opisanych obszarów działalności, Wnioskodawca zakończy prowadzenie własnej jednoosobowej działalności gospodarczej.”

Pytanie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy w związku z planowanym zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na Panu jako podatniku ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w tym obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP)), a jeżeli tak – w jakich terminach powinien Pan je zrealizować?

Pana stanowisko w sprawie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na podatniku ciążą obowiązki w zakresie ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, wynikające z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o NIP, w szczególności obowiązek dokonania aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP) w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 237 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 2 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 ust. 3 ustawy:

Na mocy art. 3 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 5 ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 5 ust. 2b ustawy:

Stosownie do art. 5 ust. 2c ustawy:

W myśl art. 5 ust. 3 ustawy:

Według art. 5 ust. 4 ustawy:

Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy:

Na mocy delegacji zawartej w art. 5 ust. 5 ustawy zostało wydane rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1367), zwane dalej „rozporządzeniem”:

Zgodnie z § 1 pkt 4 ww. rozporządzenia.

Ww. formularz zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających NIP-8 jest przeznaczony dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych). Formularz służy zgłaszaniu i aktualizacji danych nieobjętych wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego.

Natomiast w myśl art. 5 ust. 5a ustawy:

Stosownie do art. 5 ust. 6 ustawy:

Na mocy art. 5a ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 5a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 6 ust. 1a ustawy:

Stosownie do art. 6 ust. 10 ustawy:

Na mocy przepisu art. 8a ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 8a ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 9 ust. 6 ustawy:

W świetle art. 12 ust. 1 ustawy:

Z ww. przepisów wynika, że podatnicy oraz płatnicy podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego organu. Każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Należy podkreślić również, że nie jest prawnie dopuszczalna sytuacja nadania jednego NIP dwóm podmiotom, jak również posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej nadanym innemu podmiotowi. Numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji administracyjnej o nadaniu NIP.

W związku z powyższym numer NIP nadany może być wyłącznie podatnikowi lub płatnikowi w przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, przy czym podatnik może posiadać tylko jeden numer NIP.

Ponadto w art. 12 ust. 1 ustawy jako zasadę ustawodawca przyjął, że NIP nie przechodzi na następcę prawnego, określając przy tym w pkt 1-3 tego artykułu wyjątki od tej zasady. Poza wymienionymi wyjątkami, na każdym nowopowstałym podmiocie, który na podstawie odrębnych ustaw posiada status podatnika lub płatnika podatków, ciąży obowiązek ewidencyjny, tj. obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, na podstawie którego zostanie nadany NIP.

Przekształcenia spółek handlowych regulowane są przez ustawę z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.).

Zgodnie z art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych:

Stosownie do art. 584¹ Kodeksu spółek handlowych:

Zgodnie z art. 584² § 1, § 2 i § 3 Kodeksu spółek handlowych:

Stosownie do art. 584¹³ Kodeksu spółek handlowych:

Z powyższego wynika, iż spółka przekształcona staje się następcą prawnym przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w drodze sukcesji uniwersalnej.

Zgodnie z art. 93a § 4 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstała w wyniku przewidzianego przez przepisy prawa trybu przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną staje się sukcesorem jej praw w zakresie prawa podatkowego.

Należy również wskazać, że stosownie do art. 37 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071):

Wpis do rejestru przedsiębiorstw jest bowiem czynnością o określonych skutkach prawnych. Jego podstawą jest orzeczenie sądowe. Chwilę wpisu należy odróżnić od wydania postanowienia bądź uprawomocnienia się postanowienia sądu. Skutek konstytutywny w postaci uzyskania osobowości prawnej następuje w dniu dokonania czynności wpisu. Konstytutywność wpisu oznacza, że wraz z nim wiąże się powstanie określonego stosunku prawnego. Artykuł 37 § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje tylko jeden skutek wpisu do rejestru, jakim jest uzyskanie osobowości prawnej.

W świetle powyższego, chwilą przekształcenia przedsiębiorstwa osoby fizycznej w jednoosobową spółkę kapitałową, jest dokonanie wpisu nowopowstałej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, która z tym dniem uzyskuje osobowość prawną.

Z powyższego wynika, że wraz z przekształceniem przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w jednoosobową spółkę kapitałową – spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, dochodzi do zmiany podatnika. Zatem do dnia przekształcenia (do dnia wpisu do KRS) podatnikiem był przedsiębiorca (osoba fizyczna), a od tego dnia podatnikiem jest spółka kapitałowa (osoba prawna).

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą, obejmującą następujące obszary:

1)produkcja i sprzedaż (…),

2)produkcja (…),

3)produkcja (…),

4)sprzedaż (…):

-w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych (przychody w walutach obcych),

-w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla zagranicznych kontrahentów (przychody w walutach obcych).

Planuje Pan w I kwartale 2026 r. przekształcenie dotychczas prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka przejmie obszary wskazane w punktach 1-3, tj.:

-produkcja i sprzedaż (…),

-produkcja (…) (model B2B),

-produkcja (…) (model B2C).

Spółka przejmie również pracowników oraz część zleceniobiorców związanych z działalnością produkcyjną.

Natomiast obszar wskazany w punkcie 4, tj. sprzedaż (…):

-w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych,

-w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla kontrahentów zagranicznych,

przejmie inny członek rodziny w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.

Ma Pan wątpliwości czy w związku z planowanym zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na Panu jako podatniku ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w tym obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP)), a jeżeli tak – w jakich terminach powinien Pan je zrealizować.

Jak wynika z powołanych wyżej przepisów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, nadanie NIP podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z Krajowego Rejestru Sądowego.

Podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego powinien natomiast złożyć do urzędu skarbowego dane uzupełniające na formularzu NIP-8.

Zgodnie z powołanymi przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podmioty, dla których przeznaczony jest ww. formularz NIP-8 dokonują zgłoszenia i aktualizacji danych uzupełniających, o których mowa w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz określonych w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1799) oraz ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.).

Obowiązek wskazania danych uzupełniających, o których mowa w ustawie o statystyce publicznej oraz ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, wynika z konieczności przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Z kolei terminy składania zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających reguluje art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz art. 43 ust. 5c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 42 ust. 6a ustawy o statystyce publicznej. Natomiast termin zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Na mocy art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.):

Zgodnie z art. 43 ust. 5c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

Z kolei na podstawie art. 42 ust. 6a ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1799):

Zatem podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego powinien złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS. Natomiast jeśli ww. podmiot zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 powinno zostać złożone w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

W przypadku zmiany danych formularz musi być złożony w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy należy stwierdzić, że w związku z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która przejmie Pana dotychczasowych pracowników, przekształcona spółka po zarejestrowaniu w KRS, powinna złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni od dnia wpisu do KRS.

Oceniając Pana stanowisko w sprawie, należy zauważyć, że wraz z przekształceniem Pana jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, dojdzie do zmiany podatnika. Do dnia przekształcenia (do dnia wpisu do KRS) podatnikiem jest Pan, a od tego dnia podatnikiem jest spółka.

Zatem w związku z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, przekształcona spółka będzie miała obowiązek złożenia we wskazanym wyżej terminie zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających, a nie zgłoszenia aktualizacyjnego.

Obowiązek zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających wystąpi dopiero w przypadku zmiany zgłoszonych przez przekształconą spółkę danych.

Zatem oceniając całościowo Pana stanowisko, należało uznać je za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanego przez Pana. Z powyższych przepisów wynika, że organ rozpatrując wniosek o wydanie interpretacji nie podejmuje wyjaśnienia stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, tj. nie przeprowadza dowodów, lecz dokonuje oceny prawnej przedstawionych we wniosku okoliczności w kontekście zadanego pytania przyporządkowanego do danego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. W tym miejscu organ interpretacyjny zastrzega jednak, że gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny interpretacja nie wywoła skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.