Interpretacja indywidualna z dnia 17 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.459.2025.1.KW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych z zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wynagrodzenie wypłacane lub pozostawione do dyspozycji pracownika za okres do dnia rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka jest osobą prawną posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegającą opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w całości od swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania oraz jest czynnym podatkiem podatku od towarów i usług.

Spółka, jako pracodawca, rozwiązuje z pracownikami umowy o pracę na mocy porozumienia stron. Umowy rozwiązują się z dniem wskazanym w porozumieniu, nie później jednak niż gdyby umowa taka została rozwiązana na mocy wypowiedzenia przez którąkolwiek ze stron - tzn. najpóźniej w terminie 3 miesięcy. Strony mogą podjąć decyzję, iż pracownik w okresie do dnia ustania stosunku pracy będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Wówczas informacja taka zamieszczana jest w porozumieniu o rozwiązaniu stosunku pracy albo w odrębnym dokumencie. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy podyktowane jest m.in. ochroną interesów pracodawcy, dostępem pracowników do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czy okolicznościami towarzyszącymi rozwiązaniu stosunku pracy. Pracodawca podejmuje decyzję w tym przedmiocie sporadycznie biorąc pod uwagę ogólnie liczbę przypadków rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, rozpatrując każdorazowo zaistniałą sytuację z uwzględnieniem ogólnej dbałości o interesy pracodawcy oraz należytego zabezpieczenia praw i dóbr Spółki. Dodatkowo rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron jest korzystniejsze dla pracodawcy, niż wypowiedzenie, gdyż minimalizuje ryzyko i koszty związane z ewentualnym procesem sądowym ze strony pracownika, natomiast pracownikowi ułatwia poszukiwanie nowej pracy w związku z informacją na świadectwie pracy o trybie zakończenia stosunku pracy.

Pytanie

Czy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1074, ze zm.) Spółce, jako pracodawcy przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenia wypłacanego lub pozostawionego do dyspozycji pracownika za okres do dnia rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1074, ze zm.) Spółce, jako pracodawcy przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenia wypłacanego lub pozostawionego do dyspozycji pracownika za okres do dnia rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1074, ze zm., dalej jako: „Ustawa”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Co prawda zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie do rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron nie jest wprost uregulowane w Kodeksie pracy, niemniej jednak jest zgodne z obowiązującym prawem. W okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy pracownik posiada w dalszym ciągu status pracownika i wypłacane jest mu wynagrodzenie za pracę, które związane jest z zawartym stosunkiem prawnym umowy o pracę. Dalej należy wskazać, iż do koszów podatkowych należy zaliczyć tzw. „koszty pracownicze”, które obejmują nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Według art. 15 ust. 4g Ustawy, należności z m.in. z tytułu stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Z kolei w sytuacji kiedy pracodawca uchybi temu terminowi, wypłacone wynagrodzenie zaliczy do kosztów podatkowych w miesiącu wypłaty, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 57 Ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).

W świetle powyższego wydatki na wynagrodzenia wypłacane w okresie, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy co do zasady nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy, a cytowane przepisy determinują moment zaliczenia wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów.

W tym stanie sprawy należy zatem stwierdzić, że wynagrodzenie wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika, za okres do dnia rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy należy uznać za koszt uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ mimo tego, że pracownik w okresie, w którym nie świadczy pracy nie przyczynia się co prawda bezpośrednio do uzyskiwanych przez pracodawcę przychodów, to wynagrodzenie jakie otrzymuje związane jest nierozerwalnie z zawartym stosunkiem prawnym umowy o pracę, z której wynika obowiązek pracodawcy do wypłaty tego wynagrodzenia. Podstawowymi kryteriami oceny zasadności uznania danych wydatków za koszt podatkowy, będzie ocena zachowania podatnika w zakresie celowości i racjonalności podejmowania działań.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że pozostawienie osobie nie świadczącej pracy statusu pracownika, przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, skoro pracownik pozostaje nadal zobowiązany do zachowania poufności, tajemnicy przedsiębiorstwa i dbałości o dobro pracodawcy i jego mienie oraz zakazu konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy.

Dodatkowo należy zauważyć, że skoro ustawodawca dał stronom stosunku pracy możliwość ustalenia zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy oraz nie wyłączył odszkodowania z tego tytułu z kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 19 Ustawy, tym bardziej, wynagrodzenie wypłacane pracownikowi pozostającemu nadal w stosunku pracy, mimo że jej już faktycznie nie świadczy, winno zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278, dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Koszty związane z zachowaniem źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Należy zauważyć, iż kosztami podatkowymi są m. in. tzw. „koszty pracownicze”.

Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Co istotne, nie każde świadczenie na rzecz pracownika, które stanowi dla niego przychód, może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy przy tym zaznaczyć, iż poniesione wydatki muszą być należycie udokumentowane.

Zgodnie z opisanym stanem faktycznym Państwo, jako pracodawca, rozwiązujecie z pracownikami umowy o pracę na mocy porozumienia stron. Strony mogą podjąć decyzję, iż pracownik w okresie do dnia ustania stosunku pracy będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Wówczas informacja taka zamieszczana jest w porozumieniu o rozwiązaniu stosunku pracy albo w odrębnym dokumencie. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy podyktowane jest m.in. ochroną interesów pracodawcy, dostępem pracowników do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czy okolicznościami towarzyszącymi rozwiązaniu stosunku pracy. Podejmujecie Państwo decyzję w tym przedmiocie sporadycznie biorąc pod uwagę ogólnie liczbę przypadków rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, rozpatrując każdorazowo zaistniałą sytuację z uwzględnieniem ogólnej dbałości o interesy pracodawcy oraz należytego zabezpieczenia praw i dóbr Spółki. Dodatkowo rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron jest korzystniejsze dla pracodawcy, niż wypowiedzenie, gdyż minimalizuje ryzyko i koszty związane z ewentualnym procesem sądowym ze strony pracownika, natomiast pracownikowi ułatwia poszukiwanie nowej pracy w związku z informacją na świadectwie pracy o trybie zakończenia stosunku pracy.

Na gruncie rozpatrywanej sprawy istotnym jest fakt, że zwalniając pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia pracodawca wypłaca nadal wynagrodzenie, nawet za czas faktycznego niewykonywania pracy. Pracownik w okresie, w którym nie świadczy pracy nie przyczynia się co prawda bezpośrednio do uzyskiwanych przez pracodawcę przychodów, jednak wynagrodzenie związane jest z zawartym stosunkiem prawnym umowy o pracę, z której wynika obowiązek pracodawcy do wypłaty tego wynagrodzenia. Jak wskazali Państwo we wniosku, wypłata wynagrodzenia w przypadku zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia podyktowana jest troską o dobro firmy i ma na celu minimalizację kosztów związanych z ewentualnym procesem sądowym ze strony pracownika.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT:

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Powyższe wynika z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2024 r. poz. 737, 854, 1562, 1635 i 1933), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Należy zatem stwierdzić, że przedmiotowe wydatki Spółki na wynagrodzenia wypłacane w okresie wypowiedzenia umowy o pracę w sytuacji, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy co do zasady nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1, a przywołane powyżej przepisy determinują moment zaliczenia wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę opisany we wniosku stan faktyczny i przywołane powyżej przepisy prawa należy zatem stwierdzić, że wynagrodzenie wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika, za okres wypowiedzenia umowy o pracę, w sytuacji gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, można uznać za koszt uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Opisana we wniosku sytuacja ma charakter sporadyczny i wynika z zastosowanego przez Państwo jako pracodawcę prawa zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które uzasadnione jest interesami Spółki, ponieważ ma na celu ochronę interesów pracodawcy przed dostępem pracowników do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa czy okolicznościami towarzyszącymi rozwiązaniu stosunku pracy. Pracownik w okresie, w którym nie świadczy pracy nie przyczynia się co prawda bezpośrednio do uzyskiwanych przez pracodawcę przychodów, jednak wynagrodzenie związane jest z zawartym stosunkiem prawnym umowy o pracę, z której wynika obowiązek pracodawcy do wypłaty tego wynagrodzenia.

W świetle powyższego, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.