Interpretacja indywidualna z dnia 13 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.777.2025.2.AA

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 30 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 30 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 października 2025 r. (wpływ 27 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pan polskim rezydentem podatkowym, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą, przede wszystkim w zakresie obsługi rynku nieruchomości, sklasyfikowaną pod kodami PKD:

68.10.Z (Kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek),

68.20.Z (Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi) oraz

68.31.Z (Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami).

Siedziba Pana firmy znajduje się na obrzeżach A. A jest również Pana centrum interesów życiowych i osobistych; tutaj posiada Pan dom rodzinny i na stałe zamieszkuje. W A i okolicach realizuje Pan część zleceń i współpracuje z lokalnymi kontrahentami. Zanim doszło do Pana powrotu do A, przez kilka lat mieszkał Pan w B, w której prowadził również działalność zawodową. W tym czasie, działając jako broker nieruchomości, zbudował Pan szeroką sieć kontaktów oraz bazę zadowolonych klientów, którzy nadal aktywnie poszukują z Panem współpracy. W rezultacie, znacząca i kluczowa dla stabilności finansowej Pana firmy część przychodów generowana jest przez klientów z rynku B. W związku z powyższym, realizacja umów z tymi klientami (prezentacje nieruchomości, spotkania, negocjacje, finalizacja transakcji) wymaga Pana regularnej i częstej obecności w B. Średnio spędza Pan w B od 10 do 15 dni w każdym miesiącu. Obecnie, podczas pobytów w B, korzysta Pan z noclegów w hotelach.

Rozwiązanie to jest jednak nieefektywne zarówno pod względem organizacyjnym, jak i ekonomicznym. Generuje wysokie i trudne do przewidzenia koszty, a także pochłania znaczną ilość czasu na każdorazowe wyszukiwanie i rezerwację noclegów. Brak stałego miejsca w B utrudnia Panu również elastyczne reagowanie na pilne potrzeby klientów oraz uniemożliwia przechowywanie niezbędnej dokumentacji.

Mając na uwadze racjonalizację kosztów oraz optymalizację czasu pracy, planuje Pan wynająć dwupokojowe mieszkanie w B. Taka decyzja jest podyktowana wyłącznie względami biznesowymi. Wynajem stałego lokalu jest rozwiązaniem znacznie tańszym niż suma kosztów regularnych pobytów w hotelach. Ponadto, posiadanie stałego miejsca w B pozwoli Panu na:

a)zwiększenie dyspozycyjności i możliwość natychmiastowego reagowania na potrzeby klientów, co bezpośrednio wpływa na możliwość uzyskania przychodu,

b)ograniczenie czasu i kosztów związanych z logistyką i transportem, co pozwoli przeznaczyć więcej zasobów na aktywne pozyskiwanie i obsługę zleceń.

Lokal w B nie będzie służył zaspokajaniu Pana osobistych potrzeb mieszkaniowych, gdyż Pana centrum życiowe i stałe miejsce zamieszkania znajduje się w A. Będzie to wyłącznie narzędzie niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej i zabezpieczenia kluczowego źródła przychodów, jakim jest dla Pana rynek B. Posiadać będzie Pan umowę najmu oraz dowody zapłaty (potwierdzenia przelewów) dokumentujące ponoszone wydatki.

Uzupełnienie wniosku

Dla prowadzonej działalności wybrał Pan podatek liniowy (art. 30c ustawy o PIT). Dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone na wynajem mieszkania w B, tj. czynsz najmu, czynsz administracyjny do wspólnoty mieszkaniowej oraz opłaty za media, które to mieszkanie będzie wykorzystywane do celów noclegowych, mogą w całości stanowić koszt uzyskania przychodów w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie wydatki ponoszone na wynajem mieszkania w B w opisanym zdarzeniu przyszłym stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”).

Zgodnie z przywołanym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące warunki:

1. Został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

2. Nie znajduje się na liście wydatków wyłączonych z kosztów, zawartej w art. 23 ustawy o PIT.

3. Jest właściwie udokumentowany.

Analizując Pana sytuację:

Ad. 1. Celowość wydatku

Poniesienie wydatku na wynajem mieszkania w B jest bezpośrednio związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą. Pana stałe miejsce zamieszkania i główna siedziba firmy znajdują się w A. Jednakże, aktualnie ponad połowa Pana przychodów pochodzi od klientów z B. Regularna obecność w tym mieście jest niezbędna do utrzymania relacji z tymi klientami i finalizacji transakcji, a co za tym idzie – do zachowania i zabezpieczenia głównego źródła Pana przychodów. Wynajem mieszkania jest decyzją racjonalną i ekonomicznie uzasadnioną. Jest to rozwiązanie tańsze i bardziej efektywne organizacyjnie niż regularne korzystanie z hoteli.

Oszczędność czasu i pieniędzy pozwoli Panu na intensyfikację działań biznesowych, co może przełożyć się na zwiększenie przychodów.

Ad. 2. Wyłączenia z art. 23 ustawy o PIT

Wydatki na wynajem lokalu dla celów prowadzonej działalności gospodarczej nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w art. 23 ustawy o PIT. W szczególności, nie można ich uznać za wydatki o charakterze osobistym, gdyż Pana centrum życiowe znajduje się w A, a wynajem lokalu w B jest podyktowany wyłącznie koniecznością biznesową.

Ad. 3. Udokumentowanie wydatku

Planuje Pan zawrzeć pisemną umowę najmu, a wszelkie płatności (czynsz, media) będą dokonywane przelewem bankowym.

Posiadać będzie Pan więc pełną dokumentację potwierdzającą poniesienie tych wydatków. Podsumowując, istnieje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem kosztów najmu mieszkania w B a przychodami z Pana działalności gospodarczej. Wydatek ten jest celowy, racjonalny i niezbędny do zabezpieczenia istotnego źródła przychodów.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w podobnych stanach faktycznych, m.in.: interpretacja z dnia 13 stycznia 2023 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.758.2022.2.JG, Interpretacja z dnia 28 lutego 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.838.2023.2.AP.

W świetle powyższego, wnosi Pan o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

· został właściwie udokumentowany,

· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Należy zauważyć, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Pana wydatków, należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie obsługi rynku nieruchomości. Siedziba Pana działalności znajduje się na obrzeżach A. A jest również Pana centrum interesów życiowych i osobistych. W A realizuje Pan również część zleceń i współpracuje z lokalnymi kontrahentami. Wcześniej kilka lat mieszkał Pan i pracował jako broker nieruchomości w B. Zbudował Pan tam szeroką sieć kontaktów oraz bazę zadowolonych klientów, którzy nadal poszukują z Panem współpracy.

 W efekcie znacząca i kluczowa dla stabilności finansowej Pana firmy część przychodów jest generowana przez klientów B. Ze względu na realizację umów z tymi klientami niezbędna jest Pana regularna obecność w B. Średnio w miesiącu spędza Pan w B od 10 do 15 dni w każdym miesiącu. Obecnie podczas pobytów w B korzysta Pan z noclegów w hotelach. Rozwiązanie to jednak jest nieefektywne zarówno pod względem organizacyjnym, jak i ekonomicznym, generuje wysokie i trudne do przewidzenia koszty, a także pochłania znaczną ilość czasu na każdorazowe wyszukiwanie i rezerwację noclegów. Dlatego, mając na uwadze racjonalizację kosztów oraz optymalizację czasu pracy, planuje Pan wynająć dwupokojowe mieszkanie w B. Wynajem stałego lokalu jest rozwiązaniem znacznie tańszym niż suma kosztów regularnych pobytów w hotelach. Mieszkanie w B będzie wyłącznie narzędziem niezbędnym do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej. Mieszkanie to nie będzie służyło zaspokajaniu Pana potrzeb osobistych. Będzie Pan posiadać umowę najmu lokalu oraz dowody zapłaty dokumentujące ponoszone wydatki. Wydatki, jakie będzie Pan ponosił w związku z wynajem mieszkania w B, to: czynsz najmu, czynsz administracyjny do wspólnoty mieszkaniowej oraz opłaty za media.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy wskazuję, że w sytuacji gdy powodem wynajęcia mieszkania poza miejscowością, w której Pan zamieszkuje i na stałe przebywa – jest sprawne wykonywanie działalności w innej miejscowości, a wynajęte mieszkanie będzie pełnić wyłącznie funkcję związaną z działalnością gospodarczą i nie będzie stanowić miejsca Pana prywatnego zamieszkania – to wydatki na wynajem mieszkania, tj. czynsz najmu, czynsz administracyjny do wspólnoty mieszkaniowej oraz opłaty za media – jako niemające charakteru wydatków osobistych – będą spełniały przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Zwracam jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczam, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez podatnika wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Pan wynajmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzających racjonalność ich poniesienia.

Podsumowanie: wydatki ponoszone przez Pana na wynajem w B mieszkania wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, obejmujące czynsz najmu, czynsz administracyjny do wspólnoty mieszkaniowej oraz opłaty za media mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:F

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.