Interpretacja indywidualna z dnia 14 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.804.2025.1.WS
Refundacja kosztów wynagrodzeń i składek ZUS pracowników, otrzymana w związku z usuwaniem skutków powodzi, stanowi przychód podatkowy na mocy art. 14 ust. 2 pkt 2 uopdof, ale poniesione wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 tejże ustawy.
Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
·nieprawidłowe – w części dotyczącej przychodu,
·prawidłowe – w części dotyczącej kosztów uzyskania przychodów.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
14 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 26 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Jest Pan przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą (…) i podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych PIT-5. Miejscem prowadzenia Pana działalności jest lokal (…).
W związku z zaistniałą we wrześniu 2024 r. powodzą składniki przedsiębiorstwa niezbędne do dalszego prowadzenia działalności gospodarczej, a zlokalizowane na powyższej nieruchomości uległy utracie oraz zniszczeniu – względnie uszkodzeniu.
W związku z poniesionymi stratami spowodowanymi powodzią w miejscu prowadzonej działalności gospodarczej zawarł Pan umowę z Powiatowym Urzędem Pracy (…) o zwrot kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 654 z późn. zm.
Zatrudnił Pan trzech pracowników na umowę o pracę i złożył Pan wniosek o zwrot części kosztów wraz z odpowiednim rozliczeniem finansowym zawierającym wyliczenie kwot faktycznie poniesionych kosztów wynagrodzeń, potwierdzoną listą płac, dowodem odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne (deklaracje DRA, RCA wraz z potwierdzeniem zapłaty zgodnym z DRA) i dowodem odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za pracowników, spełniając wszystkie warunki zawarte w umowie.
Wątpliwość budzi fakt, czy otrzymaną refundację należy uznać za przychód podlegający opodatkowaniu, czy zastosowanie mają tutaj przepisy mówiące o zwolnieniach podatkowych, tj.:
·art. 30 ust. 1 pkt 1A ustawy tzw. powodziowej: zwalnia się od podatku dochodowego dochody (przychody) otrzymane na usuwanie skutków powodzi z tytułu: 1a) nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń;
·art. 21 ust. 1 pkt 129 uopd od osób fizycznych: „Wolne od podatku dochodowego są: (..) dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, z zastrzeżeniem ust. 36”.
Ma Pan wątpliwość, czy refundację z PUP w drodze procedur dla prac interwencyjnych ze środków Funduszu Pracy, którą Pan otrzymuje, można zakwalifikować do ww. przepisów prawnych. Nie znalazł Pan w dostępnych materiałach, m.in. w broszurze „Pomoc dla firm dotkniętych powodzią” dostępnej na stronie rządowej: Biznes.gov.pl, informacji wprost mówiącej o tym, że pomoc publiczna z art. 21 ust. 1 ustawy powodziowej podlega podatkowi dochodowemu lub, że jest z niego zwolniona.
Druga kwestia dotyczy tego, czy koszty wynagrodzeń i składek pracodawcy pokryte ze środków otrzymanej refundacji stanowią koszt uzyskania przychodu.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.
Poniesione koszty na wynagrodzenie pracowników oraz składki społeczne ZUS pracodawcy spełniają ten warunek.
Pytanie
Czy refundacja kosztów z Powiatowego Urzędu Pracy poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 654 z późn. zm.) jest zwolniona z podatku dochodowego PIT, a wydatki na wynagrodzenie i składki społeczne ZUS pracodawcy pokryte ze środków refundacji stanowią koszt uzyskania przychodu?
Pana stanowisko w sprawie
W Pana ocenie – otrzymana refundacja kosztów poniesionych przez Pana na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, a wydatki na wynagrodzenia i składki społeczne ZUS pracodawcy pokryte ze środków refundacji stanowią koszt uzyskania przychodu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:
·nieprawidłowe – w części dotyczącej przychodu,
·prawidłowe – w części dotyczącej kosztów uzyskania przychodów.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą. W związku z zaistniałą we wrześniu 2024 r. powodzią składniki przedsiębiorstwa niezbędne do dalszego prowadzenia działalności gospodarczej uległy utracie oraz zniszczeniu, względnie uszkodzeniu. W związku z poniesionymi stratami spowodowanymi powodzią w miejscu prowadzonej działalności gospodarczej zawarł Pan umowę z Powiatowym Urzędem Pracy o zwrot kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. Zatrudnił Pan trzech pracowników na umowę o pracę i złożył Pan wniosek o zwrot części kosztów, spełniając wszystkie warunki zawarte w umowie.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Ten przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. przez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
W myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Stosownie natomiast do art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
Na podstawie tego przepisu stwierdzam, że ustawodawca różnicuje skutki podatkowe otrzymanych dotacji i innych nieodpłatnych świadczeń w zależności od celu, na jaki zostały one przeznaczone, tj.:
·dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na cele inne niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych – zaliczane są do przychodów z działalności gospodarczej,
·ww. świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków poniesionych przez podatnika na zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych – nie stanowią przychodów z działalności gospodarczej.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 654 ze zm.):
Starosta może, w trybie określonym dla prac interwencyjnych, o których mowa w przepisach ustawy o rynku pracy, biorąc pod uwagę zakres i skalę zniszczeń u pracodawcy spowodowanych powodzią oraz możliwości utrzymania przez pracodawcę miejsc pracy, dokonywać ze środków Funduszu Pracy zwrotu, przez okres do 12 miesięcy, poniesionych przez pracodawcę, którego zakład został zniszczony na skutek powodzi, kosztów na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników, w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie iloczynu dwukrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę i liczby zatrudnionych pracowników, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, pod warunkiem że pracodawca nie zmniejszy w tym okresie liczby zatrudnionych pracowników w stosunku do stanu na dzień podpisania umowy o refundację – jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia roku następującego po roku, w którym wystąpiła powódź. Przepis art. 20 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
W odniesieniu do wskazanego przez Pana art. 30 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi wskazuję, że zgodnie z tym przepisem:
Zwalnia się od podatku dochodowego:
1) dochody (przychody) poszkodowanego otrzymane na usuwanie skutków powodzi z tytułu:
a) nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń,
b) darowizn, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. z 2023 r. poz. 1774 i 1843);
2) przychody poszkodowanego otrzymane na podstawie art. 10-12, art. 17-19 i art. 22i; wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z tych przychodów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów;
3) przychody otrzymane na podstawie art. 23;
4) dochody kredytobiorców z tytułu otrzymanego wsparcia finansowego, o którym mowa w art. 26a ust. 1.
Otrzymana przez Pana „refundacja” nie została uregulowana w art. 30 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. Zatem przyznany Panu zwrot wypłaconych pracownikom wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podsumowanie: otrzymana refundacja stanowi przychód podatkowy zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W odniesieniu natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne wskazuję, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
·pozostawać w związku przyczynowym z przychodami lub ze źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
·nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy,
·być właściwie udokumentowany.
Generalnie przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione, racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Podkreślam, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodami uzyskanymi z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów każdorazowo spoczywa na podatniku.
Wskazane w Pana sprawie wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne sfinansowane przez Pana (pracodawcę) spełniają wszystkie powyższe kryteria, ponieważ ich zapłata jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą (występuje zatem związek przyczynowo-skutkowy) i jednocześnie wydatki te nie zostały ujęte w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zauważam, że wydatki te mieszczą się w katalogu przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W myśl tego przepisu:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Stąd opisane przez Pana wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne pracodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podsumowanie: poniesione przez Pana wydatki na wynagrodzenia, nagrody oraz opłacone przez Pana jako pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?