Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS

Każdy płatnik składek jest zobowiązany do comiesięcznego rozliczania składek ZUS za zatrudnione osoby (ubezpieczonych) oraz za siebie (osoby prowadzące działalność gospodarczą). Przy rozliczaniu składek mogą się zdarzać pomyłki, błędy wynikające nie tylko np. z nieuwagi czy niewiedzy, ale także niezawinione przez płatnika składek, który otrzymał od ubezpieczonego nieprawidłowe informacje. Wszelkie tego typu błędy płatnik składek musi poprawić w trybie korekty.

Prawidłowe sporządzenie korekt dokumentów ubezpieczeniowych wpływa na poprawność naliczania składek ZUS i świadczeń chorobowych, a w konsekwencji na przyszłe świadczenia emerytalne i rentowe osób ubezpieczonych.

Sporządzenie korekt dokumentów rozliczeniowych może skutkować powstaniem nadpłaty lub niedopłaty składek ZUS, którą należy uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.

1. Obowiązki rozliczeniowe płatnika składek

Płatnik składek jest zobowiązany – według zasad wynikających z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) – obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika składek w tym samym miesiącu zasiłków następuje w jednej zbiorczej deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru, tj. ZUA DRA. Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie (będące skutkiem błędu pracodawcy jako płatnika zasiłków).

Do deklaracji ZUA DRA płatnik składek załącza imienne raporty miesięczne za każdego ubezpieczonego, którego zgłosił i za którego jest obowiązany rozliczać składki. Deklaracja rozliczeniowa wraz z imiennymi raportami miesięcznymi stanowi komplet dokumentów.

Przy rozliczaniu składek istotne jest, że w dokumentach do ZUS za dany miesiąc wykazuje się składki na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe od faktycznie uzyskanych przez ubezpieczonego w tym miesiącu przychodów (metoda kasowa). Nie ma znaczenia, za jaki okres przychody te są należne. Dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem ograniczenia rocznej podstawy składek: emerytalnej i rentowej (tzw. limit 30-krotności).

Dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne, zasiłków, podane w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, powinny być zgodne z danymi wynikającymi z raportów za dany miesiąc kalendarzowy.

Płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek (chyba że na podstawie ustawy systemowej został zwolniony z tego obowiązku – np. duchowni opłacający składki wyłącznie za siebie, osoby opłacające składki emerytalno-rentowe dobrowolnie wyłącznie za siebie, płatnicy składek zgłaszający wyłącznie osoby świadczące pracę na podstawie umowy uaktywniającej).

Dokumenty ubezpieczeniowe można podzielić na dwie kategorie:

1) zgłoszeniowe,

2) rozliczeniowe.

2. Dokumenty zgłoszeniowe i ich korekty

Pierwsza grupa dokumentów, tj. dokumenty zgłoszeniowe, dotyczy obowiązku zarejestrowania w ZUS samego płatnika składek, a także osób, u których powstał tytuł do ubezpieczeń wymieniony w art. 6 ustawy systemowej oraz art. 66 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgłoszenie do ubezpieczeń polega na złożeniu przez płatnika składek odpowiedniego formularza zgłoszeniowego.

Do formularzy zgłoszeniowych zalicza się m.in.:

Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zazwyczaj dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 4 ustawy systemowej). Przykładowo pracownika zgłasza się od dnia nawiązania stosunku pracy, czyli dnia określonego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Natomiast zleceniobiorcę – od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania.

Zgłoszenie do ubezpieczeń zawiera informacje dotyczące płatnika (dane identyfikacyjne), a także osoby zgłaszanej, takie jak: dane identyfikacyjne (personalne), tytuł ubezpieczenia, wykonywany zawód, płeć, obywatelstwo, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury/renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu bądź adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż zameldowania. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od ich zaistnienia, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej).

Należy odróżnić zmianę danych od korekty dokumentów zgłoszeniowych. Zmiana występuje wtedy, gdy dane zmieniły się w stosunku do tych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmianie może ulec adres zamieszkania czy nazwisko ubezpieczonej, która wyszła za mąż.

Konieczność sporządzenia korekty występuje wówczas, gdy w pierwszym dokumencie zgłoszenia doszło do pomyłki np. w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (błędne imię lub nazwisko albo data urodzenia), ewidencyjnych czy adresie zamieszkania. Takie nieprawidłowości również należy skorygować poprzez zgłoszenie formularza w trybie korekty (cyfra 2 w polu 02, blok I Dane organizacyjne).

Natomiast o zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu, dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania (ZUS ZWUA) i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane – ZUS ZUA/ZZA (art. 36 ust. 14 ustawy systemowej).

Zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej dokonuje się poprzez złożenie dokumentu ZUS ZIUA.

ZUS musi być poinformowany przez płatnika składek zarówno o zmianie danych, jak i o nieprawidłowościach, poprzez ponowne złożenie dokumentu zgłoszeniowego z aktualnymi bądź poprawionymi danymi. Przykładowo korekcie podlega błędny kod tytułu ubezpieczeń, data objęcia ubezpieczeniami, niepoprawne dane identyfikacyjne płatnika składek bądź osoby zgłoszonej.

3. Dokumenty rozliczeniowe i ich korekty

Do dokumentów rozliczeniowych zaliczamy:

• ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
• ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
• ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej,
• ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Imienne raporty rozliczeniowe wymagają korekty w zakresie np.:

• podstawy wymiaru składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń,
• wymiaru czasu pracy,
• rodzajów i okresów przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
• wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego finansowanych z budżetu państwa lub wynagrodzeń chorobowych płatnych przez pracodawcę,
• przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności).

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA musi być poprawiona, jeżeli podano w niej błędne informacje dotyczące np.:

• kwoty wypłaconych zasiłków podlegających zaliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne (np. odliczono zasiłki bezpodstawnie wypłacone),
• wynagrodzenia płatnika składek za wykonywanie czynności płatnika zasiłków,
• składek finansowanych przez budżet państwa (np. z tytułu zasiłków macierzyńskich czy za osoby przebywające na urlopach wychowawczych),
• składek na FP i FGŚP (np. zostały błędnie wyliczone lub są nienależne).

4. Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych

Przy składaniu dokumentów korygujących obowiązują pewne zasady:

• dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłków, podane w deklaracji korygującej za dany miesiąc kalendarzowy, powinny być zgodne z danymi wynikającymi z raportów za dany miesiąc kalendarzowy, w tym raportów korygujących złożonych za ten miesiąc;
• imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej;
• zestaw korygujący musi zawierać poprawione raporty imienne wraz z deklaracją korygującą, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tzn. zarówno tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące, jak i tych, których rozliczono prawidłowo ze składek i świadczeń w poprzednim zestawie dokumentów;
• imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, której jest załącznikiem; w pierwszej korekcie dokumentu za dany miesiąc w miejscu identyfikatora wpisuje się 02, a w kolejnej korekcie (tej poprzedniej) – 03 itd.;
• nie dokonuje się korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł (chyba że podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota – np. u przedsiębiorców, niektórych zleceniobiorców);
• raporty za daną osobę ubezpieczoną koryguje się tylko w ramach raportu danego rodzaju, tj. odrębnie dla raportów składkowych i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA); jeżeli więc błąd pojawił się tylko w raporcie ZUS RSA, to nie ma potrzeby dołączania do jego korekty również raportu ZUS RCA, i odwrotnie – jeśli pomyłka zaszła wyłącznie w raporcie ZUS RCA, to należy złożyć tylko korektę tego raportu.

4.1. Wycofanie raportu składkowego lub świadczeniowego

Miesięczne raporty imienne dzielą się na składkowe (ZUS RCA) i świadczeniowe (ZUS RSA).

Jednym z błędów popełnianych przez płatników składek jest przesłanie do ZUS raportu składkowego za któregoś z ubezpieczonych, za którego taki raport nie powinien być przekazany. Wtedy konieczne jest skorygowanie raportu poprzez jego wycofanie. W tym celu należy wypełnić nowy raport, w którym pola dotyczące podstawy wymiaru i kwot składek będą zawierały wartości zerowe („0,00”).

Konieczne może okazać się także wycofanie raportu świadczeniowego za ubezpieczonego (ZUS RSA). Rezygnacja z tego raportu następuje w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia poprzez wpisanie:

• danego kodu tytułu ubezpieczeń,
• „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,
• danego kodu świadczenia/przerwy,
• okresu, takiego samego jak w wycofywanym raporcie,
• „0,00” w polu „kwota” (można także zostawić puste pole).

Płatnik składek, który złożył kilka raportów ZUS RSA za danego ubezpieczonego z dobrym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy, jest zobowiązany postąpić w następujący sposób, jeżeli zachodzi konieczność wycofania:

• jednego z nich – składa tylko raporty aktualne z oznaczeniem, że są korygujące,
• wszystkich raportów – składa wycofanie każdego z raportów,
• jednego z nich i korekty drugiego – składa aktualny komplet raportów korygujących, bez raportu, który należy wycofać.

4.2. Korygowanie dokumentów przez ZUS z urzędu

ZUS jest uprawniony do korygowania z urzędu błędów stwierdzonych w dokumentach ubezpieczeniowych, a więc w raportach rozliczeniowych bądź deklaracji rozliczeniowej. Zrobi to, jeżeli uzna, że jest w stanie usunąć je we własnym zakresie (o ile nie upłynęło 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie).

Jeśli zajdzie taka potrzeba, ZUS może zwrócić się do płatnika składek o przekazanie danych niezbędnych do skorygowania z urzędu dokumentów rozliczeniowych (art. 48b ust. 1–3 ustawy systemowej).

W przypadku stwierdzenia rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika składek i kwotach składek wyliczonych przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika składek za prawidłowe, przyjmuje się kwoty składek wyliczone przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika składek.

Po usunięciu nieprawidłowości ZUS informuje o tym płatnika składek. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych skorygowanych z urzędu albo z danymi skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika składek, to w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Natomiast jeżeli to sam ubezpieczony nie zgadza się ze skorygowanymi przez ZUS danymi, to w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji powinien złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

ZUS na podstawie prawidłowych raportów dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego. Podstawą rozliczeń na koncie płatnika składek jest deklaracja o najwyższym numerze identyfikatora, z uwzględnieniem rozliczonych w niej uznań oraz dokonanych wpłat.

5. Terminy sporządzenia korekt dokumentów

W razie stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS w ww. dokumentach płatnik składek jest zobowiązany złożyć korekty w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, w terminie 7 dni (art. 41 ust. 7a ustawy systemowej).

Jeżeli konieczność sporządzenia korekty wynika ze stwierdzenia błędów przez ZUS w drodze decyzji, termin ten wynosi 7 dni, licząc od uprawomocnienia się decyzji.

Jeśli natomiast konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli, płatnik składek ma obowiązek sporządzenia korekt dokumentów w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli (art. 41 ust. 7b ustawy systemowej).

Należy pamiętać, że dokumenty rozliczeniowe za okres od 1 stycznia 2022 r. mogą być korygowane przez płatników składek tylko przez okres 5 lat, licząc od terminu płatności składek za dany miesiąc. Po upływie tego terminu ZUS nie przyjmie korekt tych dokumentów (art. 48d ust. 1 i 3 ustawy systemowej).

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania płac