Jak zamawiający może naprawić swoją oczywistą omyłkę?

W praktyce udzielania zamówień publicznych nierzadkie są sytuacje, że zamawiający dopiero po otwarciu ofert spostrzega, iż popełnił błąd w dokumentacji (np. w opisie przedmiotu zamówienia lub wzorze formularza ofertowego). Nie zawsze jednak właściwym rozwiązaniem jest unieważnienie postępowania, a niekiedy może być to nawet niedopuszczalne.

Późny moment wykrycia omyłki stawia zamawiającego w niełatwym położeniu – musi on bowiem rozstrzygnąć, jakie działania podjąć, by naprawić sytuację bez naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

typowe błędy

Błędy popełniane przez zamawiających można podzielić analogicznie do omyłek występujących w ofertach wykonawców na kilka kategorii:

► 1. Pisarskie. To najczęstsza kategoria omyłek, do której należą m.in.:

• błędny zapis nazwy postępowania,
• literówki,
• brak konsekwencji w zapisie danych zamawiającego.

Omyłki pisarskie, choć pozornie drobne, mogą budzić wątpliwości co do autentyczności lub spójności dokumentacji.

► 2. Rachunkowe. Pojawiają się najczęściej przy stosowaniu arkuszy cenowych lub kosztorysów. Mają one charakter oczywisty: wynikają z prostych pomyłek arytmetycznych, które można dostrzec bez konieczności prowadzenia wyjaśnień.

► 3. Merytoryczne. Są najbardziej problematyczne. Polegają na braku wewnętrznej spójności dokumentów zamówienia, np.

• pominięcie pozycji w formularzu oferty, mimo że dana pozycja widnieje w opisie przedmiotu zamówienia, albo
• sprzeczność pomiędzy poszczególnymi zapisami opisu przedmiotu.

Zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) po upływie terminu składania ofert zamawiający co do zasady nie może już modyfikować specyfikacji warunków zamówienia (art. 137 ust. 1, art. 143 ust. 4, art. 286 ust. 1–2 p.z.p.). Jeśli jednak omyłka zostanie dostrzeżona przed otwarciem ofert, dopuszczalne jest jej skorygowanie – pod warunkiem, że zmiana nie ma charakteru istotnego i nie prowadzi do unieważnienia postępowania na podstawie art. 256 p.z.p. (przepis ten pozwala zamawiającemu na unieważnienie postępowania przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, o ile wystąpiły okoliczności, które powodują, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione – red.).