Interpretacja indywidualna z dnia 9 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.905.2025.3.JM
Obowiązek ewidencjonowania wpłat na kasie rejestrującej powstaje z chwilą uznania płatności na rachunku podatnika, gdy wpłaty dokonywane są z góry na poczet wyraźnie określonych usług medycznych, nawet jeżeli usługa może być odwołana.
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
8 września 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 8 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy momentu zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej otrzymanej wpłaty oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani pismem z 15 października 2025 r. (wpływ 15 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w formie indywidualnej praktyki lekarskiej rozpoczętej w 2024 roku. Forma opodatkowania: ryczałt, ewidencja przychodów. Świadczy Pani odpłatne usługi medyczne z zakresu psychiatrii na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Pacjenci dokonują płatności z góry przelewem, zwykle na 1-2 tygodnie przed wizytą. W przypadku odwołania wizyty wpłata jest zwracana pacjentowi w całości, na ten sam rachunek, z którego dokonano wpłaty. Nie rejestruje Pani przedpłat w kasie rejestrującej w momencie wpływu środków, ponieważ do tego czasu nie ma Pani pewności, czy usługa zostanie wykonana. Paragon fiskalny drukuje Pani w dniu faktycznego wykonania usługi. Wpłaty od pacjentów traktuje Pani jako zaliczki na poczet przyszłych usług, które nie mają definitywnego charakteru do momentu wykonania świadczenia. Nie złożyła Pani informacji, o której mowa w art. 14 ust. 1j ustawy o PIT.
Pytanie
(Pytanie 1) Kiedy powstaje obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej w przypadku usług medycznych opłacanych z góry, jeśli pacjent ma prawo do zwrotu wpłaty w razie odwołania wizyty?
Pani stanowisko w sprawie
Ad. 1 (VAT): W Pani ocenie obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej powstaje w dniu wykonania usługi, a nie w momencie wpływu płatności. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek ewidencjonowania przedpłaty powstaje tylko wtedy, gdy zapłata ma charakter definitywny. W przypadku usług medycznych, które mogą być odwołane, wpłata nie jest ostateczna do momentu realizacji usługi, dlatego ewidencjonowanie w dniu wykonania świadczenia jest prawidłowe.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.
Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.
Natomiast art. 19a ust. 8 ustawy stanowi, że:
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:
1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;
2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.
Należy wskazać, że ustawodawca nie zamieścił w treści ustawy o podatku od towarów i usług definicji zaliczki. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego PWN” (...) zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi.
Zgodnie z powyższym, aby zapłatę na poczet przyszłej należności uznać za zaliczkę, zadatek musi ona być powiązana z konkretną transakcją, co zostało potwierdzone także przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE).
W wyroku z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-419/02, BUPA Hospitals Ltd i Goldsborough Developments Ltd przeciwko Commissioners of Customs & Excise TSUE stwierdził, że w zakresie art. 10 ust. 2 akapit drugi VI Dyrektywy VAT, nie mieści się przedpłata dokonana w kwocie ryczałtowej na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy, z którego nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili rozwiązać, odzyskując w całości wykorzystaną przedpłatę. Należy wskazać, że art. 10 ust. 2 akapit drugi powyższej Dyrektywy stanowi, że w przypadku gdy zapłata następuje, przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, podatek staje się wymagalny w momencie otrzymania płatności i od jej wysokości.
W powyższym wyroku TSUE podkreślił, że:
(…) w przypadku dokonania płatności zaliczkowej obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje zanim dostawa towarów lub świadczenie usług zostaną wykonane. Aby obowiązek podatkowy powstał w takiej sytuacji, wszelkie okoliczności mające znaczenie dla zaistnienia zdarzenia podatkowego, tzn. przyszła dostawa lub przyszłe świadczenie usług muszą już być znane, a zatem w szczególności, (...) w momencie dokonania takiej zapłaty, towary i usługi powinny być szczegółowo określone. (…).
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.
Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących (…).
W myśl art. 145a ust. 15 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki i sposób używania przez podatników kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym sposób zakończenia używania tych kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy ich zastosowaniu, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy tych kas (…).
Na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”.
W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
Podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Zgodnie § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.
Ponadto, w myśl § 6 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
Podatnicy, prowadząc ewidencję zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.
Jak stanowi § 6 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
Podatnicy, prowadząc ewidencję przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w formie indywidualnej praktyki lekarskiej, rozpoczętej w 2024 r. Świadczy Pani odpłatne usługi medyczne z zakresu psychiatrii na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Pacjenci dokonują płatności z góry przelewem, zwykle na 1 - 2 tygodnie przed wizytą. W przypadku odwołania wizyty wpłata jest zwracana pacjentowi w całości, na ten sam rachunek, z którego dokonano wpłaty. Nie rejestruje Pani przedpłat w kasie rejestrującej w momencie wpływu środków, ponieważ do tego czasu nie ma pewności, czy usługa zostanie wykonana. Paragon fiskalny drukuje Pani w dniu faktycznego wykonania usługi. Wpłaty od pacjentów traktuje Pani jako zaliczki na poczet przyszłych usług, które nie mają definitywnego charakteru do momentu wykonania świadczenia.
Pani wątpliwości dotyczą momentu zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej otrzymanej wpłaty.
Jak wcześniej wskazałem, obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy. Obowiązek ten ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.
Kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy. Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy.
Zatem, aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:
·zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (określone powinny być cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),
·konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,
·w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.
Zatem otrzymane przez Panią zapłaty za usługi, które wykona Pani w przyszłości mieszczą się w dyspozycji art. 19a ust. 8 ustawy i rodzą u Pani obowiązek podatkowy w podatku VAT. W chwili dokonywania wpłaty zaliczki możliwe jest określenie przedmiotu świadczenia, tj. wykonanie usługi medycznej. Dokonując zatem przyjęcia zaliczki, stawka podatku od towarów i usług winna być adekwatna do stawki właściwej dla sprzedaży danej usługi, której dotyczy wpłacona zaliczka.
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy stwierdzam, że w związku z otrzymaniem przez Panią zapłaty przelewem, na poczet wykonania usługi jest Pani zobowiązana do zaewidencjonowania takiej płatności na kasie rejestrującej niezwłocznie po uznaniu tej kwoty na Pani rachunku bankowym, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na tym rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokona Pani sprzedaży usługi, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Tym samym Pani stanowisko jest nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Zaznaczam, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Tą interpretacją został załatwiony wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług. Natomiast wniosek w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych został załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?