ZFŚS w grudniu: co trzeba sprawdzić, przeliczyć i jak udokumentować

Do końca roku jednostki budżetowe muszą rozliczyć fundusz zgodnie z faktycznym stanem zatrudnienia. To ostatni moment na weryfikację odpisu, wykonanie korekt księgowych i skompletowanie dokumentów wymaganych przy kontroli

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obowiązkowo (art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Z tego względu są również zobowiązane do ostatecznej korekty odpisu na ZFŚS do końca roku budżetowego.

W ciągu roku środki na fundusz są przekazywane na podstawie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS:

– do 31 maja jednostka przekazuje co najmniej 75 proc. odpisów podstawowych,

– do 30 września – pozostałą część odpisów oraz ewentualne zwiększenia.

Są to jednak kwoty ustalone w oparciu o dane planowane, które w trakcie roku mogą się zmienić. Dlatego do 31 grudnia jednostki sektora finansów publicznych muszą obowiązkowo skorygować odpis na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis trzeba ustalić na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia, obejmującego pracowników zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełne etaty.

Podstawa naliczania

Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2025 r. ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej ogłoszonego przez Prezesa GUS. Zgodnie z obwieszczeniem z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. wyniosło 7262,39 zł i ta kwota stanowi podstawę naliczania odpisów w 2025 r. (była wyższa niż przeciętne wynagrodzenie z całego 2024 r.).