Interpretacja indywidualna z dnia 12 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.524.2025.1.AW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam,żePaństwastanowiskowsprawieocenyskutkówpodatkowychopisanegostanufaktycznegojest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie międzynarodowego transportu drogowego. W ramach prowadzonej działalności zatrudnia kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe na trasach obejmujących terytorium państw Unii Europejskiej oraz Szwajcarii, Norwegii i Wielkiej Brytanii. Kierowcy są zatrudnieni na podstawie umów o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawy o czasie pracy kierowców. W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych kierowcy odbywają liczne podróże służbowe poza granicami Polski. Wnioskodawca ponosi na rzecz kierowców wydatki związane z podróżami służbowymi, w szczególności: diety z tytułu podróży zagranicznych, ryczałty za noclegi, inne należności przysługujące zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wszystkie wypłaty są odpowiednio udokumentowane – rozliczenia są prowadzone na podstawie kart delegacji, ewidencji tras, raportów GPS oraz list płac. Wnioskodawca ujmuje te wydatki w księgach rachunkowych jako koszty działalności operacyjnej.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu diet, ryczałtów za noclegi oraz innych należności z tytułu podróży służbowych stanowią koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na diety i ryczałty za noclegi kierowców międzynarodowych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż: Są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Wynikają z obowiązków pracodawcy wobec pracowników wykonujących podróże służbowe, określonych w przepisach prawa pracy. Stanowią element kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa transportowego – bez ponoszenia tych wydatków wykonywanie przewozów międzynarodowych byłoby niemożliwe. Wydatki te nie są wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji, prawidłowe jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wypłaconych kierowcom: diet zagranicznych, ryczałtów noclegowych, innych należności z tytułu podróży służbowych, o ile zostały właściwie udokumentowane i wynikają z obowiązujących regulaminów oraz przepisów prawa pracy.

Podsumowanie stanowiska: Tak – wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu diet i ryczałtów za noclegi stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami rozumieć należy te koszty, których poniesienie bezpośrednio wpływa na uzyskanie przychodu z danego, konkretnego źródła. Będą to więc wszystkie te koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przyniosło konkretne przychody.

Natomiast koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, to wszystkie kwalifikowalne koszty, które nie mogą być jednoznacznie wskazane jako bezpośrednio związane z danym przychodem, ale które zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Jak wynika z wniosku, prowadzą Państwo działalność gospodarczą w zakresie międzynarodowego transportu drogowego rzeczy. W ramach prowadzonej działalności zatrudniają Państwo kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe na podstawie umów o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawy o czasie pracy kierowców.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu podróży służbowych stanowią koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Szczegółowe zasady określające czas pracy kierowców zawiera ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 220), która w art. 1 pkt 1 stanowi:

Ustawa określa czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

Z kolei na podstawie art. 26f ust. 1 tej ustawy:

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Przepis ten dotyczy zatem wprost pracowników wykonujących zadania służbowe w ramach przewozów międzynarodowych. Oznacza to, że należności ponoszone przez Państwa na rzecz kierowcy wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie stanowią należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Biorąc pod uwagę przytoczone wyżej przepisy w kontekście przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że pracownik będący w ramach zatrudnienia kierowcą międzynarodowym nie jest w podróży służbowej. Zatem w niniejszej sprawie nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

W tym miejscu należy natomiast wskazać na szczególny charakter regulacji w przypadku pracownika zatrudnionego umowy o pracę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., dalej: „Kp”).

Zgodnie z art. 1 Kp:

Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców.

W świetle art. 2 Kp:

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W myśl art. 3 Kp:

Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Należy zatem stwierdzić, że jeżeli Państwo jako pracodawca, zobowiązali się do wypłaty kierowcom międzynarodowym diet i ryczałtów za noclegi to, pomimo iż nie są to należności z tytułu podróży służbowej pracowników, to wydatki te spełniają przesłankę uznania ich za koszty uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Reasumując, nie można się zgodzić z Państwa stanowiskiem, że kierowca międzynarodowy jest w podróży służbowej. Jednakże ww. wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Został bowiem spełniony przewidziany w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – pozytywny warunek poniesienia wydatku przez podatnika, gdyż wydatek ten pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz jego poniesienie następuje w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie zostaje spełniona – wynikająca z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT – przesłanka negatywna, gdyż wydatek taki nie został określony w tym przepisie.

Zatem wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu diet, ryczałtów za noclegi oraz innych należności nie wynikają z tytułu podróży służbowych, jednak ponieważ spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym Państwa stanowisko, że wydatki ponoszone na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu diet i ryczałtów za noclegi stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.