Procedury wdrożenia KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych

Od 1 lutego 2026 r. jednostki budżetowe czeka prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Faktury będą wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. centralnego systemu teleinformatycznego, który ma na celu usprawnienie procesu fakturowania i zwiększenie transparentności rozliczeń. W celu prawidłowego przygotowania się do tej sytuacji jednostki powinny dokonać zmian w swoich procedurach i instrukcjach wewnętrznych.

Krajowy System e-Faktur w jednostkach sektora finansów publicznych

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny, który służy do obsługi nowego typu faktury – faktury ustrukturyzowanej, która może być wystawiona z jego wykorzystaniem.

Krajowy System e-Faktur zakłada pełną cyfryzację obiegu faktur – nie tylko w zakresie wystawiania dokumentów, ale także ich odbioru, przechowywania i raportowania. Do podstawowych funkcji KSeF należy m.in.:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,
• dostęp do faktur ustrukturyzowanych.

Samorządy, które funkcjonują w oparciu o szczególne zasady rachunkowości budżetowej i posiadają wielowarstwowe struktury organizacyjne, muszą zmierzyć się z implementacją KSeF w skali znacznie bardziej złożonej niż przeciętny przedsiębiorca. Przede wszystkim należy dostosować systemy finansowo-księgowe oraz zorganizować obieg dokumentów w sposób uwzględniający specyfikę korzystania z jednego numeru NIP przez wiele jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, domy pomocy społecznej czy ośrodki kultury.

Ustawodawca już wiele razy przesuwał termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Co do zasady obowiązek e-fakturowania wchodzi w życie 1 lutego 2026 r.