Interpretacja indywidualna z dnia 23 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.471.2025.3.RH

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Wniosek dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo, w odpowiedzi na wezwanie, pismami z 27 października 2025 r. (wpływ 27 i 29 października 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką z o.o. (Spółka) prowadzącą działalność w zakresie (…).

Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podejmuje współpracę z wysokiej klasy specjalistami z branży IT, marketingu oraz z innych obszarów związanych z działalnością Spółki, m.in. na podstawie umów cywilnoprawnych o stałej współpracy tzw. B2B („Umowa o Współpracy”) oraz na podstawie umów o pracę („Umowa o pracę”). Umowy o współpracy zawierane są przez Wnioskodawcę ze specjalistami, osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą („Współpracownicy”).

Z uwagi na bardzo wysoką konkurencję w sektorze (…), Wnioskodawca w celu pozyskania najbardziej wartościowych na rynku współpracowników oraz pracowników, a także utrzymania ich współpracy ze Spółką, oferuje im oprócz wynagrodzenia, także pakiet benefitów w ramach programu kafeteryjnego (dostępnego na platformie (…)). Celem przyznawania benefitów jest ułatwienie pozyskania dla Wnioskodawcy jak najlepszych współpracowników oraz pracowników. Dzisiejsze warunki rynku, na którym działa Wnioskodawca zmuszają Wnioskodawcę, aby oferować pracownikom i współpracownikom coraz atrakcyjniejsze warunki współpracy.

Zasady funkcjonowania Programu kafeteryjnego:

1) Program kafeteryjny (tzw. Program korzyści pracowniczych) zapewniany jest na podstawie umowy Wnioskodawcy z dostawcą zewnętrznym (Dostawca programu). W oparciu o powyższą umowę, osobom wskazanym przez Wnioskodawcę (współpracownikom oraz pracownikom, tj. Beneficjentom), Dostawca programu zapewnia świadczenie przez podmioty trzecie, usług oraz dostarczanie produktów za pomocą podmiotów trzecich, dostarczając beneficjentom programu bilety, karty przedpłacone, bony towarowe, vouchery, karty podarunkowe, zapewniające możliwość skorzystania z usług/nabycia produktów od tych podmiotów trzecich.

2) Współpracownicy oraz pracownicy otrzymują co miesiąc, na indywidualne konto funkcjonujące w ramach tego systemu (programu kafeteryjnego), określoną liczbę punktów, które mogą wymieniać na różne świadczenia w naturze (punktami można płacić m.in. za kartę multisport, pakiety usług medycznych, punkty można również wymieniać na zakup produktów z różnych kategorii, np. kultura i rozrywka, wypoczynek, sport, restauracje i catering itd.).

3) Punkty finansowane są ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

4) Punkty są przyznawane co miesiąc i powinny zostać wykorzystane w ciągu kwartału. Wnioskodawca nie przewiduje możliwości wypłaty zgromadzonych środków w gotówce.

5) Punkty przypisane do indywidualnego konta każdy ze współpracowników oraz pracowników może wydatkować w okresie współpracy z Wnioskodawcą.

6) Dostawca programu kafeteryjnego realizuje zamówienia Beneficjentów na ogół poprzez wydanie im - za punkty - wyżej wspomnianych biletów/kart/bonów/voucherów umożliwiających odbiór usług i towarów od partnerów tego podmiotu. Wydanie, w zależności od zamówionego świadczenia, może nastąpić poprzez przesłanie mailem dokumentu nadającego się do wydruku lub nawet samego kodu uprawniającego do nabycia usług/towarów, lub też poprzez przesłanie listem, np. biletów na koncert.

7) Program kafeteryjny dostępny jest dla wszystkich współpracowników oraz pracowników po upływie pierwszego trzymiesięcznego okresu współpracy z Wnioskodawcą i podpisaniu kolejnej umowy. Z programu kafeteryjnego korzystają wszyscy współpracownicy oraz pracownicy. W całym procesie Wnioskodawca ma kontrolę jedynie nad tym, że poszczególni Beneficjenci zamawiają usługi/produkty w postaci kart/bonów/voucherów o określonej wartości, o czym dowiaduje się po ich nabyciu oraz z zestawienia, które zostaje załączone do dokumentu księgowego wystawionego przez Dostawcę programu, jednakże nie ma kontroli i wiedzy o tym, czy i kiedy współpracownik lub pracownik faktycznie skorzystał z usług lub nabył produkty w oparciu o wydane mu bilety/karty/bony/vouchery.

Jak wskazano powyżej, Wnioskodawca nie przewiduje możliwości wypłaty zgromadzonych środków w gotówce. Punkty przypisane do indywidualnego konta każdy ze współpracowników oraz pracowników może wydatkować w okresie współpracy z Wnioskodawcą.

Finansowanie punktów, które co miesiąc są dopisywane do kont Beneficjentów odbywa się ze środków obrotowych Wnioskodawcy, w formie przedpłaty, na podstawie wystawionej przez dostawcę noty obciążeniowej. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego (wynoszącego 1 miesiąc) Dostawca programu wystawia, w oparciu o zestawienie biletów/kart/bonów/voucherów, uprawniających do nabycia usług i towarów zamówionych w tym okresie przez wszystkich współpracowników oraz pracowników, dokument księgowy (fakturę lub notę księgową), stanowiący podstawę obciążenia Wnioskodawcy kosztami Programu kafeteryjnego. Wartość wynikająca z rzeczonego dokumentu księgowego nie musi odpowiadać wartości usług i produktów wykorzystanych faktycznie przez współpracowników oraz pracowników w danym okresie rozliczeniowym, ale w każdym przypadku, odpowiadać będzie wartości punktów jakie zostały przez Beneficjentow wymienione na produkty lub usługi. Jak wspomniano wyżej, do nabycia usługi lub produktu nie musi w ogóle dojść, wykorzystanie nabytych kart/bonów/voucherów leży bowiem w gestii współpracownika/pracownika.

Jeżeli zatem współpracownik/pracownik z dostępnej ilości punktów na platformie, np. 88 punktów, wykorzysta tylko 50 z nich, Dostawca Programu kafeteryjnego wystawi dokumentów księgowy tylko na kwotę 50 zł. Wnioskodawca podkreśla, iż samo uruchomienie Programu kafeteryjnego na podstawie umowy Wnioskodawcy z dostawcą programu nie powoduje jeszcze konieczności uiszczenia żadnych opłat.

W przypadku gdy Beneficjent przestanie współpracować z Wnioskodawcą, nastąpi zablokowanie jego konta w Programie kafeteryjnym (czyli uniemożliwienie mu składania dalszych zamówień). Pozostanie to jednak bez wpływu na zamówione już a niewykorzystane karty/bony/vouchery, których termin ważności jeszcze nie upłynął.

W zakresie dotyczącym współpracowników, Wnioskodawca do niedawna refakturował ustaloną ze współpracownikami część kosztów benefitów na współpracowników. Obecnie wydatki na zakup benefitów, tj. świadczeń z Programu kafeteryjnego są w całości ponoszone przez Wnioskodawcę, bez ich refakturowania na współpracowników. Co miesiąc, współpracownicy otrzymują informację o wysokości uzyskanego przychodu za dany miesiąc w związku z wykorzystanymi przez nich benefitami. W informacji tej określona jest wartość poszczególnych świadczeń (benefitów) poniesionych przez Spółkę wraz ze wskazaniem, że wartość ta stanowi dla współpracowników przychód z działalności gospodarczej w rozumieniu podatku dochodowego od osób fizycznych.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 27 października 2025 r. na zadane w wezwaniu pytania udzielono odpowiedzi w następujący sposób:

1. Czy umowy o pracę z Pracownikami oraz umowy B2B ze Współpracownikami przewidują, że świadczenia w ramach systemu kafeteryjnego, o których mowa we wniosku są elementem należnego im wynagrodzenia?

Odp. W obecnym stanie faktycznym Umowy o pracę oraz umowy B2B ze Współpracownikami nie przewidują, że świadczenia te są elementem należnego im wynagrodzenia. Program kafeteryjny stanowi obok wynagrodzenia podstawowego wynikającego z zawartej umowy (odpowiednio umowy o pracę, umowy współpracy), dodatkowe świadczenia pozapłacowe dla Personelu.

Umowy nie zawierają obecnie zapisu oraz nie będą zawierać zapisu wskazującego na to, że świadczenia w ramach systemu kafeteryjnego, o których mowa we wniosku są elementem wynagrodzenia.

Program kafeteryjny stanowi i będzie stanowił element pozapłacowy dla Pracowników i Współpracowników. Spółka w najbliższym czasie zawrze ze Współpracownikami odpowiednie aneksy do umów, które wprowadzą do tych umów zapis, o możliwości korzystania z platformy kafeteryjnej umożliwiającej wybór benefitów. Spółka planuje sformułować ten zapis w następujący sposób:

„Jednocześnie współpracownik w ramach odrębnych ustaleń pomiędzy Stronami może otrzymać od Spółki dostęp do platformy kafeteryjnej, w ramach której uzyskuje dostęp do szeregu świadczeń pozapłacowych, tzw. benefitów takich jak, np. pakiet sportowy, medyczny lub zniżki na różne produkty lub usługi od partnerów platformy”.

Może jednak wystąpić sytuacja, że Współpracownik (lub Pracownik) nie wyrazi zgody na korzystanie z platformy kafeteryjnej, w takiej sytuacji Spółka nie wypłaci takiemu Współpracownikowi (lub Pracownikowi) równowartości świadczeń, z których mógłby skorzystać w ramach platformy kafeteryjnej.

Wnioskodawca będzie przekazywał Współpracownikom informacje o wartości świadczenia otrzymanego w ramach korzystania z platformy kafeteryjnej wraz z informacją, że wartość tego świadczenia powinna zostać uwzględniona w rozliczeniu podatkowym Współpracownika. Na Współpracowniku będzie więc ciążył obowiązek samodzielnego wykazania tego przysporzenia do opodatkowania.

2. Czy fakt poniesienia przez Państwa wydatków na Program kafeteryjny ma wpływ (jaki?) na wysokość wynagrodzenia wypłacanego Pracownikom oraz Współpracownikom?

ODP. Fakt poniesienia przez Wnioskodawcę wydatków na Program kafeteryjny nie ma wpływu na wysokość wypłacanego wynagrodzenia bez względu na podstawę współpracy. Jeśli pracownicy lub współpracownicy wyrażają (lub nie wyrażają) chęci na korzystanie ze świadczenia pozostaje to bez wpływu na wysokość standardowo wypłacanego na ich rzecz wynagrodzenia.

Pytania

1. Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków opisanych powyżej, ponoszonych przez Spółkę na Program kafeteryjny, w części dotyczącej świadczeń na rzecz Pracowników, tj. środki pieniężne przekazywane Dostawcy programu, które następnie zostają udostępnione jako środki (punkty) w Programie kafateryjnym i zasilają konta Pracowników (które finalnie zostają wykorzystane przez Pracowników na ich cele osobiste) utworzone w serwisie internetowym Dostawcy programu?

2. W jakim momencie Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki, o których mowa w pytaniu nr 1 do kosztów uzyskania przychodów?

3. Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków opisanych powyżej, ponoszonych przez Spółkę na Program kafeteryjny, w części dotyczącej świadczeń na rzecz Współpracowników związanych z Wnioskodawcą umowami typu B2B, tj. środki pieniężne przekazywane Dostawcy programu, które następnie zostają udostępnione jako środki (punkty) w Programie kafeteryjnym i zasilają konta Współpracowników (które finalnie zostaną wykorzystane przez Współpracowników na ich cele osobiste) utworzone w serwisie internetowym Dostawcy programu?

4. W jakim momencie Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki, o których mowa w pytaniu nr 3 do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1 oraz Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, jest uprawniony do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które będzie ponosić w związku z Programem kafeteryjnym, z którego będą korzystać Pracownicy i Współpracownicy (Beneficjenci), tj. środki pieniężne przekazywane dostawcy Programu, które następnie zostają udostępnione jako środki (punkty) w systemie kafeteryjnym i zasilą konta Beneficjentów (które finalnie zostaną wykorzystane przez pracowników oraz Współpracowników na ich cele osobiste) utworzone w serwisie internetowym Dostawcy Programu.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „Ustawa o CIT”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji jako kosztu uzyskania przychodów. Należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. pokryty z jego środków finansowych,

- jest rzeczywisty i nie został zwrócony w jakiejkolwiek formie,

- pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika,

- został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,

- został odpowiednio udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.

W praktyce oznacza to, że podatnik może uwzględnić w kosztach zarówno wydatki bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile spełniają powyższe warunki. Konstrukcja przepisów daje możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, pod warunkiem ich racjonalnego uzasadnienia oraz wykazania związku z prowadzoną działalnością.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” wskazuje, że nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszty podatkowe. Aby to było możliwe, musi istnieć uzasadniona i przewidywalna relacja między wydatkiem a przychodem. Przykładem jest sytuacja, gdy podatnik mógł przewidzieć, że wydatek przyczyni się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Nabycie przez Wnioskodawcę w ramach Programu kafeteryjnego punktów do wymiany ich na poszczególne usługi lub towary od dostawcy będzie odpowiednio udokumentowane. Po zakończeniu każdego miesięcznego okresu rozliczeniowego, Wnioskodawca otrzyma stosowny dokument księgowy.

W ocenie Wnioskodawcy, istnieje również wyraźny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy opisanymi wydatkami a działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, tj. wydatki te niewątpliwie będą ponoszone w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Wnioskodawca nawiązuje relacje biznesowe ze współpracownikami oraz pracownikami ściśle w związku z głównym przedmiotem jego działalności. Beneficjenci Programu kafeteryjnego są wysokiej klasy specjalistami w branży, w której funkcjonuje Wnioskodawca. Należy podkreślić, że bez nawiązania współpracy z tymi osobami, Wnioskodawca nie osiągnąłby sukcesu biznesowego i nie mógłby efektywnie świadczyć usług na rzecz klientów oraz rozwijać oferowanych rozwiązań, a w konsekwencji - uzyskiwać przychodów z działalności gospodarczej. Celem ponoszenia wydatków na opisane wyżej benefity jest dodatkowa motywacja dla Beneficjentów mająca umożliwić nawiązanie z nimi współpracy oraz utrzymanie jej ciągłości.

Ze względu na oczekiwany profil zawodowy współpracowników oraz pracowników, w celu pozyskania osób kompetentnych, wnioskodawca musi konkurować na rynku z innymi podmiotami skłonnymi do nawiązania współpracy z ww. osobami. W związku z powyższym, oferta złożona potencjalnym współpracownikom oraz pracownikom musi zawierać konkurencyjne warunki wynagrodzenia i dodatkowych świadczeń motywujących.

Finansowanie benefitów wpływa pozytywnie nie tylko na możliwość nawiązania współpracy z nowymi kandydatami, ale także na zaangażowanie współpracowników oraz pracowników, z którymi obecnie współpracuje Wnioskodawca. Program kafeteryjny zwiększa zaangażowanie Beneficjentów w realizację usług na rzecz Wnioskodawcy oraz gotowość do utrzymania ciągłości współpracy. Wprowadzenie ww. świadczeń przez Wnioskodawcę będzie stanowić w jego ocenie wartość dodaną dla rozwoju jego działalności oraz zwiększania dochodowości Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki na program kafeteryjny pozostają w nierozerwalnym związku z osiąganym przez spółkę przychodem oraz jednocześnie nie mieszczą się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zamieszczonym w art. 16 Ustawy o CIT. W szczególności, w ocenie Wnioskodawcy ww. wydatki nie powinny być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy o CIT. Świadczenia dodatkowe/benefity w zakresie Programu kafeteryjnego są bowiem aktualnie standardem rynkowym w branży programistycznej/technologicznej/marketingowej. Dostarczanie przez Spółkę ww. świadczeń wynika przede wszystkim nie z intencji wyróżniania się spośród innych podmiotów, lecz z dążenia do dostosowania swojej oferty współpracy do standardów konkurencyjnych, względem innych podmiotów działających na rynku.

Należy podkreślić, że wydatki będące przedmiotem analizy nie są ponoszone przez Wnioskodawcę przed zawarciem umowy z danym współpracownikiem lub pracownikiem, dopiero po okresie pierwszych trzech miesięcy współpracy i tylko przez czas trwania zawartego kontraktu.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych, w tym w szczególności w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wydawanych w analogicznych stanach faktycznych:

- Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 2 grudnia 2024 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010. 558.2024.1.PK,

- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 25 marca 2024 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010. 44.2024.MM

(...) Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że w przedstawionych powyżej okolicznościach ww. Wydatki mogą stanowi koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, gdyż z informacji zawartych we wniosku jasno wynika, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na wskazane we wniosku pozapłacowe (niepieniężne) elementy wypłacanego osobom współpracującym wynagrodzenia, a osiągnięciem przez spółkę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

- Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 16 października 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-1. 4010.439.2023.2.KM

Odnosząc się do wątpliwości wnioskodawcy, wskazać należy, że jak wynika z okoliczności sprawy, w obecnych czasach sytuacja na rynku IT wymusza na zleceniodawcach oferowanie szeregu benefitów, gdyż projekty i wynagrodzenia w podobnych firmach są na jednakowym poziomie. Oferowane benefity nie mają na celu tworzenie pozytywnego wizerunku, gdyż benefity w obecnych czasach są już standardem niemal w każdej firmie. Od rodzaju benefitu, który zaoferuje spółka i udostępni potencjalnemu zleceniodawcy zależy zawiązanie współpracy z danym zleceniobiorcą, specjalistą, a jest to kluczowe do realizacji przyjętych przez spółkę projektów, wykonania ich swoim klientom, a co za tym idzie otrzymania za to wynagrodzenia. Spółka nie ma wątpliwości, iż istnieje bezpośredni związek pomiędzy wydatkami poniesionymi na benefity a osiągnięciem przez spółkę przychodów. Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez państwa z tytułu pozapłacowych (niepieniężnych) elementów wypłacanego współpracującym wynagrodzenia (np. Karty (...), ubezpieczenie na (...), karty przedpłacone), biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że w przedstawionych powyżej okolicznościach ww. wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, gdyż z informacji zawartych we wniosku i jego uzupełnienia jasno wynika, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na wskazane we wniosku pozapłacowe (niepieniężne) elementy wypłacanego współpracującym wynagrodzenia, a osiągnięciem przez wnioskodawcę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła. Jak zostało wskazane przez wnioskodawcę, w przypadku braku benefitów spółka nie współpracowałaby ze zleceniobiorcami (specjalistami), a co za tym idzie nie miałaby możliwości realizować projektów, które przynoszą jej przychody.

- Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 21 października 2021 r., Znak: 0111-KDIB1-1. 4010.312.2021.4.NL

(...) Wydatki poniesione przez spółkę na pakiet benefitów zw. z platformą kafeteryjną zaprezentowaną w opisie zdarzenia przyszłego dla pracowników i współpracowników, będą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Mając na uwadze powyższe okoliczności, w ocenie wnioskodawcy będzie on mógł zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki na program kafeteryjny, który będzie przeznaczony dla personelu, tj. Środki pieniężne przekazywane operatorowi, które następnie zostaną udostępnione jako środki w systemie kafeteryjnym i zasilą konta personelu (które finalnie zostaną wykorzystane przez personel na ich cele osobiste) utworzone w serwisie internetowym operatora, będą wykazywały związek z osiąganym przez spółkę przychodem oraz jednocześnie nie będą mieściły się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zamieszczonym w art. 16 ustawy o CIT.

Ad. 2

Z uwagi na to, że:

1) konto Pracownika w serwisie internetowym Dostawcy programu zasilane jest środkami w miesiącu, w którym Spółka dokonuje przedpłaty na podstawie noty obciążeniowej otrzymanej od Dostawcy programu oraz,

2) w miesiącu dokonania przedpłaty Pracownik może wykorzystać przyznane mu środki na towary i usługi dostępne na stronie internetowej Dostawcy programu, przedmiotowe wydatki, o których mowa w Ad. 1, w zakresie dotyczącym Pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki w momencie postawienia ich do dyspozycji, czyli w chwili dokonania przedpłaty na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Dostawcę programu.

Uzasadnienie

Na podstawie art. 15 ust. 4g ustawy o CIT, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163, winno być: t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm., dalej: „Ustawa o PIT”), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 900, 1672, 1718 i 2005 - winno być: Dz.U. z 2024 r. poz. 737, 854, 1562, 1635 i 1933), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Zatem, należności ze stosunku pracy wypłacane przez pracodawcę (Spółkę) na rzecz Pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi należności wynikające ze stosunku pracy stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie zapłaty lub pozostawienia do dyspozycji.

Podsumowując, z uwagi na to, że:

 1) konto Pracownika w serwisie internetowym Dostawcy programu zasilane jest środkami w miesiącu, w którym Spółka dokonuje przedpłaty na podstawie noty obciążeniowej otrzymanej od Dostawcy programu, oraz 

 2) w miesiącu dokonania przedpłaty Pracownik może wykorzystać przyznane mu środki na towary i usługi dostępne na stronie internetowej Dostawcy programu, przedmiotowe wydatki, o których mowa w Ad. 1, w zakresie dotyczącym Pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki w momencie postawienia ich do dyspozycji, czyli w chwili dokonania przedpłaty na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Dostawcę programu.

Ad 4.

W związku z tym, że Wnioskodawca ma do czynienia ze Współpracownikami, a więc osobami niebędącymi Pracownikami Spółki, Spółka traktuje przedmiotowe wydatki jako koszty inne niż bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami (tj. koszty pośrednie, o których mowa w art. 15 ust. 4d-4e ustawy o CIT). Wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich faktycznego poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto przedmiotowy wydatek, na podstawie noty obciążeniowej, w księgach rachunkowych Spółki. Dniem, na który Spółka ujmuje oraz zamierza ujmować przedmiotowy wydatek, w księgach rachunkowych, będzie natomiast dzień wystawienia dokumentu księgowego (noty obciążeniowej) uwzględniającego faktyczną wymianę punktów na poszczególne benefity (a nie dzień zasilenia konta jak ma to miejsce w przypadku Pracowników).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 4c-4e Ustawy o CIT:

1) art. 4c (winno być: ust. 4c). Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 4b pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

2) art. 4d (winno być: ust. 4d). Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

3) art. 4e (winno być: ust. 4e). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma możliwości powiązania wydatków, o których mowa w zakresie dotyczącym Współpracowników w sposób bezpośredni z uzyskiwanymi przychodami. Jednocześnie w ocenie Wnioskodawcy nie ma wątpliwości, że między przedmiotowymi wydatkami a uzyskiwanymi przychodami istnieje związek przyczynowo-skutkowy, tj. są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. Są to więc koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 15 ust. 4b-4e Ustawy o CIT, tj. koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, tzw. koszty pośrednie.

Wnioskodawca uważa, że przedmiotowe wydatki, o których mowa w Ad.1 w zakresie dotyczącym Współpracowników, stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami (tzw. koszty pośrednie), mogą więc zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich faktycznego poniesienia, tj. w dniu, na który przedmiotowy wydatek zostanie ujęty, na podstawie noty księgowej w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

Spółka stoi na stanowisku, że takim dniem będzie dzień określony w dokumencie księgowym (odpowiednio w nocie księgowej lub w fakturze vat) wystawionej w ramach comiesięcznego rozliczenia, które to dokumenty oddawać będą faktyczne obciążenie Wnioskodawcy w danym miesiącu rozliczeniowym (bowiem dojdzie do faktycznej wymiany punktów na benefity).

Zdaniem Wnioskodawcy, powstanie przychodu w odniesieniu do świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń następuje dopiero wówczas, kiedy świadczenia te będą faktycznie otrzymane. Według Wnioskodawcy brak jest podstaw prawnych do uznania, że przychodem są świadczenia, z których podatnik może potencjalnie skorzystać. Dopiero w momencie podjęcia przez Współpracownika decyzji o wymianie punktów na towar lub usługę uzyskuje on realne przysporzenie oraz nabywa prawo do żądania wydania konkretnej rzeczy, konkretnego świadczenia. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Naczelny Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 5 lutego 1997 r.(sygn. akt SA/Sz 1191/96), który stwierdził, że art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT, należy rozumieć w ten sposób, że do świadczeń w naturze odnosi się wyłącznie pojęcie „trzymanych”. Jest to także spójne z możliwością zaliczenia w koszty uzyskania przychodów przez Wnioskodawcę tego typu świadczeń na rzecz Współpracowników.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych, w tym w szczególności w Interpretacjach Indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wydawanych w analogicznych stanach faktycznych:

- Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 2 grudnia 2024 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010. 558.2024.1.PK

Stanowisko wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych, w tym w szczególności w interpretacjach indywidualnych dyrektora krajowej informacji skarbowej, wydawanych w analogicznych stanach faktycznych.

- Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 13 maja 2025 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010. 119.2025.2.AW.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i 2, nieprawidłowe w zakresie pytania Nr 3, a w zakresie pytania Nr 4 ocena stanowiska stała się bezzasadna.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego oceny Państwa stanowiska w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i 2 na podstawie art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej w zakresie pytania nr 3

Państwa wątpliwości w zakresie pytania Nr 3 dotyczą ustalenia, czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków opisanych powyżej, ponoszonych przez Spółkę na Program kafeteryjny, w części dotyczącej świadczeń na rzecz Współpracowników związanych z Wnioskodawcą umowami typu B2B, tj. środków pieniężnych przekazywanych Dostawcy programu, które następnie zostają udostępnione jako środki (punkty) w Programie kafeteryjnym i zasilają konta Współpracowników (które finalnie zostaną wykorzystane przez Współpracowników na ich cele osobiste) utworzone w serwisie internetowym Dostawcy programu.

W odniesieniu do powyższych wątpliwości, wskazać należy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełnić następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodu.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W przedmiotowej sprawie należy zatem zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT zgodnie z którym:

Należy zauważyć, że ustawa o CIT nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto, Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Z opisu Państwa sprawy wynika m.in., że Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podejmuje współpracę z wysokiej klasy specjalistami z branży IT, marketingu oraz z innych obszarów związanych z działalnością Spółki, m.in. na podstawie umów cywilnoprawnych o stałej współpracy tzw. B2B. Umowy o współpracy zawierane są przez Wnioskodawcę ze specjalistami, osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą („Współpracownicy”).

Z uwagi na bardzo wysoką konkurencję w sektorze marketingowo-reklamowym, Spółka w celu pozyskania najbardziej wartościowych na rynku współpracowników, a także utrzymania ich współpracy ze Spółką, oferuje im oprócz wynagrodzenia, także pakiet benefitów w ramach programu kafeteryjnego (dostępnego na platformie worksmile.pl). Celem przyznawania benefitów jest ułatwienie pozyskania dla Spółki jak najlepszych współpracowników. Dzisiejsze warunki rynku, na którym działa Spółka zmuszają Spółkę, aby oferować współpracownikom coraz atrakcyjniejsze warunki współpracy.

W odniesieniu do przedstawionych w pytaniu nr 3 wątpliwości, wskazać należy w pierwszej kolejności, że kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów zatrudniającego te osoby podmiotu. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Są to również wydatki, które dla tych pracowników stanowią element należnego im wynagrodzenia (przychód ze stosunku pracy).

Niewątpliwie osoby zatrudnione przez Spółkę na podstawie umów B2B nie są pracownikami Wnioskodawcy. Są to osoby prowadzące indywidualnie własne działalności gospodarcze.

W zakresie dotyczącym współpracowników program kafeteryjny, nie ma jednak wpływu na wykonanie umowy łączącej Spółkę  z tymi osobami, nie ma również wpływu na wysokość wypłacanego im wynagrodzenia, bez względu na to, czy współpracownicy wyrażają, czy też nie wyrażają, chęci na korzystanie ze świadczeń. Świadczenia kafeteryjne nie są więc świadczeniami wzajemnymi za wykonywaną pracę i jako takie nie zostały wpisane do umów o współpracy, a umowy z kolei stanowią podstawę do zaliczania wynagrodzeń do kosztów. Tym samym, w okolicznościach sprawy, świadczeń kafeteryjnych na rzecz współpracowników nie można zaliczyć do kosztów podatkowych w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jako należnych im wynagrodzeń.

Ponadto, nie ma również podstaw do zaliczenia świadczeń kafeteryjnych do kosztów jako innych świadczeń, ponoszonych w celu nawiązywania i utrzymywania relacji ze współpracownikami bądź ich motywowania. Wydatki, których głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku Spółki poprzez kreowanie pozytywnych relacji ze współpracownikami są kosztami reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Nawet zatem gdyby uznać, że świadczenia kafeteryjne - jako mające wpływ na dobre relacje ze współpracownikami - są ponoszone w celu uzyskania przychodów, to nie mogą stanowić kosztów na podstawie wymienionego przepisu. Podkreślić ponadto trzeba, że osoby zatrudnione na podstawie umów o współpracy B2B są niezależnymi przedsiębiorcami odpowiadającymi za wynik finansowy swojej firmy i odmiennie niż pracownicy, nie wymagają dodatkowej motywacji, ponieważ wynika ona z samej natury działalności gospodarczej, która z założenia służy maksymalizacji zysków. Przedsiębiorca we własnym zakresie podejmuje działania mające mu przynieść jak największe korzyści. Taką korzyścią może być już sama możliwość współpracy z Państwem.

Wykazywanie przez współpracowników wartości świadczeń kafeteryjnych w przychodach również nie uzasadnia zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów w Spółce. W ustawie o CIT nie wprowadzono takiej zależności dla kwalifikacji wydatków do kosztów.

Podsumowując, Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 3 wskazujące, że Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które będzie ponosić w związku z Programem kafeteryjnym, z którego będą korzystać Współpracownicy (Beneficjenci) - jest nieprawidłowe.

W związku z powyższym, skoro Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 3 jest nieprawidłowe, to bezzasadna stała się ocena Państwa stanowiska w zakresie pytania Nr 4 dotyczącego momentu zaliczenia wydatków związanych z programem kafeteryjnym, z którego będą korzystać Współpracownicy do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Jednocześnie wskazać należy, że w pozostałym zakresie objętym wnioskiem, tj. w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji w zakresie określonym pytaniem nr 1 i 2 jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym:

interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.