Interpretacja indywidualna z dnia 30 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.542.2025.3.PK

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych dotyczące przejazdów taksówkami w trakcie:

• podróży służbowych – jest prawidłowe;
• powrotów ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę – jest prawidłowe;
• dojazdu z miejsca zamieszkania na lotnisko i z powrotem w celu odbycia podróży służbowej – jest nieprawidłowe;
• przejazdu z miejsca pracy na spotkanie z klientem, do serwisu samochodowego, dojazd i powrót na Konferencję lub szkolenie oraz powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy – jest prawidłowe;
• dojazdu między miejscem świadczenia pracy a miejscem zamieszkania – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przejazdów taksówkami. Uzupełnili go Państwo pismem z 28 listopada 2025 r. (wpływ 3 grudnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka korzysta z usług firmy świadczącej usługi przewozu osób taksówkami w następujących sytuacjach:

1. Przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej.

2. Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania.

3. Dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej.

4. Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą / przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy.

5. Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Podróże służbowe wymienione we wniosku spełniają definicję podróży służbowej w myśl ustawy z 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracownikiem jest osoba posiadająca umowę o pracę, także tym samym zatrudnionych przez nas pracowników łączy z firmą A. sp. z o.o. stosunek pracy.

Wydatki na taksówki są pokrywane bezpośrednio ze środków A. sp. z o.o. na podstawie otrzymanej zbiorczej faktury z firmy świadczącej usługi przewozu. Płatność jest dokonywana przelewem bankowym. Sporadycznie może zdarzyć się sytuacja, iż pracownik pokryje wydatek z karty służbowej, otrzymanej zaliczki lub z własnych środków w przypadku braku karty służbowej czy przyznanej wcześniej zaliczki.

Zawsze przejazd taksówką wiąże się z ustną zgodą bezpośredniego przełożonego (stanowisko kierownicze) na poniesienie tego typu wydatku przed wystąpieniem wydatku. Bezpośredni przełożony jest umocowany do tego typu działań przez Prezesa firmy.

Posiadamy rachunki, paragony, faktury potwierdzające koszt na przejazdy taksówkami.

Korzystanie z taksówek dokumentowane jest zewnętrznymi dokumentami księgowymi w postaci rachunków, paragonów i faktur.

Nie mamy formalnych umów z pracownikami w tym zakresie, nie ma wymogu prawnego posiadania takich umów. Pracownicy wiedzą natomiast, że firma daje możliwość skorzystania z usług przejazdów taksówkami w celach służbowych (tj. celach mających związek z wykonywaniem zadania służbowego, np. przejazd na lotnisko i z w powrotem w czasie podróży służbowej zagranicznej).

Udział w imprezie integracyjnej jest obowiązkowy, ponieważ jest tam realizowany ważny dla firmy cel polegający m.in. za poprawie współpracy czy innych celach przekładających się na efektywniejsze wykonywanie zadań służbowych. Ale oczywiście, jeżeli ktoś z ważnych powodów prywatnych nie może wziąć udziału w imprezie integracyjnej to nie jest do tego zmuszany.

Podsumowanie dla tych 5 sytuacji: wydatki są ponoszone w związku z realizacją zadań służbowych, które służą firmie i w zależności od sytuacji opisanej w szczegółach w ww. punkcie 1.97 przekładają się na osiągnięcie przychodu podatkowego w postaci faktur sprzedaży (np. cel podróży służbowej – wykonanie usługi konsultingowej, spotkanie z klientem w celu monitorowania realizacji zamówionej przez klienta usługi) lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. dbałość o majątek firmy czy to rzeczowy czy osobowy niezbędny do wykorzystania tegoż majątku dla realizacji zadań firmowych).

Pytania (sformułowane ostatecznie w piśmie z 28 listopada 2025 r.)

1. Czy opisane wydatki na przejazdy taksówkami są kosztem podatkowym dla firmy (art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)?

2. Czy opisane wydatki na przejazdy taksówkami stanowią przychód pracownika i tym samym podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) i czy, z któregoś z 5 opisanych tytułów Spółka ma obowiązki płatnika (art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)?

Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako nr 2 wydam odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1) Przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej – stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przychód ten jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. W korespondencji z § 2 pkt 2 lit. d i § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Przejazdy te są kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ponieważ są związane z realizowaniem zadań służbowych i są ponoszone w celu osiągnięcia lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w art. 16 ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

2) Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania – do kwestii rozumienia pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” odniósł się Trybunał Konstytucyjny (TK) w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. TK dokonał ustalenia, jakie kryteria decydują o zakwalifikowaniu nieodpłatnego świadczenia do przychodów pracownika z tytułu stosunku pracy. Wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie).

2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W ocenie spółki punkt 2) z w/w listy Trybunału Konstytucyjnego nie jest spełniony. To w interesie pracodawcy jest uczestnictwo pracowników w spotkaniach integracyjnych. Spotkania integracyjne służą budowaniu zespołu, poprawie relacji w zespole, dają możliwość lepszego poznania się pracownikom i porozmawiania na spokojnie poza pracą o problemach jakie pojawiają się w firmie. Wydatek za taksówkę jest ponoszony przez pracodawcę (umowa z dostawcą usług taksówkowych) i tym samym jest dla pracownika świadczeniem niepieniężnym, jest bezpośrednio związany z kosztem, jakim jest impreza integracyjna. Gdyby nie konieczność udziału w imprezie integracyjnej to pracownik nie poniósłby wydatku na taksówki. W związku z tym nie może zostać uznany za przychód pracownika.

W ocenie spółki wydatki na taksówki są kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ są związane z realizowaniem zadań służbowych i są ponoszone w celu osiągnięcia lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w art. 16 ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

3) Dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej – dla pracownika jest to świadczenie niepieniężne, spółka ma zawartą umowę z dostawcą usług taksówkowych. Ten typ wydatków nie spełnia trzech przesłanek wymienionych przez Trybunał Konstytucyjny w punkcie 2. Gdyby nie fakt, iż to pracodawca wysyła pracownika w podróże służbowe, tego typu koszty nie zostałby wygenerowane przez pracownika w związku z tym nie mogą być uznane za jego przychód, gdyż nie zostały spełnione w interesie pracownika i pracownik nie odniósł żadnej korzyści.

Jednocześnie wydatki te są związane z realizacją zadań służbowych i tym samym mogą być uznane za koszt podatkowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

4) Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą / przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy. Ten typ wydatków nie spełnia trzech przesłanek wymienionych przez Trybunał Konstytucyjny w punkcie 2. Wszystkie wymienione przypadki zdarzeń należą do kategorii zadań służbowych. Gdyby nie konieczność wykonania określonych czynności służbowych tego typu koszty nie zostałby wygenerowane przez pracownika w związku z tym nie mogą być uznane za jego przychód, gdyż nie zostały spełnione w interesie pracownika i pracownik nie odniósł żadnej korzyści.

Jednocześnie wydatki te są związane z realizacją zadań służbowych i tym samym mogą być uznane za koszt podatkowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

5) Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania – w ocenie spółki w tym wypadku są spełnione wszystkie ww. przesłanki Trybunału Konstytucyjnego do uznania wydatku za przychód podatkowy pracowników. Świadczenia na rzecz pracowników – co do zasady – są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy, niezależnie od tego, czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy, czy też regulamin pracy, chyba że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 lutego 2018 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.304.2017.1.SO). Możliwość dokonywania określonych świadczeń na rzecz pracowników powinna więc wynikać z przepisów prawa pracy, w tym regulacji wewnątrzzakładowych, czy umowy o pracę.

Powszechnie uznaje się, że wydatki takie wpływają na większą motywację pracowników oraz atrakcyjność oferty zatrudnienia, co może przekładać się na zwiększenie przychodów pracodawcy, o ile obowiązek ich ponoszenia przez pracodawcę ma umocowanie w stosownych przepisach lub umowie o pracę.

W przypadku spółki na ten moment nie ma obowiązku ich ponoszenia przez pracodawcę unormowanego w regulacjach wewnątrzzakładowych, czy umowach o pracę, w związku z tym faktem wydatek ten nie może być kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że, uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z wniosku wynika, że Spółka korzysta z usług firmy świadczącej przewóz osób taksówkami w następujących sytuacjach:

1. Przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej.

2. Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania.

3. Dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej.

4. Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą / przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy.

5. Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania.

Osoby korzystające z taksówek, o których mowa we wniosku, to osoby posiadające umowę o pracę. Wydatki na taksówki są pokrywane bezpośrednio ze środków Spółki na podstawie otrzymanej zbiorczej faktury z firmy świadczącej usługi przewozu. Płatność jest dokonywana przelewem bankowym.

Sporadycznie może zdarzyć się sytuacja, iż pracownik pokryje wydatek z karty służbowej, otrzymanej zaliczki lub z własnych środków w przypadku braku karty służbowej czy przyznanej wcześniej zaliczki.

Posiadamy rachunki, paragony, faktury potwierdzające koszt na przejazdy taksówkami.

Korzystanie z taksówek dokumentowane jest zewnętrznymi dokumentami księgowymi w postaci rachunków, paragonów i faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii tego, czy w opisanych przypadkach Spółka może zaliczyć wydatki ponoszone na przejazdy pracowników taksówką do kosztów uzyskania przychodów.

Ad 1: Przejazdy w czasie podróży służbowych

Państwa zdaniem przejazdy te są kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ są związane z realizowaniem zadań służbowych i są ponoszone w celu osiągnięcia lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w art. 16 ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.; dalej: KP):

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

To pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej krajowej jak i zagranicznej. Pracownikowi każdorazowo przysługuje zwrot (lub pokrycie tych kosztów) poniesionych kosztów przejazdu wskazanym środkiem transportu.

Tym samym, wydatki poniesione na przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowych pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Państwa stanowisko w tym zakresie jest prawidłowe.

Ad 2: Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów.

Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Jednak mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy. O ile uczestnictwo pracownika w ww. uroczystościach i spotkaniach nie jest związane z wykonywaniem czynności służbowych, przewidzianych umową o pracę, jak również o ile nie stanowi formy ekwiwalentu za wynagrodzenie (np. z uwagi na atrakcyjność miejsca organizacji imprezy) wydatki związane z uczestnictwem pracownika w takiej imprezie – w tym powrót z takiej imprezy – co do zasady mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jeśli więc charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między samymi pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów. W każdej sytuacji jednakże należy sprawdzić, jaki jest cel takiego spotkania.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika.

We wniosku wskazują Państwo jednak, że osoby, o których mowa we wniosku to osoby związane ze Spółką stosunkiem pracy. A, co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników.

Tak więc, Państwa stanowisko, w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na taksówki, którymi pracownicy wracają ze spotkań integracyjnych, jest prawidłowe.

Ad 3: Dojazdy na i z lotniska do miejsca zamieszkania pracownika w celu realizacji podróży służbowej

Koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika są pokrywane przez pracodawcę. Do takich kosztów jednak nie można zaliczyć wydatków związanych z przejazdem do portu lotniczego – miejsca rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej, położonego w tej samej miejscowości, jak miejscowość, która wynika z karty charakterystyki stanowiska pracy, a będącą jednocześnie miejscem zamieszkania pracownika.

W tej sytuacji można odnieść się do przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r. (t. j. Dz. U. z 2023r. poz. 2190). Zgodnie z § 12 pkt 2) tego Rozporządzenia czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

Pracownik powinien sam zapewnić sobie transport na lotnisko w celu wykonania podróży służbowej w ramach polecenia służbowego i to on zobowiązany jest do pokrycia wydatków z tym związanych. Niezależnie od tego, czy dojechałby środkami komunikacji miejskiej, taksówką, czy własnym środkiem transportu, gdy port lotniczy, miejsce wykonywania pracy i miejsce zamieszkania pracownika znajdują się w tej samej miejscowości.

Jest to podobna sytuacja do zwykłego dojazdu do pracy: pracownik codziennie na swój koszt dojeżdża do pracy w tej samej miejscowości. Spółka, ponosząc wydatek na transport taksówką pracownika, zapewnia mu bezpieczny, szybki i bezproblemowy dojazd w celu odbycia podróży służbowej, a tym samym zaoszczędza mu wydatku, który musiałby ponieść. Gdyby pracownik nie otrzymał polecenia odbycia podróży służbowej, kierowałby się nie na lotnisko, lecz do miejsca świadczenia pracy. Poniesienie za pracowników wydatków na dojazd na lotnisko należy zatem traktować tak samo, jak dojazdy pracownika do miejsca pracy: zarówno w trakcie podróży służbowej, jak i w miejscu pracy, pracownik zobowiązany jest do stawienia się do miejsca świadczenia pracy. Czas podróży służbowej, jak już ustalono powyżej, w przypadku podróży lotniczej liczy się od chwili startu samolotu.

Tym samym wydatków na dojazdy na i z lotniska do miejsca zamieszkania pracownika w związku ze zleconą podróżą służbową nie mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Państwa stanowisko w tym zakresie jest nieprawidłowe.

Ad 4: Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą / przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót z Konferencji marketingowej lub szkolenia) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy

Jednym z kluczowych warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej jest istnienie związku owego wydatku z przychodami podatnika.

Kluczowe jest tutaj oddzielenie wydatku o charakterze osobistym od wydatku firmowego. Podróżowanie taksówką co do zasady związane jest z prywatnymi potrzebami osoby fizycznej. Nie ulega jednak wątpliwości, że jeżeli osoba ta działa na zlecenie Spółki i bez tego podróży by nie odbyła, to tego rodzaju wydatek jest wydatkiem firmowym.

Jak już wspomniano wyżej zgodnie z art. 77⁵ § 1KP pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W kontekście przedstawionych w pkt 4) sytuacji wskazać należy, że wydatki na przejazdy taksówką zasadniczo spełnia ww. przesłanki, zatem możliwe jest zaliczenie tego rodzaju wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Tym samym, skoro wydatki na przejazdy taksówką odbywają się w związku z wymienionymi w pkt 4) zdarzeniami, to można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Państwa stanowisko w zakresie pkt 4) jest prawidłowe.

Ad 5: Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania

Jest to sytuacja analogiczna, jak w przypadku dojazdu pracownika taksówką z domu na lotnisko. Pracownik zobowiązany jest do stawienia się do miejsca świadczenia pracy.

Jak Państwo wskazują we wniosku na obecną chwilę nie ma żadnych regulacji ani w zawieranych umowach o pracę ani w wewnątrzzakładowych regulaminach, które przenosiłyby obowiązek zapewniania pracownikom dojazdów do i z pracy.

Tym samym należy się z Państwem zgodzić, że wydatki na dojazdy do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania pracownika oraz powroty nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla Spółki.

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Podsumowując, Państwa stanowisko, że ponoszenie wydatków na przejazdy pracowników taksówką w czasie:

• podróży służbowych stanowi koszty uzyskania przychodów – jest prawidłowe;
• powrotów ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę stanowi koszty uzyskania przychodów – jest prawidłowe;
• dojazdu z miejsca zamieszkania na lotnisko i z powrotem w celu odbycia podróży służbowej stanowi koszty uzyskania przychodów – jest nieprawidłowe;
• przejazdu z miejsca pracy na spotkanie z klientem, do serwisu samochodowego, dojazd i powrót na Konferencję lub szkolenie oraz powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy stanowi koszty uzyskania przychodów – jest prawidłowe;
• dojazdu między miejscem świadczenia pracy a miejscem zamieszkania nie stanowi kosztów uzyskania przychodów – jest prawidłowe.

Należy pokreślić, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy CIT, zgodnie z którym, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Z ustawy tej wynika, że zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych (art. 20 ust. 1). W przypadku zakupu usług dowodami takimi są dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (art. 20 ust. 2 pkt 1). Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez kontrahenta dowody księgowe zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (art. 20 ust. 3 pkt 1).

Dodatkowo, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, gdy transakcja nie przekracza 450 zł lub 100 euro, można ją udokumentować paragonem zawierającym NIP nabywcy – paragon z numerem identyfikacji podatkowej uznaje się za fakturę uproszczoną.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 ust. 1).

W rozpatrywanym przypadku, jako że usługi taksówkowe podlegają opodatkowaniu VAT, należy oczekiwać dowodów źródłowych zewnętrznych zawierających wymienione elementy, na podstawie których można sporządzić dowody zbiorcze.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.