Interpretacja indywidualna z dnia 31 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.843.2025.1.KP

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że Dokumenty EDI lub Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane przez Państwa kontrahentom nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, która podlega na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów, bez względu na źródło ich osiągania. Wnioskodawca jest ponadto czynnym podatnikiem VAT.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. (...).

Zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j.: Dz. U. z 2024 r. poz. 852) (dalej: „Nowelizacja”), od 1 lutego 2026 r. niektórzy podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). Obecnie system ten jest udostępniony podatnikom do dobrowolnego stosowania.

Wnioskodawca od 1 lutego 2026 r. będzie zobowiązany do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W związku z nadchodzącym obowiązkiem Spółka planuje dostosowanie swoich procesów fakturowania oraz wymiany danych w taki sposób, aby od momentu wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF wykorzystywać równolegle fakturowanie ustrukturyzowane w KSeF oraz elektroniczną wymianę danych (dalej: „EDI”).

Komunikacja EDI pełni funkcję pomocniczą, umożliwiającą sprawne i zautomatyzowane przesyłanie standardowych komunikatów handlowych, wspierających procesy logistyczne i operacyjne, w tym przyjęcie towarów do magazynu, potwierdzanie dostaw oraz rozliczenia.

Wnioskodawca planuje, że w ramach komunikacji EDI będzie przesyłał m.in. dokumenty zawierające dane faktur lub faktur korygujących, najczęściej w formacie XML (dalej: „Dokument EDI”). Dokumenty te nie będą jednak w pełni odpowiadały fakturom ustrukturyzowanym wystawianym w systemie KSeF i mogą nie obejmować wszystkich danych z faktury ustrukturyzowanej. W tym w niektórych przypadkach również wybranych danych obowiązkowych z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF oraz kodu QR ani numeru faktury wystawionej w KSeF.

Dokumenty EDI mogą obejmować dodatkowe informacje o charakterze techniczno-biznesowym, które nie występują w fakturach ustrukturyzowanych. Dane te wynikają ze specyfiki współpracy z kontrahentami i mogą dotyczyć m.in. procesów logistycznych, numerów zamówień, danych magazynowych czy innych elementów systemowych. Informacje te mają wyłącznie charakter pomocniczy i nie wpływają na treść ani wartości faktury w rozumieniu w ustawy o VAT, jak również nie będą miały wpływu na zakres obowiązku podatkowego Wnioskodawcy.

Wnioskodawca w miarę możliwości technicznych będzie dążył do wprowadzenia w dokumentach, które w przyszłości będą przesyłane w ramach EDI, stosownej adnotacji wskazującej, że przesłany dokument nie stanowi faktury VAT w rozumieniu ustawy o VAT.

W odniesieniu do wybranych kontrahentów, Wnioskodawca przewiduje przesyłanie wizualizacji faktur wystawianych w KSeF w formacie PDF zawierająca kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF (dalej: „Wizualizacja PDF”). Wizualizacje te będą udostępniane wyłącznie wybranym kontrahentom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Wizualizacja PDF będzie w pełni odzwierciedlała treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, obejmując wszystkie dane zawarte na fakturach wystawianych w KSeF.

W praktyce Wnioskodawca będzie stosował cztery modele postępowania w zakresie przesyłania faktur do kontrahentów będących podatnikami VAT:

a)Faktura będzie wystawiana i przesyłana wyłącznie poprzez KSeF, a kontrahent będzie samodzielnie pobierał ją z systemu.

b)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahentowi zostanie udostępniona wizualizacja faktury w formacie PDF zawierająca kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF.

c)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzyma komunikat EDI, który co do zasady będzie odzwierciedlał dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie będzie posiadał kodu QR. W niektórych przypadkach komunikat EDI może jednak nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej.

d)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzyma wizualizację faktury w formacie PDF (z kodem QR) oraz komunikat EDI, który co do zasady będzie odzwierciedlał dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie będzie posiadał kodu QR. Podobnie jak w poprzednim modelu, komunikat EDI może w niektórych przypadkach nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej.

Zdaniem Wnioskodawcy Dokumenty EDI nie będą stanowiły odrębnych faktur w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a jedynie komunikaty techniczne, pełniące funkcję pomocniczą, służącą usprawnieniu obiegu informacji i organizacji procesów po stronie kontrahentów oraz Wnioskodawcy, odzwierciedlające dane już wystawionej faktury ustrukturyzowanej w ramach KseF.

Celem niniejszego wniosku jest potwierdzenie, że Dokumenty EDI oraz Wizualizacje PDF nie powinny zostać uznane za tzw. „puste faktury” w świetle ustawy o VAT.

Pytania

1)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w związku z wejściem w życie KSeF Dokumenty EDI przekazywane kontrahentom nie będą stanowiły tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji po stronie Wnioskodawcy nie powstanie obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT?

2)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w związku z wejściem w życie KSeF wizualizacje faktur w formacie PDF nie będą uznawane za tzw. puste faktury w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, a tym samym nie będą powodowały powstania po stronie Wnioskodawcy obowiązku zapłaty wykazanego w nich podatku VAT?

 Państwa stanowisko w sprawie

1)Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z wejściem w życie KSeF Dokumenty EDI przekazywane kontrahentom, nie będą stanowiły tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

2)Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z wejściem w życie KSeF wizualizacje faktur w formacie PDF nie będą stanowiły tzw. pustych faktur w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:

1)odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2)eksport towarów;

3)import towarów na terytorium kraju;

4)wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5)wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy faktura powinna zawierać:

1)datę wystawienia;

2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15)kwotę należności ogółem.

Od 1 stycznia 2013 r., w wyniku nowelizacji rozporządzenia, poprzez wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie rozporządzenia, a następnie na podstawie art. 106e ustawy, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”.

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w celu implementacji Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE. L Nr 189 z 22 lipca 2010 r. str. 1).

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej.

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

W myśl art. 108 ust. 2 ustawy przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

Szersze omówienie kwestii udostępniania faktur ustrukturyzowanych poza Krajowym Systemem e-Faktur zostało przedstawione w uzasadnieniu do projektu ustawy (druk sejmowy nr 3242 z 17 maja 2023 r., dalej: „Uzasadnienie”). Ustawodawca posłużył się w nim pojęciem „wizualizacji” faktury ustrukturyzowanej, rozumianej jako jej odwzorowanie w innym formacie, przykładowo w pliku PDF. Z treści Ustawy ani Uzasadnienia nie wynika jednak, aby istniał zamknięty katalog dopuszczalnych formatów, w jakich podatnik może przekazać fakturę ustrukturyzowaną poza systemem KSeF.

W ocenie Wnioskodawcy, dopuszczalne jest zatem wykorzystanie różnych formatów plików, w tym także właściwych dla elektronicznej wymiany danych (EDI), najczęściej w formacie XML, w celu technicznego odwzorowania faktury ustrukturyzowanej, przy czym Dokument EDI może nie zawierać wszystkich danych zawartych na fakturach wystawianych w KSeF.

Wnioskodawca wskazuje ponadto, że takie wizualizacje lub Dokumenty EDI mogą być przekazywane kontrahentom dobrowolnie, jako dodatkowa dokumentacja towarzysząca fakturze ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF, mająca na celu usprawnienie obiegu informacji i procesów operacyjnych, przy czym nie stanowią one odrębnych faktur w rozumieniu ustawy o VAT.

Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej decyduje jej wystawca. Przykładowo, w odpowiedzi na pytanie jednego z ogólnopolskich dzienników, Zespół Techniczny resortu finansów wskazał, że dozwolone jest umieszczenie na wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemacie, takich jak np. logo, numer KSeF, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży (...).

W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań do umieszczania na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych lub Dokumentach EDI dodatkowych danych (tj. innych niż te, które wymagane są przez ustawę o VAT). Istotne jest wyłącznie, aby informacje ujęte w wizualizacji nie wpływały na przedmiot transakcji oraz jej charakter jako czynności opodatkowanej VAT.

Mając na względzie powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dla zachowania zgodności danych w KSeF i danych udostępnionych poza KSeF, kluczowe jest zapewnienie, że zamieszczone na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej lub w komunikacie EDI dodatkowe informacje nie będą wpływały na treść ani przedmiot transakcji, jak również nie będą miały wpływu na wartości faktury czy rodzaj towaru.

W ocenie Wnioskodawcy, w omawianym przypadku spójność pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a danymi zamieszczonymi na dokumentacji udostępnianej poza KSeF (tj. na Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF), będzie zachowana, ponieważ dane zawarte na Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF nie będą sprzeczne z danymi w KSeF, tzn. nie będą prowadzić do różnych wniosków w zakresie tego samego zdarzenia gospodarczego.

Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, opisane w zdarzeniu przyszłym przykłady rozszerzenia zakresu danych na Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF nie wprowadzą odbiorcy w błąd. Dla klienta Wnioskodawcy, otrzymanie pewnych dodatkowych informacji jest istotne dla celów dokumentacyjnych czy organizacyjnych. Jednocześnie dane te nie mają znaczenia dla podatkowej oceny danej transakcji (gdyby miały, ustawodawca wprowadziłby obowiązek prezentacji tych danych na fakturze ustrukturyzowanej).

Rozszerzenie informacji nie zaburzy odbiorcy czytelności Dokumentu EDI i Wizualizacji PDF, ponieważ będzie on posiadał wiedzę i narzędzia, by otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować. Analogicznie, niewielkie różnice w sposobie prezentacji wybranych danych, wynikające z ograniczeń / ustawień systemowych i technicznych EDI (np. inna nazwa nagłówka), nie będą miały wpływu na czytelność dokumentów oraz nie będą prowadzić odbiorców tych dokumentów do innych wniosków w zakresie danej transakcji.

Odnosząc powyższe do zagadnienia tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawca uważa, że Wizualizację PDF należy uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej, natomiast Dokument EDI należy traktować jako odrębną formę komunikacji z kontrahentem, która nie powinna wywoływać skutków podatkowych dla Wnioskodawcy. Tym samym nie można uznać, że Dokument EDI oraz Wizualizacja PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące to samo zdarzenie gospodarcze.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, Dokumentów EDI oraz Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom nie można uznać za tzw. puste faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT a w konsekwencji nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji:

• interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 18 grudnia 2024 r., sygn. akt. 0114-KDIP1-3.4012.645.2024.1.PRM, w której uznał, iż:

„Trzeba mieć na uwadze, że faktury ustrukturyzowane (tj. wystawiane przy użyciu KSeF) przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (2). Udostępnienie kontrahentom tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie (w zależności od preferencji nabywcy). W analizowanej sprawie ww. kontrahentom będą Państwo udostępniali faktury ustrukturyzowane, dokonując ich wizualizacji w formacie PDF. Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy wizualizacje te będą zawierały dane potwierdzające wcześniejsze wystawienie faktury w KSeF (tj. numer KSeF oraz datę jej przesłania do KSeF) oraz dodatkowe informacje, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji.

W opisanej sytuacji mamy więc do czynienia z przekazaną Państwa kontrahentowi wizualizacją w formacie PDF faktury ustrukturyzowanej. Jak wynika z opisu sprawy wizualizacja ta pod względem merytorycznym jest tożsama z fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przez Państwa w KSeF. W opisie sprawy nie wskazano bowiem na to, aby występowały sprzeczności pomiędzy zawartością przekazanej kontrahentom Wizualizacji PDF a zawartością wystawionej w KSeF faktury w formacie XML.

Zatem - opierając się na przedstawionym opisie sprawy - Wizualizacje PDF wysyłane Państwa kontrahentom stanowią udostępnienie poza KSeF faktury ustrukturyzowanej i należy je traktować jako kolejny egzemplarz wystawionej przy użyciu KSeF faktury. Tym samym Wizualizacje PDF nie będą rodzić obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

[…] Dokument EDI nie jest więc wizualizacją faktury wystawionej w KSeF, ale nie można go uznać za fakturę rodzącą obowiązek zapłaty podatku w trybie art. 108 ust. 1 ustawy. Jak bowiem wskazują Państwo w opisie sprawy - wygenerowany i przesłany Dokument EDI stanowi odzwierciedlenie wystawionej faktury ustrukturyzowanej, tj. będzie zawierał takie same dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Na dokumencie tym będzie też umieszczony numer KSeF faktury oraz data wystawienia faktury w KSeF. Ponadto dodatkowe dane (np. informacja o podatku cukrowym czy informacja o wydanych i zwróconych paletach) zamieszczone na Dokumentach EDI (wynikające z uwarunkowań biznesowo-systemowych oraz umów zawartych z kontrahentami) nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. Jak Państwo wskazują w szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz art. 106j ustawy o VAT. Również inna prezentacja danych niż na fakturze ustrukturyzowanej (np. zamiast „opis pozycji” nagłówek „nazwa produktu”) nie wpłynie na treść merytoryczną faktury.

[…] Zatem - opierając się na przedstawionym opisie sprawy - Dokument EDI wystawiany i przesyłany Państwa kontrahentom należy uznać za kolejny (elektroniczny) egzemplarz tej samej faktury. Dokumenty EDI nie będą więc skutkowały powstaniem obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

[…] Ponadto bez znaczenia dla obowiązku zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy pozostaje zamieszczenie dodatkowo na Dokumentach EDI w ramach Wariantu B3 informacji, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Umieszczenie tej informacji samo w sobie nie przesądza bowiem, że taki Dokument EDI nie jest kolejną fakturą dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze.”

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Według art. 106g ust. 3b ustawy:

Treść art. 106g ust. 3c ustawy wskazuje, że:

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT. Od 1 lutego 2026 r. będziecie Państwo zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W związku z nadchodzącym obowiązkiem Spółka planuje dostosowanie swoich procesów fakturowania oraz wymiany danych w taki sposób, aby od momentu wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF wykorzystywać równolegle fakturowanie ustrukturyzowane w KSeF oraz elektroniczną wymianę danych („EDI”).

Komunikacja EDI pełni funkcję pomocniczą, umożliwiającą sprawne i zautomatyzowane przesyłanie standardowych komunikatów handlowych, wspierających procesy logistyczne i operacyjne, w tym przyjęcie towarów do magazynu, potwierdzanie dostaw oraz rozliczenia.

Planujecie Państwo, że w ramach komunikacji EDI będziecie przesyłali m.in. dokumenty zawierające dane faktur lub faktur korygujących, najczęściej w formacie XML („Dokument EDI”). Dokumenty te nie będą jednak w pełni odpowiadały fakturom ustrukturyzowanym wystawianym w systemie KSeF i mogą nie obejmować wszystkich danych z faktury ustrukturyzowanej. W tym w niektórych przypadkach również wybranych danych obowiązkowych z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF oraz kodu QR ani numeru faktury wystawionej w KSeF.

Dokumenty EDI mogą obejmować dodatkowe informacje o charakterze techniczno-biznesowym, które nie występują w fakturach ustrukturyzowanych. Dane te wynikają ze specyfiki współpracy z kontrahentami i mogą dotyczyć m.in. procesów logistycznych, numerów zamówień, danych magazynowych czy innych elementów systemowych. Informacje te mają wyłącznie charakter pomocniczy i nie wpływają na treść ani wartości faktury w rozumieniu w ustawy o VAT, jak również nie będą miały wpływu na zakres obowiązku podatkowego Spółki.

W miarę możliwości technicznych będziecie Państwo dążyli do wprowadzenia w dokumentach, które w przyszłości będą przesyłane w ramach EDI, stosownej adnotacji wskazującej, że przesłany dokument nie stanowi faktury VAT w rozumieniu ustawy o VAT.

W odniesieniu do wybranych kontrahentów, przewidujecie Państwo przesyłanie wizualizacji faktur wystawianych w KSeF w formacie PDF zawierająca kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF („Wizualizacja PDF”). Wizualizacje te będą udostępniane wyłącznie wybranym kontrahentom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Wizualizacja PDF będzie w pełni odzwierciedlała treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, obejmując wszystkie dane zawarte na fakturach wystawianych w KSeF.

W praktyce będziecie Państwo stosował cztery modele postępowania w zakresie przesyłania faktur do kontrahentów będących podatnikami VAT:

a)Faktura będzie wystawiana i przesyłana wyłącznie poprzez KSeF, a kontrahent będzie samodzielnie pobierał ją z systemu.

b)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahentowi zostanie udostępniona wizualizacja faktury w formacie PDF zawierająca kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF.

c)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzyma komunikat EDI, który co do zasady będzie odzwierciedlał dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie będzie posiadał kodu QR. W niektórych przypadkach komunikat EDI może jednak nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej.

d)Faktura będzie wystawiana poprzez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzyma wizualizację faktury w formacie PDF (z kodem QR) oraz komunikat EDI, który co do zasady będzie odzwierciedlał dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie będzie posiadał kodu QR. Podobnie jak w poprzednim modelu, komunikat EDI może w niektórych przypadkach nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Dokumenty EDI przekazywane kontrahentom oraz wizualizacje faktur w formacie PDF nie będą stanowiły tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji po Państwa stronie nie powstanie obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Aby odpowiedzieć na zadane pytanie należy wskazać, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 108 ust. 2 ustawy:

Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane przez Państwa Dokumenty EDI i Wizualizacje PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Jak Państwo wskazali w odniesieniu do wybranych kontrahentów, przewidujecie Państwo przesyłanie wizualizacji faktur wystawianych w KSeF w formacie PDF zawierającą kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF („Wizualizacja PDF”). Wizualizacje te będą udostępniane wyłącznie wybranym kontrahentom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Wizualizacja PDF będzie w pełni odzwierciedlała treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, obejmując wszystkie dane zawarte na fakturach wystawianych w KSeF oraz będzie zawierała kod QR.

W opisanej sytuacji mamy więc do czynienia z przekazaną Państwa kontrahentowi wizualizacją w formacie PDF faktury ustrukturyzowanej. Jak wynika z opisu sprawy wizualizacja ta pod względem merytorycznym będzie tożsama z fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przez Państwa w KSeF.

Zatem - opierając się na przedstawionym opisie sprawy - Wizualizacje PDF wysyłane Państwa kontrahentom stanowią udostępnienie poza KSeF faktury ustrukturyzowanej i należy je traktować jako kolejny egzemplarz wystawionej przy użyciu KSeF faktury. Tym samym, Wizualizacje PDF nie będą rodzić obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle powyższego należy przyjąć, że wystawiając faktury w systemie KseF i dodatkowo wysyłając kontrahentom wizualizację PDF nie będą Państwo zobowiązani do odprowadzenia podatku VAT z przesłanej Wizualizacji PDF.

Natomiast w odniesieniu do Dokumentów EDI trzeba mieć na uwadze, że nie stanowią one wizualizacji faktur wystawionych w KSeF. Jak wynika bowiem z opisuDokumenty EDI mogą obejmować dodatkowe informacje o charakterze techniczno-biznesowym, które nie występują w fakturach ustrukturyzowanych. Dane te wynikają ze specyfiki współpracy z kontrahentami i mogą dotyczyć m.in. procesów logistycznych, numerów zamówień, danych magazynowych czy innych elementów systemowych. Informacje te mają wyłącznie charakter pomocniczy i nie wpływają na treść ani wartości faktury w rozumieniu w ustawy o VAT, jak również nie będą miały wpływu na zakres obowiązku podatkowego Spółki. W miarę możliwości technicznych będziecie Państwo dążyli do wprowadzenia w dokumentach, które w przyszłości będą przesyłane w ramach EDI, stosownej adnotacji wskazującej, że przesłany dokument nie stanowi faktury VAT w rozumieniu ustawy o VAT.

W opisanych okolicznosciach, oprócz wystawionej faktury w Ksef, prześlą Państwo kontrahentom, z którymi prowadzicie elektroniczną wymianę dokumentów w ramach EDI, kolejny plik w formacie XML. Plik ten nie będzie stanowił wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, będzie jednak zawierał dane, które umożliwią wizualizację faktury wystawionej w KSeF z wykorzystaniem właściwych narzędzi informatycznych.

Dokument EDI nie jest więc wizualizacją faktury wystawionej w KSeF, ale nie można go uznać za fakturę rodzącą obowiązek zapłaty podatku w trybie art. 108 ust. 1 ustawy. W opisanej sprawie dokument ten będzie pełnił jedynie funkcję komunikatu technicznego, pełniące funkcję pomocniczą, służącą usprawnieniu obiegu informacji i organizacji procesów po stronie kontrahentów oraz Spółki, odzwierciedlając dane już wystawionej faktury ustrukturyzowanej w ramach KseF.

Zatem - opierając się na przedstawionym opisie sprawy - Dokument EDI wystawiany i przesyłany Państwa kontrahentom należy uznać, w opisanych okolicznościach, za kolejny (elektroniczny) egzemplarz tej samej faktury. Dokumenty EDI nie będą więc skutkowały powstaniem obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że w tym konktetnym zdarzeniu przyszłym, Dokumenty EDI oraz Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane Państwa kontrahentom nie rodzą obowiązku zapłaty podatku VAT z nich wynikającego.

W efekcie Państwa stanowisko w powyższym zakresie uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.