Wdrożenie KSeF wymusza aktualizację polityki rachunkowości

NOWE PRAWO Krajowy System e-Faktur wprowadza nowy model faktur w obrocie gospodarczym. Zmiana ta nie wpływa na zasady ewidencji operacji, lecz wymaga dostosowania dokumentacji rachunkowości do nowej formy dowodów księgowych. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą więc uzupełnić ją o odpowiednie zapisy.

dlaczego konieczna jest modyfikacja

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób dokumentowania operacji gospodarczych. Faktury wystawiane i otrzymywane w KSeF funkcjonują wyłącznie w postaci elektronicznej, w jednolitej strukturze logicznej, i są udostępniane w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów. Zmiana formy faktury wpływa bezpośrednio na prowadzenie rachunkowości. Faktura nadal stanowi podstawowy dowód księgowy, jednak jednostka nie otrzymuje już dokumentu papierowego ani pliku przesłanego przez kontrahenta. Dostęp do faktury następuje wyłącznie poprzez system centralny, co oznacza odejście od dotychczasowego modelu obiegu dokumentów.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby polityka rachunkowości opisywała sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz organizację przetwarzania danych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy dokumentacja ta powinna obejmować w szczególności: opis systemu przetwarzania danych, wykaz programów i stosowanych procedur, zasady ochrony danych i zabezpieczenia dostępu. Zaś zasady przechowywania dowodów księgowych, w tym faktur ustrukturyzowanych, wynikają od 1 lutego 2026 r. z art. 73a ustawy i też powinny zostać określone w tej dokumentacji. Obowiązkowe stosowanie KSeF oddziałuje bezpośrednio na wszystkie te obszary. Zmienia bowiem sposób pozyskiwania faktur, ich obieg w jednostce oraz zasady dostępu do dokumentów księgowych.