Interpretacja indywidualna z dnia 14 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.641.2025.1.PK

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków ponoszonych przez Spółkę udokumentowanych w sposób wskazany we wniosku.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą (…) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest osobą prawną, mającą siedzibę i miejsce zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polski, będąca tym samym polskim rezydentem podatkowym - tj. posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych w rozu­mieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”).

Spółka jest centrum usług wspólnych (shared service center) dla międzynarodowej grupy spółek. Jej celem jest świadczenie usług finansowo-księgowych w ramach trzech działów:

• Record to report - czynności księgowe w zakresie księgi głównej oraz środków trwałych;
• Order to Cash - windykacja należności, manualne księgowania faktur sprzedaży oraz proces księgowania wyciągów bankowych;
• Source to Pay - obsługa procesu rozliczeń pracowniczych, kodowanie i obsługa procesu faktur zakupowych oraz dokonywanie płatności.

Dodatkowo, Spółka zatrudnia też osoby w tak zwanym modelu hosted, jako funkcje grupowe - procurement (zakupy), IT, Global Finance oraz osoby sprawujące globalne funkcje dla biznesu (...).

Pracownicy Spółki (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki. W szczególności, są to:

• wydatki związane z podróżami służbowymi;
• wydatki związane z organizacją spotkań (z klientami, kontrahentami, a także spotkań zespołowych);
• koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków prywatnych danego Pracownika, ze środków otrzymanych od Spółki jako zaliczki, bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty z środków Spółki). Karty firmowe wydawane Pracownikom są kartami imiennymi, wy­stawionymi na konkretne dane Pracownika. W przypadku, w którym wydatki są regulowane ze środków prywatnych danego Pracownika, wartość wydatku jest zwracana przez Spółkę. Co za tym idzie, nieza­leżnie od modelu regulowania wydatków, jego ekonomiczny koszt zawsze ponosi Spółka.

Przedmiotowe wydatki są dokumentowane w różny sposób. Mogą to być zarówno faktury wystawione na dane Spółki jako nabywcy, jak również faktury wystawione na dane danego pracownika (faktury imienne) lub rachunki oraz paragony bez wskazania nabywcy. Zdarzają się też sytuacje, że wydatek jest dokumentowany wyciągiem z rachunku bankowego pracownika oraz oświadczeniami pracownika (jeżeli właściwy dokument księgowy został zagubiony lub zniszczony). Docelowo, wszystkie przedmio­towe wydatki będą wystawiane imiennie na danego pracownika lub bez wskazania nabywcy (w przy­padku wydatków, które były dokumentowane wystawianymi paragonami lub rachunkami).

Każdy wydatek dokonany przez Pracownika w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi jest rozliczany w specjalnym systemie informatycznym.

Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. kategoria wydatku) i załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku do­kumentów papierowych - załączają zdjęcie lub skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu).

Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób, zgodnie z ustalonym schematem akceptacji (bezpośredni przełożony lub manager wyższego szczebla w zależ­ności od kwoty). Zaakceptowane rozliczenie jest weryfikowane przez księgowego ds. zobowiązań pod kątem merytorycznym (przypisanie do danej kategorii wydatku - kategorie wydatków są mapowane do odpowiednich kont księgi głównej) i księgowane w systemie księgowym (SAP).

Każdy wydatek pracowniczy jest weryfikowany merytorycznie, formalnie oraz pod kątem zasad­ności poniesienia wydatku.

Kontroli zasadności poniesienia wydatku dokonuje zgodnie z ustalonym schematem akceptacji bezpo­średni przełożony lub manager wyższego szczebla, w zależności od kwoty.

Kontroli merytorycznej i formalnej dokonuje członek zespołu księgowego Wnioskodawcy, który sprawdza czy dany dokument zawiera poprawne dane, czy została wpisana poprawna data i kwota oraz czy zostało użyte poprawne konto księgi głównej, w przypadku błędnego konta jest ono poprawiane na podstawie prawidłowego przypisania kategorii.

Po zakończeniu całej procedury, wydatek jest księgowany na podstawie wygenerowanego raportu, o którym mowa wyżej.

Po księgowaniu odbywa się wyrywkowa kontrola wydatków pracowniczych, która jest przeprowadzana przez osobę sporządzającą kalkulację CIT - weryfikowane są wydatki niestandardowe pod względem konta księgowego i kwoty. Ponadto, osoba sporządzająca kalkulację CIT dokonuje kwalifikacji poszczególnych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu lub wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

W tak omawianym stanie faktycznym Spółka powzięła wątpliwość, czy ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników, w sytuacji w której dokumenty księgowe są wystawiane na dane Pracowników lub w ogóle bez danych nabywcy.

Wydatki objęte wnioskiem, czyli te, które po merytorycznej kontroli są uznawane za koszty uzyskania przychodów, są:

• niewymienione wprost w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek niebędący kosztem uzyskania przychodu;
• ponoszone z majątku podatnika (nawet jeżeli pierwotnie wydatek byłby poniesiony ze środków pracownika, to środki te są zwracane przez Spółkę - w efekcie czego, ekonomiczny koszt wydatku ponosi Spółka);
• definitywne - nie istnieje podmiot, który rekompensowałby ww. wydatki ponoszone przez spółkę;
• są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz;
• są ponoszone w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Pytanie

Czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków ponoszonych przez Spółkę, nawet jeżeli są one dokumentowane fakturami imiennymi zawierającymi dane Pracowników lub w ogóle nie mają danych nabywcy?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków ponoszonych przez Spółkę, nawet jeżeli są one dokumentowane fakturami imiennymi zawierającymi dane Pracowników lub w ogóle nie mają danych nabywcy.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 (zdanie 1) ustawy o CIT: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Z treści ww. przepisu wywodzi się, że aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek nie może być wymieniony wprost w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek, który nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu;
• wydatek musi być poniesiony przez podatnika (tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z majątku podatnika);
• jest definitywny (niezwrócony ani niezrekompensowany podatnikowi w żaden sposób);
• wydatek musi być w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła;
• wydatek musi zostać właściwie udokumentowany;

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi zasadniczo ostatnia kwestia - tj. czy wydatki ponoszone przez Pra­cowników, księgowane przez Wnioskodawcę w oparciu o wygenerowany raport, na podstawie faktur wystawionych na danego pracownika (faktury imienne) lub w oparciu o inne dokumenty niezawierających danych nabywcy, mogą być uznane za właściwie udokumentowane i tym samym stanowić koszt uzyskania przychodu Spółki.

Wydatki, które po merytorycznej kontroli są uznawane przez Spółkę za koszty uzyskania przychodów są bowiem:

• niewymienione wprost w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek niebędący kosztem uzyskania przychodu;
• ponoszone z majątku podatnika (nawet jeżeli pierwotnie wydatek byłby poniesiony ze środków pracownika, to środki te są zwracane przez Spółkę - w efekcie czego, ekonomiczny koszt wy­datku ponosi Spółka);
• definitywne - nie istnieje podmiot, który rekompensowałby ww. wydatki ponoszone przez spółkę;
• związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz;
• ponoszone w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospo­darczych. Pewnych wskazówek w tym zakresie dostarcza art. 9 ust. 1 ustawy o CIT zgodnie z którym:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyj­nych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w cytowanym artykule, są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „UOR”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UOR: Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Dowody księgowe, na podstawie których dokonywane są zapisy, powinny być rzetelne, dokumentować zdarzenia zgodnie z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, nie zawierać błędów oraz być kompletne - tj. zawierać niezbędne elementy wymienione w art. 21 ust. 1 UOR, z zastrzeżeniem, że można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów albo techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Ponadto, mając na uwadze art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działal­ności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Katalog wskazany w art. 181 OP ma charakter otwarty - w efekcie czego, podatnik może powoływać się na każdy dowód, celem wykazania faktów istotnych z jego punktu widzenia. W tym wypadku, prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Dodatkowo, przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie wprowadzają szczególnych wymogów co do sposobu przechowywania dowodów księgowych. Mogą być one więc przechowywane w dowolnej formie - także elektronicznej.

Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków opisanych we wniosku o interpretację, które zostaną zaksięgowane na podstawie wygenerowanego raportu, przygotowanego w oparciu o faktury wystawione na pracowników lub dokumenty źródłowe niezawierające danych nabywcy.

Jest to bowiem dowód księgowy oraz podatkowy, który pozwala na wykazanie, że dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu dla celów podatkowych.

Wnioskodawca chce podkreślić, że raport jest generowany w oparciu o dokumenty źródłowe, które w jednoznaczny sposób pozwalają na określenie rodzaju i wartości wydatku. Fakt, że dokumenty te to nie faktury wystawione na dane Spółki, ale faktury wystawione na dane imienne danego pracownika (albo w ogóle nie zawierają żadnych danych nabywcy) jest w ocenie Wnioskodawcy irrelewantny, skoro z całokształtu dokumentacji Spółki jednoznacznie wynika, że dany wydatek spełnia wymogi materialno- prawne do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Niezależnie Spółka zwraca uwagę, że sposób dokumentowania wydatków pracowniczych w sposób opisany w składanym wniosku, jest uznawany za prawidłowy przez tut. Organ, zgodnie z jednolitą praktyką interpretacyjną.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS: wskazał, że:

„Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektro­niczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.”

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:

„W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać prze­słanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wyma­gany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczo­nym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzy­skania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach z dnia:

• 13 sierpnia 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS,
• 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,
• 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,
• 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,
• 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,
• 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
• 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
• 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków ponoszonych przez Spółkę, nawet jeżeli są one dokumentowane fakturami imiennymi zawierającymi dane Pracowników lub w ogóle nie mają danych nabywcy.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1)w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2)w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Jak Państwo wskazali, każdy wydatek dokonany przez Pracownika w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi jest rozliczany w specjalnym systemie informatycznym. Państwa Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. kategoria wydatku) i załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie lub skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu).Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób, zgodnie z ustalonym schematem akceptacji (bezpośredni przełożony lub manager wyższego szczebla w zależności od kwoty). Zaakceptowane rozliczenie jest weryfikowane przez księgowego ds. zobowiązań pod kątem merytorycznym (przypisanie do danej kategorii wydatku - kategorie wydatków są mapowane do odpowiednich kont księgi głównej) i księgowane w systemie księgowym (SAP). Każdy wydatek pracowniczy jest weryfikowany merytorycznie, formalnie oraz pod kątem zasad­ności poniesienia wydatku. Kontroli zasadności poniesienia wydatku dokonuje zgodnie z ustalonym schematem akceptacji bezpośredni przełożony lub manager wyższego szczebla, w zależności od kwoty.

Ponadto, osoba sporządzająca kalkulację CIT dokonuje kwalifikacji poszcze­gólnych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu lub wydatków niestanowiących kosztów uzyska­nia przychodów.

Wydatki objęte wnioskiem, czyli te, które po merytorycznej kontroli są uznawane za koszty uzyskania przychodów, są:

• niewymienione wprost w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek niebędący kosztem uzyskania przychodu;
• ponoszone z majątku podatnika (nawet jeżeli pierwotnie wydatek byłby poniesiony ze środków pracownika, to środki te są zwracane przez Spółkę - w efekcie czego, ekonomiczny koszt wydatku ponosi Spółka);
• definitywne - nie istnieje podmiot, który rekompensowałby ww. wydatki ponoszone przez spółkę;
• są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz;
• są ponoszone w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Zatem skoro wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z ustalonym schematem akceptacji, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu /dokument elektroniczny, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie wskazanych we wniosku i będących przedmiotem pytania dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.