Cyfryzacja bhp – nowoczesne zarządzanie dokumentacją i bezpieczeństwem pracy

Cyfryzacja procesów kadrowych i bhp w polskich firmach przyspiesza z roku na rok. Coraz więcej pracodawców odchodzi od papierowych teczek, ewidencji szkoleń, rejestrów czy instrukcji bhp. To nie tylko oszczędność czasu i przestrzeni archiwalnej, lecz także sprawniejszy obieg informacji, łatwiejszy dostęp do dokumentacji podczas kontroli oraz skuteczniejsze narzędzia do raportowania i analizy ryzyka zawodowego. W niniejszej publikacji wyjaśniamy, które dokumenty bhp mogą być prowadzone w formie cyfrowej, jakie warunki należy spełnić oraz jakie przepisy prawa regulują ten obszar.

Szkolenia bhp

W dniu 12 grudnia 2025 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. poz. 1640), które określa nowe zasady dokumentowania szkoleń wstępnych w dziedzinie bhp przeprowadzanych w formie zdalnej.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, wchodzących w skład szkolenia wstępnego, pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. Z brzmienia przytoczonego przepisu wynika, że obowiązkowe jest zachowanie formy pisemnej. Zgodnie z art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.; dalej: k.p.), w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy, do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Na podstawie art. 78 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.; dalej k.c.) w związku z art. 300 k.p. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Równoważne (pod względem skutków prawnych) z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest, w świetle art. 78 § 2 k.c., Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 § 1 k.c.). Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu. Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości e-mail­owej zakończonej wpisaniem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy.