Co klienci biur rachunkowych powinni wiedzieć o Krajowym System e-Faktur

Od 1 lutego br. można już wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Aby ułatwić przygotowanie się do tego, wyjaśniamy, jakie dokumenty będą trafiać do systemu, jak uzyskać dostęp do niego, w jaki sposób wystawia się i odbiera się w nim faktury, a także czy może to robić dla klientów biuro rachunkowe

Wszyscy podatnicy powinni już być gotowi do odbierania faktur w KSeF. Sukcesywne wdrażanie dotyczy bowiem wyłącznie wystawiania faktur w tym systemie.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. dotyczy podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników.

Przy czym w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą jednak mogli stosować faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł. Podatnik utraci tę możliwość począwszy od faktury, którą przekroczy wspomnianą wartość.

Uwaga! Do limitu 10 tys. zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

Faktur w KSeF nie muszą wystawiać podatnicy niemający:

• siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Uwaga! Podatnicy zagraniczni mogą wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie.

► Jakie dokumenty będą trafiać do KSeF?

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, tj. dokumentów w formie elektronicznej w formacie XML wystawionych z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF.