Czy dopuszczalne jest ujęcie faktury w jednej pozycji zbiorczej w systemie finansowo-księgowym
PROBLEM
Jesteśmy JSFP, prowadzimy pełną księgowość (nie klasyfikacja budżetowa). Od 1 lutego pobieramy faktury w KSeF, wystawcy faktur różnie je wystawiają - czasami brakuje cen jednostkowych netto (np. zbiorcza faktura za paliwo), czasami kwot VAT dla poszczególnych pozycji na fakturze (jest podana kwota VAT na podsumowaniu). Obecnie, aby móc pobrać fakturę nasz system księgowy wymaga uzupełnienia wszystkich pól (cen, kwot, wartości). W momencie uzupełnienia „ręcznie” tych danych faktura zostaje zaksięgowana. Otrzymaliśmy w KSeF fakturę która ma kilkaset pozycji - w momencie jej eksportu do systemu księgowego pojawiają się różnice groszowe (ze względu na jednostki miar, które mają wiele miejsc po przecinku). Czy możemy taką fakturę wprowadzić w jednej pozycji, aby zgadzało się podsumowanie netto, VAT, brutto? Czy musi być zgodność ilości pozycji z XML/wizualizacji faktury z danymi wprowadzanymi do naszego systemu, czy możemy taką fakturę wprowadzić w jednej zbiorczej pozycji?
RADA
Rozumiem, że pytającemu chodzi o wprowadzenie faktury do rejestru VAT. Dopuszczalne jest ujęcie faktury w jednej pozycji zbiorczej w systemie finansowo-księgowym, jeżeli:
- kwoty netto, VAT i brutto są zgodne z fakturą (z podziałem na właściwe stawki VAT),
- zachowana jest zgodność z danymi wykazywanymi w JPK_V7.
UZASADNIENIE
Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich rabatów, wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki oraz kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku. Obowiązek ten dotyczy wystawcy faktury, a nie sposobu jej technicznego ujęcia w ewidencji nabywcy.
Z kolei art. 86 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy czym podstawą odliczenia jest m.in. otrzymana faktura (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Dla realizacji prawa do odliczenia kluczowe jest posiadanie faktury oraz prawidłowe ujęcie kwot podatku naliczonego w ewidencji, a nie techniczne odwzorowanie każdej pozycji.
Jednocześnie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji w sposób zapewniający prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej oraz pliku JPK_V7, w tym określenie wysokości podatku należnego i naliczonego. Ewidencja powinna więc umożliwiać weryfikację danych z faktury oraz ich powiązanie z dokumentem źródłowym (w tym z fakturą ustrukturyzowaną w KSeF), ale przepisy nie wymagają, aby liczba pozycji w systemie księgowym była tożsama z liczbą pozycji w pliku XML.
art. 86 ust. 1-2, art. 106e ust. 1, art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
Monika Brzostowska
konsultant podatkowy
POTRZEBUJESZ POMOCY?