Interpretacja indywidualna z dnia 25 lutego 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1146.2025.1.JM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 listopada 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 28 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dokumentowania ww. sprzedaży dokumentami wewnętrznymi oraz ujęcia jednego zbiorczego dokumentu sprzedaży w ewidencji.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż książek, zabawek i artykułów papierniczych w sklepach stacjonarnych oraz za pośrednictwem sklepu internetowego. Wnioskodawca prowadzi sklep internetowy (dalej: Sklep internetowy), za pośrednictwem którego dokonuje sprzedaży książek, zabawek i artykułów papierniczych w systemie wysyłkowym.

Przedmiotem wniosku o interpretację jest wyłącznie sprzedaż poprzez Sklep internetowy w systemie wysyłkowym na terenie Polski.

Kupującym może być konsument lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Przedmiotem wniosku o interpretację jest wyłącznie sprzedaż na rzecz konsumentów.

Kupujący może dokonać zakupu w Sklepie internetowym jedynie poprzez zarejestrowane w nim konto. Osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą jest zobowiązana do podania następujących danych przy rejestracji konta i zakupie: imię, nazwisko, adres, kod pocztowy, miejscowość, nr telefonu, adres e-mail. W przypadku firm trzeba podać również numer NIP.

Mogą być również realizowane zamówienia w odpowiedzi na zapytanie mailowe. Takie zamówienia wymagają podania tych samych danych.

Kupujący będący przedsiębiorcą otrzymuje fakturę na swoją firmę. Dokumentowanie sprzedaży na rzecz firm nie jest przedmiotem niniejszego wniosku.

W przypadku osób fizycznych niebędących przedsiębiorcą Wnioskodawca planuje wystawiać dowód wewnętrzny/dokument sprzedaży. Każda sprzedaż była by dokumentowana dowodem wewnętrznym/dokumentem sprzedaży wysyłanym automatycznie drogą elektroniczną (e-mailem) na adres mailowy podany przez kupującego w trakcie zakupu.

Całość ceny sprzedaży w systemie sprzedaży wysyłkowej jest możliwa do opłacenia przez klienta poprzez system płatności (dalej: „System Płatności”). System Płatności jest prowadzony przez podmiot będący jego operatorem (dalej: „Operator”), który jest pośrednikiem płatności i posiada zezwolenie na świadczenie usług płatniczych w charakterze krajowej instytucji płatniczej. W ramach Systemu Płatności klient może wybrać sposób dokonania płatności. Obecnie klient ma do wyboru kilka opcji, w tym m.in. przelewem bankowym, A, B, C. Klient nie ma możliwości zapłaty gotówką.

Niezależnie od wybranego przez klienta sposobu płatności w Systemie Płatności, płatność dokonana przez klienta trafia na konto Operatora jako pośrednika płatności lub bezpośrednio na konto Wnioskodawcy.

Wnioskodawca ma wiedzę o otrzymanej zapłacie z uwagi na połączenie jego systemu informatycznego z portalami sprzedażowymi za pomocą.

Płatność zawiera informacje o identyfikatorze płatności, który pozwala na powiązanie zapłaty z daną transakcją poprzez indywidualny numer zamówienia. Po identyfikatorze płatności i indywidualnym numerze zamówienia Wnioskodawca może zidentyfikować imię i nazwisko, adres e-mail, adres dostawy towaru oraz powiązać zapłatę z danym zamówieniem i nabywcą.

W przypadku płatności za pośrednictwem Operatora w Systemie Płatności kwota płatności przelewana jest na rachunek bankowy Wnioskodawcy zwykle następnego dnia roboczego. Podstawą do rozliczenia płatności między Wnioskodawcą i Operatorem jest raport rozliczeniowy sporządzany automatycznie na koncie Wnioskodawcy w portalu prowadzonym przez Operatora na bieżąco każdego dnia. Wszystkie płatności dokonywane są w PLN. Realizacja transakcji ze strony Wnioskodawcy rozpoczyna się dopiero po zaksięgowaniu zapłaty na koncie Wnioskodawcy w Systemie Płatności.

Ponadto, Wnioskodawca stosuje również możliwości dokonywania transakcji za pobraniem, tj. dokonywania płatności w momencie otrzymania towaru. Nabywca będzie płacić gotówką lub kartą płatniczą na konto firmy kurierskiej, która dokona dostawy towaru. Następnie firma kurierska wpłaci zbiorczo wszystkie dokonane w danym okresie opłaty na rachunek bankowy Wnioskodawcy.

Przekazanie płatności następuje zwykle w terminie 5-7 dni od wysłania paczki.

W przypadku zamówień za pobraniem lub z odroczonym terminem płatności realizacja transakcji następuje bez zbędnej zwłoki.

Zamówienia w odpowiedzi na zapytania mailowe są płatne wyłącznie jako faktura pro-forma lub pobranie lub odroczony termin płatności. Tu również nie ma możliwości zapłaty gotówką.

Dostawa towaru może nastąpić tylko za pośrednictwem firmy kurierskiej. Wydanie towaru nastąpi w momencie fizycznego przekazania przez kuriera zamówionego towaru nabywcy. Nabywcy nie mają możliwości osobistego odbioru zamówień.

W przypadku przedpłaty obowiązek podatkowy ustalany jest na moment wpływu należności nawet jeżeli jest to dzień wolny.

W przypadku przesyłki za pobraniem i odroczonego terminu płatności obowiązek podatkowy ustalany jest na moment wystawienia faktury. Data wystawienie faktury jest datą sprzedaży.

Przedmiotem dostawy nie będą towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wnioskodawca do każdej dostawy towarów realizowanej za pośrednictwem Sklepu internetowego zamierza wystawiać dokument wewnętrzny. Dokument ten jest określany przez Wnioskodawcę jako „potwierdzenie sprzedaży” oraz zawiera m.in. numer dokumentu, dane nabywcy, datę wystawienia, datę sprzedaży, nazwę (rodzaj) towaru, liczbę sprzedawanych towarów, cenę jednostkową towaru bez kwoty podatku od towarów i usług (cenę jednostkową netto), stawkę VAT informacje o sposobie zapłaty. Dokument ten nie będzie fakturą VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Dodatkowo Wnioskodawca będzie prowadził ewidencję, w której gromadzi dane dotyczące sprzedaży towarów prowadzonej za pośrednictwem Sklepu internetowego. Z prowadzonej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Ewidencja zawiera następujące dane: dokument źródłowy (numer), data sprzedaży, imię i nazwisko kupującego, kwota netto, VAT wg właściwej stawki, kwota brutto.

Wnioskodawca będzie prowadził również ewidencję zwrotów towarów, o której mowa w § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

Pytania

1.Czy Wnioskodawca przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie miał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów przez Sklep przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

2.W przypadku gdy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 jest prawidłowe, czy Wnioskodawca będzie miał możliwość dokumentowania sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na zasadach przedstawionych w opisanym stanie faktycznym, wyłącznie dokumentami wewnętrznymi?

3.W przypadku gdy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 jest prawidłowe, czy Wnioskodawca przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie mógł ująć w ewidencjach prowadzonych dla potrzeb podatku od towarów i usług jeden zbiorczy dokument sprzedaży dla całej sprzedaży dla której obowiązek podatkowy powstał w danym miesiącu?

Pana stanowisko w sprawie

Ad. 1

W ramach opisanego powyżej zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie będzie miał obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów przez Sklep przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 u.p.t.u.

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wskazany wyżej przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 u.p.t.u., Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Jak stanowi § 2 ust. 1 Rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

Zwolnienie wskazane w § 2 rozporządzenia jest zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, tj. dotyczy przedmiotu działalności.

Pod poz. 41 załącznika do Rozporządzenia, jako sprzedaż dotyczącą szczególnych czynności, wymieniono:

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Jak wynika z przedstawionych przepisów prawa, aby przysługiwało podatnikowi prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 Rozporządzenia w powiązaniu z poz. 41 załącznika do Rozporządzenia, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

a)dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),

b)dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za sprzedaż towaru za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),

c)z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),

d)przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w § 4 rozporządzenia.

Zdaniem Wnioskodawcy, jest on uprawniony do skorzystania z ww. zwolnienia, gdyż spełnione są wszystkie warunki do jego zastosowania.

Ustawodawca nie zdefiniował w Rozporządzeniu pojęcia „dostawy towarów w systemie wysyłkowym”. Odwołując się jednak do dyrektyw wykładni językowej, należy wnioskować, że tego typu sprzedaż ma miejsce w przypadku, gdy klient zamawia towary (zwykle przez Internet) z obowiązkiem dostarczenia ich do miejsca, w którym dokona odbioru tych towarów.

Zgodnie ze słownikiem języka polskiego „wysyłka” to „wysłanie czegoś”, „to, co się wysyła” (dostępny przez: www.sjp.pwn.pl).

Wysyłać oznacza zaś m.in. „przekazać coś komuś za pośrednictwem poczty, urządzeń technicznych lub jakiejś osoby”.

Od takiej formy dostaw towarów należy odróżnić sprzedaż realizowaną stacjonarnie, gdy towar znajduje się w punkcie sprzedaży (np. w placówce handlowej) w momencie zawarcia umowy i może być od razu wydany nabywcy (w przeciwieństwie do dostawy w systemie wysyłkowym). Dostawa w systemie wysyłkowym zgodnie z Rozporządzeniem jest realizowana zatem w każdym przypadku, gdy towary są dostarczane do wybranego przez klienta miejsca dostarczenia towaru.

Sprzedaż realizowana poprzez Sklep odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy internetowej, z dostawą zakupionych towarów pod wskazany przez nabywcę adres. Dostawa zamówionych towarów realizowana jest jedynie za pośrednictwem firmy kurierskiej. Nabywcy nie mają możliwości osobistego odbioru zamówień. Nie ma więc innej możliwości zakupu towaru przez klienta w Sklepie inaczej niż w systemie wysyłkowym, ponieważ Sklep nie oferuje sprzedaży stacjonarnej ani osobistego odbioru zamówień.

Płatności za dokonane dostawy, realizowane za pośrednictwem Operatora, będą finalnie zawsze wpływały na rachunek bankowy Wnioskodawcy, niezależnie od sposobu zapłaty wybranego przez klienta. Płatność może być dokonywana bezpośrednio na rachunek bankowy Wnioskodawcy lub poprzez Operatora. Udział Operatora jako pośrednika w realizacji płatności przez klienta nie skutkuje brakiem możliwości zastosowania zwolnienia, ponieważ udział pośrednika nie zmienia tego, że płatność faktycznie wpływa bowiem na rachunek bankowy Wnioskodawcy.

Ponadto, płatność za pobraniem, tj. dokonywania płatności w momencie otrzymania towaru, mieści się w warunku wskazanym w pkt b. Nabywca będzie płacić gotówką lub kartą płatniczą na konto firmy kurierskiej, która dokona dostawy towaru. Następnie firma kurierska wpłaci zbiorczo wszystkie dokonane w danym okresie płatności na rachunek bankowy Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, warunek zwolnienia dotyczący przekazania całości zapłaty za towar za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytować jest spełniony w każdej z przedstawionych w opisie stanu faktycznego form płatności. Niezależnie powiem od wybranej przez klienta formy płatności dostępnej w Systemie Płatności, zapłacone przez niego środki trafią na rachunek bankowy Wnioskodawcy.

Klient przy każdym zamówieniu jest obowiązany do podania identyfikujących go danych (w tym adresu). Płatność zawiera informacje o identyfikatorze płatności, który pozwala na powiązanie zapłaty z daną transakcją poprzez indywidualny numer zamówienia. Po identyfikatorze płatności i indywidualnym numerze zamówienia Wnioskodawca może zidentyfikować imię i nazwisko, adres e-mail, adres dostawy towaru oraz powiązać zapłatę z danym zamówieniem i nabywcą.

Na podstawie posiadanej przez niego dokumentacji będzie on w posiadaniu informacji, którego zamówienia oraz nabywcy dotyczy dana wpłata.

Z ewidencji i dowodów posiadanych przez Wnioskodawcę będzie zawsze wynikać, jakiej transakcji dotyczyła zapłata oraz na czyją rzecz została dokonana.

Jak wskazano w stanie faktycznym przedmiotem sprzedaży nie są towary wymienione w § 4 Rozporządzenia.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie będzie miał obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Ad. 2

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanych okolicznościach zdarzenia przyszłego będzie miał możliwość dokumentowania sprzedaży towarów na rzecz klientów wyłącznie dokumentami wewnętrznymi na zasadach wskazanych w opisie stanu faktycznego.

W świetle art. 111 ust. 1 u.p.t.u., podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z kolei zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 u.p.t.u., podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży:

a)w postaci papierowej lub

b)za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

W myśl art. 111 ust. 8 u.p.t.u. minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1.

Zatem podatnik nie będzie zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dostawy towarów lub świadczonych usług, które w świetle Rozporządzenia mogą korzystać ze zwolnienia.

W przypadku, gdy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 zostanie uznane za prawidłowe, tj. Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie rejestrującej wówczas Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do wystawienia i wydania Klientowi paragonu fiskalnego.

W celu wewnętrznego dokumentowania transakcji na potrzeby rachunkowe i rozliczeniowe mając na uwadze brak obowiązku wystawiania paragonów fiskalnych przy zastosowaniu kas rejestrujących - Wnioskodawca będzie wystawiał i przekazywał klientom dokument potwierdzający dostawę towarów dokument wewnętrzny tzw. „potwierdzenie sprzedaży”.

W ocenie Wnioskodawcy brak obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej nie stoi na przeszkodzie dokumentowaniu sprzedaży dokumentem wewnętrznym.

Zdaniem Wnioskodawcy będzie on uprawniony do dokumentowania sprzedaży opisanej w stanie faktycznym wyłącznie dokumentem wewnętrznym.

Jak wskazano w stanie faktycznym, dokument wewnętrzny określany przez Wnioskodawcę jako „potwierdzenie sprzedaży” zawiera m.in. numer dokumentu, dane nabywcy, datę wystawienia, datę sprzedaży, nazwę (rodzaj) towaru, liczbę sprzedawanych towarów, cenę jednostkową towaru bez kwoty podatku od towarów i usług (cenę jednostkową netto), stawkę VAT informacje o sposobie zapłaty.

Oprócz dokumentowania sprzedaży dokumentem wewnętrznym, Wnioskodawca wskazuje również, że będzie prowadził ewidencje sprzedaży na podstawie dowodów wewnętrznych.

Dodatkowo płatność zawiera informacje o identyfikatorze płatności, który pozwala na powiązanie zapłaty z daną transakcją poprzez indywidualny numer zamówienia. Po identyfikatorze płatności i indywidualnym numerze zamówienia Wnioskodawca może zidentyfikować imię i nazwisko, adres e-mail, adres dostawy towaru oraz powiązać zapłatę z danym zamówieniem i nabywcą.

Z ewidencji i dowodów posiadanych przez Wnioskodawcę będzie zawsze wynikać, jakiej transakcji dotyczyła zapłata oraz na czyją rzecz została dokonana.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy ma on możliwość dokumentowania sprzedaży towarów na rzecz klientów, w okolicznościach opisanych w stanie faktycznym, wyłącznie dokumentami wewnętrznymi przy jednoczesnym prowadzeniu ewidencji sprzedaży i ewidencji zwrotów.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy będzie on mógł przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ująć w ewidencjach prowadzonych dla potrzeb podatku od towarów i usług jeden zbiorczy dokument sprzedaży dla całej sprzedaży dla której obowiązek podatkowy powstał w danym miesiącu.

W przypadku gdy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i nr 2 zostanie uznane za prawidłowe, tj. Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie rejestrującej i będzie miał możliwość dokumentowania sprzedaży dokumentem wewnętrznym „potwierdzeniem sprzedaży” będzie mógł przy sprzedaży przez Sklep internetowy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ująć w ewidencjach prowadzonych dla potrzeb podatku od towarów i usług jeden zbiorczy dokument sprzedaży dla całej sprzedaży na podstawie dowodów wewnętrznych dla której obowiązek podatkowy powstał w danym miesiącu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), dalej zwana „ustawą”:

W myśl art. 2 pkt 6 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy:

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 stycznia 2025 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z poz. 1902), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Regulacje zawarte w powołanym rozporządzeniu przewidują zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu – do określonej tym przepisem wysokości obrotów (zwolnienie podmiotowe) oraz zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia (zwolnienie przedmiotowe).

W myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia:

I tak, w załączniku do rozporządzenia, stanowiącym wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, w poz. 41 wskazano następujące czynności:

Jednocześnie zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia:

Tym samym § 4 rozporządzenia zawiera katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia przedmiotowe, podmiotowe oraz podmiotowo-przedmiotowe. Oznacza to, że podatnik dokonujący czynności wymienionych w ww. przepisie nie ma prawa do korzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej.

Aby zatem podatnik miał prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania czynności przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

·dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi);

·zapłata za towar musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);

·z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana;

·przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w § 4 rozporządzenia.

Niespełnienie jednego z powyższych warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania tej czynności przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Pana wątpliwości dotyczą zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Prowadzi Pan sklep internetowy, za pośrednictwem którego dokonuje sprzedaży książek, zabawek i artykułów papierniczych w systemie wysyłkowym. Dostawa towaru może nastąpić tylko za pośrednictwem firmy kurierskiej. Ponadto – jak wskazał Pan w opisie sprawy – przedmiotem dostawy nie będą towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że kupujący może dokonać zakupu w Sklepie internetowym jedynie poprzez zarejestrowane w nim konto. Osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą jest zobowiązana do podania następujących danych przy rejestracji konta i zakupie: imię, nazwisko, adres, kod pocztowy, miejscowość, nr telefonu, adres e-mail. Mogą być również realizowane zamówienia w odpowiedzi na zapytanie mailowe. Takie zamówienia wymagają podania tych samych danych. Całość ceny sprzedaży w systemie sprzedaży wysyłkowej jest możliwa do opłacenia przez klienta poprzez system płatności (dalej: „System Płatności”). System Płatności jest prowadzony przez podmiot będący jego operatorem (dalej: „Operator”), który jest pośrednikiem płatności i posiada zezwolenie na świadczenie usług płatniczych w charakterze krajowej instytucji płatniczej. W przypadku płatności za pośrednictwem Operatora w Systemie Płatności kwota płatności przelewana jest na Pana rachunek bankowy Wnioskodawcy. W ramach Systemu Płatności klient może wybrać sposób dokonania płatności. Obecnie klient ma do wyboru kilka opcji, w tym m.in. przelewem bankowym, A, B, C. Klient nie ma możliwości zapłaty gotówką. Niezależnie od wybranego przez klienta sposobu płatności w Systemie Płatności, płatność dokonana przez klienta trafia na konto Operatora jako pośrednika płatności lub bezpośrednio na Pana konto. Ponadto, stosuje Pan również możliwości dokonywania transakcji za pobraniem, tj. dokonywania płatności w momencie otrzymania towaru. Nabywca będzie płacić gotówką lub kartą płatniczą na konto firmy kurierskiej, która dokona dostawy towaru. Następnie firma kurierska wpłaci zbiorczo wszystkie dokonane w danym okresie opłaty na Pana rachunek bankowy. Będzie Pan prowadził ewidencję, w której gromadzi dane dotyczące sprzedaży towarów prowadzonej za pośrednictwem Sklepu internetowego. Z prowadzonej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Ewidencja zawiera następujące dane: dokument źródłowy (numer), data sprzedaży, imię i nazwisko kupującego, kwota netto, VAT wg właściwej stawki, kwota brutto.

Mając na uwadze powyższy opis sprawy oraz przytoczone przepisy wskazać należy, że w rozpatrywanej sprawie zostaną spełnione łącznie wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży realizowanej przez Pana towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia. Bowiem – jak wskazał Pan w opisie sprawy – płatność dokonana przez klienta trafia bezpośrednio na Pana konto, a w przypadku płatności na konto Operatora jako pośrednika płatności oraz na konto firmy kurierskiej, która dokona dostawy towaru, kwoty płatności są również przelewane na Pana rachunek bankowy, a z prowadzonej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Reasumując, będzie miał Pan prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonywanej za pośrednictwem Sklepu internetowego w oparciu o zapis § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, w sytuacji gdy zapłata za te towary wpływa ostatecznie na Pana rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (zna Pan dane nabywcy, w tym jego adres).

Zatem Pana stanowisko w części dotyczącej zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest prawidłowe.

Pana wątpliwości dotyczą także dokumentowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokumentami wewnętrznymi.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. poz. 845), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Stosownie do § 2 pkt 15 i 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Wskazać jednak należy, że powyższe przepisy nie będą miały zastosowania do sytuacji opisanej we wniosku, ponieważ jak rozstrzygnąłem będzie miał Pan prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonywanej za pośrednictwem Sklepu internetowego w oparciu o zapis § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Stosownie natomiast do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy:

Zgodnie z powyższym, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że dokonuje Pan dostawy towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tym samym nie będzie również Pan zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej taką sprzedaż – jednakże z zastrzeżeniem, że nabywca towaru nie zgłosi żądania wystawienia faktury, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy.

Z opisu sprawy wynika, że w przypadku osób fizycznych niebędących przedsiębiorcą planuje Pan wystawiać dowód wewnętrzny/dokument sprzedaży. Każda sprzedaż była by dokumentowana dowodem wewnętrznym/dokumentem sprzedaży wysyłanym automatycznie drogą elektroniczną (e-mailem) na adres mailowy podany przez kupującego w trakcie zakupu.

Mając na uwadze powyższe, w celu udokumentowania sprzedaży w systemie wysyłkowej realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie Pan mógł zaewidencjonować taką sprzedaż dokumentem wewnętrznym, gdy będzie Pan otrzymywał zapłatę wyłącznie na Pana rachunek bankowy, a z prowadzonej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zatem Pana stanowisko w części dotyczącej dokumentowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokumentami wewnętrznymi jest prawidłowe.

Pana wątpliwości dotyczą także ujęcia jednego zbiorczego dokumentu sprzedaży w ewidencji.

Zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 99 ust. 7c ustawy:

Na podstawie art. 99 ust. 11c ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 109 ust. 3b ustawy:

Stosownie do art. 109 ust. 3c ustawy:

Na podstawie art. 99 ust. 13b oraz art. 109 ust. 14 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. poz. 1988 ze zm.). Zgodnie z § 1 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

Cyt. rozporządzenie w § 10 zobowiązuje podmioty do wskazywania określonych danych w celu prawidłowego rozliczenia podatku należnego.

Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 cyt. rozporządzenia:

Na podstawie § 10 ust. 1 pkt 9 lit. b i c ww. rozporządzenia:

W myśl § 10 ust. 5 tego rozporządzenia:

Z powyższego wynika, że sprzedaż z kas rejestrujących na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, należy wykazać na podstawie dokumentu zbiorczego „RO”.

Oznaczenie „WEW” dotyczy między innymi czynności, które nie są udokumentowane oryginalnymi dokumentami zakupu/sprzedaży tj. fakturą i dotyczy między innymi sprzedaży bezrachunkowej (sprzedaży na rzecz osób fizycznych, która jest zwolniona z ewidencji na kasie fiskalnej).

Zatem, sprzedaż nieewidencjonowaną na kasie rejestrującej i dla której nie jest wystawiona jednocześnie faktura należy wykazać na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW”.

Pana wątpliwości dotyczą ujęcia jednego zbiorczego dokumentu sprzedaży w ewidencji VAT.

W rozpatrywanej rozstrzygnąłem, że będzie miał Pan prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonywanej za pośrednictwem Sklepu internetowego w oparciu o zapis § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w zw. z poz. 41 załącznika do ww. rozporządzenia.

Zatem, w przypadku zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż taką co do zasady wykazuje się w ewidencji na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW”.

Ze wskazanych przepisów wynika, że jeżeli dokonywana przez podatnika sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie podlega fiskalizacji za pomocą kasy rejestrującej, a podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, to transakcja taka powinna zostać ujęta w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego. W JPK_VAT z deklaracją do takiego dokumentu ma zastosowanie oznaczenie „WEW”.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa stwierdzam, że właściwym jest udokumentowanie dla celów ewidencji JPK_VAT sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nieewidencjonowanej na kasie rejestrującej, za pomocą zbiorczego dokumentu wewnętrznego i wykazanie w ewidencji JPK na jego podstawie wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego w kwotach zbiorczych, a także oznaczenie tej pozycji sprzedaży w ewidencji JPK symbolem „WEW” stosownie do przepisu § 10 ust. 5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r.

Zatem w Pana stanowisko w części dotyczącej ujęcia jednego zbiorczego dokumentu sprzedaży w ewidencji jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznaczam się, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Pana w złożonym wniosku. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.