Interpretacja indywidualna z dnia 27 lutego 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.778.2025.3.MW

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

• prawidłowe w części dotyczącej prawa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów w Wariantach 1-4;
• nieprawidłowe w części dotyczącej prawa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów w Wariancie 5.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów wskazanych w Wariantach 1-5. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismami z 15 stycznia 2026 r. oraz 12 lutego 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka (...) z siedzibą w Niemczech (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży mebli ogrodowych, artykułów dekoracyjnych oraz altanek. W związku z prowadzoną działalnością handlową Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (VAT), w tym również dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż zarówno na rzecz odbiorców krajowych, jak i zagranicznych, w tym - w szczególności - na rzecz kontrahentów z innych państw członkowskich Unii Europejskiej.

Kontrahenci ci są podatnikami zarejestrowanymi do celów podatku od wartości dodanej w swoich krajach, posiadającymi ważny i właściwy numer identyfikacyjny VAT UE, nadany przez administrację podatkową innego niż Polska państwa członkowskiego.

Realia transakcji sprowadzają się do tego, że w praktyce towary mogą być dostarczane bezpośrednio do kontrahenta będącego ich nabywcą, jak również - w ramach tzw. dostaw łańcuchowych - do odbiorcy końcowego wskazanego przez kontrahenta, na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. W każdym z tych przypadków miejscem rozpoczęcia wysyłki jest Polska, natomiast miejscem zakończenia - terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Wnioskodawca uznaje opisane transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT) w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawy o VAT”) i jako takie wykazuje je w deklaracjach podatkowych (w tym w plikach JPK_V7M oraz w informacjach podsumowujących VAT-UE) ze stawką 0% VAT. Kwalifikacja tych transakcji nie jest przedmiotem niniejszego wniosku.

Towary są co do zasady transportowane z terytorium Polski do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej przez przewoźnika (spedytora) działającego na rzecz Spółki. Choć w praktyce mogą występować sytuacje, w których organizacja transportu leży po stronie kontrahenta, Spółka zaznacza, że niniejszy wniosek nie obejmuje tych przypadków, w których towary byłyby przewożone własnym środkiem transportu Spółki lub przez samego nabywcę.

W celu wykazania prawa do zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT), Wnioskodawca gromadzi - i będzie gromadził - dowody potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski oraz ich dostarczenie do odbiorcy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Dla Spółki, wraz z rosnącą liczbą kontrahentów oraz liczbą transakcji, gromadzenie zróżnicowanych dowodów potwierdzających, że w ramach danej transakcji wewnątrzwspólnotowej towary uległy przemieszczeniu jest często kłopotliwe oraz czasochłonne. Przedmiotem wniosku jest potwierdzenie prawidłowości stanowiska Spółki, zgodnie z którym gromadzone przez Spółkę warianty dokumentacji będą uprawniać Spółkę do stosowania stawki VAT 0% przy WDT.

W odniesieniu do realizowanych dostaw, Spółka posiada lub będzie posiadać zestaw dokumentów handlowych i przewozowych, obejmujący każdorazowo:

• kopię faktury sprzedaży - zawierającą w szczególności dane kontrahenta - w tym jego nazwę i adres siedziby - oraz adres wskazany do dostawy towaru, wraz z danymi odbiorcy, jeżeli nie jest on tożsamy z nabywcą;
• specyfikację towarów objętych dostawą, rozumianą jako nazwę towaru, numer katalogowy produktu, kod EAN oraz ilość. Przy czym specyfikacja ta - w praktyce - stanowi integralny element faktury i nie występuje jako odrębny dokument.

Mając na uwadze potrzebę zapewnienia prawidłowego udokumentowania Spółka będzie posiadać także dodatkowe dokumenty w ramach następujących wariantów dokumentacyjnych:

Wariant 1

Spółka jest/będzie w posiadaniu:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• faktury wystawionej przez przewoźnika (spedytora) dokumentującej wykonanie usług transportowych związanych z realizacją poszczególnych dostaw w danym okresie. Na fakturze znajdują się wyszczególnione pozycje frachtowe, wraz ze wskazaniem numeru faktur sprzedaży, której towary były przedmiotem transportu,
• zestawienia w arkuszu Excel otrzymane od przewoźnika (spedytora), stanowiące uszczegółowienie poszczególnych pozycji frachtowych wymienionych na fakturze. Zestawienie to zawiera m.in. numer faktury, której towary były przedmiotem transportu, datę podjęcia towarów przez przewoźnika w magazynie, datę ich dostarczenia do miejsca przeznaczenia, a także oznaczenie tego miejsca oraz dane odbiorcy,
• Potwierdzenia dokonania zapłaty przewoźnikowi (spedytorowi) za tę fakturę w formie potwierdzenia dokonania przelewu bankowego.

Wariant 2

Spółka jest/będzie w posiadaniu:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• potwierdzenia otrzymania zapłaty od Kontrahenta za dostarczony towar. Scenariusz ten obejmuje przypadki tych dostaw, dla których uzgodnione warunki współpracy wskazują, że płatność dokonywana jest po dostarczeniu towaru.

Wariant 3

Spółka jest/będzie w posiadaniu:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• potwierdzenie od Kontrahenta w formie wiadomości e-mail, iż towary objęte wykazem faktur z danego okresu, przesłanym uprzednio przez Spółkę, zostały otrzymane przez Kontrahenta lub przez ostatecznego odbiorcę (w przypadku transakcji łańcuchowych) w innym niż Polska kraju UE.

Wariant 4

Spółka jest/będzie w posiadaniu:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie. Zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy (przyjmuje się okres miesięczny). Zgodnie z informacjami zawartymi w zestawieniu, w przypadku braku potwierdzenia (podpisania) w terminie 10 dni od jego otrzymania, uznaje się, że towary zostały dostarczone do miejsca przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Wariant 5

Spółka jest/będzie w posiadaniu:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) w formie listów CMR, wydruków lub danych z systemu przewoźnika, bądź zrzutów ekranu z systemu śledzenia przesyłek, które w sposób pośredni potwierdzają dostarczenie towarów. Dotyczy to sytuacji, w których dokumenty te zawierają pewne uchybienia formalne, takie jak brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak wskazania numeru faktury, której towary były przedmiotem transportu.
• potwierdzenie otrzymania zapłaty od Kontrahenta za towar będący przedmiotem dostawy.

W uzupełnieniu wskazali Państwo, że:

Intencją Spółki jest posiadanie - przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy - dokumentów wskazanych we wniosku, w ramach opisanych Wariantów 1-5, potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju oraz ich dostarczenie do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Jednocześnie Spółka nie wyklucza, że w praktyce gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, w których uzyskanie niektórych dokumentów nastąpi z opóźnieniem, z przyczyn od niej niezależnych, w szczególności leżących po stronie kontrahenta lub przewoźnika. Niemniej jednak, przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są wyłącznie takie stany faktyczne oraz zdarzenia przyszłe, w których dokumenty opisane w poszczególnych Wariantach 1-5 zostaną otrzymane przez Spółkę i będą znajdowały się w jej posiadaniu przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy.

Spółka składa oraz będzie składała zawierające prawidłowe dane informacje podsumowujące, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, dotyczące sprzedaży towarów, w ustawowo przewidzianych terminach. W przypadku stwierdzenia ewentualnych uchybień Spółka należycie wyjaśni je na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Spółka ustala warunki handlowe indywidualnie z poszczególnymi kontrahentami. Choć dużą część stanowią takie dostawy, dla których płatność jest skorelowana z dostawą towaru (następuje po dostawie de facto ją potwierdzając), to w Wariancie 5 przedmiotem opisu jest sytuacja, w której płatność wpływa wcześniej już na etapie składania zamówienia przez klienta. W takich przypadkach Spółka jest w stanie jednoznacznie powiązać otrzymaną płatność z konkretnym zamówieniem oraz z fakturą, która na późniejszym etapie jest wystawiana do tego zamówienia.

Nie jest to sensu stricto dowód dostawy towaru, jednak intencją Spółki jest użycie tego dokumentu jako dokumentacji pomocniczej, zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, łącznie z dokumentami przewozowymi, które zgodnie z opisem Wariantu 5 mogą posiadać pewne uchybienia formalne.

W Wariancie 5 Spółka dysponuje dokumentami przewozowymi otrzymanymi od przewoźnika, takimi jak listy przewozowe CMR, wydruki lub dane pochodzące z systemów przewoźnika, w tym z systemów śledzenia przesyłek lub zrzuty ekranu z tych systemów. Dokumenty te są wystawiane przez podmiot trzeci - przewoźnika - i zawierają informacje dotyczące w szczególności miejsca nadania towaru, miejsca jego przeznaczenia, danych odbiorcy towaru oraz danych przewoźnika. Jednocześnie dokumenty te mogą zawierać określone uchybienia formalne, takie jak brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak wskazania numeru faktury dokumentującej daną dostawę. W konsekwencji, ze względu na swoją niekompletność, dokumenty te nie zawsze pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie faktu dostarczenia towarów do kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

W połączeniu z wewnętrzną dokumentacją oraz informacjami wynikającymi z systemów finansowo-księgowych Spółka jest jednak w stanie powiązać każdy dokument przewozowy z odpowiednią fakturą na podstawie numeru zamówienia. Dzięki temu, nawet gdy na potwierdzeniu nie widnieje numer faktury, Spółka jest w stanie zidentyfikować, że potwierdzenie odnosi się do wywozu towarów udokumentowanych daną fakturą.

Praktyka w zakresie wymiany dokumentów i informacji z przewoźnikami jest zaś taka, że otrzymanie dokumentów przewozowych od przewoźnika (nawet zawierających pewne braki formalne) jest równoznaczne z potwierdzeniem skutecznego dostarczenia towaru przez danego przewoźnika.

Spółka ma świadomość, że w przypadku wystąpienia wskazanych uchybień formalnych (najczęściej brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak odniesienia do numeru faktury sprzedaży) dokumenty przewozowe mogą nie stanowić samodzielnie wystarczającego dowodu jednoznacznie potwierdzającego dostarczenia towarów do kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju, dlatego też w Wariancie 5 dokumenty przewozowe są wskazane łącznie z potwierdzeniem otrzymania zapłaty za towar od kontrahenta, zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Pytania

1.Czy dostawy udokumentowane za pomocą dokumentów wskazanych w Wariancie 1 należy - w świetle art. 42 ustawy o VAT - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

2.Czy dostawy udokumentowane za pomocą dokumentów wskazanych w Wariancie 2 należy - w świetle art. 42 ustawy o VAT - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

3.Czy dostawy udokumentowane za pomocą dokumentów wskazanych w Wariancie 3 należy - w świetle art. 42 ustawy o VAT - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

4.Czy dostawy udokumentowane za pomocą dokumentów wskazanych w Wariancie 4 należy - w świetle art. 42 ustawy o VAT - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

5.Czy dostawy udokumentowane za pomocą dokumentów wskazanych w Wariancie 5 należy - w świetle art. 42 ustawy o VAT - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

Państwa stanowisko w sprawie

W odniesieniu do wszystkich pytań przedstawionych we wniosku (tj. pytań nr 1-5), Spółka stoi na stanowisku, iż dostawy udokumentowane dokumentami wskazanymi w poszczególnych wariantach (Warianty 1-5) należy - w świetle art. 42 ustawy o podatku od towarów i usług - uznać za spełniające warunki do zastosowania stawki VAT 0% właściwej dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).

Uzasadnienie

I.Regulacje unijne

W celu usprawnienia funkcjonowania wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w zakresie transakcji transgranicznych, Unia Europejska opracowała pakiet zmian określany mianem „Quick Fixes”. Pakiet ten stanowi element szerszej reformy mającej na celu ujednolicenie zasad rozliczania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT) oraz zwiększenie pewności prawnej podatników w zakresie stosowania stawki 0% VAT.

Na pakiet „Quick Fixes” składają się dwa podstawowe akty prawne:

1.Dyrektywa Rady (UE) 2018/1910 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniająca Dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do harmonizacji i uproszczenia niektórych przepisów dotyczących opodatkowania handlu pomiędzy państwami członkowskimi,

2.Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do Dyrektywy 2006/112/WE, zmienione Rozporządzeniem Rady (UE) 2018/1912, obowiązującym od 1 stycznia 2020 r. Rozporządzenie to jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich i wprowadza m.in. art. 45a, który określa katalog dokumentów mogących stanowić podstawę wzruszalnego domniemania, że towary będące przedmiotem WDT zostały rzeczywiście wysłane lub przetransportowane do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Zgodnie z art. 45a ust. 1 Rozporządzenia 282/2011, domniemywa się, że towary zostały wysłane lub przetransportowane z jednego państwa członkowskiego do innego w sytuacji, gdy sprzedawca posiada co najmniej dwa niebędące ze sobą w sprzeczności dowody, pochodzące od dwóch niezależnych od siebie stron, które potwierdzają transport lub wysyłkę towarów. W zależności od tego, czy transport organizowany jest przez sprzedawcę, czy przez nabywcę, dokumentacja może obejmować m.in. faktury od przewoźnika, listy przewozowe CMR, konosamenty, polisy ubezpieczeniowe lub oświadczenia nabywcy.

W myśl art. 45a ust. 3 Rozporządzenia, dowody te można podzielić na dwie grupy:

• grupa A - dokumenty odnoszące się bezpośrednio do wysyłki lub transportu towarów (np. podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura przewoźnika);
• grupa B - inne dokumenty potwierdzające transport, takie jak polisa ubezpieczeniowa, dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za przewóz, dokument urzędowy potwierdzający przybycie towaru do kraju przeznaczenia lub poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn.

Zgodnie z Rozporządzeniem uznaje się, że dostawa ma charakter wewnątrzwspólnotowy, jeżeli podatnik jest w posiadaniu:

• co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów z grupy A wydanych przez dwie różne strony niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy, lub
• jednego dowodu z grupy A wraz z jednym dowodem z grupy B również wydanych przez dwie różne, niezależne strony.

Rozporządzenie wprowadza zatem domniemanie prawne, że jeśli podatnik posiada wskazaną dokumentację, towary faktycznie zostały przetransportowane między państwami członkowskimi, a tym samym spełniony został warunek zastosowania stawki 0% VAT dla WDT.

Należy przy tym podkreślić, że brak posiadania dokumentów określonych w art. 45a Rozporządzenia nie oznacza automatycznie utraty prawa do zastosowania stawki 0% VAT. Jak wskazano w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z 17 grudnia 2020 r., niespełnienie przesłanek domniemania unijnego nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że towary faktycznie zostały przemieszczone do innego państwa członkowskiego - zgodnie z zasadami określonymi w art. 42 ust. 3-5 oraz ust. 11 ustawy o VAT.

II.Regulacje krajowe

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, podstawowymi dowodami potwierdzającymi dokonanie WDT są: dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego, oraz specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku - o ile dokumenty te łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem dostawy.

Jednocześnie, stosownie do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy wskazane dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami potwierdzającymi WDT mogą być również inne dokumenty w szczególności:

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku - inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Konstrukcja powyższego przepisu wskazuje, że katalog dokumentów mających charakter dowodowy ma charakter otwarty, co oznacza, że podatnik może potwierdzać fakt dokonania WDT również innymi niż wymienione w ustawie dokumentami, o ile w sposób jednoznaczny potwierdzają one, że towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do nabywcy w innym państwie członkowskim. Stanowisko to znajduje potwierdzenie zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale siedmiu sędziów z dnia 11 października 2010 r. (sygn. I FPS 1/10) wskazał, że przepisy art. 42 ustawy o VAT powinny być interpretowane z uwzględnieniem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. NSA podkreślił również, iż dowody określone w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT nie mają charakteru bezwzględnie obligatoryjnego, a dla zastosowania stawki 0% przy WDT wystarczające jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre z tych dowodów, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT lub innymi dowodami, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają one fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem dostawy do nabywcy w innym państwie członkowskim.

Mając na uwadze powyższe, uznać należy, że dla zastosowania stawki 0% VAT w przypadku WDT nie jest konieczne posiadanie pełnego zestawu dokumentów określonych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Wystarczające jest posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie, uzupełnionego dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT lub innymi dowodami dopuszczalnymi na gruncie Ordynacji podatkowej, które łącznie i jednoznacznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego.

Uzasadnienie dla stosowania wariantów dokumentacyjnych w świetle regulacji unijnych i krajowych Transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zasadniczo podlegają opodatkowaniu według 0% stawki VAT. Niemniej jednak, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, możliwość zastosowania tej stawki jest uzależniona od spełnienia łącznie określonych warunków, tj.:

1.podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2.podatnik, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3.podatnik, składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

W ocenie Spółki, zarówno warunek dotyczący numeru identyfikacyjnego nabywcy, jak i warunek rejestracyjny zostaną spełnione, ponieważ Spółka dokonuje (oraz będzie dokonywać) dostaw na rzecz kontrahentów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny VAT UE, nadany przez odpowiednie państwo członkowskie, a sama jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Tym samym, analizie w ramach niniejszego wniosku podlega warunek określony w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, tj. kwestia posiadania przez Spółkę dokumentacji potwierdzającej, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Mając na uwadze wskazane powyżej regulacje unijne i krajowe, Spółka stoi na stanowisku, że gromadzona przez nią dokumentacja - niezależnie od przyjętego wariantu dokumentacyjnego - umożliwia jednoznaczne potwierdzenie, iż towary będące przedmiotem dostawy zostały faktycznie wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Wariant 1

W niniejszym wariancie zestawienie przewoźnika wraz z fakturą transportową, jednoznacznie wskazują numery faktur sprzedaży, daty i miejsca dostawy. W ocenie Spółki takie zestawienie może być dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT.

Ocenę tę potwierdza stanowisko Dyrektora KIS wyrażone, m.in.:

• w interpretacji z dnia 12 sierpnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.303.2024.1.GK: „dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy”.
• w interpretacji z dnia 30 października 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.562.2025.2.JSU: „Jednocześnie będą Państwo jednak posiadać również informację z wewnętrznego systemu spedytora (przewoźnika), gdzie można sprawdzić kierunek wysyłki i jej status, w tym datę doręczenia, które stanowi inny dowód, o którym mowa w art. 42 ust. 11 ustawy. Dokumenty te łącznie pozwalają na jednoznaczne uznanie, że towar został doręczony do miejsca docelowego poza terytorium Polski, łącznie uprawdopodabniają przemieszczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego oraz ich dostarczenie do odbiorcy znajdującego na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Powołane powyżej przepisy nie stanowią o formie dokumentów. Zasadniczo dopuszczalna jest każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego”.

Wraz z dowodem zapłaty za fakturę transportową - stanowiącym dodatkowy dokument pomocniczy, o którym mowa w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT - zgromadzona dokumentacja potwierdza, że towary zostały faktycznie dostarczone w innym państwie członkowskim.

W konsekwencji, dostawy udokumentowane w sposób opisany w Wariancie 1 spełniają warunki określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT i uprawniają Spółkę do zastosowania stawki 0%.

Wariant 2

Potwierdzenie zapłaty za towar stanowi dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy o VAT, gdyż dowodzi wykonania zobowiązania po dokonaniu dostawy.

Jak wskazano w stanie faktycznym, Spółka rozważa niniejszy wariant w odniesieniu do transakcji realizowanych z kontrahentami, z którymi ustalono, że płatność za towar będzie dokonywana po jego otrzymaniu przez kontrahenta. Ustalenia te są każdorazowo dokumentowane w formie umowy handlowej, zamówienia lub korespondencji handlowej.

W takich przypadkach dokonanie zapłaty po dostarczeniu towaru stanowi potwierdzenie, że towar faktycznie został otrzymany przez nabywcę, a zatem stanowi wiarygodny dowód dostarczenia towarów na terytorium innego państwa członkowskiego.

W połączeniu z fakturą sprzedaży zawierającą specyfikację ładunku, zgromadzona dokumentacja potwierdza zarówno wywóz towarów z terytorium Polski, jak i ich dostarczenie do miejsca przeznaczenia w innym państwie członkowskim.

Spółka pragnie podkreślić, iż jej stanowisko znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji z dnia 30 października 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.562.2025.2.JSU:

• „będą jednak posiadać Państwo potwierdzenie otrzymania zapłaty za dostarczony towar, które stanowi inny dowód, o którym mowa w art. 42 ust. 11 ustawy, mający zastosowanie z uwagi na to, że nie posiadają Państwo listów przewozowych, które potwierdzałyby jednoznacznie dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Zgodnie z opisem sprawy potwierdzenia zapłaty świadczą o dokonaniu dostawy ze względu na ustalenia dotyczące terminów płatności, jakie obowiązują w relacjach Wnioskodawcy z Kontrahentami - płatności dokonywane będą już po otrzymaniu towaru przez Kontrahenta i z tego względu dokonanie płatności jest utożsamione z otrzymaniem towaru przez Kontrahenta. Tym samym posiadają Państwo dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i 11 ustawy, które przy spełnieniu pozostałych wymogów przewidzianych w przepisach, uprawniają do zastosowania stawki 0% do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów”.

Prawidłowość stanowiska potwierdzają także interpretacje z 2 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.676.2024.1.RM oraz z 24 kwietnia 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.35.2024.3.GK.

Wariant 3

E-mail od kontrahenta stanowi dowód potwierdzający przyjęcie towarów w rozumieniu art. 42 ust. 11 pkt 4 ustawy o VAT. W zestawieniu z fakturą sprzedaży i specyfikacją towarów, dokumentacja ta jednoznacznie potwierdza dostarczenie towarów na terytorium innego państwa UE.

Należy zauważyć, że dopuszczalność traktowania e-maila jako dowodu została potwierdzona, m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.480.2020.1.IZ, w której Organ podkreślił, iż:

• „Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy”.

Stanowisko takie Dyrektor KIS prezentuje także w innych interpretacjach, m.in. z dnia 5 września 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.348.2025.2.PJ oraz z dnia 4 stycznia 2023 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.480.2022.2.RST

Wariant 4

W niniejszym wariancie potwierdzeniem dostarczenia towarów jest tzw. „milcząca zgoda” kontrahenta, polegająca na braku zastrzeżeń lub reklamacji po dokonaniu dostawy oraz dokonaniu płatności za otrzymany towar. W ocenie Spółki, takie zachowanie nabywcy stanowi dorozumiane potwierdzenie odbioru towaru i jego zgodności z zamówieniem.

Zgromadzona dokumentacja - obejmująca kopię faktury sprzedaży, specyfikację ładunku oraz potwierdzenie zapłaty - stanowi więc w rozumieniu art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy o VAT dowód potwierdzający dostarczenie towarów do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS, m.in. z dnia 30 października 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.562.2025.2.JSU:

• Jednocześnie jak Państwo wskazali, zgodnie z informacją zawartą w przesyłanym kontrahentowi drogą elektroniczną zestawieniu faktur dokumentujących dostawy - w przypadku braku dokonania potwierdzenia do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy przesłane zestawienie, uznaje się, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska. Tym samym posiadają Państwo dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i 11 ustawy, które przy spełnieniu pozostałych wymogów przewidzianych w przepisach, uprawniają do zastosowania stawki 0% do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Prawidłowość takiego rozwiązania potwierdzają także inne interpretacje wydane przez KIS, m.in. z dnia 15 lipca 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.553.2025.1.PRP oraz 24 kwietnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.35.2024.3.GK.

Wariant 5

W tym wariancie zakłada się, że Wnioskodawca będzie posiadał dokument przewozowy otrzymany od przewoźnika (spedytora). Spółka wskazuje jednak, że w niektórych przypadkach dokumenty te mogą zawierać drobne uchybienia formalne - przykładowo brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak odniesienia do numeru faktury sprzedaży. W ocenie Spółki, okoliczności te nie wpływają ujemnie na wartość dowodową dokumentu, o ile z całokształtu zgromadzonej dokumentacji jednoznacznie wynika, że dostawa została zrealizowana, a towar dotarł do nabywcy.

Jako uzupełnienie tej dokumentacji Spółka będzie gromadzić potwierdzenia otrzymania zapłaty za towar, tj. dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy o VAT. Dokumenty te będą stanowiły potwierdzenie dokonania zapłaty, niezależnie od warunków umownych dotyczących terminu płatności. Spółka będzie w stanie powiązać płatność z konkretną fakturą sprzedaży dokumentującą daną transakcję. Biorąc pod uwagę, że w omawianym wariancie Spółka dopuszcza możliwość otrzymania zapłaty na różnym etapie transakcji, w tym również w momencie złożenia zamówienia przez kontrahenta, a nie po otrzymaniu towaru, należy uznać, iż samodzielnie taki dowód zapłaty nie stanowiłby wystarczającej podstawy do zastosowania stawki 0% VAT. Niemniej, w połączeniu z dokumentem przewozowym oraz fakturą sprzedaży zawierającą specyfikację ładunku, potwierdzenie zapłaty uzupełnia łańcuch dowodowy i pozwala na uznanie, że dostawa została faktycznie dokonana na terytorium innego państwa członkowskiego.

Przyjęcie takiego rozumienia jest uzasadnione, biorąc pod uwagę orzecznictwo, m.in. wyrok NSA z dnia 2 kwietnia 2025 r. sygn. I FSK 1418/20, w którym wskazano:

„Tymczasem dla potwierdzenia wywiezienia towaru i jego dostarczenia poza granicami Polski wystarcza posiadanie dokumentów, które takie wywiezienie i dostarczenie towaru dokumentują pośrednio.

Analizując treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej należy wskazać, iż żaden z opisanych i posiadanych przez stronę dokumentów nie wskazuje jednoznacznie i wprost oświadczenia odbiorcy towarów o dostarczeniu mu towarów poza granicami Polski. Nie przesądza to jednak, iż szereg innych dokumentów branych pod uwagę łącznie potwierdza dostarczenie tych towarów”.

W ocenie Spółki, zestaw dokumentów obejmujący dokument przewozowy wraz z potwierdzeniem zapłaty może zostać uznany za wystarczający do wykazania, że dostawa została dokonana na terytorium innego państwa członkowskiego, a tym samym - spełnia warunki określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, uprawniające do zastosowania stawki 0%.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Zatem, co do zasady, przy spełnieniu warunków dotyczących podmiotów biorących udział w transakcji, w przypadku gdy w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy następuje wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE występuje wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca jest Spółką z siedzibą w Niemczech i prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży mebli ogrodowych, artykułów dekoracyjnych oraz altanek. Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik podatku VAT, w tym również dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka prowadzi sprzedaż zarówno na rzecz odbiorców krajowych, jak i zagranicznych, w tym - w szczególności - na rzecz kontrahentów z innych państw członkowskich Unii Europejskiej. Kontrahenci Spółki są podatnikami zarejestrowanymi do celów podatku od wartości dodanej w swoich krajach, posiadającymi ważny i właściwy numer identyfikacyjny VAT UE, nadany przez administrację podatkową innego niż Polska państwa członkowskiego. Towary mogą być dostarczane bezpośrednio do kontrahenta będącego ich nabywcą, jak również - w ramach tzw. dostaw łańcuchowych - do odbiorcy końcowego wskazanego przez kontrahenta, na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. W każdym z tych przypadków miejscem rozpoczęcia wysyłki jest Polska, natomiast miejscem zakończenia - terytorium innego państwa członkowskiego UE. Spółka uznaje opisane transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT) w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy i jako takie wykazuje w deklaracjach podatkowych (w tym w plikach JPK_V7M oraz w informacjach podsumowujących VAT-UE) ze stawką 0% VAT. Towary są co do zasady transportowane z terytorium Polski do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej przez przewoźnika (spedytora) działającego na rzecz Spółki. W celu wykazania prawa do zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, Spółka gromadzi i będzie gromadziła dowody potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski oraz ich dostarczenie do odbiorcy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. W odniesieniu do realizowanych dostaw, Spółka posiada lub będzie posiadać zestaw dokumentów handlowych i przewozowych, obejmujący każdorazowo: kopię faktury sprzedaży oraz specyfikację towarów objętych dostawą. Spółka będzie posiadać także dodatkowe dokumenty w ramach opisanych we wniosku Wariantów 1-5. Dokumenty opisane w poszczególnych Wariantach 1-5 zostaną otrzymane przez Spółkę i będą znajdowały się w jej posiadaniu przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Spółka składa oraz będzie składała zawierające prawidłowe dane informacje podsumowujące, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, dotyczące sprzedaży towarów, w ustawowo przewidzianych terminach. W przypadku stwierdzenia ewentualnych uchybień Spółka należycie wyjaśni je na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą ustalenia czy Spółka ma prawo zastosować stawkę podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie dokumentów wymienionych w Wariantach 1-5.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji).

Ponadto NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, z późn. zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny.

Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Jak wynika z opisu sprawy, w celu zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT dokonywanych na rzecz kontrahentów zarejestrowanych do celów podatku od wartości dodanej w swoich krajach, posiadających ważny i właściwy numer identyfikacyjny VAT UE, nadany przez administrację podatkową innego niż Polska państwa członkowskiego, dla każdej z transakcji Spółka gromadzi dowody potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski oraz ich dostarczenie do odbiorcy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Ponadto wskazano, że dokumenty opisane w poszczególnych Wariantach 1-5 zostaną otrzymane przez Spółkę i będą znajdowały się w jej posiadaniu przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Spółka składa oraz będzie składała zawierające prawidłowe dane informacje podsumowujące, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy, dotyczące sprzedaży towarów, w ustawowo przewidzianych terminach. W przypadku stwierdzenia ewentualnych uchybień Spółka należycie wyjaśni je na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego.

W odniesieniu do realizowanych dostaw, Spółka posiada lub będzie posiadać zestaw dokumentów handlowych i przewozowych, obejmujący każdorazowo:

• kopię faktury sprzedaży - zawierającą w szczególności dane kontrahenta - w tym jego nazwę i adres siedziby - oraz adres wskazany do dostawy towaru, wraz z danymi odbiorcy, jeżeli nie jest on tożsamy z nabywcą;
• specyfikację towarów objętych dostawą, rozumianą jako nazwę towaru, numer katalogowy produktu, kod EAN oraz ilość. Przy czym specyfikacja ta - w praktyce - stanowi integralny element faktury i nie występuje jako odrębny dokument.

Mając na uwadze potrzebę zapewnienia prawidłowego udokumentowania Spółka posiada także dodatkowe dokumenty.

W ramach Wariantu 1 Spółka jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• faktury wystawionej przez przewoźnika (spedytora) dokumentującej wykonanie usług transportowych związanych z realizacją poszczególnych dostaw w danym okresie. Na fakturze znajdują się wyszczególnione pozycje frachtowe, wraz ze wskazaniem numeru faktur sprzedaży, której towary były przedmiotem transportu,
• zestawienia w arkuszu Excel otrzymane od przewoźnika (spedytora), stanowiące uszczegółowienie poszczególnych pozycji frachtowych wymienionych na fakturze. Zestawienie to zawiera m.in. numer faktury, której towary były przedmiotem transportu, datę podjęcia towarów przez przewoźnika w magazynie, datę ich dostarczenia do miejsca przeznaczenia, a także oznaczenie tego miejsca oraz dane odbiorcy,
• potwierdzenia dokonania zapłaty przewoźnikowi (spedytorowi) za tę fakturę w formie potwierdzenia dokonania przelewu bankowego.

W ramach Wariantu 2 Spółka jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• potwierdzenia otrzymania zapłaty od Kontrahenta za dostarczony towar. Scenariusz ten obejmuje przypadki tych dostaw, dla których uzgodnione warunki współpracy wskazują, że płatność dokonywana jest po dostarczeniu towaru.

W ramach Wariantu 3 Spółka jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• potwierdzenia od Kontrahenta w formie wiadomości e-mail, iż towary objęte wykazem faktur z danego okresu, przesłanym uprzednio przez Spółkę, zostały otrzymane przez Kontrahenta lub przez ostatecznego odbiorcę (w przypadku transakcji łańcuchowych) w innym niż Polska kraju UE.

W ramach Wariantu 4 Spółka jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• zbiorczego zestawienia faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie. Zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy (przyjmuje się okres miesięczny). Zgodnie z informacjami zawartymi w zestawieniu, w przypadku braku potwierdzenia (podpisania) w terminie 10 dni od jego otrzymania, uznaje się, że towary zostały dostarczone do miejsca przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

W ramach Wariantu 5 Spółka jest w posiadaniu następujących dokumentów:

• kopii faktury sprzedaży zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
• dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika (spedytora) w formie listów CMR, wydruków lub danych z systemu przewoźnika, bądź zrzutów ekranu z systemu śledzenia przesyłek, które w sposób pośredni potwierdzają dostarczenie towarów. Dotyczy to sytuacji, w których dokumenty te zawierają pewne uchybienia formalne, takie jak brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak wskazania numeru faktury, której towary były przedmiotem transportu.
• potwierdzenia otrzymania zapłaty od Kontrahenta za towar będący przedmiotem dostawy.

Ponadto w uzupełnieniu wskazali Państwo, że w Wariancie 5 przedmiotem opisu jest sytuacja, w której płatność wpływa wcześniej już na etapie składania zamówienia przez klienta. W takich przypadkach Spółka jest w stanie jednoznacznie powiązać otrzymaną płatność z konkretnym zamówieniem oraz z fakturą, która na późniejszym etapie jest wystawiana do tego zamówienia. Nie jest to sensu stricto dowód dostawy towaru, jednak intencją Spółki jest użycie tego dokumentu jako dokumentacji pomocniczej, zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy, łącznie z dokumentami przewozowymi, które zgodnie z opisem Wariantu 5 mogą posiadać pewne uchybienia formalne. W Wariancie 5 dokumenty, ze względu na swoją niekompletność, nie zawsze pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie faktu dostarczenia towarów do kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. W połączeniu z wewnętrzną dokumentacją oraz informacjami wynikającymi z systemów finansowo-księgowych Spółka jest jednak w stanie powiązać każdy dokument przewozowy z odpowiednią fakturą na podstawie numeru zamówienia. Dzięki temu, nawet gdy na potwierdzeniu nie widnieje numer faktury, Spółka jest w stanie zidentyfikować, że potwierdzenie odnosi się do wywozu towarów udokumentowanych daną fakturą. Praktyka w zakresie wymiany dokumentów i informacji z przewoźnikami jest zaś taka, że otrzymanie dokumentów przewozowych od przewoźnika (nawet zawierających pewne braki formalne) jest równoznaczne z potwierdzeniem skutecznego dostarczenia towaru przez danego przewoźnika. Spółka ma świadomość, że w przypadku wystąpienia wskazanych uchybień formalnych (najczęściej brak podpisu osoby odbierającej towar lub brak odniesienia do numeru faktury sprzedaży) dokumenty przewozowe mogą nie stanowić samodzielnie wystarczającego dowodu jednoznacznie potwierdzającego dostarczenia towarów do kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju, dlatego też w Wariancie 5 dokumenty przewozowe są wskazane łącznie z potwierdzeniem otrzymania zapłaty za towar od kontrahenta, zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 3 ustawy.

Jak wynika z opisu sprawy, w odniesieniu do realizowanych dostaw w każdym przedstawionym Wariancie każdorazowo Spółka posiada lub będzie posiadać kopię faktury sprzedaży zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Wskazać należy, że wymieniona w art. 42 ust. 3 ustawy specyfikacja sama nie potwierdza jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Jednocześnie w przedstawionych Wariantach 1-4 nie posiadają/nie będą Państwo posiadali wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy dokumentów przewozowych, które potwierdzałyby jednoznacznie dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Jednakże w Wariantach 1-4 Spółka jest/będzie w posiadaniu dodatkowych dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie do nabywcy UE. W Wariancie 1 dokumentem tym jest/będzie zestawienie otrzymane od przewoźnika (spedytora), stanowiące uszczegółowienie poszczególnych pozycji frachtowych wymienionych na fakturze (zawiera m.in. numer faktury, której towary były przedmiotem transportu, datę podjęcia towarów przez przewoźnika w magazynie, datę ich dostarczenia do miejsca przeznaczenia, oznaczenie tego miejsca i dane odbiorcy). W Wariancie 2 dokumentem tym jest/będzie potwierdzenie otrzymania zapłaty od kontrahenta za dostarczony towar (obejmujące przypadki tych dostaw, dla których uzgodnione warunki współpracy wskazują, że płatność dokonywana jest po dostarczeniu towaru i z tego względu dokonanie płatności jest utożsamione z otrzymaniem towaru przez kontrahenta). W Wariancie 3 dokumentem tym jest/będzie potwierdzenie od kontrahenta w formie wiadomości e-mail, że towary objęte wykazem faktur z danego okresu, przesłanym uprzednio przez Spółkę, zostały otrzymane przez kontrahenta lub przez ostatecznego odbiorcę w innym niż Polska kraju UE. W Wariancie 4 dokumentem tym jest/będzie zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz kontrahenta w danym okresie, które będzie przesyłane kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy (przyjmuje się okres miesięczny). Zgodnie z informacjami zawartymi w zestawieniu, w przypadku braku potwierdzenia (podpisania) w terminie 10 dni od jego otrzymania, uznaje się, że towary zostały dostarczone do miejsca przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

W związku z powyższym należy uznać, że gromadzone przez Spółkę dokumenty w Wariantach 1-4, stanowią/będą stanowić dowody w rozumieniu art. 42 ust. 3 i 11 ustawy, potwierdzające wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie do nabywcy UE. Tym samym, dokumenty gromadzone w Wariantach 1-4, przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy, upoważniają/będą upoważniały Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).

Odnosząc się natomiast do dokumentów gromadzonych przez Spółkę w Wariancie 5, należy wskazać, że oprócz kopii faktury i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku Spółka posiada/będzie posiadać wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika. Jednakże pomimo tego, że w tym Wariancie Spółka posiada/będzie posiadać dokumenty przewozowe to dokumenty te będą zawierać uchybienia formalne, które jak sami Państwo wskazujecie, ze względu na swoją niekompletność nie pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie faktu dostarczenia towarów do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. A zatem, skoro dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do Kontrahenta, to nie można ich uznać za dowody w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy. We wskazanym Wariancie 5 dodatkowo Spółka posiada/będzie posiadać również potwierdzenie otrzymania zapłaty przez Kontrahenta, jednakże płatność za towary wpływa/będzie wpływać wcześniej już na etapie składania zamówienia przez klienta. Należy wskazać, że skoro Kontrahent dokonuje zapłaty za towar przed jego dostarczeniem (na etapie zamówienia) to dowód takiej zapłaty nie potwierdza dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego. W związku z powyższym należy stwierdzić, że dokumenty opisane w Wariancie 5 łącznie nie potwierdzają/nie będą potwierdzały dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Z żadnego z ww. dokumentów nie wynika bowiem jednoznacznie fakt dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty te potwierdzają/będą potwierdzały jedynie dokonanie dostawy towarów, przyjęcie przez przewoźnika zlecenia wywozu towarów z Polski oraz potwierdzenie uiszczenia ceny za sprzedany towar.

Tym samym posiadane przez Spółkę dokumenty wskazane w Wariancie 5 nie potwierdzają faktu wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju i łącznie nie stanowią/nie będą stanowić dowodów w rozumieniu art. 42 ust. 3 i 11. W konsekwencji Spółka nie jest/nie będzie uprawniona w tym przypadku do zastosowania stawki VAT w wysokości 0%.

Zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe w odniesieniu do dokumentów przedstawionych w Wariantach 1-4 oraz za nieprawidłowe w odniesieniu do dokumentów przedstawionych w Wariancie 5.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach stanu przedstawionych we wniosku. Wszystkie gromadzone dokumenty na okoliczność wywozu towarów z Polski do innego kraju mogą być przedmiotem postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzanej przez właściwy organ podatkowy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 146; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.