Czy elektroniczny system składania wniosków urlopowych spełnia wymogi zgodnego z prawem prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Dokumentacja kadrowa może być natomiast prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

Również forma wniosków urlopowych jest dowolna, mogę one być składane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Pracodawca ma prawo prowadzić dokumentację kadrową (w tym wnioski urlopowe) w formie elektronicznej, nawet jeśli akta osobowe prowadzi w formie papierowej. Obie te formy dokumentacji pracowniczej mogą funkcjonować w różnych postaciach niezależnie od siebie.

Elektroniczny wniosek wraz z cyfrową akceptacją przełożonego w systemie Enova 365 jest pełnowartościową i prawidłową formą dokumentacji kadrowej. Nie ma obowiązku drukowania wniosków z systemu i wkładania ich do papierowych teczek. Co więcej, wniosków urlopowych co do zasady nie przechowuje się w aktach osobowych, lecz w osobnej dokumentacji kadrowej.

Logi systemowe (historia operacji) w Enova 365, które wskazują kto, kiedy i jaki wniosek złożył oraz kto go zatwierdził, są wystarczającym dowodem w przypadku kontroli PIP.

Aby jednak proces był w pełni bezpieczny, należy upewnić się, że konfiguracja systemu w Państwa organizacji spełnia poniższe warunki:

- system musi uniemożliwiać modyfikację zatwierdzonego wniosku bez pozostawienia śladu,

- dokumentacja musi być dostępna przez cały wymagany okres przechowywania (obecnie co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, chyba że stosuje się stare przepisy o 50-letnim okresie przechowywania),

- w razie kontroli muszą Państwo mieć możliwość wyeksportowania tych danych lub ich wydrukowania w czytelnej formie.

Marek Skałkowski

specjalista w zakresie spraw kadrowo-płacowych