Jak rozliczyć ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych po zmarłym pracowniku

PROBLEM

W kwietniu 2026 r. zmarł nasz pracownik. Osobą uprawnioną do świadczeń po zmarłym jest tylko jego żona. Pracownikowi dotychczas wypłacaliśmy ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (samochód o pojemności powyżej 900 cm³). Jak w tej sytuacji rozliczyć tę kwotę?

RADA

Ryczałt miesięczny za używanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, po odpowiednim pomniejszeniu (za okres od śmierci pracownika), przysługuje małżonce-wdowie po zmarłym pracowniku. Jest to dla niej przychód z praw majątkowych podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Prawa majątkowe po śmierci pracownika. Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te zaliczane są do spadku (art. 63¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Nie wchodzą one w skład masy spadkowej, lecz podlegają dziedziczeniu w trybie uproszczonym na podstawie ww. przepisów prawa pracy. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 6 czerwca 2013 r. (sygn. akt III APa 5/13), uproszczony tryb dziedziczenia praw majątkowych po zmarłym pracowniku ma zastosowanie do wszystkich praw majątkowych ze stosunku pracy.

Do praw majątkowych należy również zaliczyć ryczałt pieniężny za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych w jazdach lokalnych. Ryczałt miesięczny należy odpowiednio pomniejszyć za okres od dnia śmierci pracownika. Jeśli poza wdową nie ma żadnych innych osób uprawnionych do renty rodzinnej, a tym samym do praw majątkowych po zmarłym, prawa te należą się wyłącznie jej.

Koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwota ustalonego ryczałtu zmniejszana jest o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ wynosi 1,15 zł. Natomiast miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć (z wyjątkiem pracowników służby leśnej i służb ratowniczych):

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców (§ 2–3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

Obowiązki dokumentacyjne. Jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu dokonanych wypłat na rzecz pracownika pracodawca będzie zobowiązany do:

• sporządzenia informacji PIT-11 na imię i nazwisko żony zmarłego – w informacji tej wykazuje wypłaconą kwotę w wierszu dotyczącym praw majątkowych po zmarłym (zazwyczaj wiersz 9 formularza),
• wystawienia odrębnego PIT-11 na zmarłego pracownika, obejmującego wyłącznie dochody wypłacone mu za życia.

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autor licznych publikacji z zakresu rozliczania płac