Interpretacja indywidualna z dnia 10 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.14.JO

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1.ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku wspólnego z 16 marca 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 11 maja 2022 r. sygn. akt I SA/Op 35/22 (data wpływu prawomocnego orzeczenia i zwrotu akt 23 grudnia 2025 r.) oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2025 r. sygn. akt I FSK 1223/22 (data wpływu orzeczenia 20 listopada 2025 r.); i

2.stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie wykazywania przez Wnioskodawcę 1 na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Zakres wniosku wspólnego o wydanie interpretacji indywidualnej

22 marca 2021 r. wpłynął Państwa wniosek wspólny o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy wykazywania przez Wnioskodawcę 1 na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK (pytanie oznaczone we wniosku nr 1.

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

1)Zainteresowany będący stroną postępowania:

A. Spółka Akcyjna (…)

2)Zainteresowany niebędący stroną postępowania:

B. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (…)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

1.

A. S.A. (dalej – „Wnioskodawca 1” lub „Dostawca”) jest jednym z czołowych polskich producentów (…). Dostawca oferuje szeroki asortyment produktów, do których zalicza się (…). Oferta handlowa Wnioskodawcy 1 obejmuje także profesjonalne usługi doradztwa technologicznego w zakresie właściwości i zastosowania (…).

B. Sp. z o.o. (dalej – „Wnioskodawca 2” lub „Nabywca”) działa w branży (…) i jest właścicielem jednej z największych sieci (…) w Polsce, w ramach której prowadzi sprzedaż artykułów z kategorii: (…). Nabywca należy do Grupy C - brytyjskiego przedsiębiorstwa o zasięgu międzynarodowym prowadzącego działalność w zakresie podobnym do działalności Nabywcy (dalej - Grupa C).

Wnioskodawca 1 i Wnioskodawca 2 (dalej łącznie – „Wnioskodawcy”) mają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, są zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT i nie korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106; dalej - ustawa o VAT).

2.

Wnioskodawca 1 i Wnioskodawca 2 dokonują pomiędzy sobą transakcji towarowych, których przedmiotem jest sprzedaż przez Wnioskodawcę 1 na rzecz Wnioskodawcy 2 (...) (dalej również – „Towar”). (...) jest nabywany przez Wnioskodawcę 2 - działającego w tym zakresie w charakterze podatnika VAT - w celu jego dalszej odsprzedaży w sklepach remontowo-budowlanych (odsprzedaż ta podlega opodatkowaniu VAT).

3.

Obecnie ww. transakcje są dokumentowane przez Wnioskodawcę 1 fakturami VAT (dalej również - Faktury Standardowe) wystawianymi wyłącznie w systemie finansowo-księgowym stosowanym przez Dostawcę na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej (dalej również – „System Dostawcy”).

Aktualnie Wnioskodawca 1 przesyła Wnioskodawcy 2 Faktury Standardowe w formie elektronicznej na adres e-mail podany przez Nabywcę. Z umowy zawartej pomiędzy stronami wynika, że Nabywca wyraża zgodę na otrzymywanie od Dostawcy dokumentów księgowych (w tym faktur) w formie elektronicznej.

4.

W celu usprawnienia współpracy z dostawcami, w ramach całej Grupy C (w tym u Wnioskodawcy 2) wprowadzany jest system elektronicznej wymiany danych (dalej – „System EDI” lub „EDI”). System EDI będzie stanowił ujednoliconą platformę cyfrową działającą w oparciu o system SAP, która umożliwi elektroniczną wymianę dokumentów biznesowych - takich jak zamówienia, dokumenty dostawy, faktury itp. - pomiędzy spółkami z Grupy C i ich kontrahentami.

W związku z wdrożeniem EDI u Wnioskodawcy 2, dostawcy (w tym Wnioskodawca 1) zostaną zobowiązani w szczególności do wystawiania, przesyłania i odbierania dokumentów biznesowych - w tym również faktur - wyłącznie:

·poprzez komunikaty EDI (tzw. EDI messaging) - w przypadku dostawców, których system finansowo-księgowy będzie kompatybilny z System EDI, albo

·poprzez wprowadzanie odpowiednich dokumentów/danych przez pracowników dostawców za pośrednictwem portalu internetowego (dalej - Portal EDT EDI) - w przypadku dostawców, których system finansowo-księgowy nie będzie kompatybilny z Systemem EDI.

5.

W wyniku przeprowadzonej weryfikacji okazało się, że System Dostawcy nie będzie kompatybilny z Systemem EDI, który ma zostać wprowadzony u Nabywcy. W związku z tym, Wnioskodawca 1 w ramach współpracy handlowej z Wnioskodawcą 2 zamierza wystawiać, przesyłać i odbierać dokumenty handlowe (w tym faktury) za pośrednictwem Portalu EDT EDI udostępnionego mu przez Wnioskodawcę 2. W uproszczeniu, proces fakturowania będzie się odbywał w następujący sposób:

1)W pierwszej kolejności Dostawca - jak do tej pory - będzie wystawiał Fakturę Standardową za pomocą Systemu Dostawcy,

2)Faktura Standardowa - z uwagi na uwarunkowania Systemu EDI (w tym ww. niekompatybilność EDI z Systemem Dostawcy) - nie będzie mogła zostać wysłana do Nabywcy w postaci utworzonej za pośrednictwem Systemu Dostawcy,

3)Jedyną możliwością przesłania Faktury Standardowej do Nabywcy będzie następujący sposób wysyłki (który będzie stosował Dostawca):

· Wprowadzenie danych z Faktury Standardowej do Portalu EDT EDI - co będzie skutkowało wygenerowaniem dokumentu zgodnego z założeniami EDI (dalej - Faktura EDI),

· A następnie, wysłanie faktury - w formie Faktury EDI - do Nabywcy,

4)Dostawca nie będzie dodatkowo przesyłał Faktury Standardowej do Nabywcy w inny sposób (w tym za pomocą poczty elektronicznej).

6.

W świetle szczegółowych ustaleń między stronami, cały proces wymiany dokumentów handlowych pomiędzy Wnioskodawcą 1 i Wnioskodawcą 2 za pośrednictwem Portalu EDT EDI będzie przebiegać następująco:

a.W pierwszej kolejności Wnioskodawca 2 będzie tworzył zamówienie na Towary będące w ofercie Wnioskodawcy 1, a następnie będzie przesyłał to zamówienie Wnioskodawcy 1,

·Zamówienie to będzie mogło zostać zmienione lub anulowane do momentu przetworzenia tzw. uprzedniego powiadomienia o wysyłce (Advance Shipping Notification; dalej - Komunikat ASN lub ASN),

·Wnioskodawca 1 będzie odpowiedzialny za sprawdzenie wszystkich zamówień otrzymanych od Wnioskodawcy 2,

·W przypadku problemów z realizacją zamówienia lub wystąpienia jakichkolwiek rozbieżności (w tym dotyczących ceny), Wnioskodawca 1 będzie obowiązany do natychmiastowego skontaktowania się z Nabywcą,

b.Na kolejnym etapie, Wnioskodawca 1 będzie tworzył ASN i przesyłał ten dokument do Wnioskodawcy 2,

·Komunikat ASN będzie musiał zostać wysłany przez Dostawcę i pomyślnie odebrany przez System EDI przed dokonaniem dostawy,

·Komunikat ASN będzie mógł odwoływać się wyłącznie do jednej dostawy. W konsekwencji, jeżeli zamówienie będzie realizowane w dwóch lub więcej dostawach, Dostawca będzie obowiązany do utworzenia i wysłania ASN dla każdej z tych dostaw,

·Towary objęte zamówieniem będą podlegały odrzuceniu, jeżeli ASN nie zostanie odebrany i zaakceptowany przez System EDI przed podjęciem próby doręczenia tych towarów,

c.Kolejno, Wnioskodawca 2 będzie przetwarzał Komunikat ASN otrzymany od Wnioskodawcy 1,

·Komunikaty ASN będą sprawdzane przez Wnioskodawcę 2 przy ich odbiorze,

·Jeżeli Komunikat ASN będzie zawierał błąd, Wnioskodawca 2 będzie informował o tym Wnioskodawcę 1 za pośrednictwem wiadomości e-mail. W takim przypadku dostawa nie będzie mogła być kontynuowana do czasu naprawienia błędu i pomyślnego wysłania ASN przez Dostawcę,

d.Na dalszym etapie, pracownik Dostawcy będzie wprowadzał za pośrednictwem Portalu EDT EDI do Systemu EDI dane z Faktury Standardowej wystawionej w Systemie Dostawcy, co doprowadzi do wygenerowania w Systemie EDI dokumentu zgodnego z funkcjonalnością tego systemu (tj. Faktury EDI). Następnie Faktura EDI będzie wysyłana do Nabywcy poprzez System EDI.

·Faktura EDI będzie musiała zawierać numer zamówienia i Komunikatu ASN,

·Faktura EDI będzie mogła odwoływać się wyłącznie do jednego Komunikatu ASN,

·Faktura EDI będzie mogła zawierać wyłącznie ściśle określone jednostki miary towarów (szczegółowe informacje na ten temat zostały przedstawione przez Wnioskodawców w pkt 8 i 9 niniejszego opisu zdarzenia przyszłego),

·Faktura EDI nie będzie mogła być wysyłana wcześniej niż 24 godziny po dokonaniu dostawy,

e.Po otrzymaniu Faktury EDI będzie następowało jej przetwarzanie przez Nabywcę,

·Jeżeli Faktura EDI będzie zawierała błąd, Wnioskodawca 2 będzie informował o tym Dostawcę i wnosił o jej poprawienie,

f.Omawiany proces będzie kończył się dokonaniem płatności przez Nabywcę na rzecz Dostawcy za zrealizowane zamówienie.

7.

Zasadniczo, w zakresie wymaganych ustawą o VAT elementów faktury, dane zawarte w treści Faktur EDI będą tożsame z danymi zawartymi na Fakturach Standardowych. W szczególności, dane takie jak:

·data wystawienia faktury,

·data sprzedaży (dostawy),

·numer faktury,

·nazwy, adresy oraz numery NIP Dostawcy i Nabywcy,

·nazwa i rodzaj towaru,

·cena jednostkowa towaru netto,

·wartość dostarczonych towarów (wartość sprzedaży) netto,

·suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki VAT i sprzedaż zwolnioną,

·kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki VAT,

·kwota należności ogółem,

będą takie same na Fakturach Standardowych i Fakturach EDI.

Dodatkowo, na ww. fakturach znajdą się takie same dodatkowe elementy (niewymagane przepisami ustawy o VAT), w tym m.in. kod EAN przypisany do danego towaru, termin płatności, czy adres, pod który należy dokonać dostawy.

Faktury Standardowe i Faktury EDI będą się jednak różnić od siebie niektórymi elementami, takimi jak:

· układ graficzny faktury,

· dodatkowe informacje niewymagane przepisami ustawy VAT (tj. Faktura Standardowa może zawierać dodatkowe elementy, których nie zawiera faktura EDI i odwrotnie - np. numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty, oznaczenie zakładu produkcyjnego, wyszczególnienie ceny katalogowej i bonifikat przysługujących Nabywcy, numer ASN, imię i nazwisko osoby wystawiającej),

· nazwa używanej przez strony jednostki miary (więcej informacji w tym zakresie Wnioskodawcy przedstawiają w pkt 8 i 9 poniżej).

8.

System EDI będzie zawierał pewne ograniczenia w zakresie stosowania na dokumentach - w tym na Fakturach EDI - jednostek miar towarów. Zgodnie z założeniami tego systemu:

· Na dokumentach handlowych (w tym na Fakturach EDI) możliwe będzie stosowanie wyłącznie następujących jednostek miar towarów: „ EA” (ang. each - sztuka; dalej - EA) oraz PK1 (lub z inną cyfrą; ang. package - opakowanie; dalej - PK) - niezależnie od rzeczywistej jednostki, w jakiej dany towar będzie kupowany i sprzedawany,

· Jednostka EA będzie znajdowała zastosowanie, jeżeli jednostka zakupu będzie taka sama jak jednostka sprzedaży zdefiniowana przez Grupę X, tj. gdy dany towar będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców (w tym od Wnioskodawcy 1), a następnie sprzedawany przez Wnioskodawcę 2 na rzecz podmiotu trzeciego w takiej samej jednostce (np. w obu przypadkach w sztukach),

· Jednostka PK będzie z kolei stosowana, jeżeli jednostka zakupu będzie inna niż jednostka sprzedaży zdefiniowana przez Grupę X, tj. gdy dany towar będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców (w tym od Wnioskodawcy 1) w innej jednostce niż przez niego sprzedawany na rzecz podmiotu trzeciego (np. gdy towar będzie kupowany na metry, a sprzedawany na rolki),

· Współczynnik (przelicznik) pomiędzy PK a EA będzie nazywany rozmiarem - pack size (dalej - pack size),

· Jednostka zakupu nie będzie mogła być mniejsza niż jednostka sprzedaży,

· Przeliczniki między jednostkami (EA a PK) będą określane jedynie w liczbach naturalnych.

Przykładowo, jeżeli:

a)Dany towar (np. kabel elektryczny) będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców w metrach, a następnie w takiej samej jednostce (tj. w metrach) będzie przez niego sprzedawany, to w takim przypadku właściwą jednostką miary dla procesów realizowanych pomiędzy ww. podmiotami będzie jednostka EA, a pack size będzie wynosił 1,

b)Dany towar (np. kabel koncentryczny) będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców w rolkach zawierających 400 metrów kabla, a następnie będzie sprzedawany przez Wnioskodawcę 2 w metrach, to w takim przypadku właściwą jednostką miary dla procesów realizowanych pomiędzy ww. podmiotami będzie jednostka PK, a pack size będzie wynosił 400.

9.

Na Fakturach Standardowych - jako jednostkę miary dostarczonych Towarów - Wnioskodawca 1 będzie stosował oznaczenie „SZT” (sztuka; dalej – „SZT”). 1 sztuka Towaru oznaczać będzie w praktyce 1 worek zawierający 25 kg (...) (w przyszłości ilość (...) umieszczanego w jednym worku może ulec zmianie).

Mając na względzie wyżej przedstawione ograniczenia w zakresie stosowania na Fakturach EDI jednostek miar towarów, Wnioskodawca 1 - wprowadzając do Systemu EDI dane wynikające z Faktury Standardowej wystawionej w Systemie Dostawcy i generując Fakturę EDI zgodnie z wymogami Nabywcy - nie będzie miał możliwości wskazania na Fakturze EDI, jako jednostki miary dostarczonych Towarów, jednostki widniejącej na Fakturze Standardowej (tj. SZT).

Przy czym - w związku z tym, że Wnioskodawca 2 sprzedaje Towar podmiotom trzecim w takiej samej jednostce, w jakiej kupuje go od Wnioskodawcy 1 - Dostawca wprowadzając dane z Faktury Standardowej do Portalu EDT EDI będzie stosował jednostkę miary EA. Tym samym, na fakturze wygenerowanej i wysyłanej do Nabywcy za pomocą Portalu EDT EDI jednostką miary będzie „EA”, a nie „ SZT” - jak na Fakturach Standardowych.

Co jednak istotne, jednostka EA (stosowana na Fakturach EDI) będzie odpowiadała pod względem wartościowym jednostce SZT (stosowanej na Fakturach Standardowych). Okoliczność ta będzie znajdowała potwierdzenie w treści Faktur Standardowych wystawianych przez Wnioskodawcę 1 w Systemie Dostawcy - na fakturach tych będzie bowiem znajdowała się następująca informacja: jednostka miary 1 SZT = 1 EA). Reasumując, zmiana nazewnictwa jednostki miary stosowanej na Fakturach Standardowych i Fakturach EDI nie będzie skutkowała zmianą w ilości dostarczanych Towarów.

Pytanie (oznaczone we wniosku nr 1):

Czy w świetle obowiązujących regulacji podatkowych Wnioskodawca 1 będzie uprawniony do wykazywania na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK?

Stanowisko Zainteresowanych w sprawie

Zdaniem Zainteresowanych, w świetle obowiązujących regulacji podatkowych Wnioskodawca 1 będzie uprawniony do wykazywania na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK.

Uzasadnienie stanowiska

1.Możliwość wykazywania przez Wnioskodawcę 1 na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK (Ad. 1)

1.

Obowiązkowe elementy, które powinny znaleźć się na każdej fakturze, wystawianej dla udokumentowania sprzedaży krajowej dokonywanej na rzecz innego podatnika, zostały określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT.

Zgodnie z powyższym przepisem, „faktura powinna zawierać:

1)datę wystawienia;

2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)stawkę podatku;

13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15)kwotę należności ogółem”.

2.

Jak wynika z zacytowanego wyżej przepisu art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT, na fakturze należy obowiązkowo wskazać miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów.

Co istotne, w cytowanej wyżej regulacji nie sprecyzowano, jakie jednostki miary należy stosować celem określania ilości dostarczonych towarów. Ponadto, przywołany przepis nie wskazuje także, w jakim języku powinny być wykazywane oznaczenia identyfikujące stosowane na fakturach jednostki miary. Wytycznych w tym zakresie nie zawierają również pozostałe przepisy ustawy o VAT, ani przepisy aktów wykonawczych wydanych do tej ustawy.

Jak natomiast podkreśla się w doktrynie, jednostka miary, jaką należy stosować na fakturze jest zależna od konkretnego przypadku, tj. od cech i właściwości dostarczonego towaru (tak m.in. A. Bartosiewicz, Art. 106(e) [w:] VAT. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2020 r.). Jako przykładowe jednostki przedstawiciele doktryny podają przy tym m.in. sztuki, kilogramy i metry uznając tym samym, że możliwe jest również stosowanie innych jednostek miary, które są w danej sytuacji odpowiednie.

3.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawców - kierując się w szczególności zasadą „co nie jest prawem zabronione, jest dozwolone”, która została sprecyzowana w art. 8 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1292) i z której wynika, że przedsiębiorcy mogą podejmować wszelkie działania, z wyjątkiem tych, których zakazują przepisy prawa - należy uznać, że:

·Możliwe jest stosowanie na fakturach wszystkich jednostek miar, które są w danym przypadku odpowiednie i umożliwiają określenie ilości dostarczonych towarów,

·Oznaczenia identyfikujące stosowane na fakturach jednostki miary mogą być określane nie tylko w języku polskim, ale także języku obecnym - w tym w języku angielskim (oczywiście przy założeniu, że oznaczenie to będzie jasne i czytelne, i będzie umożliwiało ustalenie ilości dostarczonych towarów).

4.

Mając na względzie powyższe oraz to, że jak wynika ze zdarzenia przyszłego opisanego w niniejszym wniosku:

·jednostka EA (ang. each) oznacza sztukę, zaś jednostka PK (package) opakowanie - co jest wiadome Wnioskodawcom i powoduje, że jednostki te są jasne i czytelne,

·przy zastosowaniu jednostek EA i PK oraz współczynnika pack size możliwe jest określenie ilości dostarczonych Towarów, w ocenie Wnioskodawców, Dostawca jest uprawniony do stosowania na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI jednostek miar EA i PK.

Interpretacja indywidualna

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 24 sierpnia 2021 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania znak 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.2.JO, w którym odmówiłem wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej na podstawie Państwa wniosku wspólnego z 16 marca 2021 r. w zakresie wykazywania przez Wnioskodawcę 1 na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

W pozostałym zakresie, tj. pytań oznaczonych nr 2 i 3 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania doręczono Państwu 25 sierpnia 2021 r.

1 września 2021 r. wnieśli Państwo zażalenie na ww. postanowienie (data wpływu 1 września 2021 r.).

W odpowiedzi na powyższe zażalenie, 12 listopada 2021 r. wydałem postanowienie utrzymujące w mocy postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.4.JO/PC.

Postanowienie utrzymujące w mocy doręczono Państwu 26 listopada 2021 r.

Skarga na interpretację indywidualną

23 grudnia 2021 r. wnieśli Państwo skargę na tę interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu. Skarga wpłynęła 31 grudnia 2021 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu wyrokiem z 11 maja 2022 r. sygn. akt I SA/Op 35/22 uchylił zaskarżone postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o odmowie wszczęcia postępowania z 12 listopada 2021 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.4.JO/PC oraz poprzedzające je postanowienie z 24 sierpnia 2021 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.2.JO.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 15 października 2025 r. sygn. akt I FSK 1223/22 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie stał się prawomocny od 15 października 2025 r.

Odpis prawomocnego wyroku WSA wraz z aktami sprawy wpłynął 23 grudnia 2025 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

·uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

·ponownie rozpatruję Państwa wniosek wspólny o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie wykazywania przez Wnioskodawcę 1 na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Zasady dotyczące dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zawarte są w Dziale XI rozdziale 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z art. 106a pkt 1 ustawy:

Przy czym, jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy. Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Natomiast z art. 2 pkt 31 ustawy wynika, że:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub świadczenia usług. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Zatem, w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Z opisu sprawy wynika, że A. S.A. (Dostawca, Wnioskodawca 1) i B. Sp. z o.o. (Nabywca, Wnioskodawca 2) dokonują pomiędzy sobą transakcji towarowych, których przedmiotem jest sprzedaż przez Wnioskodawcę 1 na rzecz Wnioskodawcy 2 (...) (Towar). Obecnie ww. transakcje są dokumentowane przez Wnioskodawcę 1 fakturami VAT (Faktury Standardowe) wystawianymi wyłącznie w systemie finansowo-księgowym stosowanym przez Dostawcę na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej (System Dostawcy).

W celu usprawnienia współpracy z dostawcami, w ramach całej Grupy C (w tym u Wnioskodawcy 2) wprowadzany jest system elektronicznej wymiany danych (System EDI lub EDI). System EDI będzie stanowił ujednoliconą platformę cyfrową działającą w oparciu o system SAP, która umożliwi elektroniczną wymianę dokumentów biznesowych - takich jak zamówienia, dokumenty dostawy, faktury itp. - pomiędzy spółkami z Grupy C i ich kontrahentami.

W związku z wdrożeniem EDI u Wnioskodawcy 2, dostawcy (w tym Wnioskodawca 1) zostaną zobowiązani w szczególności do wystawiania, przesyłania i odbierania dokumentów biznesowych - w tym również faktur. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji okazało się, że System Dostawcy nie będzie kompatybilny z Systemem EDI, który ma zostać wprowadzony u Nabywcy. W związku z tym, Wnioskodawca 1 w ramach współpracy handlowej z Wnioskodawcą 2 zamierza wystawiać, przesyłać i odbierać dokumenty handlowe (w tym faktury) za pośrednictwem Portalu EDT EDI udostępnionego mu przez Wnioskodawcę 2. W uproszczeniu, proces fakturowania będzie się odbywał w następujący sposób:

1)W pierwszej kolejności Dostawca - jak do tej pory - będzie wystawiał Fakturę Standardową za pomocą Systemu Dostawcy,

2)Faktura Standardowa - z uwagi na uwarunkowania Systemu EDI (w tym ww. niekompatybilność EDI z Systemem Dostawcy) - nie będzie mogła zostać wysłana do Nabywcy w postaci utworzonej za pośrednictwem Systemu Dostawcy,

3)Jedyną możliwością przesłania Faktury Standardowej do Nabywcy będzie następujący sposób wysyłki (który będzie stosował Dostawca):

‒Wprowadzenie danych z Faktury Standardowej do Portalu EDT EDI - co będzie skutkowało wygenerowaniem dokumentu zgodnego z założeniami EDI (dalej - Faktura EDI),

‒A następnie, wysłanie faktury - w formie Faktury EDI - do Nabywcy,

5)Dostawca nie będzie dodatkowo przesyłał Faktury Standardowej do Nabywcy w inny sposób (w tym za pomocą poczty elektronicznej).

Zasadniczo, w zakresie wymaganych ustawą o VAT elementów faktury, dane zawarte w treści Faktur EDI będą tożsame z danymi zawartymi na Fakturach Standardowych. W szczególności, dane takie jak:

‒data wystawienia faktury,

‒data sprzedaży (dostawy),

‒numer faktury,

‒nazwy, adresy oraz numery NIP Dostawcy i Nabywcy,

‒nazwa i rodzaj towaru,

‒cena jednostkowa towaru netto,

‒wartość dostarczonych towarów (wartość sprzedaży) netto,

‒suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki VAT i sprzedaż zwolnioną,

‒kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki VAT,

‒kwota należności ogółem,

będą takie same na Fakturach Standardowych i Fakturach EDI.

Faktury Standardowe i Faktury EDI będą się jednak różnić od siebie niektórymi elementami, takimi jak:

‒ układ graficzny faktury,

‒ dodatkowe informacje niewymagane przepisami ustawy VAT (tj. Faktura Standardowa może zawierać dodatkowe elementy, których nie zawiera faktura EDI i odwrotnie - np. numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty, oznaczenie zakładu produkcyjnego, wyszczególnienie ceny katalogowej i bonifikat przysługujących Nabywcy, numer ASN, imię i nazwisko osoby wystawiającej),

‒ nazwa używanej przez strony jednostki miary.

System EDI będzie zawierał pewne ograniczenia w zakresie stosowania na dokumentach - w tym na Fakturach EDI - jednostek miar towarów. Zgodnie z założeniami tego systemu:

‒ Na dokumentach handlowych (w tym na Fakturach EDI) możliwe będzie stosowanie wyłącznie następujących jednostek miar towarów: „ EA” (ang. each - sztuka; dalej - EA) oraz PK1 (lub z inną cyfrą; ang. package - opakowanie; dalej - PK) - niezależnie od rzeczywistej jednostki, w jakiej dany towar będzie kupowany i sprzedawany,

‒ Jednostka EA będzie znajdowała zastosowanie, jeżeli jednostka zakupu będzie taka sama jak jednostka sprzedaży zdefiniowana przez Grupę X, tj. gdy dany towar będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców (w tym od Wnioskodawcy 1), a następnie sprzedawany przez Wnioskodawcę 2 na rzecz podmiotu trzeciego w takiej samej jednostce (np. w obu przypadkach w sztukach),

‒ Jednostka PK będzie z kolei stosowana, jeżeli jednostka zakupu będzie inna niż jednostka sprzedaży zdefiniowana przez Grupę X, tj. gdy dany towar będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców (w tym od Wnioskodawcy 1) w innej jednostce niż przez niego sprzedawany na rzecz podmiotu trzeciego (np. gdy towar będzie kupowany na metry, a sprzedawany na rolki),

‒ Współczynnik (przelicznik) pomiędzy PK a EA będzie nazywany rozmiarem - pack size (dalej - pack size),

‒ Jednostka zakupu nie będzie mogła być mniejsza niż jednostka sprzedaży,

‒ Przeliczniki między jednostkami (EA a PK) będą określane jedynie w liczbach naturalnych.

Przykładowo, jeżeli:

a) Dany towar (np. kabel elektryczny) będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców w metrach, a następnie w takiej samej jednostce (tj. w metrach) będzie przez niego sprzedawany, to w takim przypadku właściwą jednostką miary dla procesów realizowanych pomiędzy ww. podmiotami będzie jednostka EA, a pack size będzie wynosił 1,

b) Dany towar (np. kabel koncentryczny) będzie kupowany przez Wnioskodawcę 2 od dostawców w rolkach zawierających 400 metrów kabla, a następnie będzie sprzedawany przez Wnioskodawcę 2 w metrach, to w takim przypadku właściwą jednostką miary dla procesów realizowanych pomiędzy ww. podmiotami będzie jednostka PK, a pack size będzie wynosił 400.

Na Fakturach Standardowych - jako jednostkę miary dostarczonych Towarów - Wnioskodawca 1 będzie stosował oznaczenie „SZT” (sztuka; „SZT”). 1 sztuka Towaru oznaczać będzie w praktyce 1 worek zawierający 25 kg (...)(w przyszłości ilość (...) umieszczanego w jednym worku może ulec zmianie).

Mając na względzie wyżej przedstawione ograniczenia w zakresie stosowania na Fakturach EDI jednostek miar towarów, Wnioskodawca 1 - wprowadzając do Systemu EDI dane wynikające z Faktury Standardowej wystawionej w Systemie Dostawcy i generując Fakturę EDI zgodnie z wymogami Nabywcy - nie będzie miał możliwości wskazania na Fakturze EDI, jako jednostki miary dostarczonych Towarów, jednostki widniejącej na Fakturze Standardowej (tj. SZT).

Przy czym - w związku z tym, że Wnioskodawca 2 sprzedaje Towar podmiotom trzecim w takiej samej jednostce, w jakiej kupuje go od Wnioskodawcy 1 - Dostawca wprowadzając dane z Faktury Standardowej do Portalu EDT EDI będzie stosował jednostkę miary EA. Tym samym, na fakturze wygenerowanej i wysyłanej do Nabywcy za pomocą Portalu EDT EDI jednostką miary będzie „EA”, a nie „ SZT” - jak na Fakturach Standardowych.

Co jednak istotne, jednostka EA (stosowana na Fakturach EDI) będzie odpowiadała pod względem wartościowym jednostce SZT (stosowanej na Fakturach Standardowych). Okoliczność ta będzie znajdowała potwierdzenie w treści Faktur Standardowych wystawianych przez Wnioskodawcę 1 w Systemie Dostawcy - na fakturach tych będzie bowiem znajdowała się następująca informacja: jednostka miary 1 SZT = 1 EA). Reasumując, zmiana nazewnictwa jednostki miary stosowanej na Fakturach Standardowych i Fakturach EDI nie będzie skutkowała zmianą w ilości dostarczanych Towarów.

Państwa wątpliwości sformułowane we wniosku w pytaniu nr 1 dotyczą możliwości wykazywania na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK.

Odnośnie Państwa wątpliwości należy podkreślić, że treść art. 106e ust. 1 ustawy określa, jakie elementy powinna zawierać faktura. Są to elementy obligatoryjne, których podanie ma przede wszystkim cel fiskalny. Służą one bowiem do prawidłowego zidentyfikowania dla celów podatkowych strony podmiotowej danej transakcji, rodzaju transakcji, jak również wartości służących do określenia w kwotach bezwzględnych wysokości zobowiązania podatkowego. Podmiot zobowiązany do wystawienia faktury powinien precyzyjnie określić m.in. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

Wskazali Państwo, że Wnioskodawca 1 (Dostawca) dokonuje sprzedaży na rzecz Wnioskodawcy 2 (Nabywca) Towaru (...), które dokumentuje Fakturami Standardowymi za pomocą Systemu Dostawcy. Z uwagi na niekompatybilność Systemu EDI Nabywcy z Systemem Dostawcy Wnioskodawca 1 będzie wprowadzał dane z Faktury Standardowej do Portalu EDT EDI i generował dokument w postaci Faktury EDI. Faktury Standardowe i Faktury EDI będą różniły się od siebie m.in. nazwą używanej przez strony jednostki miary. Wskazali Państwo, że jednostka miary EA (stosowana na Fakturach EDI) będzie odpowiadała pod względem wartościowym jednostce SZT (stosowanej na Fakturach Standardowych). Okoliczność ta będzie znajdowała potwierdzenie w treści Faktur Standardowych wystawianych przez Wnioskodawcę 1 w Systemie Dostawcy - na fakturach tych będzie bowiem znajdowała się następująca informacja: jednostka miary 1 SZT = 1 EA. Zmiana nazewnictwa jednostki miary stosowanej na Fakturach Standardowych i Fakturach EDI nie będzie skutkowała zmianą w ilości dostarczanych Towarów. Tym samym, skoro – jak sami Państwo wskazali – jednostka miary stosowana na Fakturach EDI (EA lub PK) nie skutkuje zmianą w ilości dostarczanych Towarów, a która odpowiada jednostce miary stosownej na Fakturze Standardowej (SZT), zaś informacja ta będzie zawarta w treści Faktur Standardowych, to przedstawiony przez Państwa sposób wykazywania przez Wnioskodawcę 1 ilości (liczby) dostarczanych Towarów na fakturach sprzedaży VAT, jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy.

Zatem w przedstawionych okolicznościach sprawy w przypadku, gdy na Fakturach EDI generowanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu EDI Wnioskodawca 1 wykaże ilości dostarczonych towarów za pomocą jednostek EA lub PK, to wskazanie takich danych należy uznać za wystarczające, aby faktury te spełniały wymogi określone w art. 106e ust. 1 ustawy.

Tym samym stanowisko Zainteresowanych w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Zaznaczam, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania znak 0114-KDIP1-1.4012.213.2021.1.JO, bowiem niniejsza interpretacja stanowi ponowne rozstrzygnięcie tej samej sprawy w wyniku prawomocnego orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 11 maja 2022 r. sygn. akt I SA/Op 35/22 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2025 r. sygn. akt I FSK 1223/22.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania.

Informuję, że w zakresie braku konieczności zastosowania art. 108 ustawy w odniesieniu do transakcji udokumentowanej Fakturą Standardową oraz Fakturą EDI, oraz prawa do odliczenia podatku VAT przez Wnioskodawcę 2 z otrzymanej Faktury EDI (pytania oznaczone we wniosku nr 2 i 3), zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

A. Spółka Akcyjna (Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 i art. 14r Ordynacji podatkowej.