Fakturowanie sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych i przez podmioty zagraniczne w KSeF

Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych wystawiamy w KSeF, ale doręczamy w sposób uzgodniony z nabywcą. Sposób ich doręczenia może być dowolny. Jeśli udostępniamy fakturę poza KSeF powinny być specjalnie oznaczone. W publikacji kompleksowo omawiamy zasady fakturowania sprzedaży zagranicznej.

KSeF służy do wystawiania dokumentów uznanych za faktury według ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Dlatego nie wystawimy za pomocą tego systemu dokumentów wewnętrznych, np. faktur wewnętrznych, które są często sporządzane, aby rozliczyć transakcje zagraniczne, takie jak WNT czy import. Dokumenty te muszą być nadal wystawiane poza systemem.

1. Kiedy podmioty zagraniczne wystawiają faktury w KSeF

Wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż przepisami art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT określone są przypadki, których obowiązek ten nie dotyczy.

Tabela 1. Które faktury nie są wystawiane za pomocą KSeF

Zatem podatnik zagraniczny, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce, a nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, nie jest zobowiązany, lecz uprawniony, do wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Polski NIP nie zobowiązuje go do tego. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 27 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST).

Należy pamiętać, że aby wystawiać faktury w KSeF, należy posiadać polski NIP. Wyjątkiem jest samofakturowanie WDT dokonywane przez zagranicznego podatnika z numerem VAT UE w imieniu polskiego podatnika.

1.1. Kiedy podmiot zagraniczny ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i wystawia faktury w KSeF

Przepisy krajowe oraz unijne w zakresie VAT nie wprowadzają odrębnej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności w związku z fakturowaniem. Dlatego dla potrzeb KSeF należy odpowiednio posiłkować się definicją wprowadzoną w celu ustalania miejsca świadczenia usług oraz w orzecznictwie TSUE.

Definicja stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju, dla potrzeb określania miejsca świadczenia usług, została wskazana w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: rozporządzenie 282/2011).

Przy czym, zgodnie z art. 11 ust. 3 rozporządzenia 282/2011, fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Z perspektywy podatnika zagranicznego, w celu potwierdzenia jego obowiązku w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, istotne jest zbadanie wyłącznie jednego przypadku, tj. czy podatnik ten posiada czynne stałe miejsce prowadzenia działalności.

Pojęcie stałe miejsce prowadzenia działalności nie jest tożsame z pojęciem „zakładu” stosowanym dla celów opodatkowania dochodów. Stwierdzenie istnienia zakładu nie implikuje automatycznie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności i vice versa. Również powiązania osobowe lub kapitałowe w relacjach między podatnikami nie powodują powstania stałego miejsce prowadzenia działalności.

Jak podkreśliło MF w wydanych objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r., oceny przesłanek istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności należy każdorazowo dokonywać w kontekście rzeczywistości gospodarczej i handlowej konkretnej sprawy, co stanowi podstawowe kryterium stosowania wspólnego systemu VAT.

Według MF stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

1) w miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy,

Stałe miejsce prowadzenia działalności co do zasady, nie będzie występować u podmiotu zagranicznego korzystającego z usług pracowników innej spółki, jeżeli ci pracownicy nie podlegają instrukcjom ani kontroli tego podmiotu zagranicznego, podmiot ten nie ma wpływu na ustalanie organizacji ich pracy, pracownicy nie mają prawa zawierania ani negocjowania kontraktów handlowych w sposób wiążący dla tego podmiotu zagranicznego. Wymienione przesłanki nie stanowią zamkniętego katalogu, jak również nie muszą być kumulatywnie spełnione w przedsiębiorstwie.

2) zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług,

Stałe miejsce prowadzenia działalności nie jest placówką wykonującą jedynie działalność o charakterze pomocniczym, taką jak rekrutacja pracowników czy zakup towarów i usług dla celów wykonywania działalności operacyjnej przez zagranicznego przedsiębiorcę, przyjmowanie zleceń, składanie zamówień, wsparcie kontroli (np. jakości).

3) miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług.

W przypadku gdy podmiot zagraniczny wykorzystuje znajdujące się w kraju zaplecze personalne i techniczne innego podmiotu, dla wypełnienia kryterium stałości przy ocenie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co do zasady, konieczne jest:

• zawarcie umów o świadczeniu usług lub umów najmu dotyczących zaplecza technicznego i personalnego, które nie podlegają rozwiązaniu w krótkim czasie,
• posiadanie przez zagraniczny podmiot kontroli nad zapleczem personalnym i technicznym oraz
• dysponowanie nim w sposób porównywalny do sytuacji, w której zaplecze personalne i techniczne stanowiłoby „własność” zagranicznego podatnika.

2. Jak wystawiamy faktury podmiotom zagranicznym

Poza przypadkami wymienionymi przepisami art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT (zob. tabela 1) faktury, również na rzecz podmiotów zagranicznych, muszą być wystawiane przy użyciu KSeF, ale nie muszą być dostarczane za pomocą tego systemu.

Należy jednak zauważyć, że w sześciu sytuacjach, określonych przepisami art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani udostępniać faktury wystawione przy użyciu KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą. Nie muszą być dostarczone w KSeF. Cztery przypadki dotyczą podmiotów zagranicznych. Będzie tak, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia SME, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.

2.1. Jak ustalić czy podatnik zagraniczny, któremu wystawiamy fakturę ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności

Jak potwierdził MF w wydanych objaśnieniach podatkowych, polski podatnik nie powinien być obligowany do prowadzenia skomplikowanych analiz w celu ustalenia istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności swojego kontrahenta. W tym zakresie należy wymagać obiektywnych i jednoznacznych kryteriów, na podstawie których podatnik może stwierdzić, czy nabywca towarów lub usług ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Z objaśnień tych wynika, że dla celów wystawiania faktur przykładowe kryteria, które powinien zastosować podatnik w celu ustalenia istnienia stałego miejsce prowadzenia działalności nabywcy towaru lub usługi oraz ewentualnego uczestnictwa tego stałego miejsce prowadzenia działalności w nabyciu towarów lub usług, mogą być następujące:

• w przypadku braku informacji pozwalających przeprowadzić analizę, czy nabywca (zagraniczny podatnik) posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, podatnik może przyjąć, że taki nabywca nie posiada stałego miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. W takim przypadku powinien udostępnić nabywcy z siedzibą poza Polską fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony, np. w formie papierowej;
• jeżeli nabywca (zagraniczny podatnik) złoży podatnikowi oświadczenie w zakresie posiadania stałego miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski i ewentualnego uczestnictwa tego stałego miejsce prowadzenia działalności w nabyciu towaru lub usługi, podatnik powinien przyjąć stan zgodny ze złożonym oświadczeniem;
• jeżeli nabywca podaje dla celów transakcji NIP, pod którym jest zidentyfikowany w Polsce, i nie złoży podatnikowi oświadczenia o braku stałego miejsce prowadzenia działalności lub o braku uczestnictwa stałego miejsce prowadzenia działalności w nabyciu towarów lub usług, podatnik może założyć, że nabywca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i to miejsce uczestniczy w nabyciu świadczonych usług lub towarów. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku udostępniania nabywcy z siedzibą poza Polską faktury ustrukturyzowanej w uzgodniony z nim sposób.

2.2. Jakie dane powinna zawierać faktura wystawiona w KSeF dokumentująca dostawy towarów

Dane, jakie powinna zawierać faktura ustrukturyzowana wystawiona dla podmiotu zagranicznego określa obowiązująca struktura FA (3) i , zależy od tego, co dokumentuje.

2.2.1. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wystawiona w KSeF, powinna zawierać:

• w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP), poprzedzony kodem PL (pole PrefiksPodatnika),
• w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. numer, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim (uzupełniamy pole NrVatUE zamiast NIP), oraz dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, właściwy dla tego państwa członkowskiego (pole KodUE), a także
• w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (WDT),
• w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) wybieramy oznaczenie stawki podatku 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów: „0 WDT”.

2.2.2. Eksport towarów

Faktura dokumentująca eksport towarów, wystawiona w KSeF, powinna zawierać:

• w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP),
• w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. identyfikator podatkowy, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany w swoim kraju, gdy posiada taki numer i jest on inny niż NIP oraz numer VAT UE(uzupełniamy pole NrID) albo wpisujemy „1” w polu BrakID, gdy nabywca nie posiada takiego numeru, a także
• w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (eksport),
• w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) wybieramy oznaczenie stawki podatku 0% dla eksportu towarów: „0 EX”.

2.3. Jak udostępniać fakturę wystawioną w KSeF

Możemy dostarczyć fakturę wystawioną w KSeF w dowolny sposób. Ustawodawca nie ingeruje w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Jak czytamy w wyjaśnieniach MF na temat dostarczania faktur podmiotom zagranicznym:

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.

2.4. Jak stworzyć wizualizację faktury

Nie został wprowadzony jeden obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury, w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem.

Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. MF nie zaleca przesyłania do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).

Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim. Nie ma również przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.

2.5. Jak oznaczyć fakturę kodem QR

Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF – dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Tabela 2. Jak oznaczyć wizualizację faktury kodami QR, które udostępniane są w KSeF

W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu (linku lub kodu QR) bezpośrednio na fakturę, podatnik może wraz z tą fakturą przesłać odrębny:

• link/odrębne linki, razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji: numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”),
• znak graficzny/odrębne znaki graficzne razem z odpowiednimi oznaczeniami (w zależności od sytuacji: numer KSeF, napis „OFFLINE”, napis „CERTYFIKAT”).

2.6. Jak udostępnić fakturę podmiotowi zagranicznemu w KSeF

Nie można wykluczyć sytuacji, gdy podmiot zagraniczny będzie chciał posiadać dostęp do faktury w KSeF. Jeśli ma nadany polski NIP nie będzie z tym problemu, gdyż zaloguje się jak każdy inny podatnik, jeżeli tylko posiada odpowiednie narzędzia.

Jeśli nie ma NIP, musimy mu udostępnić kod QR. Po zeskanowaniu kodu QR, przy użyciu smartfona lub kliknięciu w link, każda osoba ma możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Nie jest w tym przypadku wymagane uwierzytelnienie w systemie. Po zeskanowaniu kodu QR/kliknięciu w link nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją, czy dokument znajduje się w KSeF. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownik zostanie poproszony o wskazanie danych dostępowych faktury. Po wprowadzeniu tych danych możliwe jest pobranie całej faktury.

Dostęp w KSeF do faktury wymaga podania:

• numeru faktury (wartość z pola P_2),
• identyfikatora podatkowego NIP lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora,
• kwoty należności ogółem (wartość z pola P_15).

3. Czy podmiot zagraniczny może dokonywać samofakturowanie w imieniu polskich podatników

Obowiązujące w Polsce oraz innych państwach członkowskich (a często również w państwach spoza UE) przepisy przewidują możliwość tzw. samofakturowania, tj. wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez podmiot nabywający towary lub usługi. W Polsce możliwość ta wynika z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT dotyczących obowiązkowego KSeF nie wynika wyłączenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, gdy będą wystawiane w ramach samofakturowania. W konsekwencji również w takich przypadkach faktury należy co do zasady wystawiać przy użyciu KSeF.

Nie dotyczy to jednak podatników zagranicznych. Rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych zwalnia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w ramach samofakturowania, gdy nie są zidentyfikowani na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP. Mogą to robić, gdy będą posiadali unijny numer VAT UE z innego kraju UE i będą samofakturować WDT.

Oceny istnienia obowiązku wystawienia faktury w ramach samofakturowania przy użyciu KSeF trzeba dokonać z punktu widzenia podatnika, w imieniu którego faktury są wystawiane, oraz statusu nabywcy.

W konsekwencji obowiązek wystawiania w ramach samofakturowania faktur przy użyciu KSeF przez nabywającego towary lub usługi:

• istnieje, jeżeli podatnikiem, w którego imieniu wystawiane są faktury, jest podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a nabywca posiada polski NIP; gdy nabywca będzie podatnikiem VAT UE z innego kraju UE bez polskiego NIP, będzie mógł, ale nie musiał, wystawiać faktury w KSeF w ramach samofakturowania z tytułu WDT;

• nie istnieje, jeżeli podatnik, w imieniu którego wystawiane są faktury, nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (ze względu na brzmienie art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT) lub posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (ze względu na brzmienie art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT).

Niemiecka firma nieposiadająca na terytorium Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest mimo to zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. W maju 2026 r. firma ta dokonały dostawy wysłanego z Polski towaru na rzecz polskiej spółki wystawiającej faktury w ramach samofakturowania. W tej sytuacji polska firma nie ma obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF, tj. dopuszczalne będzie wystawienie tej faktury w „zwykłej” formie elektronicznej lub w formie papierowej.

3.1. Jak wystawiać faktury w imieniu polskiego podatnika, gdy miejsce świadczenia znajduje się w innym państwie członkowskim UE

Należy jednak zauważyć, że polskie przepisy o wystawianiu faktur mają zastosowanie tylko w zakresie wynikającym z przepisów art. 106a ustawy o VAT. Według tych regulacji polskie przepisy o wystawianiu faktur mają zastosowanie, jeżeli:

• miejsce świadczenia dokumentowanej czynności znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego (np. usług, dla których miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28b ustawy o VAT),
• osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i
• faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego usługobiorcę w imieniu i na rzecz polskiego podatnika w ramach tzw. samofakturowania (art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT).

Powoduje to, że polskie przepisy o wystawianiu faktur nie mają zastosowania do faktur dokumentujących czynności, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego, jeżeli faktury te są wystawiane w ramach samofakturowania.

Oznacza to, że do takich faktur wystawionych przez podmiot z innego kraju UE nie mają również miały zastosowania przepisy określające obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

3.2. Jak nadać uprawnienia do samofakturowania podmiotom zagranicznym

Nadanie uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku faktur wystawianych w ramach samofakturowania, jeśli nabywca wystawiający fakturę nie posługuje się polskim NIP na potrzeby wystawienia tych faktury, a posiada numer VAT UE, wymaga podania tego numeru oraz:

• nazwy nabywcy i jego adresu,
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podmiotu uprawnionego i wyznaczonych z tego certyfikatu po zastosowaniu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 w przypadku osoby fizycznej posługującej się tym certyfikatem albo
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, gdy nabywca nie jest osobą fizyczną,
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu uprawnionego i wyznaczonych z tego certyfikatu po zastosowaniu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy, w przypadku gdy jest to inny podmiot niż nabywca.

Samofakturowanie w KSeF jest możliwe tylko wtedy gdy zagraniczny nabywca posiada numer VAT UE nadany w swoim kraju. Nie jest natomiast możliwe w przypadku podatników spoza UE.

Jednocześnie zostało umożliwione uwierzytelnianie się w KSeF za pomocą kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika. Uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień jest możliwa po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących tę pieczęć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu ZAW-FA.

W części I Podręcznika KSeF MF przedstawiło następujący przykład takiego uwierzytelnienia:

MF

Przykład 6. Metody uwierzytelnienia oraz kontekst uwierzytelnienia w przypadku samofakturowania z podmiotem UE

Podatnik podatku od wartości dodanej (spółka niemiecka – posiadająca numer VAT UE DE271569167) otrzymał od polskiego podatnika (NIP 9999999999) uprawnienie do samofakturowania jako podmiot unijny, na dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wydanej na terytorium Niemiec, która nie zawiera identyfikatora podatkowego NIP. Spółka niemiecka, uwierzytelniając się w KSeF celem wystawienia faktury w ramach samofakturowania, wskaże kontekst uwierzytelnienia w postaci identyfikatora złożonego 9999999999-DE271569167 oraz użyje zagranicznej pieczęci kwalifikowanej.

4. Oznaczanie sprzedaży i zakupów zagranicznych w JPK_VAT

Od rozliczenia za luty 2026 r. podatnicy muszą ewidencjonowane dokumenty oznaczać nowymi kodami. Faktura wystawiona w KSeF musi być dodatkowo oznaczona numerem KSeF, jeśli na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany ten numer.

Jeśli faktura zostanie wystawiona w trybie: offline24, awaria, niedostępność systemu i na dzień złożenia JPK_VAT nie zostanie jej nadany nr KSeF, oznaczamy ją kodem:

• DI – w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT); po uzyskaniu numeru korygujemy JPK_VAT;

• OFF – w przypadku faktur wystawionych w trybie awarii, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT; po uzyskaniu numeru nie korygujemy JPK_VAT.

Do faktur wystawionych poza KSeF stosujemy kod BFK.

Gdy podstawą do rozliczenia WNT, importu usług, dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca, jest faktura od kontrahenta, stosujemy kod BFK. Gdy rozliczamy VAT bez dokumentów od kontrahenta, wystawiając dokument wewnętrzny, stosujemy kody DI i WEW.

Podsumowanie

1. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności nie muszą wystawiać faktur przy użyciu KSeF. Mają jednak taką możliwość.

2. Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych muszą być wystawiane w KSeF, ale nie muszą być dostarczane za pomocą tego systemu.

3. Oceny istnienia obowiązku wystawienia faktury w ramach samofakturowania przy użyciu KSeF trzeba będzie dokonywać z punktu widzenia podatnika, w imieniu którego faktury są wystawiane, i statusu nabywcy.

4. Faktury wystawiane w KSeF i udostępniane poza systemem należy oznaczyć kodem QR, a gdy zostaną udostępnione przed wysłaniem do KSeF dwoma kodami.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy