Wydatki służbowe ponoszone za jednostkę przez pracowników w kontekście obowiązkowego KSeF

Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych na co dzień dokonują różnych zakupów służbowych. Nabywają m.in. artykuły spożywcze, artykuły biurowe, paliwo, środki czystości, drobne narzędzia, a w związku z podróżami służbowymi ponoszą także wydatki na usługi hotelowe i opłaty parkingowe. Wydatki służbowe realizowane są w punktach sprzedaży bezpośredniej, np. w marketach, lokalnych sklepach, na stacjach paliw, w hotelach, na parkingach czy w kwiaciarniach. Do tej pory pracownik po dokonaniu zakupu otrzymywał fakturę na miejscu i dostarczał ją do jednostki. Dzięki temu jednostka od razu miała wiedzę, kto dokonał wydatku. Obowiązkowe stosowanie od 1 lutego 2026 r. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istotnie zmienia wypracowane reguły. Jak po zmianach zarządzić obiegiem faktur zakupowych w KSeF i uporządkować dokumentowanie wydatków służbowych?

Dotychczasowy model obiegu dokumentów zakupowych w jednostkach w dużej mierze opierał się na fizycznym dostarczeniu faktury przez pracownika, który dokonał zakupu. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmienia ten mechanizm, ponieważ faktura trafia do jednostki bezpośrednio z tego systemu, a nie za pośrednictwem pracownika. W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia nowych zasad pozwalających ustalić, kto dokonał danego wydatku służbowego.

Jak było przed wejściem w życie KSeF?

Pracownik dokonywał zakupu w punkcie sprzedaży. Sprzedawca wystawiał fakturę i wręczał ją pracownikowi. Pracownik dostarczał dokument do jednostki. Na odwrocie faktury znajdował się już opis wskazujący, czego dotyczył zakup. W ten sposób jednostka od razu wiedziała, kto dokonał wydatku, mimo że na fakturze widniały jedynie NIP i nazwa jednostki. Obieg faktury zakupowej był przez to prosty i nie przysparzał dodatkowej pracy.

Jak jest po wejściu w życie KSeF?

Pracownik dokonuje zakupu w punkcie sprzedaży. Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF, jednak punkt sprzedaży nie ma obowiązku wydania faktury pracownikowi dokonującemu zakupu. W konsekwencji pracownik wraca do jednostki bez faktury. Faktura trafia do jednostki za pośrednictwem KSeF. Jednostka odbiera fakturę z systemu wraz z kilkoma lub kilkunastoma innymi fakturami, które wpłynęły do KSeF tego samego dnia. Jaki jest tego skutek? Jednostka może nie mieć wiedzy, kto dokonał wydatku, a nawet czy wydatek został faktycznie poniesiony przez jej pracownika. W związku z tym należy wykonać