Ryzyko uznania nieprawidłowo oznaczonej wizualizacji faktury za pustą fakturę

Podatnik zadał pytanie, jakie są konsekwencje przekazania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej bez kodów QR lub błędnie oznaczonej. Organ podatkowy uznał, że są to puste faktury, ale istnieje możliwość ich korekty. Takie stanowisko zajęło również MF, odpowiadając na pytanie naszego Wydawnictwa.

Zdaniem organów podatkowych, w przypadku gdy podatnik wydaje klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), tzw. „wizualizację faktury ustrukturyzowanej”, której:

• nie został jeszcze nadany numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT, ale niezawierającej kodów QR przewidzianych dla trybu offline24, a następnie wprowadzonej do KSeF,
• został nadany już numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT, ale niezawierającej numeru KSeF ani kodu QR, a następnie wprowadzonej do KSeF,
• zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT oraz numer KSeF, ale niezawierającej kodu QR, która została wprowadzona do KSeF,
• zawierającej słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT oraz oznaczonej kodem QR bez numeru KSeF, która została wprowadzona do KSeF

wystąpi obowiązek zapłaty kwoty VAT z tej faktury na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Jednocześnie podatnik będzie mógł skorygować taką fakturę, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez niego VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 maja 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK) czytamy:

W rozpatrywanej sprawie – jak wskazano powyżej – skoro wygenerowane dla klientów przez Spółkę poza systemem KSeF dokumenty opisane w ramach czterech scenariuszy nie stanowią wizualizacji faktur ustrukturyzowanych, a zawierają one wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy, to mogą one zostać uznane za faktury wystawione w trybie art. 108 ust. 1 ustawy rodzące obowiązek zapłaty podatku z nich wynikającego. Faktury te powinny zostać więc skorygowane do „0”.

Komentarz

Omawiana interpretacja pokazuje, że podatnicy muszą być ostrożni z wydawaniem wizualizacji faktur niezgodnie z przepisami VAT. Mogą z tego powodu ponieść negatywne konsekwencje w postaci zapłaty VAT z wystawionej faktury. Uznanie takich faktur za puste oznacza, że podatnik płaci bezpośrednio VAT z takiej faktury, jeżeli jej w porę nie skoryguje.

Aby się ustrzec przed takimi problemami, należy pamiętać, że nabywca, który jest podatnikiem z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w kraju, posiadającym NIP, odbiera faktury zasadniczo w KSeF. Jeśli jest mu wydawana wizualizacja faktury, to musi być oznaczona kodem QR z numerem KSeF. Przed przesłaniem do KSeF może otrzymać tylko potwierdzenie transakcji z kodami QR.

Tylko podmioty, które na podstawie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT mają prawo otrzymywania faktur w sposób z nimi uzgodniony, mogą otrzymać fakturę przed przesłaniem jej do KSeF, ale z oznaczeniem dwoma kodami QR (OFFLINE I CERTYFIKAT).

Wydawanie wizualizacji niezgodnie z przedstawionymi zasadami może powodować problemy u wystawcy. W uzyskanej od MF odpowiedzi czytamy:

Ewentualne ryzyka związane z takim następczym wprowadzeniem dokumentów do KSeF dotyczą przede wszystkim wystawcy faktury, w szczególności ryzyka zdublowania dokumentowania tej samej czynności oraz możliwych tego konsekwencji na gruncie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Nie zmienia to jednak momentu otrzymania pierwotnych faktur przez nabywcę ani nie uzasadnia korekty jego rozliczenia w zakresie podatku naliczonego.

Oczywiście nabywca nie może odliczyć VAT z dwóch dokumentów.

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT