Zmiana interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2026 r., Szef Krajowej Administracji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK

Uwzględnienie skargi i zmiana interpretacji indywidualnej

Szanowni Państwo,

• uwzględniam Państwa skargę na interpretację indywidualną z 3 lutego 2026 r. znak 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.1.RK;
• stwierdzam, że w sprawie wydania dla Państwa tej interpretacji nie doszło do działania bez podstawy prawnej, ani do rażącego naruszenia prawa;
• zmieniam z urzędu zaskarżoną interpretację – uznaję, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku z 5 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:
• kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych;
• odsetek ustawowych za opóźnienie od zapłaty kary umownej;
• kosztów procesu sądowego wraz z odsetkami za opóźnienie w ich zapłacie

– jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych, odsetek ustawowych od tej kary oraz kosztów procesu sądowego wraz z odsetkami za opóźnienie w ich zapłacie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. Sp. z o.o. z siedzibą w (...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Na moment składania niniejszego wniosku, jak również w okresie, którego dotyczy opisany w nim stan faktyczny, Spółka jest (była) podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, opodatkowanym na zasadach ogólnych, o których mowa w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2587, z poźn. zm. dalej: „ustawa o CIT) i nie korzysta (nie korzystała) z ryczałtowego opodatkowania dochodów spółek (tzw. estoński CIT) ani innych szczególnych reżimów. Spółka posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a jej zarząd znajduje się na terytorium Polski. W konsekwencji Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i - zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o CIT - podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości osiąganych dochodów, bez względu na miejsce ich powstania.

Podstawowym profilem działalności gospodarczej Spółki jest realizacja specjalistycznych kontraktów w obszarze infrastruktury energetyczno-technicznej, w szczególności:

• dostawa, montaż, konfiguracja i uruchomienie systemów zasilania awaryjnego (UPS) oraz powiązanych instalacji,
• świadczenie usług serwisowych i gwarancyjnych, w tym okresowych przeglądów technicznych i konserwacji urządzeń,
• bieżące wsparcie techniczne dla odbiorców systemów zasilania awaryjnego.

Odbiorcami usług Spółki są przede wszystkim duże podmioty gospodarcze i instytucje, w tym przedsiębiorstwa z sektora energetycznego, dysponujące rozbudowaną infrastrukturą techniczną wymagającą zapewnienia ciągłości zasilania. W ramach prowadzonej działalności Spółka często zawiera długoterminowe umowy o znacznej wartości, w których standardowo przewiduje się postanowienia dotyczące odpowiedzialności kontraktowej, w tym kary umowne za naruszenie bądź nienależyte wykonanie określonych obowiązków. Takie postanowienia są typowe dla branży i stanowią element normalnie występującego ryzyka gospodarczego związanego z realizacją złożonych kontraktów. Na tle tak rozumianej, standardowej działalności operacyjnej Spółki, w dniu 30 listopada 2018 r. Zamawiający z siedzibą w (...) (dalej: „Zamawiający”) zawarł ze Spółką umowę nr (...) (dalej: „Umowa”). Umowa została zawarta w trybie przetargu nieograniczonego.

Przedmiotem Umowy była w szczególności dostawa, montaż, konfiguracja i uruchomienie systemu zasilania awaryjnego UPS w (...) w (...) wraz z rozruchem, testami, przekazaniem do eksploatacji oraz wykonaniem dokumentacji projektowej i powykonawczej. Umowa przewidywała wynagrodzenie ryczałtowe ustalone w określonej przez strony wysokości. Kary umowne, których dotyczy niniejszy wniosek, zostały naliczone właśnie na podstawie tej Umowy. Spór pomiędzy stronami nie dotyczył jakości wykonanych robót ani wadliwości dostarczonych urządzeń - przedmiot Umowy został odebrany bez zastrzeżeń - lecz zakresu oraz sposobu rozliczenia obowiązków gwarancyjnych, w szczególności tego, czy okresowe przeglądy systemu UPS powinny być wykonywane jako świadczenia nieodpłatne w ramach wynagrodzenia ryczałtowego, czy też jako odrębne, odpłatne usługi serwisowe. Na tle tego sporu Zamawiający naliczył Spółce kary umowne za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych (brak realizacji przeglądów w terminach przyjętych przez Zamawiającego), a następnie dochodził ich zapłaty przed sądem.W konsekwencji, poza samą kwotą kary umownej, po stronie Spółki powstały również odsetki ustawowe za opóźnienie oraz koszty postępowania sądowego, których podatkowa kwalifikacja stanowi przedmiot niniejszego wniosku. Realizacja przedmiotu Umowy została zakończona, a ostatni etap prac odebrano protokołem z dnia 14 czerwca 2019 r., podpisanym przez strony w dniu 19 lipca 2019 r., bez zastrzeżeń co do wykonania zakresu rzeczowego. Oznacza to, że Zamawiający potwierdził prawidłowe wykonanie robót objętych Umową, w szczególności brak wad w zakresie dostawy, montażu i uruchomienia systemu UPS. Zgodnie z postanowieniami Umowy oraz dokumentacji przetargowej, Spółka udzieliła Zamawiającemu gwarancji na urządzenia oraz prace stanowiące przedmiot Umowy na okres co najmniej 60 miesięcy, liczony od dnia uruchomienia instalacji. W okresie tym Spółka zobowiązała się do zapewnienia obsługi serwisowej obejmującej m.in. wykonywanie okresowych przeglądów technicznych systemu UPS. Jak wynika z ustaleń poczynionych następnie przez Sąd Okręgowy, pierwszy przegląd gwarancyjny powinien zostać wykonany nie później niż w ciągu roku od odbioru, tj. do dnia 18 lipca 2020 r.

W dokumentach przygotowanych przez Spółkę (w szczególności w dokumencie zatytułowanym „Warunki gwarancji, sposób serwisowania oraz wykaz czynności serwisowych”) wskazano, że w okresie trwania 60-miesięcznej gwarancji przeglądy gwarancyjne będą usługą płatną i wykonywaną przez Wykonawcę nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy. Spółka przyjmowała zatem, że obowiązek wykonywania przeglądów ma charakter odrębnej usługi serwisowej, podlegającej odrębnemu wynagrodzeniu. (...) prezentowała odmienne stanowisko, zgodnie z którym okresowe przeglądy instalacji UPS stanowiły element świadczeń objętych wynagrodzeniem ryczałtowym i powinny być realizowane przez Wykonawcę jako nieodpłatne obowiązki gwarancyjne przez cały okres 60 miesięcy. W postępowaniu sądowym Sąd Okręgowy uznał, że postanowienia zawarte w „Warunkach gwarancji, sposobie serwisowania oraz wykazie czynności serwisowych” nie mogły modyfikować wiążącej treści Umowy oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), ponieważ w hierarchii dokumentów umownych miały one charakter podrzędny. W konsekwencji Sąd przyjął, że w świetle Umowy i SIWZ przeglądy gwarancyjne miały być wykonywane przez Wykonawcę w ramach ustalonego wynagrodzenia ryczałtowego, a więc jako nieodpłatne świadczenia gwarancyjne.

Spółka, konsekwentnie utrzymując swoje stanowisko co do odpłatnego charakteru okresowych przeglądów, nie wykonywała tych przeglądów w modelu nieodpłatnym, wskazując Zamawiającemu na konieczność zawarcia dodatkowej umowy serwisowej bądź odrębnego rozliczenia tych czynności. Zamawiający potraktował to jako niewykonanie przez Spółkę obowiązków gwarancyjnych w przyjętych przez siebie terminach, wzywała Spółkę do wykonania przeglądów, a wobec braku ich realizacji naliczyła kary umowne.

Zgodnie z § 9 ust. 2 lit. b Umowy, Zamawiający był uprawniony do naliczenia na swoją rzecz kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych w wysokości 0,02% wartości brutto Umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Sąd Okręgowy przyjął, że Spółka pozostawała w opóźnieniu w zakresie wykonania obowiązków gwarancyjnych od dnia 19 lipca 2020 r., tj. od upływu terminu, w którym powinien zostać wykonany pierwszy przegląd gwarancyjny (rok od daty podpisania protokołu odbioru). Na tej podstawie Zamawiający naliczył kary umowne w dwóch okresach: za okres od 19 lipca 2020 r. do 16 grudnia 2021 r. oraz za okres od 17 grudnia 2021 r. do 6 grudnia 2022 r. Łączna kwota naliczonej kary umownej wyniosła 80.677,96 zł. Pozew Zamawiającego o zapłatę naliczonej kary został wniesiony w dniu 26 stycznia 2023 r. przed Sąd Okręgowy (...). Wyrokiem z dnia 31 października 2024 r., sygn. akt (...), Sąd zasądził od Spółki na rzecz Zamawiającego kwotę 80.677,96 zł tytułem kary umownej oraz odsetki ustawowe za opóźnienie: od kwoty 47.812,60 zł - od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia zapłaty, oraz od kwoty 32.865,36 zł od dnia 21 grudnia 2022 r. do dnia zapłaty.

Ponadto Sąd zasądził od Spółki na rzecz Zamawiającego kwotę 9.451 zł tytułem zwrotu kosztów procesu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie liczonymi od dnia uprawomocnienia się wyroku do dnia zapłaty. Wszystkie wskazane wyżej zobowiązania (kara umowna, odsetki ustawowe oraz koszty procesu) zostały uregulowane przez Spółkę na rzecz (...). W uzasadnieniu wyroku Sąd wskazał, że nie kwestionuje się jakości wykonanych robót - urządzenia UPS zostały zainstalowane i uruchomione prawidłowo, a przedmiot Umowy został odebrany bez zastrzeżeń. Podkreślono, że spór między stronami dotyczył przede wszystkim zakresu obowiązków gwarancyjnych, w szczególności tego, czy okresowe przeglądy miały być realizowane jako świadczenia nieodpłatne, oraz hierarchii poszczególnych dokumentów kontraktowych. Sąd uznał, że odmowa wykonania nieodpłatnych przeglądów oznacza pozostawanie przez Spółkę w opóźnieniu w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych i uzasadnia naliczenie kary umownej przewidzianej w § 9 ust. 2 lit. b Umowy.

Na gruncie księgowym Spółka - kierując się podejściem ostrożnościowym - ujęła zasądzoną karę umowną w kwocie 80.677,96 zł jako koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodów (NKUP). Zapłacone odsetki ustawowe za opóźnienie od tej kary zostały ujęte na koncie 751 jako stanowiące koszty uzyskania przychodów (KUP), natomiast zasądzone koszty procesu w wysokości 9.451 zł, również zapłacone przez Spółkę w wykonaniu prawomocnego wyroku, ujęto na koncie 403 jako koszty uzyskania przychodów. Z uwagi na pojawiające się w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz interpretacjach indywidualnych rozstrzygnięcia wskazujące na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kar umownych za opóźnienie w wykonaniu zobowiązań oraz kosztów postępowań sądowych związanych z działalnością gospodarczą, Spółka powzięła wątpliwości co do dotychczasowej kwalifikacji przedmiotowych wydatków i występuje z niniejszym wnioskiem o interpretację indywidualną, zmierzając do potwierdzenia, że kara umowna, odsetki od tej kary oraz koszty procesu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Pytanie

Czy w opisanym we wniosku stanie faktycznym: 1) kara umowna zasądzona od Spółki na rzecz Zamawiającego z tytułu opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych (przeglądów serwisowych systemu UPS), 2) odsetki ustawowe za opóźnienie od tej kary umownej, w części faktycznie zapłaconej przez Spółkę, 3) zasądzone koszty procesu sądowego oraz odsetki ustawowe za opóźnienie od tych kosztów, w części faktycznie zapłaconej przez Spółkę - mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jako wydatki pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nieobjęte wyłączeniem z art. 16 ust. 1 tej ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że:

1)kara umowna w kwocie 80.677,96 zł, zasądzona od Wnioskodawcy na rzecz Zamawiającego z tytułu opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych (przeglądów serwisowych systemu UPS), nie dotyczy wadliwości wykonanych robót ani wad dostarczonych urządzeń, ani zwłoki w usunięciu tych wad, lecz odnosi się wyłącznie do opóźnienia w wykonaniu części świadczeń o charakterze serwisowo-gwarancyjnym. Tym samym nie mieści się ona w katalogu wyłączeń określonych w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT i - przy spełnieniu ogólnych przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - może stanowić koszt uzyskania przychodów;

2)zapłacone odsetki ustawowe za opóźnienie zasądzone od tej kary umownej, jako świadczenie akcesoryjne względem zobowiązania głównego, wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej i pozostające w związku z realizacją kontraktu, również stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż nie są objęte żadnym z wyłączeń przewidzianych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT;

3)koszty procesu sądowego w wysokości 9.451 zł, zasądzone od Spółki wraz z zapłaconymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie, poniesione w związku z przegranym sporem dotyczącym umowy zawartej w ramach działalności gospodarczej Spółki, stanowią koszty pośrednie poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, a więc koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W ocenie Wnioskodawcy, wszystkie trzy wskazane kategorie wydatków - kara umowna, odsetki ustawowe od tej kary oraz koszty procesu sądowego wraz z odsetkami - pozostają w normalnym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, stanowią wyraz racjonalnie poniesionego ryzyka kontraktowego i nie są objęte żadną z negatywnych przesłanek wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1) Kara umowna

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Przepis ten oznacza, że co do zasady wszelkie racjonalnie poniesione wydatki, pozostające w związku z działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowane, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile ustawodawca wprost nie wyłączył ich w art. 16 ust. 1. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że aby określony wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy, musi on:

• być definitywny, tj. prowadzić do uszczuplenia majątku podatnika,
• zostać poniesiony przez podatnika,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła (związek przyczynowy lub funkcjonalny), być właściwie udokumentowany,
• oraz nie zostać wymieniony w katalogu wyłączeń art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W przypadku kar umownych, odsetek oraz kosztów procesu decydujące znaczenie ma zatem:  czy rodzaj danej kary/świadczenia mieści się w którejś z przesłanek wyłączających z art. 16 ust. 1 (w analizowanym przypadku w szczególności w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT), oraz czy poniesienie tego wydatku można uznać za ekonomicznie racjonalny i związany z prowadzoną działalnością przejaw ponoszenia ryzyka gospodarczego.

Art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania wypłacane z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót lub usług,
• zwłoki w usunięciu tych wad,
• zwłoki w dostarczeniu towarów wolnych od wad lub wykonaniu usług wolnych od wad.

Jest to regulacja o charakterze szczególnym względem generalnej zasady z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Jak podkreślają sądy administracyjne, wyjątki od reguły należy interpretować ściśle, co oznacza, że nie można rozciągać zakresu art. 16 ust. 1 pkt 22 na inne rodzaje kar umownych i odszkodowań poprzez wykładnię rozszerzającą. Ustawa o CIT nie zawiera definicji pojęć „kara umowna” i „odszkodowanie”. Odwołać należy się zatem do regulacji ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071z późn. zm., dalej: „k.c.”), w szczególności art. 471 oraz art. 483-484 k.c., które wiążą karę umowną z odpowiedzialnością za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego.

Jednocześnie prawo cywilne odróżnia: wadę świadczenia (wada towaru, wady robót/usług), od opóźnienia/zwłoki w wykonaniu świadczenia prawidłowego.

Z punktu widzenia art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT istotne jest, że wyłączone z kosztów są tylko te kary i odszkodowania, które zostały w tym przepisie wprost wskazane, tj. odnoszą się do wadliwości towarów/robót/usług lub zwłoki w usunięciu tych wad bądź dostarczeniu świadczenia wolnego od wad. Jeżeli kara odnosi się do opóźnienia w wykonaniu świadczenia, przy braku wadliwości co do jakości, to - co do zasady - nie mieści się ona w dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt 22 i powinna być oceniana na tle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W analizowanej sprawie bezsporne jest, że:

• instalacja systemu UPS została wykonana prawidłowo i odebrana bez zastrzeżeń,
• Zamawiający nie podniósł zarzutów co do wadliwości robót czy dostarczonych urządzeń ani co do zwłoki w usunięciu ewentualnych wad,
• kara umowna dotyczy wyłącznie opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych/serwisowych (przeglądów okresowych) w toku eksploatacji.

Już z tego względu omawiana kara nie mieści się w katalogu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Do sytuacji bardzo zbliżonej do stanu faktycznego Spółki odnosi się wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 25 stycznia 2022 r., sygn. I SA/Gd 1073/21 (orzeczenie prawomocne). Sprawa dotyczyła właśnie kar umownych za nieterminowe wykonanie napraw gwarancyjnych. Sąd wskazał wprost, że kary umowne za opóźnienie w wykonaniu napraw gwarancyjnych „literalnie nie mieszczą się w wyłączeniu przewidzianym w art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p.” i nie mogą być utożsamiane z karami za wady robót czy usług. WSA w Gdańsku podkreślił, że: - art. 16 ust. 1 pkt 22 wymaga ścisłej wykładni, - kary za opóźnienie w wykonaniu napraw (obowiązków serwisowych) nie są objęte tym wyłączeniem, - tego rodzaju wydatki - o ile zostały poniesione w związku z działalnością i w ramach racjonalnego ryzyka gospodarczego - mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Na gruncie tej samej sprawy Naczelny Sąd Administracyjny, wyrokiem z 19 grudnia 2024 r., sygn. II FSK 409/22, oddalił skargę kasacyjną Dyrektora KIS, potwierdzając w istocie podejście WSA w Gdańsku, zgodnie z którym kara umowna za nieterminowe wykonanie naprawy może stanowić koszt uzyskania przychodów. Z punktu widzenia Spółki istotne jest, że: - zarówno w stanie faktycznym rozpoznawanym przez WSA w Gdańsku, jak i w niniejszej sprawie, kary umowne dotyczyły opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych/serwisowych, - nie chodziło o wady samego świadczenia głównego (dostawy/wykonania), lecz o późniejsze zachowania serwisowe, - NSA, akceptując wyrok WSA, potwierdził, że kary za opóźnienie, niewymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22, należy oceniać na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ponadto Wnioskodawca, wskazuje, że w szeregu innych wyroków Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że: - art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT ma charakter przepisu wyjątkowego,

- nie obejmuje wszystkich kar umownych „z tytułu nieterminowego wykonania zobowiązań”, - organ podatkowy nie może rozszerzać katalogu wyłączeń na inne stany faktyczne niż wskazane wprost w przepisie. W szczególności: - w wyroku z 23 listopada 2022 r., sygn. II FSK 700/20, NSA podkreślił, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT jest wyjątkiem od zasady ogólnej określonej w art. 15 ust. 1 i wskazuje zamknięty katalog kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych.

Skoro ustawodawca wyraźnie wymienia tylko kary związane z wadami świadczenia lub zwłoką w ich usunięciu, „nie można w drodze wykładni rozszerzającej obejmować tym przepisem kar za inne naruszenia, w szczególności za samo opóźnienie w wykonaniu świadczenia”. W wyroku z 7 czerwca 2023 r., sygn. II FSK 2961/20, NSA wskazał, że skoro ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 22 wymienił jedynie określone kategorie kar i odszkodowań, „to nie jest dopuszczalne rozszerzanie tego katalogu przez analogię” i kary za inne naruszenia kontraktu (np. za wcześniejsze rozwiązanie umowy) mogą stanowić koszty podatkowe, jeżeli spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 CIT.

Ponadto w wyroku z 23 marca 2023 r., sygn. II FSK 2277/20, NSA odniósł się bezpośrednio do kwestii kar umownych za opóźnienie w wykonaniu świadczenia, stwierdzając, że kary umowne za niewykonanie świadczenia w terminie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, o ile nie mieszczą się w katalogu art. 16 ust. 1 pkt 22 i spełniają ogólne przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zestawienie powyższych orzeczeń prowadzi do wniosku, że: - nie każda kara umowna z tytułu opóźnienia jest wyłączona z kosztów podatkowych, - wyłączenie z art. 16 ust. 1 pkt 22 dotyczy tylko kar związanych z wadliwością świadczenia, - kary za opóźnienie w wykonaniu świadczenia prawidłowego co do jakości - w tym za opóźnienie w wykonaniu czynności serwisowych - mogą być kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, o ile są ekonomicznie uzasadnione.

Analizowana kara Spółki dotyczy właśnie opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych (przeglądów), przy braku zarzutów co do jakości robót i urządzeń - znajduje potwierdzenie w ukształtowanej linii orzeczniczej Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczącej kar umownych za opóźnienie.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt przedstawionego stanu faktycznego, należy podkreślić kilka kluczowych elementów: - kara umowna nałożona na Spółkę dotyczy wyłącznie opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych/serwisowych, tj. braku przeprowadzania nieodpłatnych przeglądów systemu UPS w okresie gwarancji, - nie mamy do czynienia z karą za wady zainstalowanych urządzeń ani za wadliwe wykonanie robót - przeciwnie, przedmiot Umowy został odebrany protokołem bez zastrzeżeń, a Sąd wprost wskazał, że nie kwestionuje jakości wykonanych robót, - spór miał charakter interpretacyjny, dotyczył zakresu obowiązków gwarancyjnych i rozkładu świadczeń pomiędzy wynagrodzenie ryczałtowe a potencjalne wynagrodzenie za usługi serwisowe,

- ponoszenie ryzyka kontraktowego, w tym ryzyka naliczenia kar za opóźnienie w wykonaniu części świadczeń, jest immanentną cechą działalności Spółki na rynku dużych kontraktów infrastrukturalnych.

W tych okolicznościach kara umowna: - nie realizuje przesłanek art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, - stanowi efekt realizacji podstawowej działalności operacyjnej Spółki, - jest kosztem definitywnym, poniesionym na rzecz kontrahenta w wykonaniu prawomocnego wyroku sądowego, - pozostaje w funkcjonalnym związku z przychodami - jest konsekwencją prowadzenia działalności i zawarcia umowy, której celem było uzyskanie przychodu.

W świetle przytoczonych wyroków NSA (II FSK 700/20, II FSK 2961/20, II FSK 2277/20 oraz II FSK 409/22) kara umowna za opóźnienie, niewymieniona w art. 16 ust. 1 pkt 22 i poniesiona w ramach racjonalnego ryzyka gospodarczego, może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Ad 2 Odsetki ustawowe za opóźnienie od kary umownej

Odsetki ustawowe za opóźnienie zasądzone od kary umownej pełnią funkcję świadczenia akcesoryjnego - są konsekwencją nieterminowego wykonania zobowiązania pieniężnego i w istocie stanowią ekonomiczny koszt korzystania z cudzego kapitału w czasie. Ustawa o CIT przewiduje szczególne wyłączenia w zakresie odsetek (m.in. art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT), zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek i kredytów. Regulacja ta ma charakter ogólny i obejmuje co do zasady wszelkie odsetki od zobowiązań cywilnoprawnych, a więc również odsetki ustawowe za opóźnienie od kary umownej.

Z powyższego wynika, że odsetki ustawowe za opóźnienie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dopiero z chwilą ich faktycznego uregulowania (zapłaty, potrącenia, kompensaty lub innej formy wygaśnięcia zobowiązania), natomiast same odsetki jedynie naliczone, a niezapłacone - na mocy art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT - pozostają poza kosztami podatkowymi.

W interpretacjach indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie potwierdzał, że odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie zobowiązań związanych z działalnością gospodarczą co do zasady mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jako że są bezpośrednio związane z finansowaniem tej działalności i nie mieszczą się - po ich zapłacie - w żadnym z wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zastrzeżenie to dotyczy właśnie momentu ich rozpoznania: odsetki mogą być kosztem podatkowym wyłącznie w części rzeczywiście zapłaconej. Skoro - jak wykazano wyżej - sama kara umowna powinna być uznana za koszt podatkowy, brak jest podstaw, aby odsetki ustawowe za opóźnienie od tej kary traktować odmiennie, oczywiście przy zachowaniu ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT co do momentu ich potrącalności. Ustawodawca nie przewidział odrębnego wyłączenia dla tego rodzaju odsetek, a jednolite traktowanie świadczenia głównego i świadczenia akcesoryjnego w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów znajduje oparcie w konstrukcji przepisów ustawy o CIT.

W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że odsetki ustawowe za opóźnienie od kary umownej stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich faktycznego uregulowania, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek z art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Ad 3) Koszty procesu i odsetki od kosztów procesu

Koszty postępowania sądowego (opłaty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, inne opłaty związane z prowadzeniem sprawy) poniesione przez podatnika w związku z jego działalnością gospodarczą są co do zasady traktowane w orzecznictwie i interpretacjach jako koszty pośrednie działalności, ponoszone w celu ochrony interesów majątkowych podatnika i zabezpieczenia źródła przychodów.

W wyroku NSA z 5 grudnia 2024 r., sygn. II FSK 287/24 (dotyczącym banku, który poniósł koszty procesu w związku z działalnością kredytową), Sąd zaakceptował podejście, zgodnie z którym koszty procesu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli pozostają w funkcjonalnym związku z działalnością gospodarczą podatnika i wynikają z racjonalnych działań mających na celu ochronę przychodów lub ograniczenie strat. Analogiczne stanowisko prezentuje Dyrektor KIS m.in. w interpretacji z 18 marca 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.717.2023.2.RH, w której potwierdzono możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych zarówno zapłaty należności głównej wraz z odsetkami ustawowymi, jak i kosztów procesu, o ile dotyczą one zobowiązań związanych z działalnością gospodarczą podatnika. W analizowanym przypadku: - spór sądowy dotyczył konkretnej umowy zawartej w ramach podstawowej działalności gospodarczej Spółki, - Spółka broniła się przed obowiązkiem zapłaty kary umownej, którą - w świetle posiadanych dokumentów i praktyki rynkowej

- uważała za nienależną, - podjęcie sporu sądowego i poniesienie związanych z nim kosztów stanowiło racjonalny przejaw zarządzania ryzykiem gospodarczym, zmierzający do ochrony interesów majątkowych Spółki.

W związku z tym koszty procesu zasądzone na rzecz PGE stanowią - z punktu widzenia art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - koszty uzyskania przychodów jako pośrednie koszty działalności gospodarczej, ponieważ:

zostały poniesione w związku z działalnością gospodarczą,

• mają charakter definitywny,
• nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,
• służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów (ochrona majątku Spółki, ograniczanie wysokości obciążeń).

Zgodnie z zasadą ogólną dotyczącą kosztów pośrednich, koszty procesu powinny być rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, rozumianej zgodnie z art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT (tj. w dacie ich ujęcia w księgach rachunkowych, na podstawie otrzymanego orzeczenia sądowego oraz dokumentów księgowych). Od odsetek ustawowych za opóźnienie od zasądzonych kosztów procesu zastosowanie znajduje dodatkowo art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań. Oznacza to, że odsetki ustawowe od kosztów procesu mogą stanowić koszt uzyskania przychodów dopiero w części rzeczywiście uregulowanej przez Spółkę (zapłaconej, potrąconej, skompensowanej), natomiast odsetki jedynie naliczone - do czasu ich faktycznego uregulowania - pozostają poza kosztami podatkowymi.

Biorąc pod uwagę, że spór sądowy pozostawał w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą Spółki, a jego celem była ochrona jej interesów majątkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zarówno: - zasądzone koszty procesu, - jak i odsetki ustawowe za opóźnienie od tych kosztów - w części faktycznie zapłaconej - stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podsumowując, w świetle przytoczonych przepisów, orzecznictwa oraz praktyki interpretacyjnej, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym stanie faktycznym: - kara umowna z tytułu opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych, - zapłacone odsetki ustawowe za opóźnienie od tej kary, - oraz zasądzone koszty procesu wraz z zapłaconymi odsetkami - mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jako wydatki poniesione w ramach racjonalnego ryzyka gospodarczego, nierozerwalnie związanego z działalnością Spółki, i nieobjęte wyłączeniem z art. 16 ust. 1 tej ustawy, przy czym w odniesieniu do odsetek ustawowych - z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, tj. po ich faktycznym uregulowaniu.

Interpretacja indywidualna

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 4 lutego 2026 r. wydałem interpretację indywidualną znak 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.1.RK, w której uznałem Państwa stanowisko za nieprawidłowe.

Interpretację doręczono Państwu 4 lutego 2026 r.

Skarga na interpretację indywidualną

6 marca 2026 r. za pośrednictwem ePUAP wnieśli Państwo skargę na tę interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie 6 marca 2026 r.

Wnieśli Państwo o:

1)uchylenie w całości Interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lutego 2026 r., znak 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.1.RK;

2)zasądzenie na rzecz Skarżącej kosztów postępowania sądowego według norm przepisanych.

Zmiana interpretacji indywidualnej w wyniku uwzględnienia skargi

Ponownie przeanalizowałem Państwa sprawę.

W rezultacie:

1.uwzględniam Państwa skargę,

2.stwierdzam, że w sprawie wydania dla Państwa tej interpretacji nie doszło do działania bez podstawy prawnej, ani do rażącego naruszenia prawa;

3.zmieniam z urzędu zaskarżoną interpretację indywidualną – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

· kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych;

· odsetek ustawowych za opóźnienie od zapłaty kary umownej;

· kosztów procesu sądowego wraz z odsetkami za opóźnienie w ich zapłacie

– jest prawidłowe i odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne oraz wyroki sądowe zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.