Interpretacja indywidualna z dnia 2 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.146.2026.1.MC
Nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli spełniają one przesłanki materialnoprawne, a momentem powstania prawa do odliczenia jest chwila faktycznego otrzymania takich faktur.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
23 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. Spółka z o. o. [dalej: Spółka, Wnioskodawca lub A.] jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym dla celów podatku dochodowego od osób prawnych [dalej: CIT] i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług [dalej: VAT].
Działalność gospodarcza Spółki obejmuje przede wszystkim świadczenie usług najmu długoterminowego oraz leasingu, w ramach których Spółka oddaje do odpłatnego korzystania Klientom pojazdy osobowe. Ponadto, Spółka świadczy również usługi bezpośrednio związane z udostępnianiem pojazdów, w tym usługi serwisowe, a także usługi zarządzania flotami pojazdów należących do Klientów A. Przedmiotowe czynności podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT według zasad ogólnych, przy czym w przypadku usług najmu, leasingu, serwisowych oraz zarządzania flotami pojazdów, świadczonych przez Spółkę na rzecz jej Klientów, Spółce należne są comiesięczne opłaty, dokumentowane przez A. za pomocą faktur.
Wnioskodawca dokonuje odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnego świadczenia usług na terytorium Polski, przy czym świadczenia te dokonywane są przede wszystkim na rzecz podatników w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, prowadzących działalność gospodarczą. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w szczególności do oddawania towarów do używania Klientom na podstawie umów najmu i leasingu, serwisowania i napraw wynajmowanych pojazdów oraz dla potrzeb prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur [dalej: KSeF], z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, Spółka zobowiązana będzie od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dlatego też, Spółka podejmuje działania przygotowawcze mające na celu dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów w zakresie fakturowania. Obejmują one zarówno wdrożenie rozwiązań technicznych i organizacyjnych umożliwiających wystawianie faktur sprzedażowych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, jak również dostosowanie procedur do prawidłowego odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów w tym systemie.
Jednocześnie jednak Spółka liczy się z tym, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF inni podatnicy mogą być w różnym stopniu przygotowani do wystawiania faktur w tym systemie, co w praktyce może prowadzić do wystąpienia różnych sytuacji dotyczących sposobu wystawiania faktur przez dostawców Spółki i ich otrzymywania przez Spółkę. W szczególności, w ocenie Spółki, z uwagi na odroczenie do 1 stycznia 2027 r. wejścia w życie sankcji z tytułu wystawiania faktur z pominięciem KSeF, w 2026 r. mogą powszechnie występować sytuacje, w których dostawcy nadal dokumentować będą dokonywane na rzecz Spółki dostawy towarów bądź usług z wykorzystaniem tradycyjnych faktur (tj. w formie elektronicznej bądź papierowej).
Tym samym, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo wejścia w życie przepisów nakładających na największych podatników od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, część faktur zakupowych otrzymywanych przez Spółkę zostanie wystawiona, poza tym systemem. Analogicznie, niektórzy dostawcy Spółki mogą nadal, nawet do końca 2026 r., wysyłać faktury poza systemem KSeF, mimo iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć ich będzie od 1 kwietnia 2026 r. Przykładowo, może się zdarzyć, że kontrahent Spółki - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie PDF lub papierowej i prześle ją bezpośrednio do Spółki, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej formie.
W takim przypadku jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Spółkę w formacie PDF lub papierowej (poza KSeF). Niezależnie od tego, Spółka będzie dysponować dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste wykonanie świadczenia udokumentowanego taką fakturą, takimi jak przykładowo: umowa, zamówienie, protokół odbioru towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie dokonania płatności. Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie działalności Spółki opodatkowanej VAT, przy czym zakupy te nie będą stanowić nabycia usług gastronomicznych ani noclegowych.
Pytanie
Czy w przypadku otrzymania przez Spółkę faktury zakupowej w formie tradycyjnej (np. PDF lub papierowej), wystawionej poza KSeF przez podmiot zobowiązany już do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem jego powstania jest dzień otrzymania takiej faktury?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego przez Spółkę zdarzenia przyszłego, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących rzeczywiste czynności gospodarcze dokonane pomiędzy Spółką a jej dostawcami, spełniających materialnoprawne przesłanki odliczenia, przy jednoczesnym braku wystąpienia przesłanek negatywnych skutkujących wyłączeniem tego prawa. Uprawnienie to pozostaje niezależne od formy wystawienia faktur przez dostawców oraz sposobu ich doręczenia Spółce, w tym również w przypadku wystawienia przez dostawcę faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo iż dostawca będzie już objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Na wstępie należy podkreślić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje - w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - prawo do odliczenia podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwota podatku naliczonego obejmuje łączną wartość podatku wykazanego na fakturach otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów lub usług bądź dokonaniem w całości bądź w części zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usługi.
Zgodnie z art. 2 ustawy o VAT:
·pkt 31 - fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane przepisami ustawy oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,
·pkt 32 - fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,
·pkt 32a - fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący w tym systemie.
Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o VAT realizuje jedną z podstawowych zasad tego podatku wskazując, że podatnik jest uprawniony do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Przy czym, zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług bądź dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Kwestia ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym podatnik jest uprawniony do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, została kompleksowo uregulowana w art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1, ust. 11 oraz ust. 13 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika, że prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Ponadto podatnik może zrealizować to uprawnienie w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych — w przypadku rozliczeń miesięcznych albo w deklaracji za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych — w przypadku rozliczeń kwartalnych (art. 86 ust. 11). W sytuacji niewykazania podatku naliczonego w tych terminach podatnik zachowuje możliwość dokonania korekty deklaracji w terminie pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia (art. 86 ust. 13), z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie.
W dalszej kolejności należy wskazać, iż ustawodawca w art. 88 ustawy VAT ustanowił zamknięty katalog tzw. negatywnych przesłanek prawa do odliczenia podatku naliczonego. Obejmuje on m.in. przypadki, gdy faktura dokumentuje zakup usług noclegowych bądź gastronomicznych, faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną z podatku lub zawiera dane niezgodne z rzeczywistością. Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 4, prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikom niezarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, z pewnymi wyjątkami.
Oznacza to, że jedynie zaistnienie przesłanek wskazanych w art. 88 skutkuje ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia, niezależnie od spełnienia pozostałych warunków materialnoprawnych. Negatywne przesłanki mają charakter bezwzględny i ich wystąpienie stanowi normatywną przeszkodę w realizacji prawa do odliczenia.
Z powołanych regulacji wynika, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie podmiotom, które łącznie spełniają ustawowe przesłanki - posiadają status podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, nabyte towary lub usługi są przez nich wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (bądź czynności z nimi zrównanych), a kwota podatku naliczonego wynika z otrzymanej faktury. Spełnienie powyższych warunków stanowi niezbędny element realizacji prawa do odliczenia VAT. Jednocześnie ustawodawca w art. 88 ustawy wskazał zamknięty katalog przesłanek negatywnych, których wystąpienie prowadzi do ustawowego wyłączenia prawa do odliczenia. Katalog ten nie podlega jednocześnie wykładni rozszerzającej, a ograniczenie prawa do odliczenia, jeśli pozostałe warunki przewidziane w art. 86 ustawy o VAT są spełnione, może nastąpić wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w tym przepisie.
W kontekście pytań postawionych przez Spółkę, konieczne jest odniesienie się do obowiązku wystawienia faktury, który został uregulowany w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej m.in.:
·sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, na rzecz innego podatnika oraz rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
·otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży (z pewnymi wyjątkami).
Odnosząc się natomiast do opisanego zdarzenia przyszłego, jako że jego zaistnienie analizowane winno być w kontekście przepisów ustawy o VAT w kształcie obowiązującym od 1 lutego 2026 r., należy wskazać na następujące kwestie.
Zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. - dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych podatników, z wyjątkiem tych, u których wartość sprzedaży brutto w miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł. Dla tych podmiotów obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF zaistnieje od 1 stycznia 2027 r. Kolejne zmiany do ostatecznych przepisów regulujących zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzone zostały ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
W efekcie, na mocy art. 106ga ust. 1-4 ustawy VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
·podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
·obowiązek ten nie będzie dotyczył określonych podmiotów (np. podmiotów zagranicznych, nie posiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce) i sprzedaży na rzecz określonych podmiotów (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);
·w przypadkach wskazanych w art. 106ga ust. 2 (tj. w przypadkach, gdy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), podatnicy będą uprawnieni do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej. W określonych przypadkach, podatnicy będą jednak mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych - przykładowo dokumentując świadczenia na rzecz konsumentów.
Z powyższego wynika, że faktury ustrukturyzowane powinny być wystawiane, ale też otrzymywane poprzez KSeF. Tym samym, faktura wystawiona i doręczona Spółce z pominięciem KSeF nie powinna być w ogóle uznawana za fakturę ustrukturyzowaną. W przypadku jej doręczenia Wnioskodawcy w formie tradycyjnej (np. PDF lub papierowej) - momentem otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego wpływu do Spółki. Konsekwentnie, w przypadku, gdy faktura zostanie przekazana Spółce jako nabywcy w sposób inny niż za pośrednictwem systemu KSeF, nie ulega wątpliwości, że za moment jej otrzymania należy uznać dzień jej faktycznego doręczenia Spółce.
Analizując przedstawione zdarzenia przyszłe w kontekście obowiązujących przepisów, należy wskazać, że Wnioskodawca - w odniesieniu do opisanego w treści wniosku zdarzenia przyszłego - spełnia tzw. pozytywne przesłanki warunkujące powstanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Nabyte towary i usługi będą bowiem wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, a dokumentacja transakcji będzie miała formę faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31-32a ustawy. Jednocześnie w opisanych przypadkach nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy, które mogłyby skutkować ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia.
Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów Spółki zobowiązanych do korzystania z KSeF powinny być sporządzane w formie faktur ustrukturyzowanych i udostępniane Spółce za pośrednictwem tego systemu. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że w praktyce część kontrahentów - pomimo ustawowego obowiązku - wystawi faktury w sposób z tymi regulacjami niezgodny, co opisane zostało jako zdarzenie przyszłe w treści niniejszego wniosku.
Niezależnie jednak od istniejącego po stronie dostawców obowiązku wystawienia faktur w sposób ustrukturyzowany i doręczenia ich Spółce za pośrednictwem KSeF, w świetle obowiązujących regulacji sposób wystawienia i doręczenia faktury ma charakter wtórny wobec przesłanek materialnych odliczenia podatku naliczonego. Sam fakt, że dokument zostanie przekazany poza KSeF - w formie dokumentu .pdf lub w formie papierowej — nie stanowi sam w sobie podstawy do odmowy prawa do odliczenia po stronie nabywcy. Uchybienia dotyczące formy i kanału wystawienia faktury odnoszą się bowiem do sfery formalnej leżącej po stronie wystawcy i nie zostały wskazane przez ustawodawcę w zamkniętym katalogu wyłączeń prawa do odliczenia określonym w art. 88 ustawy. Skoro ustawodawca enumeratywnie określił sytuacje skutkujące pozbawieniem podatnika prawa do odliczenia, nie jest dopuszczalne rozszerzanie tego katalogu w drodze wykładni.
Odnosząc powyższe do opisanego w treści wniosku zdarzenia przyszłego, każdorazowo przy założeniu, że po stronie dostawcy istnieć już będzie obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej dostawy, należy uznać, że faktura wystawiona w formie tradycyjnej (np. w formie .pdf lub papierowej, wystawiona poza KSeF) przez podmiot zobowiązany do korzystania z systemu i wystawiania faktur ustrukturyzowanych, może stanowić podstawę do odliczenia VAT, jeżeli dokumentuje faktyczną transakcję gospodarczą. W analizowanym przypadku przesłanki materialne, wynikające z art. 86 ustawy, są bowiem spełnione, zaś przesłanki negatywne z art. 88 nie występują.
W zakresie momentu powstania i realizacji prawa do odliczenia zastosowanie znajdują art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 11 i 13 ustawy o VAT. Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała fakturę. W przypadku faktur funkcjonujących w reżimie KSeF, za moment ich otrzymania należy uznać dzień nadania fakturze numeru identyfikującego w systemie (art. 106na ust. 3), natomiast w odniesieniu do dokumentów przekazanych poza KSeF - dzień ich faktycznego doręczenia Spółce. Co do zasady bowiem, skoro faktura taka nie zostanie wystawiona za pośrednictwem KSeF, a zatem nigdy nie zostanie jej nadany numer, który identyfikowałby tę fakturę w Systemie, nie można jej uznać za fakturę otrzymaną za pośrednictwem KSeF. Faktyczny moment otrzymania takiej faktury będzie więc wyznaczał moment, w którym Spółka nabędzie prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Z perspektywy obowiązków formalnych istniejących po stronie dostawców Spółki, od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. będą oni zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, z enumeratywnie wskazanymi wyjątkami. Obowiązek ten ciąży jednak wyłącznie na wystawcy i jego niedochowanie stanowi uchybienie formalne, które nie może jednak samoistnie skutkować odmową prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy.
Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z otrzymanych faktur, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 86 ustawy o VAT i braku przesłanek negatywnych z art. 88. Moment realizacji tego prawa należy ustalać zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1, z możliwością rozliczenia w kolejnych okresach na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 11. W szczególności, w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF (w tym w formacie .pdf lub w postaci papierowej), prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura taka została faktycznie doręczona Spółce.
Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, potwierdzają je m.in. następujące interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
·z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), w której wskazano, że: Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
·z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA), w której wskazano, że: Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. W konsekwencji: czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e- Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
·z 19 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK), w której wskazano, że: W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). (...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
·Analogiczne konkluzje wynikają z interpretacji Dyrektora KIS wydanych: 12 sierpnia 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), 13 października 2025 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN) oraz 20 października 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA).
Podsumowując, w ocenie Spółki, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie ona uprawniona do odliczenia VAT na podstawie otrzymanych dokumentów, przy czym należy uznać, że momentem otrzymania faktury będzie moment faktycznego otrzymania przez A. dokumentu w postaci tradycyjnej (np. w formie .pdf lub papierowej). Spółka nie uzyska bowiem od dostawcy faktury w żadnej innej formie, w szczególności za pośrednictwem KSeF, a jednocześnie spełnione będą materialnoprawne podstawy odliczenia VAT, w szczególności udokumentowane zakupy związane będą z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, opodatkowaną VAT. Jednocześnie, nie zaistnieje żadna z przesłanek negatywnych przewidzianych w art. 88 ustawy o VAT.
W świetle powyższego Spółka wnosi o uznanie jej stanowiska za prawidłowe.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o:
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Na podstawie art. 106gb ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w szczególności do oddawania towarów do używania Klientom na podstawie umów najmu i leasingu, serwisowania i napraw wynajmowanych pojazdów oraz dla potrzeb prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, będą Państwo zobowiązani od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dlatego też, podejmują Państwo działania przygotowawcze mające na celu dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów w zakresie fakturowania. Obejmują one zarówno wdrożenie rozwiązań technicznych i organizacyjnych umożliwiających wystawianie faktur sprzedażowych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, jak również dostosowanie procedur do prawidłowego odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów w tym systemie.
Jednocześnie liczą się Państwo z tym, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF inni podatnicy mogą być w różnym stopniu przygotowani do wystawiania faktur w tym systemie, co w praktyce może prowadzić do wystąpienia różnych sytuacji dotyczących sposobu wystawiania faktur przez dostawców i ich otrzymywania przez Państwa. W szczególności, z uwagi na odroczenie do 1 stycznia 2027 r. wejścia w życie sankcji z tytułu wystawiania faktur z pominięciem KSeF, w 2026 r. mogą powszechnie występować sytuacje, w których dostawcy nadal dokumentować będą dokonywane na Państwa rzecz dostawy towarów bądź usług z wykorzystaniem tradycyjnych faktur (tj. w formie elektronicznej bądź papierowej).
Nie mogą Państwo wykluczyć, że pomimo wejścia w życie przepisów nakładających na największych podatników od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, część faktur zakupowych otrzymywanych przez Państwa zostanie wystawiona, poza tym systemem. Analogicznie, niektórzy dostawcy mogą nadal, nawet do końca 2026 r., wysyłać faktury poza systemem KSeF, mimo iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć ich będzie od 1 kwietnia 2026 r. Przykładowo, może się zdarzyć, że kontrahent - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie PDF lub papierowej i prześle ją bezpośrednio do Państwa, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej formie.
W takim przypadku jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Spółkę w formacie PDF lub papierowej (poza KSeF). Niezależnie od tego, będą Państwo dysponować dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste wykonanie świadczenia udokumentowanego taką fakturą, takimi jak przykładowo: umowa, zamówienie, protokół odbioru towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie dokonania płatności. Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie Państwa działalności opodatkowanej VAT, przy czym zakupy te nie będą stanowić nabycia usług gastronomicznych ani noclegowych.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w przypadku otrzymania przez Państwa faktury zakupowej w formie tradycyjnej (np. PDF lub papierowej), wystawionej poza KSeF przez podmiot zobowiązany już do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem jego powstania jest dzień otrzymania takiej faktury.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych poza KSeF przez podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Zakup towarów bądź usług udokumentowany fakturami wystawionymi poza KSeF dotyczyć będzie Państwa działalności opodatkowanej VAT, przy czym zakupy te nie będą stanowić nabycia usług gastronomicznych ani noclegowych.
Zatem wystawienie faktur bez użycia KSeF, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
W odniesieniu zaś do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:
•powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
•doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
•podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.
Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:
Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:
•w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
•za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
•przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Zatem odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) należy wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.
Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.
Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.
W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.
Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.
W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF, tj. moment faktycznego otrzymania przez Państwa dokumentu w postaci tradycyjnej, np. w formie .pdf lub papierowej, będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków.
Tym samym Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.
Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
