Czy wójt może udostępnić skany umów o pracę pracowników urzędu gminy

PROBLEM

Czy umowy zawarte z pracownikami urzędu gminy należy traktować jako dokumenty urzędowe, a co za tym idzie – można udostępniać skany tych umów do publicznej wiadomości?

RADA

Nie, umowy o pracę zawarte z pracownikami samorządowymi są dokumentami prywatnymi, dotyczącymi osobistych praw i obowiązków pracowników. Zatem skany tych umów nie mogą być udostępnione.

UZASADNIENIE

Umowy o pracę zawarte z pracownikami zatrudnionymi w urzędzie nie stanowią dokumentów urzędowych, są to dokumenty prywatne, gdyż dotyczą osobistych praw i obowiązków pracowników. Także skany tych umów są skanami dokumentów prywatnych, a nie urzędowych i w związku z tym nie są informacją publiczną w rozumieniu ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.) i nie podlegają udostępnieniu przez wójta. Stanowisko to podzielił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 26 lutego 2025 r. (sygn. akt II SAB/Wa 763/24), w którym uznał, że umowy o pracę (...) nie stanowią informacji publicznej. (…). Co do umów o pracę dotyczą one w znacznym zakresie osobistych praw i obowiązków świadczącej pracę osoby, także gdy wykonuje ona zawód zaufania publicznego (radcy prawnego). Przyjmując, że sprawą publiczną mogą być warunki świadczenia pracy – ich treść – w kontekście realizacji zadań państwa czy wydatkowania środków publicznych, brak jednak przesłanek dla uznania, jakoby informacją – istotną z perspektywy przejrzystości życia publicznego – była postać zawartej umowy, w której treści zawiera się w istocie szereg danych niemających żadnego znaczenia z perspektywy spraw publicznych (adres i inne dane pracownika czy jego podpis itd.).

Stanowisko to potwierdził również NSA w wyroku z 14 listopada 2025 r. (sygn. akt III OSK 1506/25), w którym orzekł, że treść umowy o pracę zawartej z pracownikami samorządowymi dotyczy indywidualnego stosunku pracy. Dokument ten nie posiada cech aktu publicznoprawnego, który podejmowany jest przez organ wskazany w art. 4 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. u.d.i.p. w ramach administracyjnych działań władczych. Umowa o pracę, której celem jest nawiązanie indywidualnego stosunku pracy, nie jest dokumentem urzędowym lub innym dokumentem odnoszącym się do ustawowych form działania organu władzy publicznej, lecz należy do kategorii aktów prywatnoprawnych sporządzanych na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo NSA wskazał, że osoba składająca oświadczenia woli w imieniu Gminy działającej jako podmiot stosunków cywilnoprawnychnie działa jako funkcjonariusz publiczny podpisujący dokument w ramach jego kompetencji publicznoprawnych. W tej sytuacji osoba ta nie reprezentuje bowiem władzy publicznej ani nie realizuje zadań władzy publicznej. Osoba taka, reprezentująca Gminę, nie jest funkcjonariuszem publicznym w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p. w zw. z art. 115 § 13 i § 19 Kodeksu karnego. Zatem nie może być uznana za funkcjonariusza publicznego. Gdyby nawet osoba podpisana pod taką umową była równolegle, w chwili jej zawierania, funkcjonariuszem publicznym w rozumieniu art. 115 § 13 i § 19 Kodeksu karnego, to składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy jako podmiotu cywilnoprawnego nie mieści się w zakresie kompetencji funkcjonariusza publicznego w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p.

Prawo do uzyskania informacji publicznej

Informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych (art. 1 ust. 1 u.d.i.p.). Prawo do uzyskania informacji publicznej przysługuje każdemu, a od osoby wnoszącej o informację nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego (art. 2 u.d.i.p.).

Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do:

1. zyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego,
2. wglądu do dokumentów urzędowych,
3. dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów.

Podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej

Do udostępniania informacji publicznej zobowiązane są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:

1. organy władzy publicznej,
2. organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
3. podmioty reprezentujące Skarb Państwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,
4. podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
5. podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.

Ponadto obowiązek udostępnienia informacji publicznej mają organizacje związkowe i reprezentujące pracodawców – w rozumieniu ustawy z 24 lipca 2015 r. o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego oraz partie polityczne (art. 4 ust. 2 u.d.i.p.).

Wójt, burmistrz czy prezydent miasta są organami władzy publicznej, a zatem mają obowiązek udostępniania informacji publicznej będącej w ich posiadaniu. Stanowisko to potwierdził WSA w Olsztynie w wyroku z 9 września 2025 r. (sygn. akt II SA/Ol 409/25).

Ograniczenie prawa do informacji publicznej

Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, o przymusowej restrukturyzacji, o rekapitalizacji niektórych instytucji oraz o rządowych instrumentach stabilizacji finansowej, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Ograniczenie ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy nie dotyczy jednak informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa (art. 5 ust. 1–2b u.d.i.p.).

Sposoby dostępu do informacji publicznej

Udostępnianie informacji publicznych następuje w drodze:

1. ogłaszania informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, w Biuletynie Informacji Publicznej,
2. udostępniania na wniosek, przez jej wyłożenie lub wywieszenie,
3. wstępu na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej, pochodzących z powszechnych wyborów i udostępniania materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych, dokumentujących te posiedzenia,
4. udostępniania w portalu danych.

Informacje podlegające udostępnianiu

Udostępnianiu podlegają informacje publiczne, m.in. o polityce wewnętrznej i zagranicznej, o władzach publicznych i innych podmiotach wykonujących zadania publiczne, w tym o ich organizacji, przedmiocie działalności i zasadach funkcjonowania, o majątku publicznym, o danych publicznych w tym o treści i postaci dokumentów urzędowych (art. 6 ust. 1 u.d.i.p.). Informację publiczną stanowi dokument urzędowy, którym jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy (art. 6 ust. 2 u.d.i.p.).

Anna Ryl

doktor nauk prawnych, specjalista w zakresie prawa pracy i finansów publicznych, biegły sądowy