Czy brak NIP pracodawcy na paragonie za badania okresowe wyklucza zwrot kosztów pracownikowi i ujęcie wydatku w kosztach
PROBLEM
Pracownik otrzymał od pracodawcy skierowanie na okresowe badania lekarskie, po których uzyskał stosowne zaświadczenie lekarskie. Za wizytę u lekarza medycyny pracy otrzymał paragon, na którym nie widnieje NIP nabywcy, czyli pracodawcy. Czy pracodawca może zwrócić pracownikowi poniesiony koszt na podstawie takiego paragonu? Do księgowości trafił paragon bez NIP pracodawcy wraz z dołączoną kopią orzeczenia lekarskiego. Czy paragon bez NIP będzie stanowił dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu?
RADA
Na podstawie przywołanych przepisów Kodeksu pracy koszty obowiązkowych okresowych badań lekarskich pracownika obciążają pracodawcę. Jeżeli zatem pracownik pokrył koszt takich badań z własnych środków, pracodawca jest zobowiązany do jego zwrotu. Dla tego obowiązku bez prawnego znaczenia pozostaje to, jaki dowód poniesienia kosztu badania pracownik dostarczy pracodawcy.
Podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów są dowody jego faktycznego poniesienia. Paragon bez NIP pracodawcy może być dowodem, jeżeli dokumentuje zdarzenie zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
UZASADNIENIE
Na podstawie przepisów obu ustaw podatkowych podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów są dowody jego faktycznego poniesienia.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych podstawą do ujęcia kosztu w tych księgach są m.in. dowody zewnętrzne otrzymane od kontrahenta. Do takich dowodów zaliczają się paragony, jeżeli dokumentują zdarzenie gospodarcze zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
Również w przypadku prowadzenia KPiR dowodem poniesienia wydatku może być paragon fiskalny potwierdzający dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem, który zawiera:
- wiarygodne określenie wystawcy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy – z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych.
- art. 229 § 2 i § 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 25)
- art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 424)
- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 554)
- art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. (Dz.U. z 2026 r. poz. 522)
- § 6 ust. 3 pkt 3 i § 7 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (j.t. Dz. U. 2025 r. poz. 1299)
Marian Szałucki
doradca podatkowy
Czy pracodawca musi zwrócić koszt obowiązkowych badań okresowych udokumentowany paragonem bez NIP pracodawcy?
Koszty obowiązkowych okresowych badań lekarskich pracownika obciążają pracodawcę. Jeżeli pracownik pokrył koszt z własnych środków, pracodawca jest zobowiązany do jego zwrotu. Dla tego obowiązku bez znaczenia pozostaje to, jaki dowód poniesienia kosztu badania pracownik dostarczy pracodawcy.
Czy paragon bez NIP pracodawcy może być kosztem uzyskania przychodu za badania okresowe pracownika?
Podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów są dowody jego faktycznego poniesienia. Paragon bez NIP pracodawcy może być dowodem, jeżeli dokumentuje zdarzenie zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
Jakie dane musi zawierać paragon fiskalny, aby w KPiR potwierdzał wydatek na badania okresowe pracownika?
Wymagane są: wiarygodne określenie wystawcy; data wystawienia i data lub okres zdarzenia (gdy tożsame, wystarczy jedna data); przedmiot i wartość zdarzenia; ilościowe określenie, jeżeli przedmiot jest wymierny w jednostkach naturalnych.
POTRZEBUJESZ POMOCY?