Interpretacja indywidualna z dnia 24 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.183.2026.2.KD

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lutego 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 20 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 26 marca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna - Usługi Transportowe.

W 2011 r. podczas przewozu powierzonego towaru doszło do jego utraty - kradzieży na terenie Hiszpanii. Zdarzenie miało miejsce w trakcie wykonywania czynności związanych z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy. Za usługę transportową została wystawiona faktura zaliczona do przychodu firmy Wnioskodawcy. Towar objęty był ochroną ubezpieczeniową. Szkoda została zgłoszona do ubezpieczyciela, jednak wypłata odszkodowania została odmówiona. W związku z powyższym powstał spór prawny, a podmiot uprawniony do dochodzenia roszczeń wystąpił przeciwko Wnioskodawcy z roszczeniem odszkodowawczym. Sprawa została zakończona zawarciem ugody przed sądem w (…) w dniu 20 listopada 2024 r. Na mocy ugody Wnioskodawca został zobowiązany do zapłaty kwoty 3 000 EUR miesięcznie przez okres 12 miesięcy (łącznie 36 000 EUR, tj. 252 660, 40 zł). Raty zostały zapłacone w 2025 r.

Ugoda ma charakter cywilnoprawny i zakończyła spór dotyczący odpowiedzialności odszkodowawczej.

Jednocześnie prowadzone jest odrębne postępowanie przeciwko ubezpieczycielowi w związku z odmową wypłaty odszkodowania i istnieje realna możliwość zawarcia ugody dotyczącej wypłaty. Kwota 252 660,40 zł. została zaliczona jako koszt pośredni działalności za 2025 r.

Uzupełnienie wniosku

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych (jako osoba fizyczna), opodatkowaną podatkiem liniowym 19%, metodą memoriałową w oparciu o zapisy w księgach rachunkowych. Przyjęte zasady rachunkowości w firmie stosuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, sporządzając rachunek zysków i strat w układzie porównawczym, wg zał. Nr 5 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późniejszymi zmianami (art. 46 ust. 5 pkt. 5 - bilans art. 47 ust. 4 pkt. 5 - rachunek zysków i strat art. 48 ust. 4 - informacja dodatkowa).

Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Księgi rachunkowe prowadzone są w oparciu o Zakładowy Plan Kont opracowany na podstawie ustawy o rachunkowości.

Ubezpieczenie firmy w okresie dotyczącym wniosku zostało zawarte w zakresie pełnym OC, AC, NW dotyczące środków transportu, oraz polisa OCP – przewoźnika, obejmująca zdarzenia (kradzież, uszkodzenie itp.) przewożonego towaru zawarta z firmą Ubezpieczeniową (…). Wydatki z tytułu zawarcia polisy stanowiły koszt podatkowy.

Zdarzenie miało miejsce 26/27 marzec 2011 r. w (…) na parkingu podczas obowiązkowej wynikającej z ustawy o czasie pracy kierowcy pauzy. Po nocnym odpoczynku, kierowca rano zauważył rozsznurowaną naczepę i brak towaru. Kradzież została zgłoszona na policję, która sporządziła protokół i wraz z oświadczeniem kierowcy został przesłany do firmy ubezpieczeniowej. Towar mimo zgłoszenia na policję nie został odnaleziony, ani nie ujęto sprawcy. Na rozładunku w (…) ustalono braki w towarze oraz spisano protokół szkody.

Od tego momentu wszelka korespondencja odbywała się pomiędzy firmami: nadawcą z (…) a odbiorcą w (…).

W 2021 r. z Sądu w (…) Wnioskodawca otrzymał wezwanie do zapłaty kwoty 37 622,35 € plus odsetki. Po otrzymaniu wezwania Wnioskodawca skontaktował się z ubezpieczycielem i okazało się, że Sąd w (…) uznał, że sprawa nie uległa przedawnieniu i wszczął procedurę spłaty pieniędzy. Po wielu rozprawach i negocjacjach doszło do zawarcia ugody. Ponieważ Sąd uznał, że kierowca parkując na oświetlonym parkingu na stacji paliw w (…) nie dopełnił wszystkich warunków zlecenia dotyczących parkowania, tj. postoju na strzeżonym parkingu. W związku z powyższym chcąc zakończyć spór Wnioskodawca zobowiązał się spłacić w dwunastu ratach kwotę 36 000 € bez odsetek na rzecz firmy X (…), począwszy od stycznia 2025 r. do grudnia 2025 r.

Kwota w wysokości 152 660,40 PLN (36 000 €) została zapłacona w 2025 r. i nie została zaliczona jako koszt podatkowy w księgach rachunkowych.

Pytanie (sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy kwota spłaty zobowiązania, na podstawie ugody dla kontrahenta z (…) stanowi koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie przedstawione w uzupełnieniu wniosku

Kwota spłaty zobowiązania jest w tym przypadku związana z prowadzoną działalnością dochodową firmy i wg Wnioskodawcy stanowi KUP, ponieważ działalność transportu międzynarodowego w zakresie przewozów towarów niesie zawsze ryzyko zdarzeń losowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa w art. 22 ust. 1 ustawy dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), zgodnie z którym:

Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem wydatku, a możliwością uzyskania dzięki temu przychodów. Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wymienionych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Z przepisu art. 22 ust. 1 ustawy wynika, że wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodu, jednakże muszą być poniesione w sposób celowy. Podatnik więc podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.

Jednocześnie zauważyć należy, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

W większości przypadków związek z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. Należy w tym miejscu podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Należy zaznaczyć, że działalność gospodarcza podlega określonym regułom ekonomicznym i musi opierać się o zasadę racjonalności działań w dążeniu do realizacji postawionego celu. Zauważyć należy, że podatnik nie może kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wydatków, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa. Wyjątkiem mogą być jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe, pomimo podjęcia przez podatnika wszelkich koniecznych działań w celu zapobieżenia ich powstaniu.

Oprócz powyższego należy mieć na uwadze, że dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), ale i to czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 23 ust. 1 ww. ustawy, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w ust. 1 art. 22 kryteria normatywne.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy:

W rozpatrywanej sprawie przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania, ponieważ kwota zapłacona na rzecz kontrahenta za skradziony towar, nie stanowi kary umownej ani odszkodowania z tytułu, o którym mowa w cyt. powyżej przepisie.

Z tego względu kwota mogłaby stanowić u płacącego koszt uzyskania przychodów, o ile spełniona będzie zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, warunkująca zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów - poniesiony wydatek musi być związany z uzyskaniem przychodu, bądź z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Istotne jest, aby kwota za niedostarczony towar nie była związana z nieprawidłowościami, których powstanie zostało spowodowane (zawinione) przez podatnika i aby była właściwie udokumentowana. Z tej też przyczyny, każda zapłacona kwota wymaga indywidualnej oceny w aspekcie całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, okoliczności, których była następstwem oraz formy udokumentowania.

Oceniając sytuację opisaną we wniosku pod kątem zaliczenia poniesionych wydatków do katalogu wyłączeń zawartych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzić należy, że poniesione przez Pana wydatki na spłatę zobowiązania, na podstawie ugody dla kontrahenta za braki w towarze nie podlegają ograniczeniom wymienionym w tym katalogu.

Niemniej wskazać należy, że samo negatywne wyliczenie kosztów, które zostało uregulowane w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie przesądza jeszcze o tym, że wydatek niewskazany w tym przepisie staje się automatycznie kosztem uzyskania przychodów. Do uznania przedmiotowego wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest wykazanie, że został on poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a więc winien być spełniony ogólny warunek określony w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie należy pamiętać, że ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie podatnik musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Decydując się na poniesienie określonych wydatków musi sam dokonać oceny, czy wydatki, które poniósł mają na celu uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, a następnie podjąć decyzję o ich ewentualnym zakwalifikowaniu do kosztów podatkowych.

W związku z powyższym konieczne jest dokonanie oceny, czy zapłacone przez Pana raty wynikające z zawartej ugody poniesione zostały w sposób celowy. A zatem należy zbadać, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, zachował Pan należytą staranność i czy zapłata będzie następstwem zdarzeń niezależnych od Pana i Pana pracownika.

Pod pojęciem zachowania należytej staranności należy rozumieć sposób postępowania odpowiadający wymaganiom zawartym w obiektywnym wzorcu postępowania. Kwestia niezachowania należytej staranności może być rozpatrywana wówczas, gdy zachowanie podmiotu stanowiło będzie odstępstwo od tak ukształtowanego wzorca.

Budowa wzorca staranności w przypadku podmiotów wykonujących przewozy drogowe musi uwzględniać regulację zawartą w art. 355 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 1071 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem przy ocenie należytej staranności, w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, należy brać pod uwagę zawodowy charakter tej działalności. Co za tym idzie należyta staranność wymagana w stosunkach danego rodzaju będzie musiała być oceniana przy uwzględnieniu wiedzy, doświadczenia i umiejętności praktycznych, jakie wymagane są od przedsiębiorcy podejmującego w tym przypadku działalność w zakresie przewozu drogowego. Wzorzec taki będzie zatem wyższy względem takich osób, niż względem osób które nie prowadzą działalności o charakterze zawodowym. Oceniając należytą staranność podmiotu profesjonalnie zajmującego się wykonywaniem przewozów należy mieć zatem na uwadze wyższe wymagania, które związane są z zawodowym charakterem tej działalności. Zaostrzony wzorzec staranności wpływa na zwiększenie wymagań wobec podmiotu wykonującego przewozy, ułatwia zatem postawienie mu zarzutu niedołożenia należytej staranności, a więc zarazem utrudnia mu uchylenie się od odpowiedzialności w razie odstępstwa od wzorca. Podmiot wykonujący przejazd musi mieć świadomość obowiązków jakie nakładają na niego przepisy prawa. Budowa wzorca staranności w przypadku podmiotów wykonujących przejazdy drogowe powinna również uwzględniać treść bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Natomiast w przypadku „braku wpływu” można pomocniczo posłużyć się wykładnią dokonywaną przez orzecznictwo Sądów Administracyjnych w zakresie art. 92a ust. 4 oraz art. 93 ust. 7 ustawy o transporcie drogowym, według treści obowiązującej do dnia 31 grudnia 2011 r. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku sygn. akt II GSK 404/10 z dnia 6 kwietnia 2011 r. odnośnie „braku wpływu” stwierdził, że „(...) sytuacja taka ma miejsce gdy wyłączną winę za powstanie naruszenia ponosi osoba trzecia lub gdy naruszenie prawa jest wynikiem okoliczności całkowicie niezależnych od przewoźnika. Przedsiębiorca musi wykazać, że dołożył należytą staranność tzn. uczynił wszystko czego można od niego rozsądnie wymagać organizując przewóz, a jedynie wskutek niezależnych okoliczności lub nadzwyczajnych zdarzeń doszło do naruszenia prawa. Istnieje tutaj domniemanie odpowiedzialności przewoźnika za naruszenie prawa przez kierowcę. Przewoźnik organizuje bowiem pracę kierowców i sprawuje nad nimi nadzór. Ponosi on ryzyko prowadzenia przedsiębiorstwa transportowego oraz posiada instrumenty prawne i faktyczne aby zapewnić należyte wykonywanie obowiązków przez kierowców tak aby nie dochodziło do naruszenia prawa”.

Zgodnie z art. 774 Kodeksu cywilnego:

Z powyższego przepisu wynika, że cechą konstytutywną umowy przewozu jest przewiezienie osób lub rzeczy, za pomocą odpowiedniego środka transportu, do miejsca przeznaczenia. Usługi przewoźnika nie obejmują samego tylko działania, ale i jego rezultat. W sytuacji kradzieży towaru lub jego części nie doszło do wykonania umowy, gdyż zaistniała trwała przeszkoda w dokonaniu przewozu, która uniemożliwiła dostarczenie przesyłki do miejsca przeznaczenia. W ocenie organu z uwagi na fakt, że zlecona Pana firmie usługa przewozowa nie została wykonana, w niniejszej sprawie nie ma zastosowania przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy podatkowej.

Do rozważenia pozostaje zatem kwestia celu wydatku w kontekście przepisu art. 22 ust. 1 ustawy. Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usług transportowych uzyskuje przychody z wykonania tej usługi. Przedsiębiorca wykonujący przewozy towarów odpowiada na zasadzie ryzyka za szkody wyrządzone w przewożonym towarze powstałe podczas transportu. W przypadku uszkodzenia lub kradzieży przewożonego towaru firma transportowa zobowiązana jest do naprawienia szkody. Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1262).

Przepis art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, iż:

Natomiast rozdział 7 prawa przewozowego reguluje odpowiedzialność przewoźnika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewozu przesyłek. W przypadku, gdy dochodzi do zapłaty odszkodowania na rzecz klienta firma transportowa podejmuje działania w celu uzyskania rekompensaty wypłaconych kwot odszkodowań. Działania te obejmują przede wszystkim dochodzenie pokrycia poniesionych kosztów od ubezpieczyciela na podstawie zawartej z nim umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przewoźnika. Odszkodowanie uzyskane od ubezpieczyciela stanowi dla firmy przewozowej przychód podatkowy, wydatki zaś przewoźnika na pokrycie szkód kontrahenta przy wykonywaniu umowy przewozu nie wyłączone przepisem art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy stanowią koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy jednak zwrócić uwagę, że umowa ubezpieczenia może zawierać postanowienia nakładające na ubezpieczającego obowiązek zachowania rozsądnych środków ostrożności przy zabezpieczeniu mienia, których niedopełnienie uprawnia ubezpieczyciela do odmowy wypłaty świadczenia ubezpieczeniowego w całości lub w części, jeśli niedopełnienie tych obowiązków miało wpływ na powstanie szkody lub jej rozmiar. Również na gruncie ustawy podatkowej ustawodawca konstruując zapis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i biorąc pod uwagę surowsze wymagania w stosunku do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie należytej staranności w ich działaniach, oczekuje, że podatnik prowadząc działalność gospodarczą i kwalifikując wydatki do kosztów podatkowych czyni to przy zachowaniu reguł należytej staranności. Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być wynikiem racjonalnego i celowego działania podatnika a nie skutkiem zaniedbań, czy braku staranności.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą jako osoba fizyczna - Usługi Transportowe. W 2011 r. podczas przewozu powierzonego towaru doszło do jego utraty - kradzieży na terenie (…). Zdarzenie miało miejsce 26/27 marca 2011 r. na parkingu podczas obowiązkowej wynikającej z ustawy o czasie pracy kierowcy pauzy. Po nocnym odpoczynku kierowca rano zauważył rozsznurowaną naczepę i brak towaru. Kradzież została zgłoszona na policję, która sporządziła protokół i wraz z oświadczeniem kierowcy został przesłany do firmy ubezpieczeniowej. Towar mimo zgłoszenia na policję nie został odnaleziony, ani nie ujęto sprawcy. Na rozładunku w (…) ustalono braki w towarze oraz spisano protokół szkody. Za usługę transportową została wystawiona faktura zaliczona do przychodu Pana firmy. Towar objęty był ochroną ubezpieczeniową. Szkoda została zgłoszona do ubezpieczyciela, jednak wypłata odszkodowania została odmówiona. W związku z powyższym powstał spór prawny, a podmiot uprawniony do dochodzenia roszczeń wystąpił przeciwko Panu z roszczeniem odszkodowawczym. Sprawa została zakończona zawarciem ugody przed sądem w (…) w dniu 20 listopada 2024 r. Na mocy ugody został Pan zobowiązany do zapłaty kwoty 3 000 EUR miesięcznie przez okres 12 miesięcy (łącznie 36 000 EUR, tj. 252 660, 40 zł). Raty zostały zapłacone w 2025 r. Ugoda ma charakter cywilnoprawny i zakończyła spór dotyczący odpowiedzialności odszkodowawczej. Jednocześnie prowadzone jest odrębne postępowanie przeciwko ubezpieczycielowi w związku z odmową wypłaty odszkodowania i istnieje realna możliwość zawarcia ugody dotyczącej wypłaty. Kwota 252 660,40 zł została zaliczona jako koszt pośredni działalności za 2025 r. Ubezpieczenie firmy w okresie dotyczącym wniosku zostało zawarte w zakresie pełnym OC, AC, NW dotyczące środków transportu, oraz polisa OCP - przewoźnika obejmująca zdarzenia (kradzież, uszkodzenie itp.) przewożonego towaru zawarta z firmą Ubezpieczeniową (…). Wydatki z tytułu zawarcia polisy stanowiły koszt podatkowy. W 2021 r. z Sądu w (…) Wnioskodawca otrzymał wezwanie do zapłaty kwoty 37 622,35 EUR plus odsetki. Po otrzymaniu wezwania Wnioskodawca skontaktował się z ubezpieczycielem i okazało się, że Sąd w (…) uznał, że sprawa nie uległa przedawnieniu i wszczął procedurę spłaty pieniędzy. Po wielu rozprawach i negocjacjach doszło do zawarcia ugody. Ponieważ Sąd uznał, że kierowca parkując na oświetlonym parkingu na stacji paliw w (…) nie dopełnił wszystkich warunków zlecenia dotyczących parkowania, tj. postoju na strzeżonym parkingu. W związku z powyższym chcąc zakończyć spór Wnioskodawca zobowiązał się spłacić w dwunastu ratach kwotę 36 000 EUR bez odsetek na rzecz firmy X (…) począwszy od stycznia 2025 r. do grudnia 2025 r.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa stwierdzić należy, że w przedmiotowej sprawie nie ma zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozpatrując sprawę zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych w kontekście spełnienia przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy w ocenie organu przedstawiony stan faktyczny nie daje podstaw do zaliczenia kwoty zapłaconych rat wynikających z zawartej ugody do kosztów podatkowych. Ubezpieczyciel odmówił wypłaty odszkodowania. Pana kierowca parkując na oświetlonym parkingu na stacji paliw w Hiszpanii nie dopełnił wszystkich warunków zlecenia dotyczących parkowania, tj. postoju na strzeżonym parkingu.

Nie można zatem na podstawie treści wniosku uznać, że niewykonanie umowy – które skutkowało koniecznością zapłaty kary było całkowicie niezawinione przez Pana firmę. Wskazać również należy, że to Pan jako podatnik ponosi ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej, a zapłata zobowiązania na podstawie ugody z tytułu niewywiązania się z umowy, będąca wynikiem de facto podjętej przez Pana lub Pana pracownika decyzji o wyborze miejsca odpoczynku, nienależytego zabezpieczenia samochodu i znajdującego się w nim towaru, stanowi konsekwencję tego ryzyka i nie może być przerzucana na Skarb Państwa poprzez pomniejszanie dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania

Wobec powyższego, w przedstawionym stanie faktycznym, poniesiony przez Pana wydatek na zapłatę zobowiązania na podstawie ugody dla kontrahenta z tytułu niewywiązania się z umowy w związku z kradzieżą towaru nie był racjonalny i nie może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonano wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.