Interpretacja indywidualna z dnia 7 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.182.2026.4.IK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie podatku od towarów i usług.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego

X. Sp. z o.o. (dalej: X lub Spółka lub Wnioskodawca) na dzień złożenia wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, pod numerem (…).

Wnioskodawca jest zarejestrowany na podatnika VAT czynnego.

Spółka jest polskim rezydentem podatkowym w myśl art. 3 ust. 1 ustawy CIT, tj. podlega opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca od dnia 1 marca 2022 roku wybrał opodatkowanie dochodów osiągniętych z działalności gospodarczej na zasadach ryczałtu od dochodów spółek, o którym mowa w Rozdziale 6b „Ryczałt od dochodów spółek” ustawy CIT (dalej: Ryczałt lub Estoński CIT).

Przedmiotem przeważającej działalności gospodarczej Spółki jest 56.21.Z. Przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest świadczenie usług zbiorowego żywienia oraz usługi cateringu realizowane w jednostkach służby zdrowia, szkołach i przedszkolach, w ramach stołówek pracowniczych, dla domów opieki społecznej czy innych obiektów wymagających zewnętrznej obsługi żywieniowej.

Wnioskodawca samodzielnie przygotowuje posiłki w zakładzie pracy danej jednostki (u danego klienta) w ramach zbiorowego żywienia lub też dostarcza gotowe posiłki przygotowywane w zakładzie pracy X. w ramach usług cateringu.

Wnioskodawca dostarcza pełnowartościowe i zbilansowane posiłki, dostosowane do indywidualnych potrzeb żywieniowych oraz wymagań klientów, w tym diet specjalistycznych. Obsługa klientów obejmuje zarówno przygotowanie, jak i kompleksową organizację zaplecza żywieniowego.

Na powyższe usługi X. pozyskuje klientów głównie w drodze zamówień publicznych, ale nie tylko.

Do pozostałej działalności X. należą usługi porządkowe w zakresie utrzymania czystości, świadczone w obiektach biurowych, przemysłowych oraz w jednostkach służby zdrowia.

Oferta obejmuje również usługi dodatkowe, takie jak konserwacja różnego rodzaju powierzchni, mycie okien, sprzątanie poremontowe oraz doczyszczanie wykładzin, a także pranie odzieży roboczej.

Uzupełnieniem działalności Spółki jest kompleksowa obsługa terenów zewnętrznych obejmująca pielęgnację terenów zielonych, utrzymanie czystości nawierzchni utwardzonych oraz usługi sezonowe, w tym odśnieżanie. Działania te mają na celu zapewnienie estetyki oraz bezpieczeństwa użytkowników obiektów.

Opis stanu faktycznego – zawarcie polisy OC

Wnioskodawca zawarł 20 sierpnia 2025 r. polisę ubezpieczeniowa (dalej: Polisa OC lub Polisa) nr (…) - „Ubezpieczenie odpowiedzialności władz spółki …”. Ubezpieczającym jest Spółka, a ubezpieczycielem ….

Polisa obejmuje ochroną ubezpieczeniową ubezpieczonych, którymi są X. oraz osoby ubezpieczone. Okres ubezpieczenia obejmuje od dnia 18 sierpnia 2025 r. do dnia 17 sierpnia 2026 r. Suma ubezpieczenia wynosi 4 000 000 zł.

W związku z zawartą Polisą, Wnioskodawca poniósł koszty opłacenia składki ubezpieczeniowej na rzecz ubezpieczyciela.

Zgodnie z Ogólnymi Warunkami Umownymi do Polisy, osoba ubezpieczona to dowolna osoba fizyczna, która była, jest lub podczas okresu ubezpieczenia zostanie:

a) członkiem zarządu, członkiem rady nadzorczej, członkiem rady dyrektorów, członkiem komisji rewizyjnej, członkiem komitetu audytu, likwidatorem powołanym przez organy Spółki lub prokurentem bądź osobą fizyczną zajmującą inne stanowisko, które w myśl mających zastosowanie przepisów prawa obcego państwa jest równorzędne wobec wymienionych wyżej stanowisk lub funkcji;

b) pracownikiem pełniącym funkcję kierowniczą;

c) pracownikiem:

-któremu w roszczeniu lub postępowaniu urzędowym zarzucono naruszenie praw pracowniczych, lub …;

- wskazanym jako współpozwany, współoskarżony lub strona w ramach roszczenia lub postępowania urzędowego zarzucającego mu współuczestnictwo lub pomocnictwo w popełnieniu nieprawidłowego działania wraz z którąkolwiek z osób wskazanych w lit. a);

d) osobą odpowiedzialną za księgi rachunkowe;

- lecz wyłącznie w czasie, kiedy i tak długo jak taka osoba działa lub działała dla Spółki i w jej imieniu w charakterze określonym w lit. a–d.

Ochrona ubezpieczeniowa Polisy obejmuje:

a) kwotę odszkodowania lub zadośćuczynienia, do zapłaty której osoba ubezpieczona zostanie zobowiązana w związku z podniesionym wobec niej roszczeniem, na podstawie prawomocnego wyroku sądowego lub arbitrażowego, ugody (sądowej lub pozasądowej) lub uznania;

b) kwotę zobowiązań publicznoprawnych Spółki, za które osoba ubezpieczona będzie odpowiedzialna na podstawie decyzji właściwego organu wydanej w oparciu o art. 107 w zbiegu z art. 116 i 116a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa lub inny krajowy lub zagraniczny przepis regulujący odpowiedzialność za zobowiązania publicznoprawne Spółki w związku z wszczętym wobec osoby ubezpieczonej postępowaniem urzędowym;

c) uszczerbek majątkowy powstały w majątku osoby ubezpieczonej w konsekwencji zapłaty kary administracyjnej;

d) uszczerbek majątkowy powstały w majątku osoby ubezpieczonej w konsekwencji zapłaty pieniężnej kary porządkowej;

e) kwotę odszkodowania, do zapłaty której Spółka jest zobowiązana w związku z podniesionym wobec niej roszczeniem z tytułu papierów wartościowych, na podstawie prawomocnego wyroku sądowego lub arbitrażowego, ugody (sądowej lub pozasądowej) lub uznania;

f) kwotę odszkodowania, do zapłaty której Spółka jest zobowiązana w związku z podniesionym wobec niej roszczeniem z tytułu odpowiedzialności solidarnej, na podstawie prawomocnego wyroku sądowego lub arbitrażowego, ugody (sądowej lub pozasądowej) lub uznania;

g) koszty, opłaty i wydatki;

h) prawomocnie zasądzone od ubezpieczonego koszty i wydatki właściwego organu lub strony, na żądanie której wszczęto objęte ochroną postępowanie urzędowe, bądź strony podnoszącej objęte ochroną roszczenie, roszczenie z tytułu papierów wartościowych.

Podsumowując warunki i cel zawarcia Polisy OC przez Spółkę:

-Spółka zawarła Polisę obejmującą ubezpieczenie Spółki i osób ubezpieczonych, tj. kadry kierowniczej / menedżerskiej oraz członków zarządu zatrudnionych w X. w celu uzyskania od ubezpieczyciela odszkodowania / pokrycia szkody w razie wyrządzenia szkody w związku z wykonywaniem i pełnieniem funkcji kierowniczych i zarządczych przez osoby ubezpieczone;

-beneficjentem (ubezpieczonym) ochrony ubezpieczeniowej jest Spółki i osoby ubezpieczone, które w związku z pełnieniem funkcji kierowniczo-zarządczych działają w imieniu i na rzecz X. oraz podejmują wiążące Spółkę decyzje gospodarcze, finansowe, administracyjne itd., których konsekwencje ponosi bezpośrednio X;

-w związku z ww. decyzjami i działaniami kadry kierowniczej i zarządczej może powstać szkoda, które będzie wymagała naprawienia;

-powstała szkoda będzie miała bezpośredni związku z działalnością gospodarczą X, bowiem powstanie wskutek działalności X / osób ubezpieczonych działających w imieniu i na rzecz Spółki;

-ubezpieczyciel pokrywa kwoty, które Spółka lub osoba ubezpieczona będą musiały zapłacić w związku z powstaniem szkody (np. odszkodowanie, zobowiązania publicznoprawne, kary);

-Polisa nie ma charakteru imiennego - nie dotyczy konkretnych osób z imienia i nazwiska, lecz dotyczy ogólnie osób piastujących konkretne stanowisko w Spółce.

Opis stanu faktycznego – kary umowne

Zdarza się, że w ramach prowadzonej działalności związanej z usługami zbiorowego żywienia oraz usługami cateringu Spółka jest zobowiązana do zapłaty kar umownych. Kary umowne nakładane na X wynikają z zawartych umów cywilnoprawnych z kontrahentami lub też z umów zawieranych / będących następstwem zamówień publicznych.

Kary umowne nakładane są na Wnioskodawcę z tytułu:

1) wad dostarczonych towarów (produktów żywnościowych) / wykonywanych usług:

Zgodnie z zapisami przykładowej umowy handlowej zawieranej przez Wnioskodawcę z kontrahentem (odbiorcą usług żywienia / cateringu oferowanych przez X):

Wykonawca (tu: Wnioskodawca) jest zobowiązany do zapłaty kar umownych za:

a) dostarczenie posiłków do punktów dystrybucyjnych niezgodnie z terminami (za niedostarczenie w terminie uznawane jest spóźnienie powyżej 15 minut) – w wysokości 200,00 zł za każdy stwierdzony przypadek dotyczący danej lokalizacji;

b) dostarczenie posiłków i produktów spożywczych o terminie przydatności niezgodnej z określoną w OPZ dla danego posiłku i produktu – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

c) dostarczenie posiłków o zaniżonej gramaturze w stosunku do wag wskazanych w jadłospisie – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

d) dostarczenie niewyproporcjonowanych dodatków do pieczywa takich jak wędlina, ser żółty – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

e) dostarczenie posiłków w ilości niezgodnej z zamówieniem i zatwierdzonym jadłospisem – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

f) dostarczenie posiłków w brudnych lub źle domkniętych czy wybrakowanych bądź uszkodzonych termosach, pojemnikach GN – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

g) dostarczenie posiłku niezgodnego z technologią przygotowania poszczególnych potraw (przesolone, rozgotowane, przypalone, pogięte, posklejane, zbyt rzadkie, zbyt gęste) – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

h) dostarczenie posiłku nienadającego się do spożycia (np. sfermentowane, zepsute) – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

i) dostarczenie źle umytych bądź złych gatunkowo warzyw i owoców, w szczególności spleśniałych, niewyporcjowanych (szczegółowy sposób dostarczania określony w OPZ) lub przemrożonych – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

j) dostarczenie nieschłodzonych diet: diety płynnej i sondy na kolację – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

k) stwierdzenie naruszenia wymagań dotyczących środka transportu i kierowcy dostarczającego żywność (środek transportu przeznaczony do tego celu powinien być czysty, posiadać książeczkę kontroli czystości, dopuszczenia Państwowej Inspekcji Sanitarnej, kierowca powinien posiadać środki ochrony osobistej) – w wysokości 100,00 zł za każdy stwierdzony przypadek;

l) stwierdzenie naruszenia wymagań Zamawiającego dotyczących pojemników GN, w tym także stwierdzenie, że pojemniki GN są źle zapakowane, źle opisane lub zachodzi konieczność przekładania lub przekładania – za każdy stwierdzony przypadek – w wysokości 0,1% wynagrodzenia miesięcznego brutto dotyczącego danej lokalizacji;

m) niedostarczenie dokumentacji, o której mowa w OPZ w pkt. 31–32 oraz niewywiązanie się z postanowień § 4 umowy – w wysokości 300,00 zł za każdy stwierdzony przypadek;

n) niezrealizowanie obowiązku dostarczenia jadłospisu zgodnie z pkt. 10, 13 i 14 w OPZ – w wysokości 100,00 zł za każdy dzień opóźnienia i każdy stwierdzony przypadek dotyczący danej lokalizacji;

o) niewywiązanie się z postanowień § 2 – w wysokości 100,00 zł za każdy dzień opóźnienia i każdy stwierdzony przypadek;

p) odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy lub przez Wykonawcę z własnej woli – w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia brutto, przyjmując do naliczenia kary 3 ostatnie miesiące przed zdarzeniem.

Spółka przygotowuje żywność i dostarcza posiłki najczęściej do placówek publicznych – szpitale, szkoły, przedszkola. Umowy handlowe na zbiorowe żywienie, ewentualnie catering są zawierane w następstwie zamówień publicznych. Zamawiający określa bardzo szczegółowo i restrykcyjnie warunki realizacji zamówienia, które potem znajdują odzwierciedlenie w umowach. X nie ma możliwości negocjowania warunków co do kar umownych – za co są nakładane, w jakiej wysokości itd. Z drugiej strony restrykcyjne warunki zamówienia wynikają z faktu dostarczania żywności do szpitali (dla chorych), czy do szkół i przedszkoli (dla dzieci i młodzieży). Wobec tego gramatura, skład dietetyczny i czas dostawy (przygotowanie posiłków na ściśle określoną godzinę) są ściśle określone. Jednostki publiczne, dla których X realizuje zamówienia, konsekwentnie respektują prawo do nakładania kar umownych na Spółkę za każde, najmniejsze naruszenie warunków umownych.

Z uwagi na specyfikę tej działalności w praktyce gospodarczej X występują sytuacje, w których kary umowne są nakładane na Spółkę – przez jednostki publiczne (najczęstsze sytuacje) lub też przez podmioty prywatne (np. firmy prywatne), dla których X także przygotowuje i dostarcza posiłki.

W konsekwencji mimo dochowania przez Spółkę należytej staranności w realizacji umów, nie jest ona w stanie całkowicie wyeliminować ryzyka kar umownych w związku z wadami dostarczanych produktów (np. zła gramatura), czy wykonanych usług (spóźnienie w dostarczeniu posiłków z powodu np. korków, na co X nie ma wpływu). Ilość realizowanych zamówień, obsługiwanych klientów, codzienne przygotowywanie posiłków (dla wielu klientów pełne wyżywienie – 3 posiłki dziennie) – Spółka generuje ok. 100 mln zł rocznie przychodów, ilość zatrudnianych pracowników, którzy przygotowują i dostarczają posiłki (Spółka zatrudnia ok. 180 osób). Ponadto, nie ma możliwości nieujęcia w umowie z klientem kar umownych czy ich ograniczenie.

2) stawienia się pracownika Spółki w zakładzie pracy kontrahenta pod wpływem alkoholu:

Drugim rodzajem kar, które są na X nakładane, wynikają ze stawienia się w zakładzie pracy kontrahenta pracownika X pod wpływem alkoholu. W ramach usług porządkowych świadczonych przez Spółkę na rzecz klientów, pracownicy X stawiają się do pracy w zakładzie pracy klienta już od godziny rozpoczęcia pracy. X nie ma zatem kontroli nad tym, że pracownik danego dnia stawi się w pracy pod wpływem alkoholu, ponieważ udaje się on bezpośrednio do placówki, gdzie ma świadczyć pracę, a nie w siedzibie X.

Spółka mimo dochowywania należytej staranności (tj. wyraźne zakazywanie pracownikom tego typu zachowań, pouczanie ich o zakazie spożywania alkoholu bezpośrednio przed pracą jak i w trakcie pracy, wyciąganie wobec nich konsekwencji, zagrożenie zwolnieniem dyscyplinarnym itd.) nie jest w stanie w pełni kontrolować i nie dopuszczać do tego typu przypadków z uwagi na to, że:

a) pracownicy stawiają się do pracy bezpośrednio w zakładzie pracy kontrahenta;

b) zakłady pracy kontrahentów są w różnych miejscach Polski, wobec tego pracownik nie stawia się do pracy najpierw do siedziby X, tylko jedzie od razu do oddelegowanego miejsca pracy;

c) dopiero w zakładzie pracy kontrahenta pracownik jest sprawdzany pod kątem trzeźwości;

d) gdy pracownik Spółki okazuje się nietrzeźwy, kontrahent nakłada na Spółkę kary umowne.

Pracownicy X zapoznają się z zarządzeniem zamawiającego (kontrahenta Spółki) w zakresie zakazu przebywania na terenie zamawiającego pod wpływem alkoholu pod odpowiedzialnością nałożenia na pracodawcę (X) kary i w tym zakresie podpisują stosowne oświadczenia. Mimo to zdarza się, że pracownicy Spółki łamią ten zakaz.

Zgodnie z zapisami umownymi łączącymi X z kontrahentami:

Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną za wejście/wjazd/przebywanie na terenie Zamawiającego Wykonawcy lub pracowników Wykonawcy lub osób współpracujących z Wykonawcą przy realizacji umowy w stanie po spożyciu alkoholu, lub środków działających podobnie do alkoholu lub wnoszenie przez ww. osoby na teren Zamawiającego napojów alkoholowych lub środków działających podobnie do alkoholu lub niezastosowanie się do przez ww. osoby do wewnętrznych procedur obowiązujących u Zamawiającego w zakresie kontroli na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu- w wysokości 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek .

Z uwagi na specyfikę działalności X, w tym stawianie się bezpośrednio pracowników Wnioskodawcy do zakładu pracy klienta, Spółka nie jest w stanie w pełni uniknąć kar umownych w związku z nietrzeźwym pracownikiem.

Dodatkowo, należy wskazać, że kary umowne nakładane na Spółkę w związku z wadami towarów / wadliwym wykonaniem usług, czy też stawieniem się pracownika X do zakładu pracy kontrahenta pod wpływem alkoholu mają charakter odszkodowawczy. W związku z płatnością tych kar Spółka nie jest zobowiązana do jakichkolwiek świadczeń o charakterze wzajemnym na rzecz kontrahentów, którym kary umowne są płacone.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, że:

1. Odpowiedź na pytanie 1.

Wydatki na polisę OC

Polisa OC została zawarta przez Spółkę w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Spółka w ramach tej działalności posiada zarząd (członka zarządu) odpowiedzialnego za reprezentację i prowadzenie spraw X. Osoba ta podejmuje decyzje gospodarcze i finansowe dot. Wnioskodawcy, tj. w imieniu i na rzecz Spółki i wiążące Spółkę co do ich konsekwencji.

Ponadto, Spółka zatrudnia inną kadrę kierowniczą / menedżerską, która zarządza przedsiębiorstwem Spółki, kieruje i nadzoruje działalność operacyjną, podejmuje decyzje dotyczące jej funkcjonowania i rozwoju. Charakter powierzonych zarządowi i kierownictwu obowiązków i odpowiedzialnością wiąże się z ryzykiem podjęcia decyzji błędnych, wadliwych, co może skutkować powstaniem szkody po stronie Spółki.

Zawarcie Polisy OC ma na celu zabezpieczenie interesów majątkowych Spółki oraz ograniczenie ryzyka finansowego osób ubezpieczonych związanego z ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z działań kadry zarządzającej. Szkody, które mogą powstać pozostają w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Tym samym wydatek na Polisę OC jest związany z działalnością gospodarczą X i służy zachowaniu oraz minimalizacji ryzyk towarzyszących prowadzeniu działalności gospodarczej.

W konsekwencji wydatek na Polisę OC pozostaje w funkcjonalnym i bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Jednocześnie należy wskazać, że X we wniosku o wydanie interpretacji pyta o ubezpieczenie OC w kontekście wydatków niezwiązanych lub związanych z działalnością gospodarczą, które dotyczą spółek korzystających z opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek. X nie jest opodatkowana na zasadach ogólnych CIT, więc nie pyta o koszty uzyskania przychodów. Wobec tego w ocenie Spółki nie ma znaczenia fakt, jak wydatki na ubezpieczenie OC wpływają na powstanie dochodów / wypracowanie zysków Spółki. Przepis mówi, że wydatki mają być związane lub niezwiązane z działalnością gospodarczą i od tego należy uzależnić opodatkowanie tych wydatków ryczałtem od dochodów spółek. W przepisie tym nie ma żadnych przesłanek wskazujących na związek z uzyskiwanymi przychodami, co ma miejsce w przypadku kosztów uzyskania przychodów. Jednak zgodnie z prośbą Organu, odpowiadając na zadane pytanie, wskazać należy, że wydatki na ubezpieczenie OC mają pośredni wpływ na zyski Spółki, gdyby X była na zasadach ogólnych CIT stanowiłyby pośrednie koszty podatkowe, są bowiem związane z całokształtem prowadzonej działalności gospodarczej przez Spółkę i zabezpieczeniem się na wypadek powstania szkody wskutek działania w imieniu i na rzecz X osób zarządzających Spółką.

Wydatki na ubezpieczenie OC wpływają bardzo dobrze na relacje z członkami zarządu i pracownikami (pozostałą kadrą kierowniczą). Dzięki temu, budowana jest lojalność Zarządu i kadry kierowniczej wobec X. Osoby te mają poczucie, że Spółka zabezpiecza interesy swoje i tych osób, które podejmują kluczowe decyzje gospodarcze w imieniu i na rzecz X.

Wydatki na kary umowne

Spółka ponosi kary umowne w związku z zawartymi i obowiązującymi umowami handlowymi. Ze względu na swobodę zawierania umów, strony współpracujące mają prawo wprowadzać do ich zapisów kary umowne wynikające z wad dostarczanych towarów lub świadczonych usług. Takie postanowienia są powszechnie stosowane w praktyce biznesowej i Spółka nie ma możliwości ich ograniczenia w umowach handlowych. Kontrahenci wymagają tych kar umownych, w przeciwnym wypadku nie zawarliby umów ze Spółką.

Spółka podejmuje starania, aby przy dostarczaniu towarów lub świadczeniu usług należycie realizować postanowienia umów. Niemniej jednak zdarzają się sytuacje, które są niezależne od Spółki, gdzie Wnioskodawca nie jest w stanie uniknąć naliczenia kar umownych przewidzianych w umowie.

Zapłacone kary mają charakter wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – tj. przygotowywaniem i dostarczaniem posiłków na podstawie zawartych umów handlowych. Wskutek następstwa normalnego działania wynikającego z prowadzenia działalności, zdarzają się wady wykonanej usługi, za co Spółka zgodnie z zawartymi umowami musi płacić kary umowne.

Występowanie tego rodzaju kar umownych jest normalnym następstwem prowadzenia działalności gospodarczej, najczęściej wynikającym z błędu ludzkiego i wręcz nieuniknionym przy tak dużej skali działania X – ilości realizowanych zleceń, częstotliwości dostarczania posiłków (dla części klientów – nawet 3 razy dziennie), ilości klientów, liczby zatrudnianych przez Spółkę pracowników.

Ponadto, zdarza się, że pracownicy Spółki stawiają się do zakładu pracy kontrahenta pod wpływem alkoholu. Z uwagi na to, że pracownicy Wnioskodawcy udają się danego dnia pracy bezpośrednio do zakładu pracy danego klienta X, Spółka nie ma możliwości, aby całkowicie wykluczyć ryzyko spożycia alkoholu przez pracownika, w tym nie ma i nie może mieć nad tym pełnej kontroli. Mimo wszelkich zakazów i pouczeń pracowników, takie sytuacje się zdarzają, za co kontrahenci zgodnie z umowami obciążają X karami umownymi.

Kary umowne mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy zauważyć, że bez działalności gospodarczej polegającej na dostarczaniu i przygotowywaniu posiłków, wydatki z tytułu kar w ogóle nie zostałyby poniesione.

Podsumowując, tego rodzaju obciążenia są ściśle związane z prowadzoną podstawową działalnością gospodarczą przez X. Wskutek prowadzenia tej działalności powstają różnego rodzaju szkody wyrządzane kontrahentom. Szkody te powstają z winy nieumyślnej. Spółka jako racjonalny podmiot gospodarczy nie wyrządza kontrahentom szkody umyślnie, nie jest to bowiem celem działania / zamierzeniem Spółki.

Jednocześnie należy wskazać, że X we wniosku o wydanie interpretacji pyta o kary umowne w kontekście wydatków niezwiązanych lub związanych z działalnością gospodarczą, które dotyczą spółek korzystających z opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek. X nie jest opodatkowana na zasadach ogólnych CIT, więc nie pyta o koszty uzyskania przychodów. Wobec tego w ocenie Spółki nie ma znaczenia fakt, jak wydatki kary umowne wpływają na powstanie dochodów / wypracowanie zysków Spółki. Przepis mówi, że wydatki mają być związane lub niezwiązane z działalnością gospodarczą i od tego należy uzależnić opodatkowanie tych wydatków ryczałtem od dochodów spółek. W przepisie tym nie ma żadnych przesłanek wskazujących na związek z uzyskiwanymi przychodami, co ma miejsce w przypadku kosztów uzyskania przychodów. Jednak zgodnie z prośbą Organu, odpowiadając na zadane pytanie, wskazać należy, że wydatki na kary umowne mają pośredni wpływ na zyski Spółki, gdyby X była na zasadach ogólnych CIT stanowiłyby pośrednie koszty podatkowe, są bowiem związane z całokształtem prowadzonej działalności gospodarczej przez Spółkę i wynikają z zawartych umów handlowych. Na podstawie tych umów Spółka świadczy usługi na rzecz kontrahentów, a tym samym uzyskuje przychody z działalności gospodarczej.

Trudno jest wskazać, jaki wpływ kary umowne mają na relacje z kontrahentami. Kary umowne nie mają charakteru dobrowolnego, kontrahenci narzucają je Spółce w ramach zawieranych współprac handlowych. Spółka nie ma możliwości niezgodzenia się na te kary, czy ich ograniczenia. Inaczej bowiem nie doszłoby do zawarcia umowy handlowej z danym kontrahentem, a tym samym Spółka nie uzyskiwałaby przychodów ze sprzedaży usług wykonywanych w ramach tych umów.

2. Odpowiedź na pytanie 2.

Chodzi o dostarczenie dokumentów z wyników badań na czystość mikrobiologiczną oraz czystość wody – poniżej cytat z umowy handlowej:

31. Wykonawca będzie przedstawiał Zamawiającemu wyniki badań na czystość mikrobiologiczną powierzchni (3-5 punktów), sprzętów (3-5 punktów), oraz rąk personelu (3-5 osób) uczestniczącego w procesie produkcji posiłków. Badania przeprowadzane powinny być co najmniej 2 x w roku kalendarzowym w odstępie czasowym 5-6 miesięcy. Kosztami powyższych badań obciążony będzie Wykonawca.

32. Wykonawca zobowiązany jest udostępnić Zamawiającemu na jego żądanie w terminie do 5 dni, wyniki badań wody, oraz protokoły z każdorazowej kontroli Inspekcji Sanitarnej lub innego organu sprawującego urzędowy nadzór nad obiektem.

Natomiast postanowienia § 4. ust. 1 umowy handlowej są następujące:

4. 4. 1. Wykonawca oświadcza, że osoby wskazane w § 11 ust. 5 i 6 (osoba odpowiedzialna za realizację umowy i dietetyk) są zatrudnione na podstawie stosunku pracy – zgodnie ze złożoną ofertą.

3. Odpowiedź na pytanie 3.

Chodzi o następujące postanowienia – poniżej cytat z umowy handlowej:

§ 2 ust. 1-4.

Na czas realizacji zamówienia Wykonawca zapewni w drodze bezpłatnego użyczenia 9 wózków do transportu posiłków (bemary) i 2 wózki platformowe, fabrycznie nowe o parametrach wskazanych w Opisie przedmiotu zamówienia – roz. III.

Wózki pozostają własnością Wykonawcy przez czas obowiązywania umowy. Wykonawca zobowiązany jest odebrać wózki do 3 dni roboczych po zakończeniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu instrukcji obsługi, czyszczenia i konserwacji wózków oraz przeszkolenia wskazanych osób w zakresie użytkowania wózków.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przez cały czas realizacji umowy usług serwisowych w przypadku awarii wózków. Termin usunięcia awarii nie może być dłuższy niż 48 godzin (dni robocze) od zgłoszenia awarii. Koszty napraw pokrywa w całości Wykonawca, chyba że awaria/uszkodzenie jest spowodowane przez obsługę wózka niezgodnie z instrukcją.

Jeżeli zakres naprawy uniemożliwia jej wykonanie "na miejscu" lub w terminie wskazanym w ust. 3, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu na czas naprawy wózek zastępczy lub dostarczyć nowy w miejsce uszkodzonego.

4. Odpowiedź na pytanie 4.

Przepisy określające, że środek transportu żywności powinien być czysty, utrzymany w odpowiednim stanie technicznym i sanitarnym oraz podlegać kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid), wynikają z następujących aktów prawnych:

-ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1448 z późn. zm.) – jest to nadrzędna ustawa w Polsce, która określa wymagania higieniczne podczas transportu artykułów spożywczych oraz nakłada obowiązek spełnienia wymogów prawa wspólnotowego;

-Rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych – jest to kluczowy akt prawny obowiązujący bezpośrednio w Polsce, który w Załączniku II wskazuje, że środki transportu muszą być czyste, łatwe do czyszczenia/dezynfekcji, a żywność musi być chroniona przed zanieczyszczeniem;

-Zatwierdzenia przez PIS – pojazdy do przewozu żywności muszą uzyskać zatwierdzenie przez Powiatowy Inspektorat Sanitarny.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

Czy kary umowne, którymi Spółka jest obciążana przez kontrahentów podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, a jeżeli tak, czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT w związku z płaconymi karami?

Państwa stanowisko

Kary umowne, którymi Spółka jest obciążana przez kontrahentów nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, wobec czego prawo do odliczenia VAT po stronie Spółki nie wystąpi.

Uzasadnienie stanowiska - dot. pytania 4

1. Kary umowne nie stanowią podstawy opodatkowania podatkiem VAT

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy VAT:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej "podatkiem", podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Natomiast, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Przez świadczenie usług należy rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów, świadczone na rzecz innego podmiotu. Pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres – obejmuje nie tylko konkretne działania podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania określonych czynności lub do tolerowania określonych stanów rzeczy.

Przy ocenie charakteru danego świadczenia jako usługi należy zwrócić uwagę, że usługą jest wyłącznie takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni odbiorca korzystający z jego efektów.

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy jest wykonywana w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta świadczenia. Ponadto związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczoną usługą musi być bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było stwierdzić, że płatność następuje w zamian za dane świadczenie.

Każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu określonego zachowania, stanowi co do zasady usługę w rozumieniu ustawy, jednak muszą być przy tym spełnione łącznie następujące warunki:

-w następstwie zobowiązania, w którego wykonywaniu usługa jest świadczona, nabywca jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia;

-świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Oba powyższe warunki muszą być spełnione łącznie, aby dane świadczenie mogło zostać uznane za usługę podlegającą opodatkowaniu VAT.

Aby dane świadczenie mogło zostać uznane za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny między świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym ustawa nie określa formy ani sposobu ustalenia wynagrodzenia – może mieć ono charakter pieniężny lub inny ekwiwalentny.

W przypadku Wnioskodawcy kary umowne są nakładane na Spółkę z tytułu wad dostarczonych towarów lub wykonanych usług, a także w związku ze stawieniem się pracownika Spółki pod wpływem alkoholu w zakładzie pracy kontrahenta X.

Kary te mają charakter odszkodowawczy i nie można ich traktować jako świadczenia wzajemnego. W szczególności nie występuje tu zapłata przez Spółkę kary rozumianej jako wynagrodzenie za dane świadczenie wzajemne wykonywane przez Spółkę na rzecz kontrahenta lub też za tolerowanie przez danego klienta X wad towarów / usług lub tolerowanie obecności pracownika X w zakładzie pracy klienta pod wpływem alkoholu.

W związku z powyższym zdaniem Spółki, tego typu kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT i tym samym po stronie X nie powstanie prawo do odliczenia VAT w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy VAT:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w:

-piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2024 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.258.2024.3.IK, gdzie Organ uznał, że:

„Odnosząc się do Państwa wątpliwości w niniejszej sprawie należy stwierdzić, że wypłacana Kara umowna nie będzie stanowić wynagrodzenia za świadczenie usług lub dostawę towarów, lecz swoistego rodzaju odszkodowanie. Zapłata Kary umownej nie jest związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania jakichkolwiek czynności, powstrzymywania się od czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji. Kara ta jest należna stronie umowy z tytułu niewywiązania się przez drugą stronę z jej zobowiązania do dostarczenia lub zakupu określonej ilości towaru. Umowa nie przewiduje, aby na stronie otrzymującej Karę ciążyło jakiekolwiek zobowiązanie do działania czy świadczenia warunkujące wypłatę. Nie występuje świadczenie wzajemne, które otrzymuje strona umowy zobowiązana do wypłaty Kary, a zatem nie istnieje też związek pomiędzy Karą a otrzymaniem świadczenia wzajemnego. Umowa z Nabywcą przewiduje konieczność zapłaty Kary w określonych przypadkach, nie stanowi jednak, aby Kara ta miała być odnoszona do konkretnych transakcji (dostaw towarów) dokonanych przez Państwa na rzecz Nabywcy i aby ceny tych transakcji miały ulegać zmianie o kwoty Kary czy jej części. Kara wypłacana jest wtedy, gdy Nabywca nie wywiąże się z powyższych zobowiązań. Zatem w rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż wypłata Kary nie jest powiązana z żadnym świadczeniem na rzecz drugiej strony umowy. Z całą pewnością Kara nie stanowi wynagrodzenia za dostawę towarów. Natomiast, jak wyżej wskazano, aby uznać dane świadczenie za odpłatne świadczenie usług, z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść dla świadczącego usługę. Zatem odpłatne świadczenie usług może zostać opodatkowane wtedy, gdy pomiędzy świadczącym usługę i jej beneficjentem istnieje stosunek prawny, w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne. W przedstawionych okolicznościach sprawy elementy powyższe nie występują. Nie istnieje związek pomiędzy kwotą podlegającą zapłacie, a otrzymaniem świadczenia wzajemnego. Tym samym w niniejszej sprawie nie dochodzi również do świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy”.

-piśmie Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 26 września 2008 r. nr ILPP2/443-584/08-4/EN, gdzie Organ uznał, że:

„(...) Kara umowna to instytucja mająca za zadanie zabezpieczenie interesów nabywcy towarów bądź usług w razie nienależytego wykonania umowy. Zagadnienie kar umownych regulują przepisy ustawy z dnia 18 maja 1964 r. Kodeks cywilny (...) Dział II "Skutki niewykonania zobowiązań". Art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, iż można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

W świetle powyższego kara umowna stanowi tytuł odrębnego zobowiązania; nie stanowi tym samym elementu kalkulacyjnego ceny świadczonej usługi.

Zatem dopóki kara umowna nosi cechy odszkodowania i nie można jej przypisać cech wynagrodzenia za świadczenie usług, dopóty nie można mówić o czynności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług.”

Mając na uwadze, powyższe Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie ww. stanowiska

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, należy rozumieć przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 powołanej ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej,

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji,

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Dostawa towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, co do zasady podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Świadczenie usług na gruncie podatku od towarów i usług ma szersze znaczenie niż świadczenie usług w rozumieniu potocznym. Stosownie do treści powołanych przepisów, każde świadczenie na rzecz osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT, uznawane jest na gruncie ustawy za usługę. Zatem pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie.

Opodatkowaniu podlegają tylko takie transakcje, w ramach których występuje możliwy do zidentyfikowania konsument towarów lub usług. W związku z powyższym zaniechanie działania lub tolerowanie czynności lub sytuacji podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywane jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta usługi.

Należy wskazać, że ustawa o podatku od towarów i usług nie definiuje co należy rozumieć przez czynność odpłatną. Jednak dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usługi podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, bezwzględnym warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność, co wynika z ww. przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność, a także odszkodowanie. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną zapłatą.

Kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

W wyroku z 15 lipca 1982 r. w sprawie Hong-Kong Trade Development Council TSUE stwierdził, że wskazane w sprawie czynności podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy zostały wykonane odpłatnie. Analizując głębiej ten problem TSUE w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council stwierdził, że czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem.

Pojęcie „odpłatności” pojawiło się również w orzeczeniu z 5 lutego 1981 r. w sprawie C-154/80, które zapadło na tle przepisów I Dyrektywy VAT z dnia 11 kwietnia 1967 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich w zakresie podatków obrotowych (67/227/EWG). Trybunał wskazał, że termin „zapłata” stanowi integralną część przepisów prawa wspólnotowego, które nie odwołuje się do prawa państw członkowskich dla ustalenia jego znaczenia i zakresu. Stąd też wykładnia tego wyrażenia nie może być pozostawiona dyskrecjonalnemu władztwu każdego państwa członkowskiego. Ponadto Trybunał przypomniał, że świadczenie podlega opodatkowaniu jedynie w wypadku, gdy podstawę opodatkowania stanowi świadczenie wzajemne otrzymane przez świadczącego usługę. Musi również istnieć możliwość wyrażenia w pieniądzu wartości tego świadczenia wzajemnego. W końcu - jak wskazał Trybunał - świadczenie wzajemne musi stanowić pewną wartość subiektywną, gdyż podstawą opodatkowania jest świadczenie wzajemne rzeczywiście otrzymane, nie zaś wartość otrzymana według kryteriów obiektywnych.

Na uwagę zasługuje także orzeczenie w sprawie C-16/93 pomiędzy R. J. Tolsma a Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden (Holandia) gdzie Trybunał zauważył, że czynność:

„Czynność podlega opodatkowaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje związek prawny między usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne, przy czym wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za usługi świadczone na rzecz usługobiorcy”.

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.

Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku ze świadczeniem dokonanej czynności.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności związanej z usługami zbiorowego żywienia oraz usługami cateringu są Państwo zobowiązani do zapłaty kar umownych, które wynikają z zawartych umów cywilnoprawnych z kontrahentami lub też z umów zawieranych/będących następstwem zamówień publicznych. Kary umowne nakładane są na Państwa z tytułu z tytułu wad dostarczonych towarów (produktów żywnościowych) / wykonywanych usług.

Są Państwo zobowiązani do zapłaty kar umownych za:

-dostarczenie posiłków do punktów dystrybucyjnych niezgodnie z terminami (za niedostarczenie w terminie uznawane jest spóźnienie powyżej 15 minut);

-dostarczenie posiłków i produktów spożywczych o terminie przydatności niezgodnej z określoną w OPZ dla danego posiłku i produktu;

-dostarczenie posiłków o zaniżonej gramaturze w stosunku do wag wskazanych w jadłospisie;

-dostarczenie niewyproporcjonowanych dodatków do pieczywa takich jak wędlina, ser żółty;

-dostarczenie posiłków w ilości niezgodnej z zamówieniem i zatwierdzonym jadłospisem;

-dostarczenie posiłków w brudnych lub źle domkniętych czy wybrakowanych bądź uszkodzonych termosach, pojemnikach GN;

-dostarczenie posiłku niezgodnego z technologią przygotowania poszczególnych potraw (przesolone, rozgotowane, przypalone, pogięte, posklejane, zbyt rzadkie, zbyt gęste);

-dostarczenie posiłku nienadającego się do spożycia (np. sfermentowane, zepsute);

-dostarczenie źle umytych bądź złych gatunkowo warzyw i owoców, w szczególności spleśniałych, niewyporcjowanych (szczegółowy sposób dostarczania określony w OPZ) lub przemrożonych

-dostarczenie nieschłodzonych diet: diety płynnej i sondy na kolację;

-stwierdzenie naruszenia wymagań dotyczących środka transportu i kierowcy dostarczającego żywność (środek transportu przeznaczony do tego celu powinien być czysty, posiadać książeczkę kontroli czystości, dopuszczenia Państwowej Inspekcji Sanitarnej, kierowca powinien posiadać środki ochrony osobistej);

-stwierdzenie naruszenia wymagań Zamawiającego dotyczących pojemników GN, w tym także stwierdzenie, że pojemniki GN są źle zapakowane, źle opisane lub zachodzi konieczność przekładania lub przekładania;

-niedostarczenie dokumentacji, o której mowa w OPZ w pkt. 31–32 oraz niewywiązanie się z postanowień § 4 umowy;

-niezrealizowanie obowiązku dostarczenia jadłospisu zgodnie z pkt. 10, 13 i 14 w OPZ;

-niewywiązanie się z postanowień §;

-odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy lub przez Wykonawcę z własnej.

Mimo dochowania przez Państwa należytej staranności w realizacji umów, nie są Państwo w stanie całkowicie wyeliminować ryzyka kar umownych w związku z wadami dostarczanych produktów (np. zła gramatura), czy wykonanych usług (spóźnienie w dostarczeniu posiłków z powodu np. korków, na co nie mają Państwo wpływu). Ilość realizowanych zamówień, obsługiwanych klientów, codzienne przygotowywanie posiłków (dla wielu klientów pełne wyżywienie – 3 posiłki dziennie) –generują Państwo ok. 100 mln zł rocznie przychodów, ilość zatrudnianych pracowników, którzy przygotowują i dostarczają posiłki. Ponadto, nie ma możliwości nieujęcia w umowie z klientem kar umownych czy ich ograniczenie.

Drugi rodzaj kar, to kary które wynikają ze stawienia się w zakładzie pracy kontrahenta Państwa pracownika pod wpływem alkoholu. W ramach usług porządkowych świadczonych przez Państwa na rzecz klientów, Państwa pracownicy stawiają się do pracy w zakładzie pracy klienta już od godziny rozpoczęcia pracy. Nie mają Państwo zatem kontroli nad tym, że pracownik danego dnia stawi się w pracy pod wpływem alkoholu, ponieważ udaje się on bezpośrednio do placówki, gdzie ma świadczyć pracę. Zamawiający może naliczyć karę umowną za wejście/wjazd/przebywanie na terenie Zamawiającego Wykonawcy lub pracowników Wykonawcy lub osób współpracujących z Wykonawcą przy realizacji umowy w stanie po spożyciu alkoholu, lub środków działających podobnie do alkoholu lub wnoszenie przez ww. osoby na teren Zamawiającego napojów alkoholowych lub środków działających podobnie do alkoholu lub niezastosowanie się do przez ww. osoby do wewnętrznych procedur obowiązujących u Zamawiającego w zakresie kontroli na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.

Kary umowne nie mają charakteru dobrowolnego, kontrahenci narzucają je Państwu w ramach zawieranych współprac handlowych. Nie mają Państwo możliwości niezgadzania się na te kary, czy ich ograniczenia. Inaczej nie doszłoby do zawarcia umowy handlowej z danymi kontrahentami, a tym samym Państwo nie uzyskiwaliby przychodów ze sprzedaży.

Kary umowne nakładane na Państwa w związku z wadami towarów / wadliwym wykonaniem usług, czy też stawieniem się pracownika do zakładu pracy kontrahenta pod wpływem alkoholu mają charakter odszkodowawczy. W związku z płatnością tych kar nie są Państwo zobowiązani do jakichkolwiek świadczeń o charakterze wzajemnym na rzecz kontrahentów, którym kary umowne są płacone.

W przedmiotowej sprawie w pierwszej kolejności należy ustalić, czy ww. kary umowne podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie przepisu art. 8 ust. 1 ustawy.

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT istotne jest określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonywania tego świadczenia miało być wypłacone. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

-w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

-świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy przy tym podkreślić, że oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało - jako usługa - opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia odszkodowania. W tym zakresie należy zatem posiłkować się przepisami prawa cywilnego.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.), rozróżnia dwa podstawowe rodzaje odpowiedzialności: kontraktową, która powstaje z mocy umowy i odnosi się do przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (art. 471 Kodeksu cywilnego) oraz deliktową, czyli wynikającą z czynów niedozwolonych (art. 415 Kodeksu cywilnego).

Zgodnie z art. 415 ustawy Kodeks cywilny:

Kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.

W myśl postanowień art. 471 Kodeksu cywilnego:

Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W świetle wyżej powołanych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnieniu adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują natomiast przepisy Działu II Kodeksu cywilnego - „Skutki niewykonania zobowiązań”.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Na podstawie art. 484 § 1 i § 2 ww. ustawy:

W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.

Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana.

Przepis wprowadzający karę umowną ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Kara umowna może obejmować trzy grupy zdarzeń, a mianowicie: niewykonanie zobowiązania, nienależyte wykonanie zobowiązania oraz konkretne uchybienia w zakresie sposobu wykonania zobowiązania. Ma na celu „naprawienie szkody”, a więc należy uznać, że jest ona swoistą postacią odszkodowania.

Istotą kary umownej jest rekompensata, zadośćuczynienie. Nie jest to płatność za świadczenie, lecz wyrównanie wyrządzonej szkody. Brak jest zatem ekwiwalentności, wzajemności jaka zachodzi pomiędzy świadczeniem usługi a wynagrodzeniem za te usługi. Otrzymana kara umowna nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podmiotu, który je otrzymuje. Z uwagi na powyższe regulacje prawne należy wskazać, że kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań.

Ustalanie statusu wypłacanej rekompensaty, jako podlegającej, bądź nie opodatkowaniu podatkiem VAT, należy oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem. Zatem, jeżeli płatność o charakterze odszkodowawczym nie ma bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wtedy kwota otrzymanych odszkodowań nie mieści się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy i nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanej sprawy, należy wskazać, że opisane we wniosku kary umowne mają charakter czynności jednostronnej i nie wiążą się z otrzymaniem przez Państwa świadczenia wzajemnego w postaci dostawy towarów lub świadczenia usług. Kary umowne pełnią więc rolę rekompensaty i sprowadzają się do naprawienia szkody powstałej u Państwa Kontrahenta z przyczyn leżących po Państwa stronie.

W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie kwoty wypłacane przez Państwa z tytułu kar umownych spełniają funkcję odszkodowawczą i nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Przedstawiona zasada wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ww. ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy: transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W konsekwencji z uwagi na fakt, że opisane przez Państwa kary umowne nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT , nie powstanie po Państwa stronie prawo do odliczenia podatku VAT.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Przedmiotowa interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. Ocena prawna Państwa stanowiska w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.