tematy:

Interpretacja indywidualna z dnia 30 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC

Wizualizacja PDF faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF, gdy różni się zawartością od faktury ustrukturyzowanej, możne być uznana za odrębną fakturę, a podatnik zobowiązany jest do zapłaty wykazanego w niej podatku VAT zgodnie z art. 108 ustawy o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca) posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

Zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”).

Przepisy regulujące zakres i sposób obowiązkowego fakturowania w KSeF wprowadzono do polskiego porządku prawnego ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: Ustawa).

Z uwagi na okoliczność, że Wnioskodawca spełnia kryteria podmiotowe (tj. jest podatnikiem VAT posiadającym siedzibę w Polsce) oraz kryteria przedmiotowe określone w Ustawie (tj. dokonuje czynności podlegających opodatkowaniu zgodnie z art. 106a ustawy o VAT), Wnioskodawca podjął szereg kroków w celu dostosowania swoich procesów biznesowo-księgowych oraz środowiska informatycznego (IT) do rzetelnego wystawiania oraz księgowania faktur ustrukturyzowanych. Wnioskodawca planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami Ustawy, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje w sposób opisany poniżej.

Zgodnie z założeniami, proces przesyłania faktur będzie wyglądać następująco:

Krok 1: Wnioskodawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej (dalej jako: Schemat). Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, Wnioskodawca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.

Krok 2: Wnioskodawca wygeneruje oraz prześle kontrahentowi wizualizację faktury w formacie PDF (dalej: Wizualizacja PDF).

Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana.

Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Wnioskodawca umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez wyżej wspomniane UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.

Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT.

Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia.

Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.

Ponadto, niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.

Zarówno kontrahenci, jak i Wnioskodawca dążą do utrzymania równoległego względem faktur ustrukturyzowanych przesyłania Wizualizacji PDF, gdyż umożliwiają one uwzględnienie w jednym dokumencie wszystkich elementów obowiązkowych, które reguluje odpowiednio art. 106e oraz 106j ustawy o VAT, jak również dodatkowych danych, które wynikają z uwarunkowań biznesowych.

Pytanie

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, że Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego, nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy: Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego stanowią prawidłowy sposób odwzorowania i udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, a tym samym nie można ich uznać za faktury dokumentujące zdarzenia odrębne od wykazanych na fakturach ustrukturyzowanych, ani w konsekwencji - za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek odrębnej zapłaty wykazanego w nich podatku VAT (tj. niezależnie od obowiązku zapłaty podatku należnego wykazanego na fakturach ustrukturyzowanych).

Uzasadnienie stanowiska

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą mieli obowiązek korzystania z KSeF, zdefiniowanego w art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT jako system teleinformatyczny służący do m.in. wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie natomiast z art. 106nc ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą i otrzymywaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Przepisy określają przypadki, w których istnieje obowiązek udostępnienia nabywcy faktury ustrukturyzowanej w sposób z nim uzgodniony, w tym poza KSeF (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), ale jednocześnie nie sprzeciwiają się temu, aby faktura wystawiona w KSeF była dobrowolnie (dodatkowo) udostępniania kontrahentowi poza KSeF.

Szersze omówienie kwestii udostępniania faktur ustrukturyzowanych nabywcy poza KSeF zostało uwzględnione w uzasadnieniu do projektu Ustawy (druk sejmowy 3242 z 17 maja 2023 r.; dalej: „Uzasadnienie”). Ustawodawca posłużył się w nim - w stosunku do faktury ustrukturyzowanej udostępnianej poza KSeF - pojęciem wizualizacji.

Proponowane przez ustawodawcę rozwiązanie techniczne zakłada, że podatnik może fakturę ustrukturyzowaną zwizualizować do innego formatu, jakim może być przykładowo PDF. Niemniej ani Ustawa ani Uzasadnienie nie wskazują, że istnieje jakikolwiek katalog zamknięty formatów, w jakich można przekazać fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF. W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, możliwe jest użycie dowolnego formatu pliku, w tym przykładowo właściwego dla dokumentów i komunikatów przesyłanych przez EDI (najczęściej XML) czy dokument PDF. Wizualizację PDF można więc uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej, która realizuje obowiązek udostępnienia faktur wystawionych w KSeF poza tym systemem. Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, wizualizacja taka może być przekazywana kontrahentom również dobrowolnie, ponieważ stanowi ona dodatkową dokumentację, a nie odrębną fakturę.

Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej decyduje jej wystawca. Przykładowo, w odpowiedzi na pytanie jednego z ogólnopolskich dzienników, Zespół Techniczny resortu finansów wskazał, że dozwolone jest umieszczenie na wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemie, takich jak np. logo, numer KSeF, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży.

(źródło: https://www.gazetaprawna.pl/biuro-rachunkowe/artykuly/9289027,mf-wizualizacja-e-faktury-nie-moze -wprowadzac-w-blad.html).

W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań do umieszczania na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych dodatkowych danych (tj. innych niż te, które wymagane są przez ustawę o VAT oraz techniczne uwarunkowania schemy). Istotne jest wyłącznie, aby informacje ujęte w wizualizacji nie wpływały na przedmiot, wartość oraz charakter transakcji jako czynności opodatkowanej VAT.

Mając na względzie powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dla zachowania zgodności danych w KSeF i danych na fakturze udostępnionej poza KSeF, kluczowe jest:

wskazanie w obu przypadkach wszystkich elementów obligatoryjnych faktury oraz faktury korygującej wskazanych odpowiednio w art. 106e ust. 1 oraz 106j ust. 2 ustawy o VAT, które będą identyczne zarówno w schemie faktury ustrukturyzowanej, jak i jej wizualizacji przekazywanej poza KSeF, oraz
zapewnienie, że zamieszczone na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej dodatkowe informacje nie wpłyną na zmianę przedmiotu transakcji.

W ocenie Wnioskodawcy, w omawianym przypadku spójność pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a danymi zamieszczonymi na wizualizacji udostępnianej poza KSeF (tj. w Wizualizacji PDF) będzie w pełni zachowana, ponieważ dane zawarte w Wizualizacji PDF nie będą sprzeczne z danymi w KSeF, tzn. nie będą prowadzić do różnych wniosków w zakresie tego samego zdarzenia gospodarczego. Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie dane zawarte na przesłanej już do KSeF fakturze, które będą identyczne - nie dojdzie zatem do jakiejkolwiek ingerencji w dane, o których mowa w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT. Ponadto, Wizualizacja PDF nie dokumentuje odrębnego zdarzenia gospodarczego, lecz stanowić będzie jedynie odzwierciedlenie/wizualizację faktury uprzednio wystawionej/przesłanej w/do KSeF.

Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, opisane w zdarzeniu przyszłym przykłady rozszerzenia zakresu danych w Wizualizacji PDF nie wprowadzą odbiorcy w błąd. Dla klienta Wnioskodawcy, otrzymanie pewnych dodatkowych informacji jest istotne dla celów dokumentacyjnych, w głównej mierze związanych ze stosowaniem norm branżowych czy kontraktowych. Jednocześnie dane te nie mają znaczenia dla podatkowej oceny danej transakcji (gdyby miały, ustawodawca wprowadziłby obowiązek prezentacji tych danych na fakturze ustrukturyzowanej). Rozszerzenie informacji nie zaburzy odbiorcy czytelności wizualizacji w formie Wizualizacji PDF, ponieważ będzie on posiadał wiedzę i narzędzia, by otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować. Analogicznie, niewielkie różnice w sposobie prezentacji wybranych danych (np. inna nazwa nagłówka), nie będą miały wpływu na czytelność dokumentów oraz nie będą prowadzić odbiorców tych dokumentów do innych wniosków w zakresie danej transakcji.

Co istotne, Wizualizacja PDF będzie zawierała dane wystawionej wcześniej faktury ustrukturyzowanej (numer KSeF oraz datę przesłania faktury do KSeF), a także kod QR, dzięki czemu odbiorca Wizualizacji PDF będzie mógł w oczywisty sposób zidentyfikować, że dokument ten nie stanowi odrębnej faktury, a wyłącznie wizualizację faktury ustrukturyzowanej. Nie dojdzie zatem do wprowadzenia odbiorcy w błąd co do ilości faktur wystawionych w ramach jednego zdarzenia gospodarczego.

Dopuszczalność udostępniania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która zawiera szerszy zakres danych niż faktura wysłana do KSeF oraz prezentuje dane w nieco inny sposób niż faktura wysłana do KSeF potwierdził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK z 11 czerwca 2024 r. Organ potwierdził, że taka wizualizacja jest dopuszczalna, jeśli nie zawiera sprzeczności względem faktury wysłanej do KSeF oraz jeżeli informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzają w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Dodatkowo, musi ona zawierać kod QR.

W ocenie Wnioskodawcy, Wizualizacja PDF przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego spełnia te warunki, więc jest dopuszczalną formą wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Odnosząc powyższe do zagadnienia tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawca uważa, że Wizualizację PDF należy uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej (innymi słowy, fakturę ustrukturyzowaną przekazywaną odbiorcy w sposób z nim uzgodniony), a nie drugą fakturę dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze, ani tym bardziej fakturę dokumentującą inną operację gospodarczą. W związku z tym nie można uznać, że po stronie Wnioskodawcy wystąpi odrębny obowiązek zapłaty VAT zarówno od wystawionej faktury ustrukturyzowanej, jak i Wizualizacji PDF.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom w opisanym zdarzeniu przyszłym nie można uznać za tzw. puste faktury, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy:

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Art. 106ga ust. 4 ustawy stanowi:

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ustawy:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

2. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

3. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.

4. W przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

5a. Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik - w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

6. W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

7. Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.

8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Z art. 106na ustawy wynika, że:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Uchylony.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy:

Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

W świetle art. 106m ust. 1a ustawy:

W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

Jak stanowi art. 108 ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Na podstawie art. 108 ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

W tym miejscu wskazać należy, że obowiązek zapłaty podatku wynikający z wyżej cytowanego art. 108 ust. 1 ustawy - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Z uwagi na okoliczność, że spełniają Państwo kryteria podmiotowe (tj. są Państwo podatnikiem VAT posiadającym siedzibę w Polsce) oraz kryteria przedmiotowe określone w Ustawie (tj. dokonują Państwo czynności podlegających opodatkowaniu zgodnie z art. 106a ustawy), podjęli Państwo szereg kroków w celu dostosowania swoich procesów biznesowo-księgowych oraz środowiska informatycznego (IT) do rzetelnego wystawiania oraz księgowania faktur ustrukturyzowanych. Planują Państwo wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami Ustawy, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje.

Zgodnie z założeniami, proces przesyłania faktur będzie wyglądać następująco:

Krok 1: wystawią Państwo fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej (Schemat). Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, otrzymają Państwo urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.

Krok 2: wygenerują Państwo oraz prześlą kontrahentowi wizualizację faktury w formacie PDF (Wizualizacja PDF).

Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana.

Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, umieszczą Państwo w tym dokumencie numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez wyżej wspomniane UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.

Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia.

Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.

Zarówno kontrahenci, jak i Państwo dążą do utrzymania równoległego względem faktur ustrukturyzowanych przesyłania Wizualizacji PDF, gdyż umożliwiają one uwzględnienie w jednym dokumencie wszystkich elementów obowiązkowych, które reguluje odpowiednio art. 106e oraz 106j ustawy, jak również dodatkowych danych, które wynikają z uwarunkowań biznesowych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane przez Państwa Wizualizacje PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.

Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Co istotne, poza danymi znajdującymi się w pliku XML wizualizacja faktury może zawierać także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

W tym miejscu zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy, w przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Trzeba mieć na uwadze, że faktury ustrukturyzowane (tj. wystawiane przy użyciu KSeF) przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (3). Udostępnienie kontrahentom tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie (w zależności od preferencji nabywcy). Ponadto należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).

Przepisy ustawy nie określają wymogów jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.

Z opisu sprawy z jednej strony wynika, że Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto umieszczą Państwo w Wizualizacji PDF numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.

Wskazali Państwo także, że Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy.

Jednocześnie z wniosku wynika też, że niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”.

Ponadto wskazali Państwo również, że może mieć miejsce sytuacja, kiedy faktura ustrukturyzowana zawierać będzie informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.

Odnosząc się zatem do powyższych różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na Wizualizacji PDF należy stwierdzić, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.

Jak już wskazano powyżej struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.

W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA(3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany przez Państwa we wniosku.

Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT.

Tym samym Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanej przez Państwa interpretacji z 11 czerwca 2024 r. 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK wskazać należy, że interpretacje indywidualne są wydawane w indywidualnych sprawach i nie wiążą organu wydającego interpretacje indywidualne w sprawach innych podatników, co jest tym bardziej zrozumiałe zważywszy na różnorodność i odmienność okoliczności faktycznych występujących w każdej z indywidualnych spraw podlegających interpretacjom.

Przedstawiony przez Państwa opis zdarzenia przyszłego stanowi odmienny opis sprawy niż zaprezentowany w powołanej przez Państwa interpretacji indywidualnej.

Ponadto należy wskazać, że interpretacje wydawane są w indywidualnych sprawach podatników w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa i stan faktyczny/zdarzenie przyszłe przedstawiony przez danego podatnika. Powołana interpretacja nie stanowi źródła powszechnie obowiązującego prawa, więc zawartego w niej stanowiska organu podatkowego nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę organ wydający interpretacje jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zobacz także