tematy:

Interpretacja indywidualna z dnia 6 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.212.2026.1.KD

W przypadku zakończenia bytu prawnego przedsiębiorstwa w spadku, na następcę prawnego przechodzą obowiązki płatnika podatku dochodowego, w tym obowiązek sporządzenia deklaracji PIT-11 i PIT-4R z danymi tego następcy, a nie zmarłego płatnika.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

7 maja 2021 r. zmarł przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą (…) posługujący się numerem NIP (…).

Po śmierci przedsiębiorcy działalność była kontynuowana w formie przedsiębiorstwa w spadku, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Został ustanowiony zarządca sukcesyjny.

W okresie funkcjonowania przedsiębiorstwa w spadku zatrudniani byli pracownicy, którym wypłacano wynagrodzenia oraz odprowadzano należne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przedsiębiorstwo w spadku funkcjonowało do 31 grudnia 2025 r., kiedy to – zgodnie z przepisami ustawy o zarządzie sukcesyjnym – wygasł zarząd sukcesyjny i tym samym zakończył się byt przedsiębiorstwa w spadku.

Zarządca sukcesyjny był jednocześnie jednym ze spadkobierców i osobą, która ostatecznie przejęła majątek przedsiębiorstwa po dokonaniu działu spadku.

W związku z zatrudnianiem pracowników w 2025 r. powstaje obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 i PIT-4R za 2025 r.

Wątpliwość dotyczy tego, kto powinien zostać wskazany jako płatnik w informacji PIT-11 za 2025 r., tj.: czy jako płatnik powinien zostać wskazany zmarły przedsiębiorca (posługujący się dotychczasowym numerem NIP), w ramach którego funkcjonowało przedsiębiorstwo w spadku, czy też płatnikiem powinien zostać wskazany spadkobierca, który w wyniku działu spadku przejął przedsiębiorstwo.

Pytanie

Czy w przypadku, gdy w roku podatkowym funkcjonowało przedsiębiorstwo w spadku, które zatrudniało pracowników i zakończyło byt 31 grudnia 2025 r., informacja PIT-11 i PIT-4R za 2025 r. powinna zostać sporządzona:

·z danymi zmarłego przedsiębiorcy jako płatnika (z jego NIP), jako podmiotu z którym powiązane było przedsiębiorstwo w spadku,

czy też

·z danymi spadkobiercy, który w wyniku działu spadku przejął majątek przedsiębiorstwa?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, informacja PIT-11 i PIT-4R za 2025 r. powinna zostać sporządzona z danymi zmarłego przedsiębiorcy jako płatnika, z wykorzystaniem jego numeru NIP.

Uzasadnienie:

W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego działalność była wykonywana w formie przedsiębiorstwa w spadku.

Przedsiębiorstwo w spadku nie posiada odrębnej podmiotowości podatkowej w podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz kontynuuje działalność zmarłego przedsiębiorcy, posługując się jego numerem NIP.

Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników w 2025 r. były dokonywane w ramach działalności przedsiębiorstwa w spadku funkcjonującego pod NIP zmarłego przedsiębiorcy, a więc obowiązki płatnika były wykonywane w ramach tego podmiotu.

Spadkobierca, który przejął majątek przedsiębiorstwa w wyniku działu spadku, nie był podmiotem dokonującym wypłat wynagrodzeń w 2025 r. jako odrębny płatnik, lecz jedynie następcą prawnym przedsiębiorstwa.

W konsekwencji, informacja PIT-11 i PIT-4R powinna zostać sporządzona z danymi zmarłego przedsiębiorcy jako płatnika, natomiast zarządca sukcesyjny (będący jednocześnie spadkobiercą) podpisuje deklarację jako osoba wykonująca obowiązki płatnika.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Pana wątpliwości w sprawie dotyczą wskazywania w deklaracji PIT-4R i informacji PIT-11 za 2025 r. danych spadkodawcy – zmarłego przedsiębiorcy – jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

W tym miejscy należy zwrócić uwagę na przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592).

Zgodnie z art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Na podstawie art. 38 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 32-35, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru.

Na mocy art. 38 ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W razie zaprzestania przez płatników, o których mowa w art. 32-35, prowadzenia działalności przed końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym deklarację, o której mowa w ust. 1a, płatnik przekazuje w terminie do dnia zaprzestania tej działalności.

Stosownie do art. 39 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Stosownie natomiast do art. 39 ust. 2 ww. ustawy:

Jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na sporządzony na piśmie wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, lub urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1.

Jak stanowi art. 42f ust. 1, 2 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1. W okresie, o którym mowa w art. 1a ust. 2 pkt 1 albo 2, za płatnika, o którym mowa w art. 32, art. 35 ust. 1 pkt 9 i art. 41, uznaje się przedsiębiorstwo w spadku.

2. W okresie, o którym mowa w art. 1a ust. 2 pkt 1 albo 2, na przedsiębiorstwie w spadku ciążą również obowiązki określone w art. 42a.

3. Obowiązki przedsiębiorstwa w spadku wykonuje zarządca sukcesyjny, a w przypadku jego braku - osoby, o których mowa w art. 14 ustawy o zarządzie sukcesyjnym, dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 tej ustawy.

Stosownie do art. 42f ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za dzień zaprzestania działalności, o którym mowa w art. 38 ust. 1b oraz art. 42g ust. 2, uważa się dzień, o którym mowa w art. 1a ust. 2 pkt 1 albo 2.

Zgodnie z art. 42g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

1) urzędowi skarbowemu - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;

2) podatnikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

W myśl art. 42g ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w ust. 1, jest wykonywany nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności.

Na mocy art. 1a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przedsiębiorstwo w spadku, stanowiące jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej, jest podatnikiem z tytułu dochodów osiąganych w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia:

1) zarządu sukcesyjnego albo

2) uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2024 r. poz. 375 i 1721).

Stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 170):

W okresie od chwili śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego, a jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony - do dnia wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, osoba, o której mowa w art. 14, może dokonywać czynności koniecznych do zachowania majątku lub możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku, polegających w szczególności na:

1) zaspokajaniu wymagalnych roszczeń lub przyjmowaniu należności, które wynikają ze zobowiązań przedsiębiorcy związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej, powstałych przed jego śmiercią;

2) zbywaniu rzeczowych aktywów obrotowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.).

W myśl art. 13 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym:

Osoba, o której mowa w art. 14, może także dokonywać czynności zwykłego zarządu w zakresie przedmiotu działalności gospodarczej wykonywanej przez przedsiębiorcę przed jego śmiercią, jeżeli ciągłość tej działalności jest konieczna do zachowania możliwości jej kontynuacji lub uniknięcia poważnej szkody.

Jak stanowi art. 14 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym:

Osobami uprawnionymi do dokonywania czynności, o których mowa w art. 13, są:

1) małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, lub

2) spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, albo

3) spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy albo zapisobierca windykacyjny, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Na podstawie art. 14 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym:

Po uprawomocnieniu się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego czynności, o których mowa w art. 13, może dokonywać wyłącznie właściciel przedsiębiorstwa w spadku.

W myśl art. 59 § 2 pkt 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zobowiązanie płatnika lub inkasenta wygasa w całości lub w części wskutek nabycia spadku w całości przez Skarb Państwa albo jednostkę samorządu terytorialnego stwierdzonego przez prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku - ze skutkiem na dzień otwarcia spadku.

Stosownie do art. 100 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa:

Jeżeli deklaracja złożona przez spadkodawcę jest nieprawidłowa lub deklaracji nie złożono, orzekając o zakresie odpowiedzialności lub uprawnień spadkobierców, organ podatkowy jednocześnie ustala lub określa kwoty, o których mowa w art. 21 § 3 i 3a, art. 24 lub art. 74a.

Z kolei, zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 151), zwanej dalej „ustawą o NIP”:

Ustawa określa:

1) zasady ewidencji:

a) podatników,

b) płatników podatków,

c) płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne, zwanych dalej „płatnikami składek ubezpieczeniowych”;

2) zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej, zwanego dalej "NIP";

3) zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.

W myśl art. 2 ust. 1 ustawy o NIP:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o NIP:

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty niż wymienione w ust. 1, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków.

Stosownie do art. 2 ust. 3 ustawy o NIP:

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają także podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.

Na mocy art. 3 ust. 1 ustawy o NIP:

Identyfikatorem podatkowym jest:

1) numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej;

2) NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Powyższe oznacza, że każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego dotyczy podmiotów, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami lub płatnikami podatków. Obowiązek ewidencyjny obejmuje również co do zasady podmioty korzystające w całości lub w części ze zwolnień podatkowych, bowiem posiadają one status podatników.

Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy o NIP:

Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

W myśl art. 6 ust. 1 ustawy o NIP:

Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 1542, 1598 i 1723). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Według art. 6 ust. 1a ustawy o NIP:

Podatnicy, z wyłączeniem podatników, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1, oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.

Stosownie do art. 6 ust. 10 ustawy o NIP:

Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Na mocy przepisu art. 8a ust. 1 ustawy o NIP:

Nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników, zwanego dalej „CRP KEP”, po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego.

Z kolei, w myśl art. 8c ust. 1 ustawy o NIP:

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku:

1) braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu;

2) stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia;

3) gdy podmiotowi został nadany NIP;

4) wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika, o którym mowa w art. 5 ust. 2a.

Jak stanowi art. 8c ust. 2 ustawy o NIP:

Naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji, NIP nadany podmiotowi, w przypadku:

1) wielokrotnego nadania NIP, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu;

2) nadania NIP na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o NIP:

Podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, a także w okresie od dnia, w którym zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję, do dnia powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego obowiązek aktualizowania danych za przedsiębiorstwo w spadku wykonują osoby, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. z 2021 r. poz. 170), dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 tej ustawy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2.

Z ww. przepisów wynika, że podatnicy oraz płatnicy podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego organu. Każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Należy podkreślić również, że nie jest prawnie dopuszczalna sytuacja nadania jednego NIP dwóm podmiotom, jak również posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej nadanym innemu podmiotowi. Numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji administracyjnej o nadaniu NIP.

W związku z powyższym numer NIP nadany może być wyłącznie podatnikowi lub płatnikowi w przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, przy czym podatnik może posiadać tylko jeden numer NIP.

Z kolei sukcesję numeru identyfikacji podatkowej regulują przepisy art. 12 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Na mocy art. 12 ust. 1 ustawy o NIP:

NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:

1) przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;

2) przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową;

3) przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie.

Na podstawie art. 12 ust. 1a ustawy o NIP:

Do celów identyfikacji podatkowej za przekształcenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uznaje się również wpis spółki cywilnej do rejestru na podstawie art. 26 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96).

Stosownie do art. 12 ust. 1b ustawy o NIP:

NIP nadany przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i wygasa wraz z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony - wraz z wygaśnięciem uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Zgodnie z art. 12 ust. 1c ustawy o NIP:

W przypadku gdy zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony, przedsiębiorstwo w spadku może do dnia wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego podawać NIP przedsiębiorcy, jeżeli osoba, o której mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, kontynuuje prowadzenie przedsiębiorstwa pod firmą przedsiębiorcy i w terminie wskazanym w art. 12 ust. 10 tej ustawy dokona zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego o kontynuowaniu prowadzenia tego przedsiębiorstwa.

Jak stanowi art. 12 ust. 1d ustawy o NIP:

Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i nie dokonano zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1c, podawanie NIP lub firmy przedsiębiorcy nie wywołuje skutków podatkowych dla przedsiębiorstwa w spadku.

W świetle art. 12 ust. 2 ustawy o NIP:

W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika nadany NIP wygasa, z wyjątkiem przypadków wymienionych w ust. 1-1b.

W art. 12 ust. 1 ustawy o NIP jako zasadę ustawodawca przyjął, że NIP nie przechodzi na następcę prawnego, określając przy tym w pkt 1 i 2 tego artykułu wyjątki od tej zasady.

Odnosząc się do Pana wątpliwości należy zaznaczyć, że skoro ustawodawca w odniesieniu do numeru identyfikacji podatkowej przyjął jako zasadę, że nie przechodzi on na następców prawnych, uznając tym samym, że czym innym jest kontynuacja w sferze uprawnień i obowiązków, a czym innym sukcesja identyfikatora, który identyfikuje podmiot dla potrzeb prawa podatkowego i wskazał przy tym wyjątki od tej zasady, to nie ma żadnego uzasadnienia, by w odniesieniu do tych wyjątków stosować wykładnię rozszerzającą. Wyjątki bowiem, co do zasady, powinny być interpretowane ściśle.

Jak wskazano wyżej, co do zasady, w przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika nadany NIP wygasa. Nie przechodzi na następcę prawnego (art. 12 ustawy o NIP).

Wyjątki przewidziane w ustawie o NIP nie mają zastosowania w Pana przypadku.

NIP nadany przedsiębiorcy przechodzi natomiast na przedsiębiorstwo w spadku i wygasa wraz z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony - wraz z wygaśnięciem uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego (art. 12 ust. 1b ustawy o NIP).

Z opisu sprawy wynika, że 7 maja 2021 r. zmarł przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą (…) posługujący się numerem NIP (…). Po śmierci przedsiębiorcy działalność była kontynuowana w formie przedsiębiorstwa w spadku, zgodnie z przepisami ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Został ustanowiony zarządca sukcesyjny.

W okresie funkcjonowania przedsiębiorstwa w spadku zatrudniani byli pracownicy, którym wypłacano wynagrodzenia oraz odprowadzano należne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

31 grudnia 2025 r. dokonano działu spadku po zmarłym przedsiębiorcy. W wyniku działu spadku dwóch spadkobierców zrzekło się swoich udziałów w przedsiębiorstwie na rzecz jednego spadkobiercy, który ostatecznie przejął całość majątku przedsiębiorstwa – (…) NIP (..). Pracownicy zostali przejęci na podstawie art. 23 Kodeksu pracy. Zarządca sukcesyjny był jednocześnie jednym ze spadkobierców i osobą, która ostatecznie przejęła majątek przedsiębiorstwa po dokonaniu działu spadku. W związku z zatrudnianiem pracowników w 2025 r. powstaje obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 i PIT-4R za 2025 r.

Odnosząc się do powyższego, należy stwierdzić, że art. 42f ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje przedsiębiorstwo w spadku za płatnika w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Zgodnie z przedstawionym przez Pana opisem sprawy, przejęcie pracowników nastąpiło w trybie art. 23¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów § 5.

Przepis ten dotyczy wyłącznie praw i obowiązków wynikających z umów o pracę zawartych z pracownikami. Zakres regulacji Kodeksu pracy określa art. 1 ustawy. Zgodnie z nim:

Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców.

W myśl art. 2 Kodeksu pracy:

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W konsekwencji, należy stwierdzić, że art. 23¹ Kodeksu pracy, przyjmuje konstrukcję automatycznego wejścia w stosunek pracy po stronie jednego zakładu pracy w miejsce drugiego, czyli wprowadza swoistą sukcesję uniwersalną na płaszczyźnie stosunków pracy. Opiera się ona przy tym na założeniu, że stosunek pracy w ogóle nie zostaje rozwiązany mimo przekształceń podmiotowych.

Oznacza to, że obowiązki płatnika wynikające z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ustają, lecz przechodzą na spadkobiercę, który przejmując pracowników w oparciu o przepis art. 23¹ Kodeksu pracy, przejmuje także obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wszelkie inne obowiązki płatnika z tym związane.

Okoliczności powyższe powodują, że podmiot przejmujący kontynuuje obowiązki płatnika nałożone m.in. przepisami art. 38 ust 1a i 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Konkludując, w razie przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Na nowego pracodawcę przechodzą wszelkie prawa i obowiązki wynikające z umów o pracę, w tym także obowiązki związane z pełnieniem funkcji płatnika.

Pracownikiem jest osoba pozostająca w stosunku pracy. Osoba zatrudniona na innej podstawie prawnej niż wskazana w art. 2 Kodeksu pracy, nie jest pracownikiem, co oznacza, że nie jest nim osoba wykonująca pracę na podstawie np. umów cywilnoprawnych.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis stanu faktycznego oraz obowiązujące przepisy prawa stwierdzam, że jest Pan (jako spadkobierca, który w wyniku działu spadku przejął majątek przedsiębiorstwa) zobowiązany w stosunku do przejętych na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy pracowników sporządzić imienne informacje, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT-11) oraz deklaracje roczne, o których mowa w art. 38 ust. 1a (PIT-4R) za okres pełnego roku podatkowego, tj. od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r.

W związku z powyższym, Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pan sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zobacz także