Interpretacja indywidualna z dnia 11 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.124.2026.4.LG

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek (przekazany przez Naczelnika…) o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 14 kwietnia 2026 r. (data wpływu w tym samym dniu). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na (…) i dokonuje zakupów towarów oraz usług od kontrahentów krajowych.

Po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez określone podmioty (zgodnie z art. 106k ustawy o VAT), Wnioskodawca napotkał na sytuacje, w których kontrahenci:

- pomimo obowiązku wystawienia faktury w KSeF, wystawiali dokumenty w formacie PDF i przesyłali je drogą elektroniczną (np. e-mail),

- po pewnym czasie wystawiali tę samą fakturę w KSeF, nadając jej numer systemowy.

Faktury te:

- dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze,

- dotyczą towarów lub usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę w działalności opodatkowanej VAT,

- zawierają wszystkie dane wymagane do wystawienia faktury VAT,

- potwierdzają poniesienie wydatku przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca faktycznie nabywa towary i usługi wskazane w takich fakturach oraz ponosi ekonomiczny ciężar tych wydatków.

W związku z powyższym Wnioskodawca przewiduje, że w przyszłości mogą wystąpić podobne sytuacje, w których kontrahenci, pomimo obowiązku korzystania z KSeF, będą wysyłać faktury w formie PDF przed ich ustrukturyzowanym wystawieniem w systemie.

Wnioskodawca zwraca się o wyjaśnienie, czy w takich sytuacjach przysługuje mu:

- prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur wystawionych poza KSeF,

- możliwość zaliczenia wydatków udokumentowanych takimi fakturami do kosztów uzyskania przychodów, przy założeniu, że transakcja miała miejsce, a faktura zawiera wszystkie wymagane dane formalne.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, dokumentowane fakturami opisanymi we wniosku, pozostają w bezpośrednim lub pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami.

Nabywane towary i usługi obejmują w szczególności: (…).

Wydatki te:

- są wykorzystywane w bieżącej działalności operacyjnej Wnioskodawcy,

- służą wytworzeniu towarów lub świadczeniu usług oferowanych przez Wnioskodawcę,

- wpływają na osiąganie przychodów lub pozostają w związku z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Bez poniesienia wskazanych wydatków prowadzenie działalności gospodarczej przez Wnioskodawcę byłoby utrudnione lub niemożliwe.

Towary i usługi nabywane na podstawie wskazanych faktur są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wnioskodawca faktycznie ponosi ekonomiczny ciężar tych wydatków.

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że wydatki te nie należą do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

Wnioskodawca wnosi o rozpatrzenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej z uwzględnieniem powyższych uzupełnień.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czy w sytuacji, gdy wydatek został udokumentowany taką fakturą (otrzymaną poza KSeF), a transakcja faktycznie miała miejsce, Wnioskodawca może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów (KUP) w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, niezależnie od tego, że faktura pierwotnie została wystawiona poza KSeF, a dopiero później pojawiła się w systemie z numerem KSeF? (Pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (do pytania oznaczonego we wniosku Nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy wydatek udokumentowany fakturą wystawioną poza KSeF może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (KUP) w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli:

- wydatek został faktycznie poniesiony,

- pozostaje w związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy (osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła przychodów),

- dokument (faktura) zawiera wszystkie wymagane dane formalne.

Wnioskodawca podkreśla, że naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF stanowi uchybienie formalne po stronie wystawcy, które nie wpływa na rzeczywisty charakter poniesionego wydatku i nie powinno wykluczać jego zaliczenia do KUP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Poniesienie takiego wydatku, co do zasady, powinno zostać potwierdzone fakturą, której celem jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. A zatem, jednym z warunków uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie.

Biorąc pod uwagę powyższe, kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego prowadzą Państwo działalność gospodarczą polegającą na (…) i dokonują zakupów towarów oraz usług od kontrahentów krajowych.

Wskazują Państwo, że faktycznie nabywają Państwo towary i usługi wskazane w takich fakturach oraz ponoszą ekonomiczny ciężar tych wydatków.

Otrzymują Państwo faktury od kontrahentów, jednakże zdarzały się sytuacje, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez określone podmioty (zgodnie z art. 106k ustawy o VAT), kontrahenci wystawiali dokumenty w formacie PDF i przesyłali je drogą elektroniczną (np. e-mail), a po pewnym czasie wystawiali tę samą fakturę w KSeF, nadając jej numer systemowy.

Nie wykluczają Państwo również, że w przyszłości mogą wystąpić podobne sytuacje, w których kontrahenci, pomimo obowiązku korzystania z KSeF, będą wysyłać faktury w formie PDF przed ich ustrukturyzowanym wystawieniem w systemie.

Jak Państwo wskazują Faktury te:

- dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze,

- dotyczą towarów lub usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę w działalności opodatkowanej VAT,

- zawierają wszystkie dane wymagane do wystawienia faktury VAT,

- potwierdzają poniesienie wydatku przez Wnioskodawcę.

Dodatkowo w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, iż:

Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, dokumentowane fakturami opisanymi we wniosku, pozostają w bezpośrednim lub pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami.

Nabywane towary i usługi obejmują w szczególności: materiały do produkcji, materiały biurowe, usługi transportowe, itp.

Wydatki te:

- są wykorzystywane w bieżącej działalności operacyjnej Wnioskodawcy,

- służą wytworzeniu towarów lub świadczeniu usług oferowanych przez Wnioskodawcę,

- wpływają na osiąganie przychodów lub pozostają w związku z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Bez poniesienia wskazanych wydatków prowadzenie działalności gospodarczej przez Wnioskodawcę byłoby utrudnione lub niemożliwe.

Wnioskodawca faktycznie ponosi ekonomiczny ciężar tych wydatków.

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że wydatki te nie należą do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezależnie od tego, że faktura pierwotnie została wystawiona poza KSeF, a dopiero później pojawiła się w systemie z numerem KSeF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, iż od 1 lutego 2026 r. Faktury otrzymywane przez Państwa od kontrahentów są objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji (np. na wzór art. 15d ustawy CIT) ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej; „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpił od:

- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości zauważyć należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Podsumowując, w związku z tym, że:

- wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

- jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów,

- jak wynika z wniosku poniesione przez Państwa wydatki udokumentowane ww. fakturami będą wpływać na osiąganie przychodów lub pozostają w związku z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu ponieważ dotyczyć będą w szczególności zakupu (…), które wykorzystywane będą w bieżącej działalności operacyjnej Państwa Spółki do wytworzenia towarów lub w celu świadczenia usług oferowanych przez Państwa Spółkę, oraz

- jak wskazali Państwo we wniosku, wydatki te nie należą do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ww. wydatków na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami wystawionymi na rzecz Państwa Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa pierwotnie zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, a dopiero później pojawi się w systemie z numerem KSeF.

Reasumując, w sytuacji, gdy wydatek został udokumentowany taką fakturą (otrzymaną poza KSeF), a transakcja faktycznie miała miejsce, mogą Państwo zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, niezależnie od tego, że faktura pierwotnie została wystawiona poza KSeF, a dopiero później pojawiła się w systemie z numerem KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytania oznaczonego we wniosku Nr 2), natomiast w zakresie podatku od towarów i usług (pytania oznaczonego we wniosku Nr 1) wydano/wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.