Faktury ustrukturyzowane w JST – dlaczego prawidłowa identyfikacja jednostki nadal sprawia problemy

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało uprościć i uporządkować obieg faktur. W praktyce jednak JST mają problemy związane z prawidłowym oznaczaniem jednostek organizacyjnych na fakturach ustrukturyzowanych.

Problem dotyczy przede wszystkim fakultatywnego pola Podmiot3 oraz zakresu danych, których jednostki mogą oczekiwać od przedsiębiorców. Sytuację dodatkowo komplikuje wycofanie z obiegu not korygujących, które przez lata stanowiły podstawowe narzędzie szybkiego poprawiania błędów formalnych dotyczących oznaczenia nabywcy.

Przed 1 lutego 2026 r., czyli przed wejściem w życie KSeF, podstawowym przepisem prawa określającym, jakie dane powinna zawierać prawidłowo sporządzona faktura, pozostawał art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). To właśnie ten przepis wskazywał pełny katalog informacji, które musiały pojawić się na dokumencie, aby został on uznany za zgodny z obowiązującymi wymogami. Warto również zwrócić uwagę na rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, które w określonych sytuacjach zawężało obowiązek podawania części danych, np. w przypadku sprzedaży dokumentowanej przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego.