Faktury ustrukturyzowane w JST – dlaczego prawidłowa identyfikacja jednostki nadal sprawia problemy

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało uprościć i uporządkować obieg faktur. W praktyce jednak JST mają problemy związane z prawidłowym oznaczaniem jednostek organizacyjnych na fakturach ustrukturyzowanych.

Problem dotyczy przede wszystkim fakultatywnego pola Podmiot3 oraz zakresu danych, których jednostki mogą oczekiwać od przedsiębiorców. Sytuację dodatkowo komplikuje wycofanie z obiegu not korygujących, które przez lata stanowiły podstawowe narzędzie szybkiego poprawiania błędów formalnych dotyczących oznaczenia nabywcy.

Przed 1 lutego 2026 r., czyli przed wejściem w życie KSeF, podstawowym przepisem prawa określającym, jakie dane powinna zawierać prawidłowo sporządzona faktura, pozostawał art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). To właśnie ten przepis wskazywał pełny katalog informacji, które musiały pojawić się na dokumencie, aby został on uznany za zgodny z obowiązującymi wymogami. Warto również zwrócić uwagę na rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, które w określonych sytuacjach zawężało obowiązek podawania części danych, np. w przypadku sprzedaży dokumentowanej przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego.

Nowe ramy prawne faktur ustrukturyzowanych w JST

Po 1 lutego 2026 r. do dotychczasowych regulacji zaczęły dodatkowo odnosić się przepisy m.in. art. 106ga ustawy o VAT. Wprowadziły one zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF oraz określiły nowe wymagania związane z techniczną i formalną stroną obiegu faktur. W przywołanym art. 106gb ustawy o VAT unormowano, iż:

Wzór, o którym mowa w tym przepisie, został udostępniony w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP w postaci struktury logicznej FA(3). Struktura ta określa pełny zakres danych, które muszą znaleźć się na fakturze ustrukturyzowanej przygotowywanej do przesłania za pośrednictwem KSeF.

W udostępnionej strukturze precyzyjnie wskazano, jakie pola należy wykorzystać do prawidłowego udokumentowania transakcji między sprzedawcą będącym podatnikiem a JST pełniącą rolę nabywcy. Określono również zakres danych dotyczących jednostki organizacyjnej, która występuje w charakterze odbiorcy towarów lub usług. Dzięki temu struktura FA(3) pozwala na jednoznaczne opisanie ról uczestników transakcji i odzwierciedlenie ich w formacie wymaganym przez KSeF.

Problem fakultatywnego pola Podmiot3 – teoria a praktyka

W teorii wszystko wydaje się przygotowane i przeprowadzone prawidłowo, ponieważ w ustawie o VAT jasno wskazano obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, opracowano odpowiedni wzór takiej faktury, a następnie umieszczono go w repozytorium oraz zachęcono dostawców systemów zewnętrznych do integracji ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Na pierwszy rzut oka cały proces wygląda więc na spójny i logiczny.

W praktyce jednak okazuje się, że jest to rozwiązanie, które realnie komplikuje obieg dokumentów w JST. Dlaczego tak się dzieje? Przedsiębiorcy współpracujący z JST podkreślają, że pola wymagane przez jednostki podrzędne nie wynikają z żadnych przepisów prawa. W ich ocenie, skoro nie ma podstawy prawnej, aby wymagać uzupełniania dodatkowych informacji, to nie będą dokonywać zmian w swoich systemach ani korygować dokumentów. Chodzi oczywiście o pole Podmiot3, które umożliwia skierowanie faktury bezpośrednio do właściwej jednostki podrzędnej, zamiast do urzędu obsługującego centralę.

Pojawia się więc pytanie, czy przedsiębiorcy mają rację. W przypadku pól fakultatywnych odpowiedź jest zasadniczo twierdząca. Artykuł 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wyraźnie wskazuje, że na fakturze muszą znaleźć się imię i nazwisko lub nazwa podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy. Przepis określa więc minimalny obowiązkowy zakres danych i nie nakłada obowiązku stosowania dodatkowych pól „technicznych”, jeżeli nie wynikają one bezpośrednio z przepisów.

Stosowanie pól technicznych, czyli tych powiązanych z polem Podmiot3, wynika wyłącznie ze schemy udostępnionej w repozytorium, a samo pole ma charakter nieobowiązkowy. Z tego powodu w praktyce bardzo trudno wyegzekwować od przedsiębiorców wystawianie faktur w KSeF, które uwzględniałyby ten element. Wielu z nich podkreśla, że skoro pole nie jest wymagane przepisami prawa, to nie widzą podstaw do jego uzupełniania, nawet jeśli JST konsekwentnie proszą o takie dane.

Trudności w relacjach z kontrahentami

JST podejmują różne kroki, aby wymusić na dostawcach podawanie specyficznych danych. Nie wszędzie wcześniejsze aneksy do umów są uwzględniane, a dodatkowe prośby, wyjaśnienia czy pisma informacyjne dotyczące istotności wskazania właściwego nabywcy towaru lub usługi przynoszą oczekiwany efekt. JST zwracają uwagę, że brak uzupełnienia pola Podmiot3 utrudnia prawidłowy i sprawny obieg dokumentów, jednak z perspektywy przedsiębiorców argument ten nie zawsze jest wystarczający, ponieważ nie znajduje bezpośredniego odzwierciedlenia w obowiązkowych regulacjach prawnych, chociażby w ww. art. 106e ustawy o VAT.

Skutki likwidacji not korygujących

Sytuacji dodatkowo nie ułatwia wycofanie z obiegu prawnego not korygujących, które przez lata były podstawowym narzędziem do poprawiania niektórych elementów formalnych faktury, w szczególności takich jak niepełna lub błędnie wpisana nazwa nabywcy. Od 1 stycznia 2017 r., czyli od momentu rozpoczęcia obowiązywania centralizacji VAT w JST, noty były najczęściej stosowanym dokumentem służącym właśnie do korygowania błędnego pola nabywcy. Umożliwiały szybkie i bezproblemowe wprowadzenie poprawek bez konieczności angażowania sprzedawcy w wystawianie faktury korygującej.

Jak powszechnie wiadomo, w przypadku scentralizowanych podatników pole nabywcy na tzw. zwykłych fakturach musiało zawierać odpowiedni zestaw informacji, czyli nazwę jednostki nadrzędnej pełniącej rolę organu oraz nazwę właściwej jednostki organizacyjnej. Brak któregokolwiek z tych elementów powodował nieprawidłowość, którą w prosty sposób można było naprawić za pomocą noty korygującej.

Najczęstszym błędem pojawiającym się na fakturach było właśnie wskazywanie samego organu, bez dopisania odpowiedniej jednostki organizacyjnej. Mając do dyspozycji noty korygujące, nabywca mógł szybko poprawić taki błąd – wystarczyło wypełnić odpowiednie pole i przekazać sprzedawcy gotowy dokument, który wymagał jedynie podpisu.

Przypadki odmowy podpisania noty korygującej zdarzały się rzadko, ponieważ prawidłowe wskazanie nabywcy oraz możliwość zastosowania noty wynikały wprost z przepisów ustawy o VAT i nie budziły żadnych wątpliwości. Dzięki temu cały proces funkcjonował sprawnie, a zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy mieli jasność co do tego, że korekta nazwy nabywcy w takiej formie była całkowicie dopuszczalna i prawidłowa.

Noty korygujące przestały obowiązywać w kontekście e-faktur, a pojawiła się schema faktury ustrukturyzowanej umieszczona na stronie Ministerstwa Finansów i wraz z tym pojawił się kłopot, z którym muszą mierzyć się księgowi chcący prawidłowo ująć faktury w księgach rachunkowych.

Alternatywne sposoby identyfikacji jednostek

W praktyce spora część przedsiębiorców odmawia wystawienia faktury korygującej w zakresie pól, które nie są obowiązkowe i nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa. Argumentują, że skoro element nie jest wymagany ustawowo, to nie ma podstaw do jego korygowania.

W zamian robią coś innego. Starają się ułatwić identyfikację właściwego odbiorcy i umieszczają nazwę jednostki podrzędnej w innych miejscach niż pole Podmiot3. W efekcie nazwa jednostki podrzędnej, czyli Podmiotu3, pojawia się m.in. w polu:

• „nabywca” – gdzie wskazywana jest jednostka nadrzędna wraz z dopiskiem dotyczącym jednostki podrzędnej,
• „dodatkowe informacje” na fakturze – przedsiębiorcy traktują je jako miejsce na przekazanie danych pomocniczych,
• „warunki transakcji” – w którym często znajduje się numer zamówienia lub inny identyfikator odnoszący się do konkretnej jednostki.

O ile takie rozwiązania faktycznie pozwalają ustalić, do której jednostki podrzędnej powinna trafić faktura, czyli do podmiotu, który złożył zamówienie lub posiada podpisaną umowę na dostawę towarów albo świadczenie usług, o tyle niestety nie powodują tego, że dokument trafia tam automatycznie. W praktyce faktura wciąż dociera w pierwszej kolejności do kancelarii lub sekretariatu urzędu obsługującego scentralizowany podmiot, a dopiero kolejnym krokiem jest jej ręczne przekazanie do właściwej jednostki organizacyjnej.

Prawidłowość faktury w świetle przepisów

Patrząc przez pryzmat przepisów ustawy o VAT, czy takie wystawienie faktury można uznać za prawidłowe?

Z perspektywy prawa faktura ustrukturyzowana może zostać uznana za wystawioną prawidłowo, nawet jeśli dane jednostki podrzędnej nie znajdują się w dedykowanym polu technicznym.

Artykuł 106e ustawy o VAT wskazuje, że na fakturze musi znaleźć się nazwa nabywcy towaru lub usługi oraz numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Przepisy nie precyzują jednak, czy informacje te mają być umieszczone bezpośrednio w polu nabywca, w polu uwagi, czy też w pozostałych warunkach transakcji. W związku z tym, jeżeli na fakturze ustrukturyzowanej wszystkie dane pozwalają jednoznacznie i prawidłowo zidentyfikować nabywcę, można uznać, że zostały one ujęte zgodnie z wymogami.

Takie stanowisko coraz częściej sygnalizują również sami sprzedawcy. W sytuacji gdy odmawiają wystawienia faktury korygującej w zakresie pola Podmiot3, tłumaczą swoją decyzję tym, że wskazali odbiorcę w innym miejscu faktury, co ich zdaniem w pełni odpowiada treści powołanego wyżej przepisu ustawy o VAT. W ich ocenie fakt prawidłowego wskazania nabywcy, nawet poza dedykowanym polem technicznym, spełnia wszystkie wymagania ustawowe.

Marek Kojda

zastępca dyrektora w Departamencie Księgowości Urzędu Obsługującego JST, specjalista i praktyk w zakresie rozliczeń VAT w JST