Interpretacja indywidualna z dnia 29 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.265.2026.1.SR

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 1 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jako obecnie osoba prywatna planuje Pan założyć działalność gospodarczą polegającą na dostawie towarów i usług przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar - tzw. automatów vendingowych. Automaty vendingowe będą miały zainstalowane terminale płatnicze i/lub wrzutniki przyjmujące monety.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązek rejestracji na kasach fiskalnych takich usług będzie od 1 kwietnia 2027 roku.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 29 września 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania pozwoli od 1 kwietnia 2026 roku na używanie w takiej sprzedaży kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Według dostawcy rozwiązania płatniczo-fiskalnego firmy (...) opisanego na stronie internetowej (…) oraz zapewnień sprzedawcy można zastosować rozwiązanie polegające na instalacji jednej kasy fiskalnej (…) lub (…) na smartfonie, zafiskalizowana w kategorii „umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług”, która przez sieć Internet połączona jest z utworzonym kontem klienta na serwerze dostawcy usługi płatniczej według opisu ze strony: (…).

Z utworzonym kontem klienta na zdalnym serwerze łączą się terminale płatnicze zainstalowane w kilkudziesięciu (według dostawcy rozwiązania nawet 100) automatach vendingowych przesyłając dane o zarejestrowanych płatnościach elektronicznych oraz za pomocą wrzutnika monet. Z tymi serwerami łączy się kasa fiskalna pobierając dane o dokonanej sprzedaży do fiskalizacji. Po zarejestrowaniu w kasie rejestrującej sprzedaży, do terminala płatniczego w maszynie vendingowej przesyłane są dane paragonu w celu ich wyświetlenia na terminalu płatniczym - co według dostawcy rozwiązania zastępuje wydruk paragonu dla nabywcy, zgodnie z § 53 ust. 2 pkt 3 oraz § 53 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania z dnia 25 czerwca 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 861).

Urządzenie mobilne, na którym zainstalowana jest kasa rejestrująca w żaden sposób nie jest fizycznie połączone z żadną z maszyn vendingowych - może znajdować się w dowolnej lokalizacji.

W nagłówku wydruku kasy jako miejsce jej instalacji będzie podany ogólny adres siedziby firmy.

Z interpretacji indywidualnej z dnia 11 lutego 2026 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.949.2025.2.LM wynika, że w każdym automacie vendingowym oraz na każdym stanowisku myjni automatycznej powinna być zainstalowana oddzielna kasa rejestrująca, przypisana do każdej maszyny vendingowej indywidualnie, cyt:

„Zastosowanie przez ustawodawcę sformułowania „umieszczane są w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług” jednoznacznie wskazuje, że każde urządzenie służące do automatycznej sprzedaży towarów lub usług stanowi odrębną jednostkę sprzedażową, niezależnie od tego, czy jest to:

- automat vendingowy do sprzedaży towarów

- czy też automat do sprzedaży usług, jak np. pojedyncze stanowisko mycia pojazdów w myjni samoobsługowej, wyposażone w terminal płatniczy i/lub wrzutnię monet albo czytnik banknotów.

W konsekwencji każda taka jednostka sprzedażowa powinna posiadać własną, indywidualną kasę rejestrującą, o:

- unikalnym numerze,

- zainstalowaną na dedykowanym nośniku danych (np. terminalu płatniczym lub innym nośniku),

- trwale przypisaną i przymocowaną do konkretnego urządzenia, w którym realizowana jest sprzedaż.”

Dostawca opisanego wcześniej rozwiązania płatniczo-fiskalnej opartego o terminale (…) oraz kasy rejestrującej (…) twierdzi, że powyższa interpretacja indywidualna nie ma zastosowania w przypadku używania kasy (…) lub (…), gdyż kasy te w wykazie dopuszczalnych kategorii oprócz kategorii „umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług” posiadają również kategorię „rozliczająca więcej niż jedną transakcję równocześnie”, a użycie spójnika „lub” świadczy o tym, że kategorie te mogą być wykorzystane przez użytkownika kasy równocześnie. Dostawca przywołuje przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 861):

§ 4. 2. W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

oraz

§ 9. 1. Podatnik może używać kasy, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w § 4 ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

Z odpowiedzi (…) (w załączeniu) na przesłane zapytanie dotyczące możliwości fiskalizacji kasy (…) wynika, że kasa pomimo zapisania w decyzji kilku dopuszczonych i możliwych do wyboru kategorii kasy, pozwala na jej fiskalizację tylko w jednej, wybranej kategorii. Cyt. „Przepis zawarty w § 8 pkt 8 zał. 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2020 r. poz. 957) wskazuje, że wystawiony przez kasę rejestrującą w postaci oprogramowania raport fiskalny fiskalizacji musi zawierać wskazanie kategorii kasy konfigurowanej podczas fiskalizacji. Zapis ten wyklucza możliwość fiskalizacji kasy w więcej niż jednej kategorii jednocześnie.”

Pytanie

Czy zastosowanie jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania (…) lub (…) rejestrującej poprzez sieć Internet sprzedaż z kilkunastu (kilkudziesięciu) automatów vendingowych jest zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi stosowania kas rejestrujących przez podatnika?

Pana stanowisko w sprawie

Według zadającego pytanie, takie rozwiązanie nie jest poprawne, gdyż kasa rejestrująca (…) nie może zostać zafiskalizowana równocześnie w dwóch kategoriach: jako kasa rozliczająca więcej niż jedną transakcję równocześnie oraz kasa do umieszczenia w urządzeniu automatycznej sprzedaży towarów lub usług, nie może pracować jako kasa centralna, gdyż każdy automat vendingowy musi posiadać indywidualną kasę rejestrującą z własnym numerem unikatowym, mieć zaprogramowany w nagłówku paragonu adres miejsca instalacji automatu vendingowego, a tym samym kasy rejestrującej, wyświetlać dane paragonu w miejscu płatności przez klienta za zakupione towary/usługi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z tym przepisem:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Jednocześnie na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy:

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.

Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe) i zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe).

Na mocy § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia:

Powyższe zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej ma charakter podmiotowy, tj. dotyczy podmiotu.

Natomiast w myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia:

Powyższe zwolnienia są zwolnieniami przedmiotowymi, tzn. że dotyczą konkretnych czynności.

Jednocześnie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w przepisie § 2 i § 3 ww. rozporządzenia nie stosuje się w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, które zostały wymienione w § 4 rozporządzenia. Zatem bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, podlegają czynności wymienione w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia:

Zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:

1) dostawy:

a) gazu płynnego,

b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),

c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),

e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:

- ciągników,

- pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,

- samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,

- pojazdów silnikowych do transportu towarów,

- pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych

- z wyłączeniem motocykli,

h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,

i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,

j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,

k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,

l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych, 

m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,

p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,

u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,

w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;

2) świadczenia usług:

 a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,

 b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,

 c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,

 d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

 e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

 g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,

 h) doradztwa podatkowego,

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:

- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz

- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,

 k) kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,

l) związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,

m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),

 n) parkingu samochodów i innych pojazdów,

 o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Natomiast w myśl § 8 ust. 3 rozporządzenia:

W przypadku podatników, którzy:

1) w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. kontynuują lub rozpoczynają świadczenie usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. o,

2) przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali świadczenia usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. o, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. rozpoczną świadczenie tych usług

- świadczenie tych usług jest zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2026 r.

Na podstawie § 8 ust. 4 rozporządzenia:

W przypadku podatników, którzy:

1) w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. kontynuują lub rozpoczynają dostawę towarów lub świadczenie usług, innych niż wymienione w ust. 3, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w lub pkt 2 lit. o, z wyłączeniem usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m,

2) przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali dostawy towarów lub świadczenia usług, innych niż wymienione w ust. 3, przy użyciu urządzeń, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w lub pkt 2 lit. o, z wyłączeniem usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 marca 2027 r. rozpoczną dostawę tych towarów lub świadczenie tych usług

- dostawa tych towarów i świadczenie tych usług są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2027 r.

Stosownie do treści § 8 ust. 5 rozporządzenia:

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2023 r. poz. 2605 ze zm.), obowiązującego do 31 grudnia 2024 r., zwanego dalej „rozporządzeniem poprzedzającym”:

I tak w poz. 39 załącznika do rozporządzenia poprzedzającego jako czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały wskazane:

W poz. 40 załącznika do rozporządzenia poprzedzającego jako czynności zwolnione z ww. obowiązku ewidencjonowania zostały wskazane:

Świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w:

1) bilonie lub banknotach, lub

2) innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.

Zgodnie z przepisem § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w oraz pkt 2 lit. o rozporządzenia, zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku dostawy towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar oraz w przypadku świadczenia usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej). Jednakże ze względu na treść § 8 ust. 4 rozporządzenia, w przypadku niewystąpienia przesłanek przewidzianych w § 8 ust. 5 rozporządzenia, można korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dla dostawy towarów i świadczenia usług przy użyciu ww. urządzeń do 31 marca 2027 r., z wyłączeniem usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia, świadczonych przy użyciu ww. urządzeń, dla których zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej obowiązuje do 31 marca 2026 r. oraz z wyłączeniem usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m rozporządzenia, dla których obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje od momentu rozpoczęcia wykonywania ww. usług.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Stosownie do art. 111b ust. 1-2 ustawy:

W myśl art. 111b ust. 3 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:

1) grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1,

2) wymagania techniczne dla kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży

- uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dla tych kas.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2268 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania”, odnosi się do grupy podatników, którzy mogą stosować ten rodzaj kas oraz określa wymagania jakie muszą spełniać podmioty z nich korzystające.

Zgodnie z § 1 pkt 30 i 31 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności:

30) dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;

31) świadczenia usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Z ww. przepisu rozporządzenia wynika, że podatnicy wykonujący czynności dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar oraz świadczenia usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej), mogą używać kas mających postać oprogramowania.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 861), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas wirtualnych”, określono wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym m.in. sposób prowadzenia ewidencji oraz sposób wystawiania dokumentów z kas i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży.

Zgodnie z § 2 pkt 4, 6, 14 i 33 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

4) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany i raporty fiskalne;

6) dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w bazie danych kasy, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych;

14) paragonie fiskalnym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży;

33) wystawianiu dokumentu przy użyciu kasy - rozumie się przez to utworzenie i zapis dokumentu w bazie danych kasy, a w przypadku dokumentów w postaci papierowej - także jego wydruk.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie:

1) kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1539, 1544 i 1855 ),

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 1, 2 i 8 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 17;

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem

- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wirtualnych:

Stosownie do § 16 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W myśl § 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Ponadto, stosownie do zapisu § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Z powyższych przepisów wynika, że podatnik w zależności od umożliwienia komunikacji kasy z drukarką nie wystawia (§ 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych) lub może nie wystawiać (§ 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych) paragonu fiskalnego przy zapewnieniu nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie.

Natomiast jak wskazano w § 18 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych stanowi o wymaganiach technicznych dla kas dotyczących ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym. 

Zgodnie z § 53 ust. 1 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Stosownie do § 53 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, nie umożliwia komunikacji kasy z drukarką:

1) kasa nie drukuje danych zapisanych w komputerowych systemach ogólnodostępnych;

2) program pracy kasy nie steruje wydrukiem dokumentów wystawianych przy użyciu kasy;

3) kasa nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

a) numer unikatowy,

b) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c) datę sprzedaży,

d) numer kolejny paragonu,

e) łączną wartość sprzedaży brutto,

 f) łączną wysokość podatku należnego,

g) typ formy płatności,

h) nazwę formy płatności;

4) kasa nie wystawia:

a) raportów fiskalnych dobowych,

b) raportów fiskalnych okresowych,

c) raportu fiskalnego rozliczeniowego,

d) łącznych raportów fiskalnych okresowych,

e) łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,

 f) raportów fiskalnych zdarzeń,

g) raportu fiskalnego fiskalizacji,

h) dokumentów niefiskalnych

- w postaci papierowej oraz zapewnia możliwość przesłania tych raportów i dokumentów do komputerowych systemów ogólnodostępnych w celu ich zapisu lub wydruku w tych systemach;

5) kasa nie zapewnia wydruku kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

6) kasa nie wykonuje polecenia dotyczącego włączenia lub wyłączenia drukowania kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

7) kasa nie zapewnia wydruku kodu weryfikującego, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 33;

8) kasa nie współpracuje z terminalem płatniczym w zakresie polecenia dotyczącego wydruku potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego, o którym mowa w § 48 ust. 1 pkt 2;

9) kasa nie udostępnia terminalowi płatniczemu drukarki.

W myśl z § 53 ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, umożliwia komunikację kasy z drukarką, może ona nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

1) numer unikatowy;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3) datę sprzedaży;

4) numer kolejny paragonu;

5) łączną wartość sprzedaży brutto;

6) łączną wysokość podatku należnego;

7) typ formy płatności;

8) nazwę formy płatności.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 25 czerwca 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”:

Jak wynika z powyższych przepisów podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny, papierowy lub w postaci elektronicznej, potwierdzający dokonanie sprzedaży. W przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą ww. kasy podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego pod warunkiem zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na wyświetlaczu kasy. Ponadto podatnik może wystawiać i wydawać nabywcy paragon w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony.

Z opisu sprawy wynika, że planuje Pan założyć działalność gospodarczą polegającą na dostawie towarów i usług przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar - tzw. automatów vendingowych. Automaty vendingowe będą miały zainstalowane terminale płatnicze i/lub wrzutniki przyjmujące monety.

Ma Pan wątpliwości czy zastosowanie jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania rejestrującej poprzez sieć Internet sprzedaż z kilkunastu (kilkudziesięciu) automatów vendingowych jest zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi stosowania kas rejestrujących przez podatnika.

Wskazać należy, że z przepisu § 4 ust 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wynika, że kasy - ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób - dzieli się m.in. na kasy o zastosowaniu specjalnym, tj. kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące m.in. kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Z powyższego przepisu wynika zatem, że kasy wirtualne specjalnego przeznaczenia, przystosowane do automatycznej sprzedaży towarów lub usług muszą być umieszczane w tych automatycznych urządzeniach - tj. we wszystkich automatach, w których pobierane są opłaty.

Ponadto, aby spełnić warunek wynikający z § 17 ust. 1 pkt 2 w związku z § 53 ust. 2 i ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych, tj. aby mieć możliwość wydania (zapoznania) z paragonem przy poszczególnych automatach (tj. w każdym miejscu pobierania opłaty), konieczne jest zamontowanie kas rejestrujących specjalnego przeznaczenia w każdym automacie. Częścią każdej takiej kasy musi być wyświetlacz zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. To na wyświetlaczu kasy rejestrującej nabywca powinien mieć możliwość zapoznania się z paragonem, jak wskazuje § 53 ust. 2 pkt 3 oraz ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

W odniesieniu do przedstawionego opisu sprawy należy wskazać, że miejscem prowadzenia działalności prowadzonej przez Pana będzie każdy automat, gdzie pobierana jest opłata. W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, choć podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego, to musi zapewnić nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na wyświetlaczu kasy.

Kasy wirtualne muszą być zatem umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży, a wyświetlacz kasy musi być częścią kasy rejestrującej, gdyż należy rozróżnić wyświetlanie paragonu fiskalnego na wyświetlaczu kasy pozwalającym na zapoznanie się klienta z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie (zgodnie z § 53 ust. 2 i ust. 3 złącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych), a wyświetlenie takich danych na urządzeniu do automatycznej sprzedaży.

Tym samym w opisanych okolicznościach, w sytuacji wykorzystania jednej kasy rejestrującej w postaci oprogramowania, która będzie zainstalowana na urządzeniu mobilnym znajdującym się w dowolnej lokalizacji (a nie w każdym automacie), nie zostanie spełniony warunek wynikający z § 4 ust 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych jak również warunek § 8 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia. Dokonując zatem sprzedaży przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej), będzie Pan zobowiązany do zainstalowania kasy wirtualnej w każdym urządzeniu przeznaczonym do automatycznej sprzedaży.

Zatem zastosowanie jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania rejestrującej poprzez sieć Internet sprzedaż z kilkunastu (kilkudziesięciu) automatów vendingowych nie jest zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi stosowania kas rejestrujących przez podatnika.

Tym samym, Pana stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto należy podkreślić, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnośnie dokumentów stanowiących załączniki do wniosku wyjaśniam, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, wyczerpujący opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego winien wynikać z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, a nie z załączonych dokumentów. W związku z tym dokumenty przesłane przez Pana nie mogą być przedmiotem merytorycznej analizy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.