Posiłki i napoje dla pracowników oraz osób zatrudnionych na innej podstawie – odpowiedzi na pytania Czytelników

Dofinansowanie posiłków i napojów należy do coraz częściej stosowanych świadczeń pozapłacowych. Pracodawcy wykorzystują je nie tylko jako element polityki motywacyjnej, ale również jako narzędzie wspierające rekrutację i retencję pracowników. Przy spełnieniu określonych warunków świadczenia te mogą korzystać z preferencyjnych zasad opodatkowania i oskładkowania, co czyni je atrakcyjną formą dodatkowego wsparcia zatrudnionych.

W praktyce występują wątpliwości dotyczące zarówno zwolnień składkowych, jak i podatkowych związanych z finansowaniem posiłków i napojów przez pracodawcę. Wynikają one przede wszystkim z niejednolitego orzecznictwa oraz zmieniającego się podejścia do tego zagadnienia organów podatkowych i ZUS. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania naszych Czytelników w tym zakresie.

? Na podstawie regulaminu świadczeń pozapłacowych spółka zapewnia pracownikom wykonującym pracę w jej biurze nieodpłatnie posiłki w zlokalizowanych w tym samym miejscu restauracji i kawiarni. Kilkunastu pracowników terenowych (handlowców) otrzymało natomiast karty przedpłacone, na które firma przelewa środki przeznaczone na zakup wyłącznie gotowych obiadów w placówkach gastronomicznych. Obdarowany pracownik musi zrobić zdjęcie każdego paragonu i umieścić je w specjalnej aplikacji udostępnianej przez zewnętrznego dostawcę. Czy wartość oferowanych w ten sposób pracownikom obiadów wchodzi do podstawy wymiaru składek oraz opodatkowania?

Zarówno świadczenia w postaci posiłków udostępnianych zatrudnionym osobom w konkretnej restauracji, jak i karty przedpłacone dla handlowców mogą skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na jednego beneficjenta tego świadczenia przy zachowaniu kilku warunków. Omawiane świadczenia podlegają jednak opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwolniona ze składek ZUS jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Z podstawy wymiaru składek jest również wyłączona wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do kwoty 450 zł miesięcznie na każdą uprawnioną osobę (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dalej: rozporządzenie składkowe). Ponieważ pracownik nie ma prawa do finansowej rekompensaty z tego tytułu, np. w zamian za rezygnację z obiadu, to wartość tego świadczenia nie jest przyjmowana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.