Do jakiego paragrafu klasyfikacji budżetowej zaliczyć wydatek na zakup kart podarunkowych jako nagród rzeczowych dla uczniów z najlepszymi wynikami w nauce

PROBLEM

Szkoła planuje zakupić karty podarunkowe do Empika dla uczniów z najlepszymi wynikami w nauce. Firma wystawi notę księgową. Do jakiego paragrafu klasyfikacji budżetowej zaliczyć wydatek na zakup takich kart podarunkowych jako nagród rzeczowych? Czy taki odbiór kart powinien zostać podpisany przez uczniów, którzy je otrzymali?

RADA

Zakup kart podarunkowych jako nagród rzeczowych dla uczniów za wyniki w nauce klasyfikuje się w paragrafie 4190 „Nagrody konkursowe", a nie w paragrafie 4210; nota księgowa jest właściwym dokumentem, ponieważ sprzedaż bonów (kart podarunkowych) jako znaków legitymacyjnych nie podlega VAT i nie dokumentuje się jej fakturą. Odbiór kart przez uczniów (a dla niepełnoletnich, przez rodziców lub opiekunów prawnych) powinien zostać udokumentowany pokwitowaniem lub protokołem przekazania, potwierdzającym wydanie nagrody konkretnej osobie.

UZASADNIENIE

Wydatek na zakup kart podarunkowych przeznaczonych na nagrody rzeczowe dla uczniów wyróżniających się wynikami w nauce mieści się w paragrafie 4190 „Nagrody konkursowe", który zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych obejmuje nagrody dla osób fizycznych, w tym również zakup nagród rzeczowych. Paragraf 4210 nie znajduje zastosowania, ponieważ jego objaśnienia wprost wyłączają zakupy dóbr przekazywanych osobom fizycznym, dotycząc materiałów i wyposażenia związanego z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostki. Karta podarunkowa, choć ma postać rzeczową, służy wyłącznie jako nośnik wartości stanowiącej nagrodę, dlatego decyduje cel wydatku, jakim jest sfinansowanie nagrody, a nie nabycie wyposażenia.

Wystawienie noty księgowej zamiast faktury jest prawidłowe, gdyż karta podarunkowa (bon różnego przeznaczenia) nie jest towarem ani usługą, a jej sprzedaż nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu w chwili emisji, co potwierdza ugruntowane stanowisko organów podatkowych. Dokumentem stanowiącym podstawę ujęcia w księgach jest zatem nota spełniająca wymogi dowodu księgowego stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z uwagi na to, że wydatek publiczny musi być dokonany w sposób umożliwiający udokumentowanie jego celowości i przypisanie konkretnemu beneficjentowi, zgodnie z art. 44 ust. 3 i art. 68 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, odbiór każdej karty powinien zostać pokwitowany przez ucznia, a w przypadku ucznia niepełnoletniego przez jego rodzica lub opiekuna prawnego. Pokwitowanie lub protokół przekazania zawierające imię i nazwisko obdarowanego, wartość karty oraz datę odbioru dokumentują rozchód nagrody i stanowią dowód prawidłowego wykorzystania środków publicznych w ramach kontroli zarządczej.

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Absolwent studiów podyplomowych z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Szkoleniowiec, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych