Wyjaśnienie RIO: Kto powinien prowadzić księgowość OSP – gmina, biuro rachunkowe czy sama jednostka

Pytanie jednostki

Od 2025 r. Gmina Blachownia zwraca się z wielokrotną prośbą do jednostek OSP o protokół przeprowadzonej inwentaryzacji w jednostkach straży za rok 2024, jednakże do dnia składania wniosku do RIO takowego protokołu nie otrzymano również za 2025 r. Z uwagi na brak danych JST nie ma wiedzy ani możliwości ustalenia zasobu majątkowego jednostek OSP w Blachowni oraz w Cisiu. Jednocześnie w piśmie z dnia 04.02.2026 r. Komendant Miejski Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP, reprezentujący tym samym jednostki OSP w Cisiu oraz w Blachowni, zwrócił się z prośbą do Burmistrza o zapewnienie obsługi księgowej obu jednostek OSP przez firmę zewnętrzną (biuro rachunkowe). W odpowiedzi na pismo Nr FN.3040.30.2026 z dnia 05 marca 2026 r. do Komendanta Miejskiego Burmistrz Blachowni udzielił informacji, iż ze względu na rozbieżne interpretacje Regionalnych Izb Obrachunkowych Urząd Miejski w Blachowni jest w trakcie przygotowania wniosku do RIO o zajęcie stanowiska w przedmiotowej sprawie. Część interpretacji opiera się na literalnym brzmieniu, że w związku z zapisem ustawowym, iż to na wniosek zarządu OSP gmina bezpłatnie prowadzi ewidencję majątku, księgowość oraz rachunkowość ochotniczej straży pożarnej, to nie może przekazać firmie zewnętrznej (biuro rachunkowe) prowadzenia ksiąg jednostek OSP. Kolejne interpretacje Regionalnych Izb Obrachunkowych zwracają uwagę na fakt finansowania OSP przez gminę i to, że gmina nie powinna prowadzić ewidencji, księgowości i rachunkowości OSP, ponieważ powstaje konflikt interesów: gmina kontrolowałaby sama siebie w zakresie rachunkowości OSP.