Interpretacja indywidualna z dnia 18 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDWP.4011.176.2026.1.PP

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

STAN I: art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 32, art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 poz. 163, z późn. zm.) (dalej: ustawa o podatku dochodowym), § 2 pkt 2 lit. a, § 3, § 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2023 poz. 2190, dalej: „Rozporządzenie Ministra Pracy”), § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U z 2002 poz. 271, z późn. zm., dalej: „Rozporządzenie Ministra Infrastruktury”).

STAN II: art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 32, art. 38 ustawy o podatku dochodowym, § 2 pkt 2 lit. d, § 6 Rozporządzenia Ministra Pracy.

Wnioskodawca jest państwową osobą prawną powołaną na mocy ustawy (…), której zadaniem jest (…).

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy świadczą pracę w oparciu o umowę o pracę, na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 poz. 277, z późn. zm.) („Kodeks pracy”). Pracownicy wykonują pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

W związku z realizacją zadań ustawowych nałożonych na Wnioskodawcę, pracownicy Wnioskodawcy w ramach wykonywania obowiązków służbowych, na podstawie polecenia wyjazdu/wniosku wyjazdowego odbywają podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne w celu prowadzenia inspekcji, udziału w szkoleniach oraz konferencjach. Podróże pracowników w celach służbowych w ramach wyjazdów krajowych i zagranicznych stanowią podróż służbową w myśl art. 775 § 1 Kodeksu pracy.

Stan faktyczny I:

W określonych sytuacjach, uzasadnionych organizacją pracy, charakterem wykonywanych obowiązków lub koniecznością zapewnienia terminowego rozpoczęcia pracy podczas podróży służbowej, pracownicy odbywają podróż służbową z miejsca zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu) do miejsca docelowego podróży służbowej, w tym także przebiegającą poprzez miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce świadczenia pracy.

Przejazd przez miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce świadczenia pracy, ma charakter jedynie uboczny i jest podyktowane np. wyborem najszybszej drogi dotarcia do miejsca docelowego podróży służbowej.

Podróż odbywa się w szczególności z wykorzystaniem środków transportu publicznego bądź z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych.

Podróż ta jest rozliczana w szczególności poprzez zwrot kosztów przejazdu poniesionych przez pracownika na podstawie § 2 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy, a w przypadku wykorzystania samochodów prywatnych - dodatkowo na podstawie § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i uprzednio wydanej zgody na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych.

Koszty przejazdu, które zostały poniesione przez pracownika w związku z odbyciem podróży służbowej, są zwracane w oparciu o przedstawione dokumenty (np. bilety, faktury, oświadczenie o przejechanych kilometrach), na zasadach określonych w § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy.

Stan faktyczny II:

Pracownicy odbywający podróż służbową krajową, będąc w miejscu docelowym podróży (poza miejscowością stanowiącą miejsce świadczenia pracy pracowników), korzystają w jej trakcie z usług taksówek, w szczególności:

• w celu dojazdu z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych,
• w celu dojazdu na dworce, lotniska lub z lotnisk i dworców,

- w sytuacjach, gdy korzystanie z komunikacji publicznej jest utrudnione, niemożliwe lub nieuzasadnione ze względów organizacyjnych lub czasowych.

Pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, tj. gdy realizują zadania w interesie Wnioskodawcy, jako ich pracodawcy, a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (np. niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania). W takich przypadkach pracownicy ponoszą koszty przejazdu taksówką z własnych środków, a następnie wnioskują o zwrot poniesionych kosztów do pracodawcy.

Korzystanie przez pracowników z taksówek podczas delegacji służbowych pozwala uniknąć poniesienia dodatkowych kosztów po stronie pracodawcy (Wnioskodawcy) w postaci np. konieczności opłacenia dodatkowego noclegu w dniu poprzedzającym dzień wykonywania obowiązków (w przypadku podróży wczesnym rankiem) lub wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (w przypadku skorzystania z wolniejszych środków transportu po zebraniu materiału od podmiotu kontrolowanego do przeprowadzenia inspekcji).

Koszty przejazdów taksówkami są dokumentowane paragonami fiskalnymi lub fakturami wystawionymi przez podmioty świadczące usługi przewozu osób.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, na podstawie przedstawionych dokumentów, wydatki ponoszone przez pracowników w związku z takimi przejazdami są zwracane osobom odbywającym podróż służbową.

Pytania

1)Czy zwracane przez Wnioskodawcę koszty dojazdu z miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika (o którym mowa w § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy) do stałego miejsca świadczenia pracy, przy założeniu że odbywa się to w ramach podróży służbowej z miejscem destynacji znajdującym się w innej miejscowości, a pracownik tylko przejeżdża przez miejscowość stałego świadczenia pracy, stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym podlegający opodatkowaniu i - czy w związku z tym - Wnioskodawca powinien uwzględnić taki przychód przy obliczaniu i pobieraniu w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, o którym mowa w art. 32 ustawy o podatku dochodowym i przekazać taką zaliczkę na konto właściwego urzędu skarbowego na podstawie art. 38 ustawy o podatku dochodowym?

2)Czy zwracane przez Wnioskodawcę koszty przejazdu taksówkami w ramach podróży służbowych krajowych (dokumentowanych paragonami fiskalnymi lub fakturami wystawionymi przez podmioty świadczące usługi przewozu osób) stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym podlegający opodatkowaniu i - czy w związku z tym - Wnioskodawca powinien uwzględnić taki przychód przy obliczaniu i pobieraniu w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, o którym mowa w art. 32 ustawy o podatku dochodowym i przekazać taką zaliczkę na konto urzędu skarbowego na podstawie art. 38 ustawy o podatku dochodowym?

Państwa stanowisko w sprawie

Odnośnie pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, w zaprezentowanym stanie faktycznym zwracane koszty przejazdu pracownika z miejsca zamieszkania (pobytu stałego lub czasowego pracownika) do stałego miejsca świadczenia pracy przy założeniu, że odbywa się to w ramach podróży służbowej z miejscem destynacji znajdującym się w innej miejscowości, a pracownik tylko przejeżdża przez miejscowość stałego wykonywania pracy - stanowią dla pracownika przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym w zw. z § 2 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Ministra Pracy, a Wnioskodawca nie powinien obliczać, pobierać ani odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy jako płatnik na podstawie art. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym.

W celu prawidłowej kwalifikacji opodatkowania kwot zwracanych pracownikom przez Wnioskodawcę kosztów przejazdów w ramach podróży służbowych w okolicznościach opisanych powyżej, należy przede wszystkim przeanalizować czy przedmiotowe koszty stanowią po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca jako płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Użyty zwrot "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w stosunku łączącym pracownika z pracodawcą.

Treść tego przepisu prowadzi ponadto do wniosku, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia - nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 o ustawy o podatku dochodowym, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W konsekwencji uznać należy, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z podatku można bowiem tylko świadczenie, które stanowi źródło opodatkowania. Jeśli nie byłyby one przychodem, to nie byłoby konieczności wprowadzania przepisów traktujących o ich zwolnieniu podatkowym (zob. A. Bartosiewicz, R. Kubacki [w:] A. Bartosiewicz, R. Kubacki, PIT. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2015).

Stosownie do § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy „Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika”. Mając powyższe na względzie, w zaprezentowanym stanie faktycznym podróż służbowa trwa od faktycznego wyjazdu z miejsca zamieszkania do powrotu, a przejazd przez stałe miejsce wykonywania pracy w trakcie pracy nie przerywa jej. Innymi słowy, uznać należy, że pracownik przejeżdżający przez miejscowość stanowiącą jego stałe miejsce pracy w trakcie podróży służbowej (rozpoczętej poza nią) nadal znajduje się w podróży służbowej - cała trasa może być traktowana jako jeden wyjazd.

Tym samym świadczenie pieniężne otrzymywane przez pracownika od pracodawcy (Wnioskodawcy) w postaci zwrotu kosztów przejazdu pracownika w ramach podróży służbowej z miejsca zamieszkania (pobytu stałego lub czasowego pracownika) do miejsca docelowego - w tym także przebiegającą poprzez miejscowość stałego wykonywania pracy, w całości stanowi należność związaną z podróżą służbową, stanowiącą co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.

Taki przychód pracownika korzysta jednak ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (na podstawie § 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy).

W przypadku wykorzystania do przejazdu samochodu prywatnego pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (na podstawie § 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Pracy), zgodnie z zasadami określonymi w § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Reasumując, zwrot kosztów przejazdu pracownika z miejsca zamieszkania (pobytu stałego lub czasowego pracownika) do stałego miejsca świadczenia pracy w ramach podróży służbowej z miejscem destynacji znajdującym się w innej miejscowości - przy założeniu, że pracownik tylko przejeżdża przez miejscowość stałego wykonywania pracy, stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym w zw. z § 2 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Ministra Pracy.

Oznacza to, że zwracane pracownikom odbywającym podróż służbową kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu w powyższym zakresie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego - i w konsekwencji nie ciąży na Wnioskodawcy, w związku z wypłatą tych świadczeń, obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odnośnie pytania nr 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, również zwrot kosztów przejazdów taksówkami poniesionych w trakcie podróży służbowej stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym w zw. z § 2 pkt 2 lit. d Rozporządzenia Ministra Pracy, a Wnioskodawca nie powinien obliczać, pobierać oraz odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy jako płatnik na podstawie art. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym.

Analogicznie, jak w przypadku pytania nr 1 w celu prawidłowej kwalifikacji opodatkowania kwot zwracanych pracownikom przez Wnioskodawcę wydatków za przejazdy taksówkami w ramach podróży służbowych należy przeanalizować czy przedmiotowe koszty stanowią po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca jako płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Użyty zwrot "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w stosunku łączącym pracownika z pracodawcą. Treść tego przepisu prowadzi ponadto do wniosku, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia - nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 o ustawy o podatku dochodowym, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W konsekwencji uznać należy, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z podatku można bowiem tylko świadczenie, który stanowi źródło opodatkowania. Jeśli nie byłyby one przychodem, to nie byłoby konieczności wprowadzania przepisów traktujących o ich zwolnieniu podatkowym (zob. A. Bartosiewicz, R. Kubacki [w:] A. Bartosiewicz, R. Kubacki, PIT. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2015).

Tym samym świadczenie pieniężne otrzymywane przez pracownika od pracodawcy (Wnioskodawcy) w postaci zwrotu kosztów przejazdów taksówkami w ramach podróży służbowej stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.

Jednakże w stanie faktycznym zaprezentowanym przez Wnioskodawcę we wniosku, otrzymywany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na przejazdy taksówkami stanowi dla niego przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty mogą stanowić inne niezbędne, udokumentowane wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d Rozporządzenia Ministra Pracy. Wydatki te, związane z podróżą służbową, zwraca się w udokumentowanej wysokości.

Reasumując, w sytuacji gdy pracownicy Wnioskodawcy odbywający podróż służbową i w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają z taksówek w celach służbowych, to otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym w zw. z § 2 pkt 2 lit. d Rozporządzenia Ministra Pracy.

Oznacza to, że zwracane pracownikom będącym w podróży służbowej kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego - i w konsekwencji nie ciąży na Wnioskodawcy w związku z wypłatą tych świadczeń obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592):

Na podstawie art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika - to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Użyty powyżej w art. 12 ust. 1 ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 11 ust. 2 ustawy:

Stosownie zaś do art. 11 ust. 2a tej ustawy:

W myśl natomiast art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zauważyć należy, że kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” - w kontekście świadczeń pracowniczych - była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie - z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej - jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny - w ślad za uchwałami NSA - uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, iż w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy - po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny, ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Co istotne, wytyczne zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 mogą mieć zastosowanie również do świadczeń pieniężnych, jednakże wtedy gdy kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania) danego świadczenia nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego zdarzenia wynika, że pracownicy odbywają podróż służbową z miejsca zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu) do miejsca docelowego podróży służbowej, w tym także przebiegającą poprzez miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce świadczenia pracy.

Wskazali Państwo również, że Pracownicy odbywający podróż służbową krajową, będąc w miejscu docelowym podróży (poza miejscowością stanowiącą miejsce świadczenia pracy pracowników), korzystają w jej trakcie z usług taksówek, w szczególności:

• w celu dojazdu z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych,
• w celu dojazdu na dworce, lotniska lub z lotnisk i dworców,

- w sytuacjach, gdy korzystanie z komunikacji publicznej jest utrudnione, niemożliwe lub nieuzasadnione ze względów organizacyjnych lub czasowych.

Pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, tj. gdy realizują zadania w interesie Wnioskodawcy, jako ich pracodawcy, a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (np. niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania). W takich przypadkach pracownicy ponoszą koszty przejazdu taksówką z własnych środków, a następnie wnioskują o zwrot poniesionych kosztów do pracodawcy.

Korzystanie przez pracowników z taksówek podczas delegacji służbowych pozwala uniknąć poniesienia dodatkowych kosztów po stronie pracodawcy (Wnioskodawcy) w postaci np. konieczności opłacenia dodatkowego noclegu w dniu poprzedzającym dzień wykonywania obowiązków (w przypadku podróży wczesnym rankiem) lub wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (w przypadku skorzystania z wolniejszych środków transportu po zebraniu materiału od podmiotu kontrolowanego do przeprowadzenia inspekcji). Koszty przejazdów taksówkami są dokumentowane paragonami fiskalnymi lub fakturami wystawionymi przez podmioty świadczące usługi przewozu osób. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, na podstawie przedstawionych dokumentów, wydatki ponoszone przez pracowników w związku z takimi przejazdami są zwracane osobom odbywającym podróż służbową.

Wyjaśnić należy, że ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidział zwolnienie dla świadczeń w postaci diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Oznacza to, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z podatku można bowiem tylko takie świadczenie, które stanowi przedmiot opodatkowania (źródło przychodu).

Mając powyższe na uwadze świadczenie pieniężne (zwrot wydatków) otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy.

Niemniej jednak, na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Na podstawie art. 21 ust. 13 i ust. 15c ustawy:

Stosownie do art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Jednocześnie, odrębne przepisy, o których mowa w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:

Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:

Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:

Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

Stosownie do § 21 rozporządzenia:

Mając na uwadze powyższe, w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Z zastrzeżeniem natomiast wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

W ww. sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem - co do zasady - jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jedynie w sytuacji, gdy pracownicy odbywający podróż służbową (zarówno zagraniczną, jak i krajową) w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość rozpoczęcia podróży) z taksówek, otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi dla nich przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Reasumując, zwracane przez Wnioskodawcę koszty dojazdu z miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika (o którym mowa w § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy) do stałego miejsca świadczenia pracy, przy założeniu że odbywa się to w ramach podróży służbowej z miejscem destynacji znajdującym się w innej miejscowości stanowią przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W sytuacji gdy pracownicy odbywający podróż służbową i w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają z taksówek w celach służbowych, to otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. W takim przypadku uznać należy, że przedmiotowe koszty poniesione na przejazd taksówką mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Oznacza to, że zwracane pracownikom będącym w podróży służbowej kwoty tytułem kosztów dojazdu z miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika do stałego miejsca świadczenia pracy, przy założeniu że odbywa się to w ramach podróży służbowej z miejscem destynacji znajdującym się w innej miejscowości oraz zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych w ramach rozliczenia delegacji krajowych jak i zagranicznych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego - i w konsekwencji nie ciąży na Państwu w związku z wypłatą tych świadczeń obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.