Interpretacja indywidualna z dnia 24 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.208.2026.5.PK

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych za wyjątkiem części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze udostępnianych kontrahentom oraz współpracownikom B2B podczas spotkań biznesowych i handlowych ma zastosowanie interpretacja ogólna Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r. znak DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, etc., w świetle brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów 27 listopada 2013 r. (poz. 45)

- jest prawidłowe;

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej który dotyczy ustalenia, czy wydatki Spółki na artykuły spożywcze i higieniczne stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie CIT bez wykluczenia jako koszty reprezentacji.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismami z 24 czerwca 2026 r. (data wpływu: 26 czerwca 2026 r.) oraz pismem z 14 lipca 2026 r. ( data wpływu: 14 lipca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka prowadzi działalność w sektorze IT, generując miesięczne przychody około (…) zł i koszty operacyjne około (…) zł. W siedzibie biurowej w (...) przebywa około 300 osób: 200 pracowników etatowych na umowach o pracę oraz 100 współpracowników na umowach B2B realizujących zlecenia dla Spółki oraz odbywają się spotkania z kontrahentami (łącznie zwanymi dalej korzystającymi).

Spółka ponosi miesięczne wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych w wysokości około 20-30 tys. zł (około 90 zł/osobę/miesięcznie), nabywanych w sieciach hurtowych (…). Asortyment to standardowe, powszechne produkty: wędliny (...), nabiał (…), pieczywo, owoce/warzywa (Dailyfruits liofilizaty), napoje, słodycze zbiorcze (...), produkty higieniczne (tampony, chusteczki). Brak produktów luksusowych/gourmet czy alkoholu.

Produkty spożywcze są udostępniane w formie ogólnodostępnego bufetu w pomieszczeniach kuchennych/socjalnych (nie w strefach klienckich), bez ograniczeń ilościowych, ewidencji zużycia czy przypisywania do osób. Korzystają z nich wyłącznie osoby przebywające w biurze w celach zawodowych (pracownicy i B2B) podczas godzin pracy oraz kontrahenci.

Spółka ponosi wydatki na zakup artykułów higienicznych udostępnianych w ogólnodostępnej przestrzeni biurowej, takich jak chusteczki, środki do dezynfekcji, tampony, ręczniki papierowe, i inne drobne artykuły służące zapewnieniu podstawowych warunków sanitarnych w miejscu wykonywania pracy. Wydatki te mają charakter organizacyjny i służą zapewnieniu prawidłowych warunków funkcjonowania biura, a w konsekwencji zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów Spółki. Nie są one ukierunkowane na tworzenie wizerunku Spółki wobec kontrahentów ani na zaspokajanie prywatnych potrzeb konkretnych osób, lecz na zapewnienie higieny i sprawności organizacyjnej pracy zespołu.

Produkty socjalne wspierają warunki pracy w tym do utrzymania komfortu w łazience i kuchni. Artykuły higieniczne są dostępne dla wszystkich osób przebywających w biurze i nie są przypisane do konkretnych korzystających z nich osób. Nie prowadzi się ewidencji zużycia na osobę. Wydatki te są ponoszone w ramach jednej polityki biurowej, razem z zakupami spożywczymi a ich celem zakupowym jest zapewnienie właściwych warunków pracy, a nie przysporzenia majątkowego.

Cel: zapewnienie ciągłości procesów biznesowych, minimalizacja przerw w pracy (eliminacja wychodzenia na posiłki), profilaktyka zdrowia (produkty prozdrowotne), zgodność z BHP i standardami rynkowymi IT. Wydatki to od 0,3% do 0,5% przychodów Spółki, marginalne ekonomicznie, niezbędne dla konkurencyjności na rynku pracy.

Wydatki służą stricte celom biznesowym Spółki jak: ciągłości pracy (brak przerw na posiłki poza biurem), efektywności (minimalizacja rotacji, profilaktyka zdrowia), BHP/standardom IT (konkurencyjność na rynku pracy), ESG (zero waste, równe traktowanie).

Od 1 stycznia 2024 r. wdrożono Zarządzenie Zarządu ws. Polityki Socjalno-Operacyjnej oraz Regulamin Korzystania z Infrastruktury Biurowej (załączniki: skany dokumentów), formalizujące praktykę jako element operacyjny, nie świadczenie osobiste. Informacja o regulaminie rozesłana do wszystkich (mail zbiorczy z potwierdzeniem).

Doprecyzowanie i uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Spółka jest zobowiązana przepisami prawa pracy oraz BHP do zapewnienia pracownikom wody pitnej oraz podstawowych środków higieny osobistej (np. mydło, ręczniki papierowe). W odniesieniu do pozostałych wymienionych we wniosku produktów (takich jak kawa, herbata, cukier, mleko, drobne przekąski, owoce), Spółka nie ma bezwzględnego obowiązku ich zapewnienia na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa BHP - ich udostępnienie stanowi dobrowolne działanie pracodawcy mające na celu optymalizację warunków pracy.

Udostępnianie tych produktów nie wynika z zapisów umów o pracę ani z regulaminu pracy. Ma ono charakter dobrowolnego i ogólnego udogodnienia socjalno-bytowego w miejscu pracy.

Udostępnienie produktów do konsumpcji i użytku w biurze ma charakter całkowicie nieodpłatny oraz bezzwrotny.

Wszystkie zakupy wyżej wymienionych artykułów są dokumentowane fakturami wystawianymi bezpośrednio na Spółkę (A. Sp. z o.o.) przez dostawców i są należycie doręczane Spółce.

Spółka nie ma i nie będzie miała technicznej ani logistycznej możliwości określenia wartości korzyści przypadającej na konkretnego pracownika. Produkty są ogólnodostępne w pomieszczeniach wspólnych (kuchnia biurowa, sale konferencyjne). Spółka nie prowadzi i nie zamierza prowadzić żadnej ewidencji ani monitoringu indywidualnego spożycia lub zużycia tych artykułów przez poszczególne osoby.

Koszty zakupu tych produktów mają charakter definitywny, są w całości pokrywane z majątku Spółki i nie są w żaden sposób zwracane ani refundowane.

Udostępnianie tych artykułów nie stanowi elementu wynagrodzenia, premii ani żadnej formy gratyfikacji za wykonywaną pracę.

Jednym z celów jest stworzenie przyjaznego środowiska pracy, co wpływa na podniesienie komfortu pracy, redukcję stresu, integrację zespołu, a w konsekwencji pośrednio motywuje pracowników i zwiększa ich efektywność służbową.

Udostępnianie artykułów spożywczych i socjalnych w biurze służy zabezpieczeniu i zachowaniu źródła przychodów poprzez poprawę organizacji pracy, dbałość o dobrostan pracowników oraz zapewnienie sprawnej i profesjonalnej obsługi spotkań biznesowych. Zapewnienie m.in. kawy czy herbaty w czasie narad wewnętrznych zapobiega przerwom w pracy na opuszczanie biura w celu ich zakupu. Z kolei udostępnienie tych produktów kontrahentom i współpracownikom podczas spotkań handlowych podnosi standardy reprezentacyjne Spółki, buduje jej pozytywny wizerunek i ułatwia prowadzenie negocjacji biznesowych.

Wydatki te są finansowane w całości z bieżących środków obrotowych Spółki.

Wydatki te nie są i nie będą w żaden sposób finansowane ani współfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Zakupione i udostępniane produkty nie stanowią posiłków ani napojów profilaktycznych/ regeneracyjnych w rozumieniu przywołanego rozporządzenia Rady Ministrów.

Spółka nie ma i nie będzie miała możliwości dokładnego przyporządkowania ilościowego ani wartościowego poszczególnych produktów do konkretnych rodzajów spotkań. Artykuły (kawa, herbata, cukier itp.) są kupowane zbiorczo, składowane w zapleczu socjalnym i pobierane do wspólnego użytkowania w zależności od bieżących potrzeb - zarówno na cele wewnętrznych narad pracowniczych, jak i na cele spotkań z kontrahentami zewnętrznymi.

Pytania

1.Czy wydatki Spółki na ww. artykuły spożywcze i higieniczne stanowią koszty uzyskania przychodów (KUP) na gruncie CIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), bez wykluczenia jako koszty reprezentacji (art. 16 ust. 1 pkt 28)?

2.Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów ww. towarów na gruncie VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?

3.Czy korzystanie z ww. artykułów przez pracowników i współpracowników B2B powoduje powstanie przychodu podatkowego po ich stronie na gruncie PIT (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT)?

Niniejsza interpretacja stanowi rozstrzygnięcie w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowym od osób prawnych z wyłączeniem części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze udostępnianych kontrahentom oraz współpracownikom B2B podczas spotkań biznesowych i handlowych ma zastosowanie interpretacja ogólna Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r. znak DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, etc., w świetle brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów 27 listopada 2013 r. (poz. 45). W tej części odnośnie do pytania nr 1 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Odnośnie pytanie nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług oraz pytania nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Państwa stanowisko w sprawie

Ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (z wyjątkiem ewentualnych reprezentacyjnych znamion wyselekcjonowanych spotkań z kontrahentami spełniających przesłanki art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, przy czym zwykły poczęstunek w biurze stanowi koszt ogólnoadministracyjny).

Wydatki maję charakter operacyjny, służę przychodom poprzez efektywność pracy (ciągłość procesów, brak przerw), nie reprezentację (brak wystawności, produktów luksusowych, klientów; dostęp tylko wewnętrzny w kuchni). Zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z 2.04.2025 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.18.2025.2.AG: standardowe produkty w biurze (bez ewidencji, dla personelu) to KUP, nie reprezentacja. Podobnie int. z 30.05.2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK. Dokumentacja (regulamin) dowodzi związku z przychodami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy wydatki Spółki poniesione na wskazane we wniosku artykuły spożywcze i higieniczne stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie CIT bez wykluczenia jako koszty reprezentacji.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, żeuznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu zwiększenia efektywności ich pracy, zmniejszenia absencji w pracy oraz wzmocnienia ich identyfikowania się z pracodawcą. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę samopoczucia pracownika, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie wydajności jego pracy.

W tym miejscu zasadnym jest wskazać, iż zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Wskazać należy, że katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. - w pkt 28 tego przepisu - koszty reprezentacji.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami).

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Zatem wydatki mające charakter reprezentacyjny, stosownie do powołanego wcześniej art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT:

Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka prowadzi działalność w sektorze IT. W siedzibie biurowej Spółki w (...) przebywa około 300 osób: 200 pracowników etatowych na umowach o pracę oraz 100 współpracowników na umowach B2B realizujących zlecenia dla Spółki oraz odbywają się spotkania z kontrahentami. Spółka ponosi miesięczne wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych (około 90 zł/osobę/miesięcznie). Produkty spożywcze to wędliny, nabiał, pieczywo, owoce/warzywa, napoje, słodycze zbiorcze. Brak produktów luksusowych/gourmet czy alkoholu. Produkty spożywcze są udostępniane w formie ogólnodostępnego bufetu w pomieszczeniach kuchennych/socjalnych (nie w strefach klienckich), bez ograniczeń ilościowych, ewidencji zużycia czy przypisywania do osób. Korzystają z nich wyłącznie osoby przebywające w biurze w celach zawodowych (pracownicy i B2B) podczas godzin pracy oraz kontrahenci. Produkty higieniczne to chusteczki, środki do dezynfekcji, tampony, ręczniki papierowe i inne drobne artykuły służące zapewnieniu podstawowych warunków sanitarnych w miejscu wykonywania pracy. Udostępniane są w ogólnodostępnej przestrzeni biurowej. Wydatki te mają charakter organizacyjny i służą zapewnieniu prawidłowych warunków funkcjonowania biura, a w konsekwencji zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów Spółki. Nie są one ukierunkowane na tworzenie wizerunku Spółki wobec kontrahentów ani na zaspokajanie prywatnych potrzeb konkretnych osób, lecz na zapewnienie higieny i sprawności organizacyjnej pracy zespołu. Produkty socjalne wspierają warunki pracy w tym do utrzymania komfortu w łazience i kuchni. Artykuły higieniczne są dostępne dla wszystkich osób przebywających w biurze i nie są przypisane do konkretnych korzystających z nich osób. Nie prowadzą Państwo ewidencji zużycia na osobę. Wydatki te są ponoszone w ramach jednej polityki biurowej, razem z zakupami spożywczymi a ich celem zakupowym jest zapewnienie właściwych warunków pracy, a nie przysporzenia majątkowego.

Jak Państwo wskazali wydatki te mają charakter organizacyjny i służą zapewnieniu prawidłowych warunków funkcjonowania biura, a w konsekwencji zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów Spółki. Nie są one ukierunkowane na tworzenie wizerunku Spółki wobec kontrahentów ani na zaspokajanie prywatnych potrzeb konkretnych osób, lecz na zapewnienie higieny i sprawności organizacyjnej pracy zespołu. Cel wydatków to zapewnienie ciągłości procesów biznesowych, minimalizacja przerw w pracy (eliminacja wychodzenia na posiłki), profilaktyka zdrowia (produkty prozdrowotne), zgodność z BHP i standardami rynkowymi IT. Wydatki służą stricte celom biznesowym Spółki jak: ciągłości pracy (brak przerw na posiłki poza biurem), efektywności (minimalizacja rotacji, profilaktyka zdrowia), BHP/standardom IT (konkurencyjność na rynku pracy), ESG (zero waste, równe traktowanie).

W uzupełnieniu wskazali Państwo, że Spółka jest zobowiązana przepisami prawa pracy oraz BHP do zapewnienia pracownikom wody pitnej oraz podstawowych środków higieny osobistej (np. mydło, ręczniki papierowe). W odniesieniu do pozostałych wymienionych we wniosku produktów (takich jak kawa, herbata, cukier, mleko, drobne przekąski, owoce), Spółka nie ma bezwzględnego obowiązku ich zapewnienia na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa BHP - ich udostępnienie stanowi dobrowolne działanie pracodawcy mające na celu optymalizację warunków pracy. Udostępnianie tych produktów nie wynika z zapisów umów o pracę ani z regulaminu pracy. Ma ono charakter dobrowolnego i ogólnego udogodnienia socjalno-bytowego w miejscu pracy. Udostępnienie produktów do konsumpcji i użytku w biurze ma charakter całkowicie nieodpłatny oraz bezzwrotny. Wszystkie zakupy wyżej wymienionych artykułów są dokumentowane fakturami wystawianymi bezpośrednio na Spółkę przez dostawców i są należycie doręczane Spółce. Spółka nie ma i nie będzie miała technicznej ani logistycznej możliwości określenia wartości korzyści przypadającej na konkretnego pracownika. Produkty są ogólnodostępne w pomieszczeniach wspólnych (kuchnia biurowa, sale konferencyjne). Spółka nie prowadzi i nie zamierza prowadzić żadnej ewidencji ani monitoringu indywidualnego spożycia lub zużycia tych artykułów przez poszczególne osoby. Koszty zakupu tych produktów mają charakter definitywny, są w całości pokrywane z majątku Spółki i nie są w żaden sposób zwracane ani refundowane. Udostępnianie tych artykułów nie stanowi elementu wynagrodzenia, premii ani żadnej formy gratyfikacji za wykonywaną pracę. Jednym z celów jest stworzenie przyjaznego środowiska pracy, co wpływa na podniesienie komfortu pracy, redukcję stresu, integrację zespołu, a w konsekwencji pośrednio motywuje pracowników i zwiększa ich efektywność służbową.

Wskazali Państwo również, że udostępnianie artykułów spożywczych i socjalnych w biurze służy zabezpieczeniu i zachowaniu źródła przychodów poprzez poprawę organizacji pracy, dbałość o dobrostan pracowników oraz zapewnienie sprawnej i profesjonalnej obsługi spotkań biznesowych. Zapewnienie m.in. kawy czy herbaty w czasie narad wewnętrznych zapobiega przerwom w pracy na opuszczanie biura w celu ich zakupu. Z kolei udostępnienie tych produktów kontrahentom i współpracownikom podczas spotkań handlowych podnosi standardy reprezentacyjne Spółki, buduje jej pozytywny wizerunek i ułatwia prowadzenie negocjacji biznesowych. Wydatki te są finansowane w całości z bieżących środków obrotowych Spółki. Wydatki te nie są i nie będą w żaden sposób finansowane ani współfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Zakupione i udostępniane produkty nie stanowią posiłków ani napojów profilaktycznych/ regeneracyjnych w rozumieniu przywołanego rozporządzenia Rady Ministrów.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy prawa oraz opis stanu faktycznego, należy zgodzić się z Państwem, że ponoszone przez Państwa wydatki wydatki na artykuły spożywcze, higieniczne i socjalne stanowią koszty uzyskania przychodów na postawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym, Państwa stanowisko należy uznać więc za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Ponadto informuję, że wszystkie informacje niezbędne z punktu widzenia przepisów, których interpretacji Państwo oczekują powinny wynikać z opisu stanu faktycznego, a nie z załączonych dokumentów. W ramach wydawania interpretacji prawa podatkowego Dyrektor KIS nie prowadzi postępowania dowodowego i nie analizuje załączników.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.