Czy faktura końcowa za naprawę samochodu firmowego powoduje powstanie przychodu i kosztu podatkowego
PROBLEM
Jesteśmy czynnym podatnikiem VAT. W firmie użytkujemy samochód służbowy wykorzystywany do celów mieszanych, objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC od wartości brutto. Samochód uległ szkodzie komunikacyjnej/parkingowej. 22 lipca 2026 r. otrzymaliśmy fakturę końcową (rozliczającą) za naprawę, wystawioną przez warsztat na nasze dane: netto do dopłaty 3 612,52 zł, VAT 830,88 zł, brutto 4 443,40 zł, z terminem płatności 5 sierpnia 2026 r. Według naszej wiedzy ubezpieczyciel jeszcze nie dokonał zapłaty. Czy otrzymanie tej faktury powoduje powstanie po naszej stronie przychodu podatkowego i jednocześnie kosztu uzyskania przychodów – i w jakich kwotach? Czy do rozpoznania przychodu wystarczy sama informacja o terminie płatności wskazanym na fakturze (5 sierpnia 2026 r.), czy decyduje faktyczna data zapłaty przez ubezpieczyciela?
RADA
Samo otrzymanie faktury końcowej nie powoduje jeszcze powstania przychodu z tytułu odszkodowania. Przychód powstaje dopiero w dniu wydania przez ubezpieczyciela decyzji o odszkodowaniu, a w braku takiej decyzji – nie wcześniej niż w dacie zapłaty dokonanej przez ubezpieczyciela na rzecz warsztatu. Jeżeli ubezpieczyciel zapłaci 4 443,40 zł, spółka rozpozna przychód podatkowy w tej kwocie.
Terminu płatności wskazanego na fakturze (5 sierpnia 2026 r.) nie należy samodzielnie traktować jako dnia powstania przychodu.
Koszt naprawy wynikający z faktury końcowej wynosi:
- kwota netto: 3 612,52 zł,
- 50% nieodliczonego VAT: 415,44 zł,
- łącznie: 4 027,96 zł.
Kosztem uzyskania przychodów jest 75% tej kwoty, czyli 3 020,97 zł. Pozostałe 1 006,99 zł nie stanowi kosztu podatkowego ze względu na ograniczenie dotyczące samochodu używanego do celów mieszanych.
Koszt podatkowy nie jest uzależniony od momentu wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela – jako koszt pośredni podlega ujęciu co do zasady w dniu ujęcia faktury w księgach rachunkowych, z zastrzeżeniem rezerw i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
UZASADNIENIE
Należy odrębnie rozliczyć koszt usługi naprawy i przychód z odszkodowania. Nie powinno się ujmować wyłącznie różnicy pomiędzy kosztem naprawy a kwotą otrzymaną od ubezpieczyciela.
Koszt naprawy wynika z faktury wystawionej na spółkę i może zostać rozpoznany niezależnie od tego, czy płatności dokona spółka, czy ubezpieczyciel. Fakt, że zobowiązanie może zostać uregulowane przez osobę trzecią, nie pozbawia wydatku związku z działalnością spółki.
Odszkodowanie stanowi natomiast odrębny przychód podatkowy. Przychód ten powstaje dopiero z chwilą faktycznego otrzymania świadczenia, w tym także z chwilą zapłaty zobowiązania spółki bezpośrednio na rzecz warsztatu.
- art. 12 ust. 1 pkt 1, ust. 3 i ust. 3e, art. 15 ust. 1 oraz ust. 4d–4e, art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a, pkt 50 i pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 554; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 912)
Patrycja Kubiesa
ekonomista, doradca podatkowy, członek zwyczajny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce przy oddziale krakowskim
POTRZEBUJESZ POMOCY?